Instruction n° 2017-01 du 17 janvier 2017 relative aux demandes d’autorisation préalable pour la modification de la forme juridique, de la dénomination sociale, du nom commercial ou de la structure du capital d’un système financier décentralisé exerçant dans l’union monétaire ouest africaine

La présente instruction a pour objet de définir, pour un système financier décentralisé, en abrégé SFD, exerçant dans l’UMOA, les modalités de demande d’autorisation préalable pour la modification :

• de la forme juridique ;
• de la dénomination sociale ou du nom commercial ;
• de la structure du capital social d’un SFD constitué sous forme de société. La modification de la structure du capital social concerne la prise ou cession de participations qui aurait pour effet de porter la participation d’une même personne, directement ou par personne interposée, ou d’un même groupe de personnes agissant de concert, d’abord au-delà de la minorité de blocage, puis au-delà de la majorité des droits de vote dans le SFD, ou d’abaisser cette participation au-dessous de ces seuils.

Les autorisations préalables visées à l’alinéa premier ci-dessus, sont accordées par le Ministre chargé des Finances de l’Etat d’implantation.

Le dossier d’autorisation préalable comporte une demande écrite adressée au Ministre chargé des Finances de l’Etat membre d’implantation du siège du SFD ainsi que les documents et informations dont la liste figure à l’annexe 1 de la présente instruction.

Canevas de présentation du dossier de demande d’autorisation préalable

Les informations à fournir dans le dossier de demande d’autorisation préalable pour la modification de la forme juridique, de la dénomination sociale, du nom commercial ou de la structure du capital social d’un SFD constitué sous forme de société sont présentées suivant le canevas figurant à l’annexe 2 de la présente instruction.

Le dossier de demande d’autorisation préalable est déposé en deux exemplaires, sur support papier, auprès de la Structure Ministérielle de Suivi de l’Etat membre d’implantation du Siège du SFD. En sus du support papier, le dossier peut également être transmis sur support électronique dans un format accessible.

Information du Secrétariat Général de la Commission Bancaire de l’UMOA

Pour les SFD visés à l’article 44 de la Loi portant réglementation des SFD, la Direction Nationale de la BCEAO transmet, pour information, une copie du dossier au Secrétariat Général de la Commission Bancaire de l’UMOA.

La Structure Ministérielle de Suivi et la Banque Centrale peuvent se faire communiquer tous documents et informations complémentaires qu’elles jugent utiles pour l’instruction du dossier.

Le requérant dispose d’un délai maximum d’un mois, à compter de la date d’accusé de réception de la lettre de la Structure Ministérielle de Suivi ou de la Banque Centrale, pour communiquer les documents ou informations complémentaires visés à l’alinéa premier ci-dessus. Toute demande d’informations complémentaires entraîne la suspension du décompte des délais prescrits par la Loi uniforme portant réglementation des SFD pour l’instruction du dossier et la prise de l’arrêté ministériel.

A l’expiration du délai d’un mois visé au deuxième alinéa ci-dessus et à défaut de la communication de l’intégralité des documents et informations requis, la demande fait l’objet d’un rejet notifié au requérant par la Structure Ministérielle de Suivi.

La présente instruction, y compris ses annexes qui en font partie intégrante, entre en vigueur à compter de la date de sa signature.

Elle sera publiée partout où besoin sera.

I - Documents et informations communs aux demandes d’autorisation préalable pour la modification de la forme juridique, de la dénomination sociale, du nom commercial ou de la structure du capital social

I.1 - Documents d’ordre juridique et financier

• demande écrite adressée au Ministre chargé des Finances signée par le représentant dûment habilité ;
• copies des statuts modifiés dûment signés par les personnes habilitées ;
• Règlement intérieur modifié, le cas échéant ;
• organisation envisagée de la gouvernance et organigramme détaillé projeté ;
• nouvelle composition du Conseil d’Administration ou de l’organe équivalent ;
• montant du capital social et sa répartition à l’issue de l’opération, avec une indication sur la nationalité des actionnaires ou associés pour le SFD constitué sous forme de société ;
• rapports annuels des trois derniers exercices sociaux, sur une base individuelle et/ou consolidée, selon le cas. Pour les structures en réseau et les SFD visés à l’article 44 de la Loi portant réglementation des SFD, les états financiers doivent être certifiés par un commissaire aux comptes ;
• rapports du commissaire aux comptes sur les trois derniers exercices comptables, pour les structures en réseau et les SFD visés à l’article 44 de la Loi portant réglementation des SFD ;
• situation prudentielle issue des trois derniers états financiers du SFD à la date d’introduction de la demande d’autorisation préalable.

