Arrêté n° 0971/MJLDH/DC/SGM/DLCS/SA du 24 décembre 2004 portant Règlement Intérieur de la Chambre des Notaires en République du Bénin

Le présent règlement intérieur est pris en application des dispositions de l’article 6 de la loi numéro 2002-015 du 30 décembre 2002 portant Statut du Notariat en République du Bénin.

Les notaires exercent leurs fonctions sur toute l’étendue du territoire national, soit individuellement, soit en association avec d’autres notaires, sous-réserve du respect des règles relatives à l’obligation de résidence prévue par la loi.

Ils sont tenus de prêter leur ministère lorsqu’ils en sont requis.

La Chambre Nationale des Notaires représente l’ensemble de la profession. Tous les notaires exerçant au Bénin en sont d’office membres.

La Chambre Nationale des Notaires comprend :

• 1- l’Assemblée Générale des Notaires ;
• 2- le Bureau de la Chambre.

L’Assemblée Générale est l’organe suprême de décision. Elle regroupe tous les notaires ayant prêté serment, dès leur prise de fonctions. Elle a pour attributions :

• établir, en ce qui concerne les usages de la profession et les rapports des notaires, tant entre eux qu’avec la clientèle, un règlement intérieur ;
• élire les membres du Bureau ;
• voter le budget de la Chambre ;
• traiter des questions relatives au recrutement des clercs et des employés à la formation professionnelle, aux conditions de travail et, sous réserve des dispositions législatives et règlementaires particulières, aux salaires.

L’Assemblée Générale se réunit en sessions ordinaires ou extraordinaires.

L’Assemblée Générale ordinaire se tient une fois par trimestre.

Elle délibère sur tous les sujets relatifs au fonctionnement de la Chambre des Notaires.

Sauf empêchement dûment motivé, les réunions sont obligatoires.

Toute absence non justifiée sera sanctionnée par le versement à la Chambre d’une somme de 25.000 FCFA par le notaire défaillant.

Les convocations aux réunions ordinaires sont adressées huit jours au moins avant la date de leur tenue.

Toutefois, les réunions extraordinaires sont convoquées par toutes autres voies diligentes : téléphone, télécopie, internet etc...

Lorsque des dates fixes auront été déterminées, tout notaire devra, même en l’absence de convocation, s’assurer auprès du Secrétaire ou du Président de la tenue effective de la réunion.

Les réunions commenceront impérativement à 17 heures et ne devront pas excéder, en temps ordinaire, deux heures d’horloge. La ponctualité est de rigueur et le Bureau pourra prévoir des sanctions pécuniaires à l’encontre des notaires régulièrement en retard.

Pour délibérer valablement, l’Assemblée Générale ordinaire doit réunir au moins la moitié du nombre des membres de la Chambre des notaires. Ses décisions sont prises à la majorité absolue des suffrages exprimés.

L’Assemblée Générale extraordinaire se tient toutes les fois que les circonstances l’exigent. Elle délibère notamment sur tous les sujets relatifs à la modification des statuts, du règlement intérieur et du Code de déontologie.

L’Assemblée Générale ne peut valablement délibérer que si le nombre des présents représente au moins la moitié du nombre des membres de la Chambre des Notaires.

Ses décisions sont prises, à la majorité des deux-tiers (2/3) des suffrages exprimés.

Les assemblées générales ordinaires sont convoquées par le Président de la Chambre des Notaires. Celle-ci se réunit en assemblée générale extraordinaire à la demande d’un nombre de notaires représentant au moins 20 % des membres de la Chambre.

Le Bureau de la Chambre est l’organe exécutif et de représentation de la Chambre. Il se compose de :

• un Président ;
• un Vice-Président ;
• un Secrétaire ;
• un Trésorier.

Sauf empêchement dûment motivé, les réunions du Bureau sont obligatoires pour tous ses membres.

Le Bureau a pour attributions :

• organiser, en collaboration avec le ministère chargé de la justice, les examens professionnels ;
• défendre la profession vis-à-vis des tiers ;
• prévenir ou régler tous différends d’ordre professionnel entre notaires et trancher, en cas de non-conciliation, ces différends par des décisions susceptibles de recours devant l’Assemblée Générale de la Cour d’Appel ;
• examiner toutes les réclamations de la part des tiers contre les notaires à l’occasion de l’exercice de leur profession ;
• vérifier la tenue de la comptabilité dans les études ;
• préparer le budget, en proposer le vote à l’Assemblée Générale, gérer la bourse commune, poursuivre le recouvrement des cotisations ;
• contrôler et organiser la garantie de la responsabilité professionnelle des notaires.

