Règlement d’exécution n° 003/2021/COM/UEMOA du 19 mars 2021 portant modalités d’élaboration et d’adoption du Projet Annuel de Performance (PAP), du Document de Programmation Pluriannuelle des Dépenses (DPPD) et du Rapport Annuel de Performance (RAP) au sein des organes de l’Union

Aux fins du présent Règlement d’exécution, il faut entendre par :

Projet Annuel de Performance (PAP) un document annexé au budget de l’Union et présentant les objectifs des Programmes, les actions institutionnelles des organes de l’Union et les résultats attendus mesurés au moyen d’indicateurs de performance. C’est un engagement du Responsable de Programme sur les résultats. Il présente les objectifs stratégiques et les cibles chiffrés pour les indicateurs stratégiques qui leur sont liés ainsi que les objectifs opérationnels les plus significatifs. Il implique un dialogue de gestion entre les différents acteurs lors de la préparation budgétaire.

Document de Programmation Pluriannuelle des Dépenses (DPPD) un outil de programmation triennale glissante basé sur les orientations et les priorités définies pour le moyen terme (minimum trois ans) et propose des répartitions des crédits entre les programmes et leurs actions en vue d’atteindre des objectifs précis sur le triennal. Il vise à exprimer les besoins de financement des programmes et leurs actions en lien avec les objectifs stratégiques visés et les cibles annuelles de résultats attendus. Il établit une cohérence entre les objectifs stratégiques définis dans les politiques communautaires de l’UEMOA, les programmes, les actions et les dotations budgétaires sur le triennal.

Rapport Annuel de Performance (RAP) : rapport annexé au projet de budget de l’Union, qui rend compte, pour chaque Programme, de l’exécution des engagements pris dans le PAP au moment de l’examen du projet de budget. Il présente et explique les réalisations effectives concernant l’ensemble des moyens regroupés et alloués à un Programme et permet ainsi d’apprécier la qualité de la gestion des politiques publiques.

Programme : un regroupement des crédits destinés à mettre en œuvre une action ou un ensemble cohérent d’actions représentatif d’une politique publique clairement définie dans une perspective de moyen terme.

Au sens large, le Programme est une politique publique ou un segment de la politique publique. Il constitue un cadre de responsabilisation et de mise en œuvre des politiques ou des stratégies d’une politique. Il est un cadre de budgétisation des politiques, une unité de répartition et de spécialisation des crédits. Pour chaque Programme, il est élaboré un PAP, un DPPD et un budget. La gestion d’un Programme est assurée par un Responsable de Programme (RPROG) qui s’engage sur l’atteinte des objectifs.

Dotation : un regroupement d’un ensemble de crédits globalisés destinés à couvrir des dépenses spécifiques auxquelles ne peuvent être directement associés des objectifs, de politiques publiques et des critères de performance.

Budget Opérationnel de Programme (BOP) la déclinaison des objectifs et des résultats attendus d’un Programme selon un critère fonctionnel. Les crédits du Programme et, le cas échéant, ses autorisations d’emplois sont répartis entre un ou plusieurs Budgets

Opérationnels de Programme (Direction/Cellule/Division/Unité de projet).

Résultat le changement descriptible ou mesurable sur les plans comportemental, institutionnel et social (bénéficiaires) qui survient à moyen et à long terme à la suite d’investissements coordonnés, entraîné par une relation de cause à effet. Ce changement se mesure à l’aide d’indicateurs.

Le service en charge de la consolidation du PAP, du DPPD et du RAP élabore et actualise les canevas. Elle les soumet, le cas échéant, à l’adoption par la Commission.

Il participe à l’analyse de la cohérence du PAP, du DPPD et du RAP lors des conférences budgétaires.

Il centralise et consolide tous les projets de PAP, DPPD et de RAP élaborés par les Départements et les autres organes en un document unique qui est soumis aux instances de validation et d’adoption du budget de l’Union.

Le Président de la Commission transmet, par note, les canevas types de PAP, de DPPD et de RAP aux Gestionnaires de Programmes pour déclencher le processus d’élaboration des PAP, des DPPD et des RAP au niveau des Départements.

Il signe la note d’engagement sur l’atteinte des résultats attendus de la Commission après adoption du PAP et du DPPD consolidé ainsi que la déclaration de fiabilité des données fournies dans le RAP.

Le Gestionnaire de Programmes est le Coordonnateur de l’ensemble des Programmes de son Département. Il gère les crédits y relatifs. Il a sous son autorité un ou plusieurs Responsables de Programme (RPROG) qui lui rendent compte de l’exécution de leurs Programmes respectifs.

Le Gestionnaire de Programmes s’engage sur les résultats identifiés dans le PAP et certifie la fiabilité des données du RAP. Il transmet, par note, ces documents au Président de la Commission.

Le Responsable de Programme (RPROG) définit ou révise les objectifs et les indicateurs de résultats du Programme dont il a la charge.

Le RPROG est garant de l’exécution et de la performance du Programme conformément aux objectifs fixés et au regard des résultats attendus dans le PAP et le DPPD.

Il propose la répartition des crédits et des emplois. Il élabore le PAP, le DPPD et le RAP en relation avec les Responsables du Budget Opérationnel de Programme (RBOP) et les soumet à la validation du Gestionnaire de Programmes.

Le RBOP est un responsable de Direction/Cellule/Division/projet intervenant dans la mise en œuvre des activités du programme, gère l’enveloppe des crédits du Budget Opérationnel de programme (BOP) alloués par le Gestionnaire de Programmes et s’engage sur des objectifs opérationnels à atteindre. Il participe à l’élaboration des projets du RAP, du PAP et du DPPD du programme dans lequel il intervient.

