Dispositions liminaires
Art. 1
Est adoptée la Charte de l’audit interne de la Commission de l’UEMOA telle qu’annexée à la présente Décision dont elle fait partie intégrante.
Art. 2
La Commission est chargée de la mise en œuvre et du suivi de la présente Décision.
Art. 3
La présente Décision, qui entre en vigueur à compter de la date de sa signature, sera publiée au Bulletin Officiel de l’Union.
La présente charte d’audit interne de la Commission de l’UEMOA est un document officiel qui en précise la mission, les pouvoirs et les responsabilités de l’audit interne.
La Charte de l’Audit Interne de la Commission de l’UEMOA vise à définir le cadre d’exercice de l’activité de l’audit interne au sein de la Commission à travers :
- le rattachement, le positionnement et les responsabilités de la fonction ;
- l’étendue des attributions ;
- la méthodologie du travail d’audit ;
- la qualification et la compétence des auditeurs internes ;
- l’accès aux données, aux personnes et aux biens nécessaires à la réalisation des missions ;
- la coordination des audits externes.
Cette charte est fondée sur les dispositions du Cadre de Référence International des Pratiques Professionnelles de l’audit interne qui comprend notamment :
- la Définition de l’Audit Interne,
- les Normes internationales pour la Pratique Professionnelle de l’Audit Interne,
- le Code de Déontologie de l’Audit Interne.
Les auditeurs internes de la Commission de l’UEMOA et tous les acteurs concernés doivent respecter la présente charte, chacun en ce qui le concerne.
1. Définition de l’audit interne
L’audit interne est une activité indépendante et objective qui donne à une organisation une assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte ses conseils pour les améliorer et contribue à créer de la valeur ajoutée.
Il aide cette organisation à atteindre ses objectifs en évaluant, par une approche systématique et méthodique, ses processus de management des risques, de contrôle et de gouvernance et en faisant des propositions pour renforcer son efficacité.
2. Rattachement et positionnement du service de l’Audit Interne
La Direction de l’Audit Interne de la Commission est rattachée hiérarchiquement au Président de la Commission de l’UEMOA.
3. Responsabilités du service de l’Audit Interne
Conformément aux normes et meilleures pratiques en vigueur, le service de l’Audit Interne est chargé de fournir à la Commission des services indépendants et objectifs d’assurance et de conseil, destinés à produire une valeur ajoutée et à améliorer leurs fonctionnements.
Il aide la Commission à atteindre ses objectifs, par la formulation de recommandations d’amélioration de l’efficacité des processus de gestion, après un examen systématique et méthodique visant à évaluer, notamment, les processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance.
Le secret professionnel et la confidentialité ne leur sont pas opposables.
Les auditeurs internes constatent des faits, évaluent des situations et formulent des recommandations.
Pour assurer pleinement sa mission, la fonction d’audit interne doit notamment :
- disposer d’une charte de l’audit interne, de procédures de contrôle et d’un Code de déontologie ;
- avoir un mandat clair et indépendant des activités auditées ;
- se doter d’outils performants devant lui permettre d’effectuer une surveillance basée sur les risques et de suivre la mise en œuvre des recommandations ;
- bénéficier d’un libre accès complet à toutes données physiques et électroniques nécessaires à l’accomplissement de sa mission ;
- bénéficier d’un libre accès aux actifs et biens, aux agents et aux structures qui sont appelés à leur apporter toute la collaboration.
1. Interventions du service de l’audit interne
Conformément à la Décision portant organisation des Directions et services rattachés à la Présidence de la Commission de l’UEMOA, la Direction de l’Audit interne apporte un appui à la Commission dans la formulation de conseils sur :
- la maîtrise des risques liés aux opérations de la Commission, à travers une évaluation de l’adéquation et de l’efficacité des systèmes de gestion et de contrôle interne ;
- la préservation des actifs de l’Union.
En outre :
- elle veille à la conformité des opérations de la Commission, au principe de la bonne gouvernance ainsi que sur le respect des règles administratives, budgétaires, financières et comptables en vigueur en son sein ;
- elle s’assure également de la production d’informations comptables et de gestion sincères sur les activités de la Commission, ainsi que l’amélioration de la qualité des systèmes de gestion ;
- elle s’assure du suivi de la régularité et de l’efficacité de l’utilisation des ressources de l’Union, ainsi que de la prévention et de la détection des irrégularités, abus et fraudes.