L’élection a lieu trente jours au moins et quarante-cinq jours au plus avant la fin du mandat du Bureau en exercice.

Pour être membre du Bureau, il faut avoir exercé l’activité notariale au Bénin, sans interruption, depuis au moins cinq ans, et être à jour des cotisations.

Chaque membre du Bureau est élu par l’Assemblée Générale réunie en session ordinaire. La durée du mandat est de deux ans renouvelables. Toutefois le Président de la Chambre ne peut accomplir plus de deux mandats successifs.

L’élection du Président et des autres membres du Bureau a lieu poste par poste au cours d’une même session de l’Assemblée Générale ordinaire.

Le scrutin est secret et à deux tours.

Pour être élu au premier tour, tout candidat doit obtenir la majorité absolue, c’est-à-dire un nombre de voix supérieur à cinquante pour cent 50 % des suffrages exprimés.

Au cas où aucun candidat n’aurait obtenu la majorité absolue au premier tour, il est procédé à un second tour auquel ne prendront part que les trois candidats qui, dans l’ordre de classement, ont recueilli les plus grands nombres de suffrages au premier tour.

L’élection a lieu dans ce cas à la majorité relative.

Le Président du Bureau est également le Président de la Chambre des Notaires. A ce titre, il :

• convoque et préside les réunions du Bureau et de la Chambre dont il propose l’ordre du jour ;
• représente la profession tant à l’égard des tiers qu’à l’égard des pouvoirs publics ;
• définit et applique durant son mandat, son programme d’action ;
• est l’ordonnateur des dépenses et signe les chèques avec le trésorier ;
• donne son avis lorsqu’il en est requis ;
• sur les actions en dommages-intérêts intentées contre les notaires à raison des actes de leurs fonctions ;
• sur les difficultés de règlement des honoraires et vacations des notaires.

En cas d’action intentée contre le Président de la Chambre à raison de ses fonctions ou sur les difficultés de règlement des honoraires et vacations des notaires, l’avis du Bureau est requis. Lors des votes, en cas de partage, la voix du Président est prépondérante.

Il assiste le Président dans l’exercice de ses fonctions et le remplace en cas d’empêchement dans la gestion des affaires courantes.

Il ne peut éventuellement agir seul que dans les limites des délégations de pouvoir qu’il reçoit du Président.

Il assiste le Président de la Chambre dans l’accomplissement des tâches administratives ;

Il assure le secrétariat des délibérations aussi bien du Bureau que des Assemblées Générales ;

Il tient à jour les registres des délibérations et des stages ;

Il est la mémoire de la Chambre ;

Il dirige le Secrétariat Administratif et le Personnel de la Chambre.

Il est l’agent comptable de la Chambre. A ce titre, il :

• assure la gestion financière et comptable de la Chambre ;
• prépare le budget avec le Président ;
• s’occupe de la collecte des cotisations et contributions diverses ;
• s’assure que chaque notaire est à jour de ses cotisations au titre des différentes assurances professionnelles ;
• co-signe les chèques bancaires avec le Président ;
• prépare et présente chaque année en début d’exercice, un rapport comptable et financier à l’Assemblée Générale.

Les notaires doivent se consacrer uniquement à l’exercice de leurs fonctions et observer scrupuleusement tous les textes législatifs et réglementaires qui régissent la profession. Il est interdit aux notaires, soit par eux-mêmes, soit par personne interposée, soit directement ou indirectement, de se livrer à aucune spéculation de bourse ou opération de commerce, banque, escompte, courtage.

Les notaires se doivent mutuellement conseils, assistance et appui.

La confraternité est la délicatesse appliquée aux rapports entre confrères.

Les notaires ne doivent pas émettre des avis et appréciations défavorables sur leurs confrères et les actes reçus par ceux-ci. Ils doivent les prévenir des imperfections que leurs actes pourraient présenter et les aider, autant que possible, à les réparer.

Toutes les fois qu’un évènement quelconque donnera au profit d’un confrère, ouverture à des émoluments, le notaire chargé de l’affaire devra avertir son confrère et lui prêter son concours pour arriver au recouvrement des émoluments dus.