I.2 - Description de l’opération envisagée

• motivations et objectifs du projet de modification de la forme juridique, de la dénomination sociale ou du nom commercial ;
• plan de transformation institutionnelle en cas de changement de forme juridique ;
• convention de financement ou de partenariat, le cas échéant ;
• procès-verbaux des organes délibérants du SFD ayant autorisé l’opération.

I.3 - Autres documents et informations complémentaires

• tous documents et/ou informations complémentaires requis par la Structure Ministérielle de Suivi ou la Banque Centrale.

II - Documents et informations spécifiques à la demande d’autorisation préalable pour la modification de la structure du capital social

II. 1 - Présentation de l’actionnaire ou de l’associé concerné par le franchissement de seuil

Dans le cas où l’actionnaire ou l’associé concerné appartient à un groupe de sociétés, la situation de l’actionnaire ou de l’associé et celle du groupe auquel il appartient sont présentées suivant le point 2.1.2 de la présente annexe.

2.1.1. Actionnaire ou associé personne physique

• copies certifiées conformes des documents officiels établissant l’identité et la nationalité ;
• extrait du casier judiciaire datant de moins de trois mois ou toute autre pièce en tenant lieu, délivré par les Autorités nationales du pays d’origine ;
• curriculum vitae détaillé, certifié sincère, daté et dûment signé par l’intéressé ;
• déclaration notariée sur l’origine licite des fonds devant servir à l’acquisition des actions ou parts sociales.

2.1.2. Actionnaire ou associé personne morale

• dénomination sociale et adresse du siège social ;
• montant du capital et liste des principaux actionnaires ou associés dûment identifiés, avec l’indication du niveau de leur participation en valeur absolue et relative, de leur nationalité ainsi que de leur adresse ;
• situation financière avec à l’appui, les trois derniers états financiers certifiés et rapports d’activités, sur une base individuelle et/ou consolidée, selon le cas ;
• déclaration notariée d’un représentant autorisé sur l’origine licite des fonds devant servir à l’acquisition des actions ou parts sociales ;
• indication de l’implantation sous forme de filiales ou de succursales (agence ou guichet) avec l’indication de leur statut ;
• procès-verbaux des réunions des organes ayant autorisé l’acquisition des actions ou parts sociales ;
• situation prudentielle issue des trois derniers états financiers de l’établissement à la date d’introduction de la demande d’autorisation préalable.

II.2 - Présentation de l’opération envisagée

2.2.1. Documents et informations d’ordre général

• raisons ayant motivé la cession des actions ou parts sociales par le cédant ;
• objectifs poursuivis par le cessionnaire en acquérant les actions ou parts sociales ;
• procès-verbaux des réunions des organes délibérants du SFD ayant autorisé l’opération ;
• convention de cession des actions ou parts sociales, le cas échéant ;
• répartition du capital social en valeur absolue et relative à l’issue de l’opération, avec une indication sur la nationalité des actionnaires ou associés ;
• composition de l’organe de direction après l’opération, le cas échéant ;
• copies certifiées conformes des documents officiels établissant l’identité et la nationalité des nouveaux administrateurs et dirigeants, le cas échéant ;
• curriculum vitae détaillés, certifiés sincères, datés et dûment signés par les nouveaux administrateurs et dirigeants pressentis ;
• extraits de casier judiciaire ou tout autre document équivalent, datant de moins de trois mois, concernant les nouveaux administrateurs et dirigeants pressentis ;
• déclaration sur l’honneur des liens des promoteurs et actionnaires ou associés de référence avec d’autres SFD, établissements ou toute autre société ;
• copies des décisions de dérogation à la condition de nationalité des nouveaux administrateurs et dirigeants pressentis non ressortissants de l’UMOA et ne bénéficiant pas d’une assimilation à des nationaux de l’Union, en vertu d’une convention d’établissement ou de convention de réciprocité ;
• conventions d’assistance technique, le cas échéant ;
• avis de non-objection de l’Autorité de contrôle et informations sur leur situation pour les personnes morales soumises à une réglementation spécifique (banque étrangère, assurance, etc.).