Le service de l’Audit interne effectue ses missions sur la base d’un plan d’audit annuel approuvé par le Président de la Commission.
Les missions d’audit interne sont exécutées sur la base d’une méthodologie précise, tout en mettant en œuvre les diligences requises et en utilisant des outils spécifiques appropriés.
Conformément aux Normes internationales, les missions des autres services et corps de contrôle sont complémentaires et non substituables aux missions d’audit interne et visent à :
- promouvoir la bonne gouvernance en contribuant à la transparence et à la justification des dépenses communautaires ;
- faire état des principales faiblesses découlant de la mise en œuvre des activités de la Commission soumises à son audit, y compris des améliorations possibles des processus audités ;
- assurer la pertinence, l’exactitude et la fiabilité des informations financières, opérationnelles et de gestion ;
- faire promouvoir une culture de gestion efficace et efficiente au sein de la Commission et de ses services ;
- veiller au respect des politiques, des procédures et des dispositions réglementaires applicables ;
- favoriser une gestion efficace, efficiente et économique.
Ces attributions n’interfèrent aucunement avec celles des autres services dans leurs rôles de contrôle.
Pour la réalisation de certaines missions spécifiques, le service de l’Audit Interne peut, sur autorisation du Président de la Commission, faire appel et, d’une manière ponctuelle, à des compétences internes ou à des experts spécialistes externes, sur la base de contrat limité et précis dans son étendue et sa durée.
Ces missions spécifiques sont à réaliser avec la contribution d’auditeurs internes titulaires, et ce, pour favoriser leur formation et perfectionnement, et garantir au mieux l’atteinte des objectifs de la mission.
2. Saisine du service de l’Audit Interne
Le service de l’Audit Interne peut également répondre favorablement à l’invitation d’un autre service pour faire partie d’un groupe de travail ou de réflexion constitué pour étudier des questions d’intérêt et de préoccupations relevant des domaines d’activité de l’Institution.
En cas de soupçon de fraude, le service de l’Audit Interne peut être saisi pour effectuer des investigations.
Le Président de la Commission peut désigner un représentant du service de l’Audit Interne dans différents comités et commissions permanents ou ad hoc.
3. Contributions à titre d’avis, de conseils et de promotion de l’audit
Les interventions du service de l’Audit Interne revêtent un caractère de conseils, sans rôle décisionnel ou opérationnel de gestion, et n’interfèrent aucunement avec les attributions des unités opérationnelles.
Le service de l’Audit Interne peut :
- être appelé à donner un avis sur les projets de textes de réglementation ou de procédures et systèmes de gestion avant leur mise en application ;
- recommander l’élaboration d’un texte de réglementation ou d’une procédure de travail pour remédier à certaines faiblesses identifiées dans le cadre des missions d’audit.
Il peut organiser des activités de formation ou de sensibilisation internes notamment des séminaires, conférences, tables rondes en vue d’échanger des enseignements des audits effectués ou sur des questions d’intérêt pour les Organes de l’Union.
4. Actions de suivi
Dans le cadre de ses prérogatives de suivi, le service de l’Audit Interne assure :
- le suivi de tous les travaux d’audit commandés par le Président de la Commission de l’UEMOA ;
- le suivi rigoureux des recommandations faites à travers les missions d’audit ; et
- veille à ce que les suites nécessaires soient données par les différentes unités concernées, en vue de remédier dans les meilleurs délais aux insuffisances et faiblesses relevées ;
- le suivi de la mise en œuvre des recommandations des auditeurs externes et de la Cour des Comptes de l’Union.
Le suivi de la mise en œuvre de recommandations est présenté périodiquement au Président de la Commission de l’UEMOA en accordant une attention particulière aux risques connexes et aux recommandations dont la mise en œuvre accuse du retard important.
1. Planification des activités du service de l’audit interne
Le service de l’Audit Interne prépare chaque année son plan d’intervention basé sur les risques touchant les différents domaines d’activité de la Commission. Le plan d’audit annuel découle du plan pluriannuel du service de l’Audit Interne. Ce plan est soumis à l’approbation du Président de la Commission de l’UEMOA après avis du Comité d’audit interne.
Le service de l’Audit Interne peut également traiter, à la demande du Président de la Commission et en dehors du plan annuel préétabli, toutes questions et affaires préoccupantes touchant les activités de la Commission.