Aucun notaire ne peut établir son étude dans l’immeuble où l’un de ses confrères est installé, sauf les cas d’associations professionnelles. De même, il ne peut pendant une durée de cinq ans, s’installer dans l’immeuble où un confrère avait son étude, à moins qu’il ne soit son successeur.

Tout notaire qui estime avoir à se plaindre d’un confrère ne peut le faire sans passer au préalable par l’intermédiaire du Président de la Chambre.

Les notaires ne se font pas concurrence. En conséquence, ils ne peuvent participer à des appels d’offre.

Il est interdit aux notaires de rechercher la clientèle par des moyens illicites ou de détourner la clientèle de leurs confrères.

Les notaires dans leurs rapports avec des membres du Tribunal ou du Parquet à raison de leurs fonctions doivent déférence à ceux-ci.

Les notaires ne doivent pas s’abstenir de figurer dans toute cérémonie officielle où le protocole leur réserve une place.

Outre les autorités judiciaires et administratives, les notaires se doivent d’entretenir les meilleures relations avec les avocats, les officiers ministériels et les fonctionnaires des services fiscaux.

Tout notaire est tenu de transmettre une pièce lorsqu’il en est requis par un confrère suite à la demande d’un client.

En aucun cas, le notaire ne doit faire connaître aux parties les difficultés, notamment celles relatives à l’attribution de la minute ou de la réception de l’acte.

Protection des notaires et des tiers contre les risques professionnels

Chaque notaire est tenu d’assurer sa responsabilité professionnelle auprès d’une compagnie d’assurance crédible.

En outre, il est créé, sous le contrôle de la Chambre nationale des notaires, une caisse commune qui garantit la responsabilité des notaires à l’égard de leur clientèle. Cette caisse est alimentée par les produits des cotisations payées mensuellement ou annuellement par tous les notaires, dans les conditions déterminées par l’Assemblée Générale, et par des appels de fonds auprès de tous les notaires en cas de nécessité.

Cette garantie s’applique au remboursement des sommes d’argent à la restitution des titres et valeurs quelconques reçus par les notaires à l’occasion des actes de leur ministère. Elle s’étend aux conséquences pécuniaires de la responsabilité encourue par les Notaires dans l’exercice normal de leurs fonctions à raison de leur fait, de leur faute ou de leur négligence, ou du fait, de la faute et de la négligence de leur personnel.

Le notaire à qui il est demandé par un confrère, par écrit, de lui transmettre telle pièce précisée par écrit par un client, doit la transmettre dans le délai le plus bref, en s’abstenant d’intervenir auprès dudit client.

Les parties sont libres de choisir leur notaire pour la réception des actes qui les concernent.

Pour chaque acte reçu en concours, les notaires se partagent les émoluments par parts égales.

Le notaire lié à l’une des parties au degré prohibé ne peut intervenir à l’acte reçu par le confrère, même à titre de conseil, et à plus forte raison en concours.

Lorsque deux notaires résidant dans le même ressort sont en concours, la garde de la minute appartient :

• au notaire de l’acquéreur en cas de vente ;
• au notaire du preneur, en cas de location ;
• au notaire du débiteur, pour les actes d’obligation.

Dans tous les autres cas, la garde de la minute revient au notaire représentant la plus grande somme d’intérêts.

En cas d’égalité d’intérêts, la minute revient au notaire le plus ancien. Le rang d’ancienneté entre deux notaires est fixé par l’antériorité de la prestation de serment et en cas de prestation de serment le même jour, par l’âge.

En aucun cas, les notaires ne doivent faire connaître leurs difficultés, notamment celles relatives à l’attribution de la minute ou de la réception de l’acte.

Le salaire de chaque clerc et employé de notaire est fonction de ses connaissances pratiques. Chaque clerc où employé de notaire a sa qualification professionnelle. La qualification des clercs et employés est établie une fois pour toutes et arrêtée en commission paritaire.

A chaque classification est attaché un nombre de points. La valeur du point est fixée et révisée par la commission paritaire.

Le salaire de base de chaque clerc où employé s’obtiendra en multipliant le coefficient de classification par la valeur du point.

Toute infraction au présent règlement sera sanctionnée par le paiement d’une amende d’un montant fixé par le Bureau, sans préjudice des poursuites devant l’Assemblée Générale et/ou les autorités de tutelle.

Le Président de la Chambre des Notaires et le Garde des Sceaux, Ministre de la Justice, de la Législation et des Droits de l’Homme, sont chargés chacun en ce qui le concerne, de l’application du présent règlement intérieur.