Titre préliminaire - Dispositions générales
Art. 1Objet
La présente instruction a pour objet de fixer les modalités de contrôle sur place et sur pièces ainsi que de l’audit annuel de conformité des Bureaux d’Information sur le Crédit.
Titre 1 - Contrôle sur place
Art. 2Périodicité et champ des contrôles
Les Bureaux d’Information sur le Crédit font l’objet de contrôle sur place au moins une fois tous les deux ans par la BCEAO ou, à la demande de celle-ci, par le Secrétariat Général de la Commission Bancaire de l’UMOA ou le Ministère chargé des Finances de l’Etat de leur implantation.
Les contrôles sur place peuvent être étendus aux bureaux de représentation, aux succursales ou aux filiales des Bureaux d’Information sur le Crédit.
Art. 3Notification des dates de contrôle
Les dates de visite sur place, ainsi que la liste prévisionnelle des documents et informations à apprêter, sont notifiées aux Bureaux d’Information sur le Crédit par la structure chargée du contrôle au moins un mois avant l’arrivée des auditeurs.
Art. 4Accès aux locaux et aux systèmes d’information
Les Bureaux d’Information sur le Crédit prennent les dispositions idoines pour permettre l’accès total de l’équipe chargée du contrôle à leurs locaux et à leurs systèmes d’information ainsi qu’à tous documents, informations ou renseignements.
Art. 5Notification des résultats du contrôle
Les constats issus du contrôle ainsi que les recommandations qui en découlent sont portés à la connaissance des Bureaux d’Information sur le Crédit contrôlés, à travers un rapport, dans un délai de deux mois après la visite sur place. Ce rapport précise, le cas échéant, les infractions à la réglementation commises par lesdits Bureaux ainsi que les manquements aux règles de bonne conduite de la profession et toutes autres anomalies dans la gestion de ces établissements constatés à l’occasion du contrôle.
Art. 6Mise en œuvre des recommandations issues du contrôle
Les Bureaux d’Information sur le Crédit prennent les dispositions idoines pour assurer une mise en œuvre diligente des recommandations issues du contrôle et en rendent compte trimestriellement à la BCEAO.
Titre 2 - Contrôle sur pièces
Art. 7Cadre de reporting à la BCEAO
Les Bureaux d’Information sur le Crédit font l’objet de contrôle sur pièces par la BCEAO sur la base d’un cadre de reporting intégrant des indicateurs de mesure de leur activité, en rapport avec les informations qu’ils recueillent auprès des fournisseurs de données. Ce cadre retrace également des indicateurs de mesure du marché de crédit dans l’Union.
Le cadre de reporting visé à l’alinéa premier et ses mises à jour sont communiqués aux Bureaux d’Information sur le Crédit par la BCEAO.
Art. 8Délais et mode de transmission de l’état de reporting à la BCEAO
Les Bureaux d’Information sur le Crédit transmettent à la BCEAO, sur une base mensuelle, et au plus tard le vingtième jour suivant la date d’arrêté du mois sous revue, l’état de reporting requis conformément au cadre qui leur a été communiqué.
L’état de reporting est transmis à la Banque Centrale en trois exemplaires, sur support papier. Une copie de l’état est également transmise à la BCEAO, sur support électronique dans un format flexible, notamment sous Microsoft office Word ou open office texte.
Titre 3 - Audit de conformité
Art. 9Délai de réalisation de l’audit
L’audit annuel de conformité est réalisé au plus tard trois mois après la fin de l’année concernée.
Art. 10Sélection du cabinet
Le Bureau d’Information sur le Crédit procède à la sélection du cabinet externe devant réaliser son audit de conformité sur la base d’un appel d’offres. La procédure de sélection du cabinet est renouvelée tous les trois ans.
A l’issue du dépouillement des offres, le Bureau d’Information sur le Crédit arrête une liste d’au moins trois cabinets qu’il soumet à son Comité d’Audit.
Si le nombre de soumissionnaires est inférieur à celui prévu à l’alinéa 2 ci-dessus, le Bureau d’Information sur le Crédit procède au dépouillement sur la base des offres reçues.
Le nom du cabinet retenu est communiqué à la Banque Centrale, pour information.
Art. 11Rapport de l’audit de conformité à la BCEAO
Le Bureau d’Information sur le Crédit transmet à la BCEAO le rapport de l’audit annuel de conformité, au plus tard quatre mois après la fin de l’année concernée.
Le rapport de l’audit de conformité est transmis à la Banque Centrale en trois exemplaires, sur support papier. Une copie du rapport est également transmise à la BCEAO, sur support électronique dans un format flexible, notamment sous Microsoft office Word ou open office texte.
Titre 4 - Dispositions finales
Art. 12Respect des règles et sanctions
Le non-respect des règles prévues par la présente instruction est sanctionné conformément aux dispositions de la loi uniforme portant réglementation des Bureaux d’Information sur le Crédit dans les Etats membres de l’UMOA.
Art. 13Entrée en vigueur
La présente instruction entre en vigueur à la date de sa signature. Elle sera publiée partout où besoin sera.
