Arrêté n° 1152-c/MEF/DC/SGM/DGI/107SGG22 du 18 mai 2022 portant conditions et modalités d’émission des factures normalisées

Le présent arrêté détermine les conditions et les modalités d’utilisation des machines électroniques certifiées de facturation, virtuelles ou physiques, et de délivrance des factures normalisées relatives aux opérations de vente de biens et de services en République du Bénin.

Au sens du présent arrêté, il faut entendre par :

• attestation de conformité : le document délivré par le Directeur Général des Impôts qui atteste que le système de facturation d’entreprise respecte les règles et conditions édictées dans la circulaire relative aux spécifications techniques et fonctionnelles des systèmes de facturation d’entreprise ;
• certificat de conformité : le document délivré par le Directeur Général des Impôts qui atteste que le modèle de Machine Electronique Certifiée de Facturation répond aux spécifications techniques édictées dans la circulaire relative aux spécifications techniques et fonctionnelles des MECeF ;
• fournisseur : toute entreprise agréée ayant obtenu, après certification ou homologation, l’autorisation de vendre des machines ou des systèmes de facturation d’entreprise et détenant un certificat ou une attestation individuelle de conformité pour les produits commercialisés ;
• GSM (Global System for Mobile communication) : désigne l’opérateur de télécommunication qui offre les services de communication mobile ;
• machine : une UF ou un MCF ;
• Module de contrôle de facturation (MCF) : une machine électronique ou système virtuel conçu pour collecter des données de factures, effectuer le traitement des données de facturation, fournir des éléments de sécurité pour l’authentification et la vérification des factures et transmettre des données à distance au serveur ;
• MECeF : Machines Électroniques Certifiées de Facturation. Ce terme désigne l’UF ou le MCF associé à un système de facturation d’entreprise ;
• e-MECeF : MECeF dématérialisée fournie par la DGI ;
• Système de facturation d’entreprise (SFE) : un logiciel ou programme informatique dont l’objectif est de faciliter l’émission des factures normalisées et la gestion commerciale ;
• Unité de Facturation (UF) : une machine autonome composée d’un logiciel de facturation et d’un Module de Contrôle de Facturation.

Tout assujetti ou non à la TVA, qu’il soit redevable ou non, qui livre un bien ou fournit un service à un autre opérateur économique, à un consommateur final ou pour son propre compte, est tenu de lui délivrer ou de se faire délivrer une facture normalisée en respect des dispositions prévues à l’article 481 du CGI de la République du Bénin.

Dans certains cas particuliers, le Directeur Général des Impôts peut consentir à certaines entreprises, sur leur demande, une dérogation générale ou une dérogation expresse au principe d’utilisation des machines électroniques certifiées de facturation compte tenu de la spécificité de leurs activités.

Les contribuables, utilisateurs de MECeF ou e-MECeF, sont soumis aux obligations suivantes :

• a) s’inscrire sur la plateforme d’émission en ligne des factures normalisées par la création d’un compte ou acquérir une MECeF de son choix (SFE homologué par la DGI avec un MCF ou UF) auprès des fournisseurs disposant d’un certificat de conformité pour les machines ou d’une attestation de conformité pour les SFE ;
• b) mettre en place un système de facturation normalisée de remplacement (MECeF ou e- MECeF) dans les cas où la facturation ne peut être décalée lors de la survenance d’une panne bloquant celle utilisée ;
• c) installer la MECeF dans tous les lieux de vente à un endroit accessible qui permet son bon fonctionnement et informer l’administration fiscale par écrit de tout changement du lieu d’utilisation ;
• d) afficher au niveau des caisses et des postes de vente, de manière visible par les clients, la mention suivante : « EXIGEZ LA FACTURE NORMALISEE » ;
• e) émettre exclusivement et systématiquement des factures normalisées ou tout autre document admis par l’administration fiscale pour chaque transaction, même si le client refuse de prendre la facture ;
• f) utiliser du papier de bonne qualité qui garantit la lisibilité des données imprimées sur le papier pendant ans au moins ;
• g) pouvoir présenter les factures normalisées suivant les formats acceptés par l’imprimerie (PDF, format A4, A8, ...) ;
• h) donner à tout moment aux agents de l’administration fiscale habilités, l’accès à la MECeF aux fins de vérification de sa conformité à la réglementation régissant leur utilisation ;
• i) représenter à toute réquisition de l’Administration la preuve de l’acquisition de la machine auprès d’un fournisseur ayant obtenu pour ses machines et/ou pour le système de facturation d’entreprise utilisé, l’attestation de conformité délivrée par le Directeur Général des Impôts ;
• j) en cas de défaut d’émission de factures normalisées constaté par l’administration fiscale, s’obliger à émettre dans un délai de huit jours les factures normalisées pour les transactions épinglées par la DGI ;
• k) tenir un registre spécial pour justifier les transactions relatives aux factures d’avoir (date et référence facture de vente, date et référence facture d’avoir, motif d’annulation de la facture, contact du client).

Les utilisateurs sont tenus de :

• a) faire effectuer à leurs frais, une maintenance annuelle de la MECeF par le fournisseur ;
• b) notifier immédiatement à l’administration fiscale et au fournisseur par saisine électronique idéalement (helpdesk) ou par écrit, si helpdesk ne marche pas, en cas de nécessité, tout dysfonctionnement au niveau de la MECeF bloquant la facturation au sein de l’entreprise ou la transmission des données dans la base de données de la DGI ; Dans les cas exceptionnels où le Directeur Général des Impôts autorise, sur demande du contribuable, une facturation non normalisée, le contribuable doit prendre des mesures pour s’assurer que les ventes effectuées pendant période de non-utilisation des MECeF, sont reprises de manière exhaustive dans les MECeF. La résolution du dysfonctionnement ou du problème doit également être notifiée par les utilisateurs à l’administration fiscale ;
• c) placer la MECeF dans un endroit qui permet aux machines de capter le réseau GSM et de transmettre ainsi les données aux serveurs de l’administration fiscale ou déplacer la MECeF momentanément, dans la journée, dans une zone de connectivité pour la transmission des données en cas de discontinuité de la connexion ;
• d) s’assurer à tout moment de l’état de connectivité de la machine au réseau GSM en vérifiant sur les plateformes de la DGI (sygmef.impots.bj ou MECEF BENIN) si la dernière facture émise il y a sept jours est transmise sur le serveur de la DGI ;
• e) informer la DGI par écrit, appuyé des preuves des rapports de constats, de l’impossibilité d’utiliser la MECeF ;
• f) engager dans un délai de sept jours ouvrables une procédure de désactivation en cas de fermeture ou de cessation d’activités, de mise hors d’usage de la MECeF ou d’arrêt pour toute autre raison. Cette procédure est fixée par une note circulaire du Directeur Général des impôts.

Les modalités de contrôle de la bonne utilisation des MECeF par les contribuables qui y sont soumis et celles relatives à l’application des sanctions prévues à l’article 502 du CGI sont définies par note circulaire du Directeur Général des Impôts.

Le présent arrêté qui abroge toutes dispositions antérieures contraires prend effet à la date de sa signature et sera publié au journal officiel de la République du Bénin.