2.2.2. Documents et informations d’ordre économique et financier

• stratégies et plan d’affaires sur une période d’au moins trois ans comportant les états financiers prévisionnels (bilan et compte de résultat) présentés conformément aux dispositions du référentiel comptable spécifique des SFD, sur la base de trois hypothèses (haute, moyenne et basse) ;
• plan de trésorerie sur trois ans et sur la base des trois hypothèses susvisées ;
• situation prévisionnelle au regard du dispositif prudentiel en vigueur dans l’UMOA sur trois ans et sur la base des trois hypothèses susvisées.

NOTA : Tous les documents et informations doivent être établis en langue française.

Le présent canevas sert de guide pour une présentation, par les dirigeants, du dossier de demande d’autorisation préalable pour la modification de la forme juridique, de la dénomination sociale, du nom commercial ou de la structure du capital social d’un SFD.

Il comporte deux parties et constitue une base minimale pour la présentation du dossier.

I - Documents et informations communs aux demandes d’autorisation préalable pour la modification de la forme juridique, de la dénomination sociale, du nom commercial ou de la structure du capital social

I.1 - Présentation du système financier décentralisé

1.1.1. Dénomination sociale ou nom commercial

Il s’agit de préciser la dénomination sociale (y compris le sigle) sous laquelle le SFD a été agréé ainsi que le nom commercial, le cas échéant.

1.1.2. Forme juridique

La forme juridique de l’institution devra être rappelée en évoquant, le cas échéant, sa modification la plus récente.

1.1.3. Siège social

L’adresse précise du siège social du SFD devra être mentionnée sous cette rubrique avec l’indication notamment du numéro de téléphone et de l’adresse électronique.

1.1.4. Capital social

Cette rubrique doit indiquer toutes les informations sur le capital social du SFD, en précisant notamment le montant du capital libéré et la valeur nominale des actions ou parts sociales.

1.1.5. Répartition du capital social

Pour les SFD constitués sous forme de sociétés, la présentation de la structure du capital est requise. Les noms et prénoms (ou la dénomination sociale pour les personnes morales) des actionnaires ou des associés, leur nationalité et leur part en valeur absolue et relative doivent notamment y figurer.

1.1.6. Dirigeants ou administrateurs

Cette rubrique porte sur les noms, prénoms et toutes autres indications sur les administrateurs ou dirigeants du SFD.

La composition des nouveaux organes sociaux doit être conforme aux statuts de l’institution et aux textes juridiques en vigueur.

Les copies des décisions de dérogation à la condition de nationalité requises des administrateurs et dirigeants non-ressortissants de l’UIVIOA doivent être jointes au dossier, conformément aux dispositions de la Loi uniforme portant réglementation des SFD.

I.2 - Examen de l’opération

1.2.1. Motivations de l’opération

Cette rubrique porte sur la justification de la décision de changement de la forme juridique, de la dénomination sociale, du nom commercial ou de la structure du capital social.

1.2.2. Validité de l’opération

Il s’agit d’indiquer les organes ayant décidé de l’opération.

II - Documents et informations spécifiques à la demande d’autorisation préalable pour la modification de la structure du capital social

II.1- Informations sur le système financier décentralisé

2.1.1. Répartition du capital social

Les actionnaires ou associés doivent être regroupés en catégories homogènes, dans un tableau synoptique retraçant les informations suivantes :

1) Actionnaires ou associés nationaux - personnes morales ; - personnes physiques.

2) Actionnaires ou associés étrangers - personnes morales ; - personnes physiques.