2. Lettre ou Ordre de mission
Les missions d’audit interne sont réalisées sur la base d’une lettre ou d’un ordre de mission signé par le Président de la Commission. La lettre ou l’ordre de mission définit l’étendue de l’intervention, sa durée et l’auditeur ou l’équipe d’audit à qui elle est confiée.
3. Déroulement des Missions d’Audit interne
La mission d’audit interne se déroule en 5 phases :
a- La phase de préparation permet aux auditeurs de s’approprier le sujet et d’en préciser le périmètre. Ils recueillent notamment la vision et les attentes des responsables directement concernés par la mission d’audit. Ces attentes sont prises en compte dans le plan de travail des auditeurs si elles entrent dans le champ de la mission.
Cette phase permet également de rechercher et de recueillir des informations et de prendre connaissance du domaine ou du service à auditer à partir d’entretiens et d’analyse documentaire.
b- La phase de réalisation débute en général par une réunion d’ouverture avec les responsables de l’entité à auditer et a pour but de rappeler l’objet de la mission, de définir les conditions matérielles qui permettent de confirmer des rendez‐vous et des contacts.
Le service d’audit interne identifie les forces et les faiblesses du domaine audité et procède à une analyse contradictoire des causes et des conséquences des risques identifiés.
c- La phase de restitution permet de porter les constatations et les recommandations à la connaissance des audités, au fur et à mesure du déroulement de la mission. Des synthèses d’étape peuvent être réalisées en cours d’audit. Les réponses des responsables de l’entité auditée sont un élément de validation et de correction pour l’auditeur sans attendre la fin de la mission ; elles permettent éventuellement de corriger l’appréciation de l’auditeur et de réorienter ses travaux.
Chaque mission donne lieu à une réunion de clôture sur place qui a pour objectif :
- d’informer les responsables de l’entité auditée sur les constatations ;
- de valider les constats ;
- de présenter les recommandations ;
- d’inciter les responsables de l’entité à mettre en œuvre les premières mesures correctives.
Cette phase se conclut par un projet de rapport d’audit.
d- Le rapport provisoire est adressé, pour observations, aux audités concernés, qui disposent à cet effet d’un délai de 15 jours francs, à compter de la date de notification des rapports pour communiquer par écrit, leurs observations sur les recommandations formulées dans le rapport provisoire.
Le principe du contradictoire est mis en œuvre en vue de permettre au service de l’Audit Interne de prendre en compte les préoccupations des audités.
e- Le rapport définitif est adressé au Président de la Commission et à l’entité auditée.
Un plan d’action de la mise en œuvre des recommandations est arrêté avec la structure auditée, avec un calendrier de mise en œuvre et la désignation d’un responsable.
Ce plan définit les moyens par lesquels les recommandations émises seront mises en œuvre par les responsables identifiés.
4. Rapport annuel d’activités
Le service de l’Audit Interne élabore, à la fin de chaque année, son rapport d’activités qui synthétise les constatations et recommandations issues des différents rapports d’audit, d’enquête et de suivi. Ce rapport présente également un résumé des différents autres volets de l’activité du service durant l’année écoulée.
Ce rapport d’activités est destiné au Président de la Commission de l’UEMOA.
1. Compétence de l’auditeur interne
La fonction d’audit interne couvrant toutes les activités de la Commission doit regrouper des auditeurs justifiant des aptitudes, des connaissances et des compétences dans l’ensemble des domaines d’activité de la Commission.
2. Formation
Les auditeurs doivent veiller à développer leurs connaissances en matière d’audit en général et dans les domaines de leurs interventions.
Ils doivent entretenir leur professionnalisme par des formations continues. Le service de l’Audit Interne élabore un plan annuel de formation, validé par le Comité d’audit interne, visant le développement continu de la capacité des auditeurs.
3. Conscience professionnelle
Les Auditeurs Internes doivent veiller au secret professionnel, faire preuve de conscience professionnelle, de probité, d’indépendance, d’objectivité et de diligence dans l’exercice de leur fonction.
4. Assurance qualité des travaux d’audit
Le Responsable de l’Audit Interne doit mettre en œuvre un programme d’assurance qualité pour évaluer les activités du service.
Le programme d’assurance qualité doit comporter des évaluations tant internes qu’externes.