Le Comité chargé des conférences de performance organise des rencontres avec les Départements et les autres organes pour analyser la performance des Programmes et l’état d’exécution des Dotations. Il analyse, de façon approfondie, le niveau de réalisation à mi-parcours des Programmes et Dotations, les sources de performances ou de contre-performances constatées et propose des solutions en vue d’une meilleure programmation axée sur les résultats pour les années à venir dans les PAP et DPPD.

Il procède également à l’actualisation des cibles annuelles des indicateurs de performance pour le DPPD et le PAP des années à venir, en fonction des priorités retenues dans la note de cadrage relative à la Programmation Budgétaire Pluriannuelle.

La conférence de performance est organisée par le service en charge de la consolidation du PAP, du DPPD et du RAP et la Direction en charge de l’élaboration du budget de l’Union.

Les Départements sont représentés par le Directeur de Cabinet, les RPROG, les RBOP, les Points Focaux du budget et le Responsable de la Cellule de Gestion Administrative et Financière.

Les autres organes sont représentés par le Secrétaire Général de la Cour des Comptes, le Greffier en Chef de la Cour de Justice, le Secrétaire Général Permanent du CIP, accompagnés de leurs agents financiers.

Le Comité chargé des conférences budgétaires organise les arbitrages budgétaires techniques avec les Départements et les autres organes à travers une analyse fine des inscriptions budgétaires sur la base du bilan à mi-parcours des PAP, DPPD et Dotations.

A ce titre, il assure l’analyse de la cohérence et de la qualité des projets de PAP, DPPD et Dotations en procédant à :

• une analyse de la pertinence des produits et des cibles annuelles de résultats proposées par les Départements dans leurs PAP et DPPD ainsi que les Dotations aux autres organes, en tenant compte de leurs missions, des priorités, de la pertinence et de la cohérence des activités proposées pour l’atteinte des cibles annuelles de résultats ;
• une allocation des enveloppes budgétaires en lien avec les produits et cibles annuelles de résultats attendus en tenant compte des priorités de chaque Département ;
• un arbitrage budgétaire pour les différents produits et résultats prioritaires attendus de chaque Action et de chaque Programme budgétaire ;
• une spécification des priorités de chaque Département (Programme, Action, Dotation) en rapport avec les missions assignées et les priorités du Département.

Les résultats issus des travaux du Comité chargé des conférences budgétaires sont soumis au Comité budgétaire.

Le Comité chargé des conférences budgétaires est composé des structures appropriées du Département des Services Administratifs et Financiers (DSAF), du service en charge de la consolidation du PAP, DPPD et du RAP, du service de l’audit interne, de la Direction en charge de la coopération et de la mobilisation des ressources.

Les Départements sont représentés par le Directeur de Cabinet, les RPROG, les RBOP, les Points Focaux du budget et le Responsable de la Cellule de Gestion Administrative et Financière.

Les autres organes sont représentés par le Secrétaire Général de la Cour des Comptes, le Greffier en Chef de la Cour de Justice et le Secrétaire Général Permanent du CIP, accompagnés de leurs agents financiers.

Le Comité budgétaire examine et analyse les projets de PAP, DPPD, RAP, les autres documents annexés au budget de l’Union tels que définis dans l’article 39 du Règlement Financier ainsi que les conclusions issues des conférences budgétaires en vue d’émettre des avis et formuler des recommandations sur les documents budgétaires au Collègue des Commissaires.

Il donne tout particulièrement son avis sur les dossiers en suspens non résolus par le Comité chargé des conférences budgétaires.

Le Comité budgétaire veille à la prise en compte des orientations du Collège des Commissaires issues de l’examen du rapport des conférences budgétaires.

Les modalités de création, de composition et de fonctionnement du Comité budgétaire sont précisées par une décision du Président de la Commission.

Le Collège des Commissaires adopte le rapport issu de la réunion du Comité budgétaire et donne des orientations à ce dernier en vue de finaliser le projet de budget de l’Union.

Il adopte également les PAP, DPPD et les RAP consolidés.

Les PAP et les DPPD des Programmes sont élaborés selon une approche participative impliquant les Départements et les autres organes de l’Union conformément au canevas joint au présent Règlement d’exécution.

La période d’élaboration du PAP et du DPPD couvre la période de juillet à octobre de l’année en cours.

Son élaboration se fait suivant le calendrier indicatif ci-après :

Les RAP des Programmes sont élaborés selon une approche participative impliquant les Départements et les autres organes de l’Union conformément au canevas joint au présent Règlement d’exécution.

La période d’élaboration du RAP couvre la période de janvier à avril de l’année en cours.

Son élaboration se fait suivant le calendrier indicatif ci-après :

Un rapport de performance à mi-parcours est élaboré en septembre après les conférences de performances pour chaque programme, dans chaque Département et consolidé pour les organes de l’Union.

Les PAP, les DPPD et les RAP sont adoptés par Décision de la Commission.

ÉLABORATION ET ADOPTION DU PAP, DU DPPD ET DU RAP DES ORGANES BENEFICIANT DE L’AUTONOMIE DE GESTION FINANCIERE

À partir de l’adoption de leur premier budget-programme, les dispositions du présent Règlement d’exécution relatives à l’élaboration et l’adoption du PAP, du DPPD et du RAP s’appliqueront aux organes bénéficiant de l’autonomie de gestion financière.

Le présent Règlement d’exécution qui abroge toutes dispositions antérieures contraires, entre en vigueur à compter de la date de sa signature et, sera publié au Bulletin Officiel de l’Union.