3) Total = (1)+(2)

Les commentaires sur la répartition du capital, les évolutions futures envisagées, notamment les augmentations de capital, devront figurer dans cette partie. En particulier, les opérations relatives à toute prise ou cession de participation qui aurait pour effet de porter la participation d’une même personne, directement ou par personne interposée, ou d’un même groupe de personnes agissant de concert, d’abord au-delà de la minorité de blocage, puis au-delà de la majorité des droits de vote dans le système financier décentralisé, ou d’abaisser cette participation au-dessous de ces seuils, doivent être communiquées.

2.1.2. Situation financière du SFD

Les éléments financiers caractéristiques du SFD devront être présentés, de sorte à permettre une analyse de l’évolution de ses activités, notamment au regard du total du bilan, de l’actif et du passif, une appréciation de la trésorerie et de la rentabilité de l’établissement concerné sur une période d’au moins trois ans.

La situation financière devra être présentée au regard du dispositif prudentiel, sur la base des derniers états financiers à la date de la demande d’autorisation préalable.

II.2 - Présentation de l’actionnaire ou de l’associé concerné par le franchissement de seuil

Lorsque plusieurs actionnaires ou associés sont concernés, la situation de chaque acteur selon le même schéma doit être présentée.

Dans le cas où l’actionnaire ou l’associé concerné appartient à un groupe de sociétés, la situation financière de l’entité concernée et celle du groupe auquel elle appartient doivent être présentées. Dans les deux cas, le canevas de ces présentations sera le même et pourrait s’articuler autour des points ci-après.

2.2.1. Informations générales

La situation juridique de la société est évoquée, ainsi que sa date de création. La structure du capital social est rappelée et les principaux dirigeants sont présentés.

Les zones d’implantation sont évoquées, le cas échéant, avec le niveau de participation au capital dans les différentes unités.

2.2.2. Activités et situation financière

Cette partie présente les éléments caractéristiques des bilans et des comptes de résultat sur une période d’au moins trois ans. Lorsque l’actionnaire ou l’associé est une institution financière, sa situation au regard du respect des normes prudentielles qui lui sont applicables est présentée sur la base des derniers états financiers à la date de la demande d’autorisation préalable.

Pour les dossiers nécessitant une présentation de la situation du groupe, les comptes consolidés sont analysés.

II.3 - Présentation de l’opération

2.3.1. Motivation de l’opération

La motivation de l’opération est nécessaire lorsque le franchissement du seuil résulte d’opérations de cession d’actions ou parts sociales.

2.3.1.1. Pour le cédant

Les raisons de la décision de cession des actions ou parts sociales sont précisées.

2.3.1.2. Pour le cessionnaire

Les motivations de l’acquisition des actions ou parts sociales sont précisées.

2.3.2. Validité de l’opération

Les procès-verbaux des délibérations des Assemblées Générales ou des Conseils d’Administration qui ont autorisé l’opération sont commentés, à la lumière notamment des dispositions statutaires applicables aux actionnaires ou associés concernés. Si le franchissement du seuil résulte uniquement d’une augmentation de capital social, les décisions de l’Assemblée Générale Extraordinaire doivent être commentées.

2.3.3. Impact de l’opération sur la structure du capital social

Cette analyse porte sur la répartition du capital avant et après l’opération envisagée. Elle permet de situer le fondement de la requête par rapport aux dispositions de la Loi portant réglementation des SFD.

2.3.4. Présentation de la Direction à l’issue de l’opération

La composition projetée de l’organe de Direction est présentée, au regard des textes juridiques en vigueur.

Elle doit être accompagnée des documents administratifs permettant d’apprécier les compétences en matière financière, l’honorabilité et la nationalité des nouveaux administrateurs et dirigeants.

2.3.5. Stratégie de Développement

Il convient de préciser dans quelle mesure l’opération projetée est susceptible d’affecter la stratégie et le plan d’affaires antérieur.

Le programme de développement des activités du SFD est précisé avec notamment l’analyse des hypothèses qui sous-tendent leur développement.

La situation financière prévisionnelle est présentée sur au moins trois ans (bilans et comptes de résultat). La situation de la trésorerie est également analysée.

2.3.6. Situation prudentielle prévisionnelle

Les prévisions relatives à la situation prudentielle sont effectuées sur la base de ratios prudentiels calculés de manière détaillée.