Les évaluations internes doivent comporter une surveillance continue de la performance de l’audit interne et des évaluations périodiques, effectuées par auto-évaluation. La surveillance continue comprend la supervision courante, la revue et le pilotage des indicateurs de l’audit interne.
La surveillance continue est intégrée dans les procédures et les pratiques courantes de gestion de la fonction d’audit interne. Elle s’appuie sur les processus, les outils et les informations nécessaires pour évaluer la conformité avec le Code de déontologie et les Normes de la profession. Une connaissance suffisante des pratiques d’audit interne suppose au moins la compréhension de l’ensemble des éléments du Cadre de référence international des pratiques professionnelles.
Des évaluations externes doivent être réalisées au moins tous les cinq ans par un évaluateur expérimenté ou une équipe qualifiée, indépendant(e) et externe à l’organisation.
1. Principes d’indépendance et d’objectivité
La fonction d’audit interne est exercée en toute indépendance et en toute objectivité.
En vue d’assurer l’objectivité de leurs opinions et éviter tout conflit d’intérêt, les auditeurs internes jouissent d’une complète indépendance dans la conduite de leurs interventions.
Ils ne peuvent recevoir d’instruction ni se voir opposer une limite en ce qui concerne l’exercice des fonctions qui leur sont assignées en vertu des dispositions du Règlement Financier des Organes de l’Union, et de ses textes d’application dont la présente charte.
Aucune autorité ne peut interférer dans la conduite d’une mission d’audit interne ni inviter celle-ci à modifier le contenu de ses rapports d’audit interne.
Les auditeurs internes doivent préserver leurs indépendances par rapport aux activités et opérations qu’ils examinent. Si l’objectivité des auditeurs internes est compromise dans les faits ou même en apparence, les parties concernées doivent en être informées de façon précise.
Si le Responsable de l’audit interne le juge nécessaire, il peut saisir directement le Président de la Commission.
2. Incompatibilités de fonction
Les auditeurs internes ne peuvent :
- se voir confier des tâches opérationnelles de gestion de la Commission ;
- initier ou approuver des opérations financières ;
- diriger des activités des agents ou cadres de la Commission ne relevant pas du service l’Audit Interne, excepté lorsque, ces agents et cadres ont été dûment versés dans une équipe d’audit ou chargés d’assister ledit service.
La conception et la mise en œuvre du dispositif de contrôle interne ne sont pas du ressort du service de l’Audit Interne mais des différents responsables opérationnels. Toutefois, son concours peut être sollicité sur des spécificités en cas de besoin pour émettre un avis ou faire des observations.
Le Responsable de l’audit interne instaure une coordination et une collaboration avec la Cour des comptes de l’UEMOA, dans le respect des fonctions et des obligations professionnelles respectives.
Il doit partager les informations et coordonner les activités d’audit ou de contrôle avec les auditeurs externes de manière à assurer une couverture adéquate des activités et à éviter dans la mesure du possible des contrôles redondants.
Le service de l’Audit Interne doit entretenir des contacts et des relations de coopération et d’échange d’expériences avec ses homologues des institutions nationales et internationales spécialisées en matière d’audit et de contrôle.
Conformément aux normes professionnelles de l’audit interne et suivant les dispositions de l’article 57 du Règlement n° 01/2018/CM/UEMOA du 23 mars 2018, portant Règlement Financier des Organes de l’UEMOA, la Commission de l’UEMOA met en place un Comité d’Audit Interne.
Le Comité d’audit Interne est chargé d’opérer notamment le suivi :
- de l’efficacité des systèmes de contrôle interne et de gestion des risques ;
- du processus d’élaboration de l’information financière ;
- de l’indépendance, de l’objectivité et de l’efficacité du service de l’Audit Interne, en donnant un avis sur sa charte et sur son plan d’audit et à travers le suivi de son fonctionnement.
Le Comité veille au suivi de la mise en œuvre des recommandations des audits, notamment celles de la Cour des Comptes de l’UEMOA, des auditeurs externes, mais aussi celles du service de l’audit interne.
Le Comité d’Audit interne est composé de membres indépendants, n’exerçant pas des fonctions susceptibles d’être auditées, et dotés de compétence dans les domaines d’intervention de la Commission et particulièrement en matière d’audit, de gestion des risques, en finance et en comptabilité.
Les modalités de désignation et d’intervention des membres du Comité d’audit interne de la Commission sont décrites par une Décision du Président de la Commission.
