Instruction n° 002-06-2016 du 9 juin 2016 relative aux modalités de mise en place d’un dispositif de contrôle interne par les Bureaux d’Information sur le Crédit

La présente instruction a pour objet de préciser les modalités de mise en place d’un dispositif de contrôle interne par les Bureaux d’Information sur le Crédit dans l’UMOA.

Le dispositif de contrôle interne des Bureaux d’Information sur le Crédit doit être adapté aux spécificités de leurs activités.

Il vise à assurer :

• la définition des règles d’évaluation et la maîtrise des risques notamment technologiques ;
• la vérification régulière de la conformité de l’organisation, des opérations réalisées et des procédures internes avec les dispositions législatives et réglementaires en vigueur, les normes et usages professionnels et déontologiques ainsi qu’aux orientations et décisions des organes délibérant et exécutif notamment en matière de risque ;
• la qualité du processus de collecte, de traitement, de stockage, de diffusion et d’archivage des informations sur les clients.

Le dispositif de contrôle interne comprend une Structure chargée de l’audit interne et un Comité d’Audit.

La Structure chargée de l’audit interne, directement rattachée à l’organe exécutif, a notamment pour attributions :

• d’élaborer et de tenir à jour un manuel de procédures du contrôle interne qui précise l’organisation et les objectifs du contrôle interne ainsi que les moyens dédiés à cette fonction ;
• d’évaluer le respect des politiques et procédures établies ainsi que de la conformité aux lois et règlements y afférents.

Le Conseil d’Administration du Bureau d’Information sur le Crédit met en place un Comité d’Audit composé d’au moins trois membres. Ces membres sont désignés notamment parmi les administrateurs non salariés ou les personnes dont l’apport est jugé utile au bon fonctionnement du Comité d’Audit.

Les membres du Comité d’Audit doivent notamment :

• avoir une bonne connaissance de l’activité des Bureaux d’Information sur le Crédit ;
• avoir des aptitudes à analyser les états financiers de base ;
• comprendre les principaux risques financiers et ceux inhérents à l’activité de Bureau d’Information sur le Crédit ainsi que les contrôles requis.

Le Comité d’Audit, placé sous le contrôle du Conseil d’Administration, est chargé d’assurer :

• le suivi de la mise en œuvre de la politique de contrôle interne ;
• l’organisation et le fonctionnement des systèmes de contrôle interne et de gestion des risques.

A ce titre, il assiste le Conseil et lui rend compte de l’état de mise en œuvre de toutes les recommandations jugées utiles au bon fonctionnement du Bureau d’Information sur le Crédit, notamment de celles formulées par les Autorités de contrôle, les auditeurs internes et les auditeurs externes.

Le Conseil d’Administration du Bureau d’Information sur le Crédit approuve le Règlement intérieur du Comité d’Audit qui précise les modalités de fonctionnement dudit Comité.

Les Bureaux d’Information sur le Crédit communiquent à la BCEAO, au plus tard le 30 juillet, un état des anomalies constatées durant les six premiers mois de l’année en cours, dans le cadre du contrôle interne ainsi que les actions correctives proposées.

Les Bureaux d’Information sur le Crédit dressent un rapport annuel de contrôle interne communiqué à la BCEAO au plus tard trois mois après la fin de chaque année.

Le rapport à communiquer à la BCEAO doit contenir notamment :

• la présentation générale des activités exercées et les risques encourus par le Bureau d’Information sur le Crédit ;
• les modifications significatives apportées à l’organisation du dispositif de contrôle interne du Bureau d’Information sur le Crédit ;
• la gouvernance du Bureau d’Information sur le Crédit ;
• les résultats des contrôles périodiques effectués au cours de l’exercice écoulé ;
• les anomalies constatées et l’état de mise en œuvre des actions correctives.

Le non-respect des règles prévues par la présente instruction est sanctionné, conformément aux dispositions de la loi uniforme portant réglementation des Bureaux d’Information sur le Crédit dans les Etats membres de l’UMOA.

La présente instruction entre en vigueur à la date de sa signature. Elle sera publiée partout où besoin sera.