Arrêté n° 2011-116/MEF/SG/DGTCP du 30 mars 2011 portant définition et rôles des ordonnateurs délégués et suppléants pour les financements extérieurs

La mobilisation et la gestion des financements extérieurs sont assurées par les ordonnateurs délégués et leurs suppléants.

La notion d’ordonnateurs délégués et suppléants désigne les seules personnes expressément identifiées par l’ordonnateur national pour agir et signer en son nom tout document avec les partenaires techniques et financiers (PTF) ou à soumettre à ceux-ci.

A ce titre les spécimens de signature des ordonnateurs délégués et de leurs suppléants, précisant expressément les domaines de compétences sont officiellement transmis par l’ordonnateur national aux différents partenaires techniques et financiers (PTF).

Les rôles d’ordonnateurs délégués dans le domaine de la mobilisation et de la gestion des financements extérieurs sont assurés par la Direction générale de la coopération (DGCOOP), la Direction générale du trésor et de la comptabilité publique (DGTCP), la Direction générale du budget (DGB) et comprennent :

• la recherche de financement ;
• la préparation, la négociation et le suivi des conventions de financement ;
• le tirage des fonds, gestion de la dette et comptabilisation des financements extérieurs ;
• le suivi et le contrôle budgétaire ;
• la gestion des marchés ;
• le suivi des projets et programmes de développement.

Le Directeur général de la coopération (DGCOOP) est ordonnateur délégué au titre des relations de coopération avec les partenaires techniques et financiers.

Il est suppléé par le Directeur de la coopération bilatérale (DCB) et le Directeur de la coopération multilatérale (DCM).

Dans le cadre de sa mission d’ordonnateur délégué, le Directeur général de la coopération assure :

Au titre de la recherche de financement :

• la prospection des instruments de financement auprès des PTF et informe les ministères techniques en vue de susciter des fiches de projets ;
• l’organisation des commissions de partenariat bilatérales et multilatérales de programmation et de revues de portefeuille des projets et programmes de développement ;
• la participation du Ministère de l’économie et des finances (MEF) aux commissions mixtes de partenariat ;
• l’analyse et la transmission éventuelle de tous les dossiers de demandes de financement aux PTF à travers l’élaboration et le suivi des requêtes de financement ;
• la saisie des projets et des requêtes de financement dans le Circuit Intégré des Financements Extérieurs (CIFE) ;
• la participation du Ministère de l’économie et des finances et l’animation de la concertation lors des évaluations des projets avec les PTF ;
• la préparation et la conduite des négociations des conventions de financements, en collaboration avec la DGTCP et les Directions des études et de la planification (DEP) des ministères techniques concernés ;
• la programmation et l’organisation des signatures de conventions ;
• l’organisation des tables rondes pour le financement des stratégies nationales et sectorielles.

Au titre de la négociation et du suivi de la mise en œuvre des conventions :

• la transmission de l’original des conventions signées à la DGTCP et d’une copie aux ministères techniques ;
• le suivi de la mise en vigueur des conventions ainsi que de la satisfaction des conditions préalables aux premiers décaissements ;
• la transmission aux PTF avec copie à la DGTCP de tous les éléments relatifs aux formalités d’entrée en vigueur des conventions de financement ;
• la transmission des dossiers d’entrée en vigueur à la DGTCP pour la satisfaction du premier décaissement ;
• le suivi de la satisfaction des conditionnalités relatives aux décaissements des appuis budgétaires, en collaboration avec le Secrétariat permanent pour le suivi des politiques et programmes financiers (SP-PPF) ;
• l’analyse des demandes d’avenant aux conventions et l’élaboration éventuelle des requêtes y afférentes aux PTF ;
• l’organisation et l’animation des cadres de concertation avec les PTF sur la mise en œuvre des conventions et documents de stratégie pays de ces derniers y compris les propositions de restructuration du portefeuille de projet.

Au titre du suivi des projets et programmes de développement :

• l’accompagnement des Unités de projets et de programmes dans la planification des activités, l’élaboration des plans de travail annuel (PTBA) et devis programmes (DP) ;
• le traitement des dossiers relatifs aux demandes d’avis de non objection auprès des PTF sur les PTBA, devis programmes et rapport d’activités des projets ;
• la transmission à la DGTCP et à la Direction générale de l’économie et de la planification (DGEP), des PTBA et DP approuvés par les PTF et l’ordonnateur national ;
• le suivi de l’exécution physique des projets en collaboration avec la DGEP ;
• la tenue régulière des supervisions, des évaluations des projets et la signature des aides mémoires y afférentes avec les PTF ;
• l’accompagnement des unités de projets en phase de clôture dans l’élaboration des rapports d’achèvement ;
• l’organisation et la tenue régulière des réunions de concertation et de suivi (revue de portefeuille, consultations bilatérales, supervisions, revue à mi-parcours, évaluation finale, etc.) avec les PTF ainsi que le suivi de la mise en œuvre des recommandations issues des dites réunions, en collaboration avec la DGTCP ;
• l’organisation et l’animation des cadres de concertations avec les ministères techniques sur l’état de mise en œuvre des portefeuilles de projets en cours.

Le Directeur général du trésor et de la comptabilité publique (DGTCP) est ordonnateur délégué pour les demandes de retrait de fonds auprès des PTF et des règlements au profit des créanciers. Il est suppléé par le Directeur de la dette publique (DDP) et le Chef de service de la mobilisation des financements (SMF).

Dans le cadre de sa mission d’ordonnateur délégué, le Directeur général du trésor et de la comptabilité publique assure :

Au titre de la préparation et du suivi des conventions :

• le suivi de l’ouverture des comptes des projets dans le cadre de la satisfaction des conditions de premier décaissement ;
• l’établissement et la communication mensuellement à la DGCOOP et à la DGEP, de l’état des conventions en cours d’exécution précisant le solde restant à décaisser et les flux de la période sous revue ;
• les propositions éventuelles de restructuration de la dette publique.

Au titre du tirage des fonds, gestion de la dette et comptabilisation des financements extérieurs :

• l’ordonnancement de tous les paiements sur les conventions ;
• la participation à l’élaboration des plans d’action annuels de décaissements (DRF, RSF, etc.)
• l’enregistrement, le traitement, la transmission et le suivi des demandes de décaissements à adresser aux PTF ;
• la comptabilisation des tirages, des décaissements, avec ou sans transfert de fonds au Trésor public ;
• le paiement des échéances ;
• la gestion des comptes d’appui budgétaire ;
• la comptabilisation du service de la dette et la production des statistiques.

Au titre du suivi et du contrôle budgétaire :

• le suivi et l’appui aux unités de projets et programmes de développement pour l’élaboration des rapports financiers ;
• la transmission à la DGCOOP, de la situation mensuelle des ordonnancements pour la mise à jour de la plate-forme de la gestion de l’aide (PGA) ;
• la tenue à jour de la situation mensuelle des ordonnancements et leur transmission régulière à la DGB, au SP-PPF et à la DEP du MEF respectivement pour le suivi de l’exécution budgétaire, pour l’élaboration du tableau des opérations financières de l’Etat (TOFE) et pour l’élaboration de la situation mensuelle de l’exécution du budget de l’État ;
• la transmission de la situation annuelle des ordonnancements à la DGB pour la loi de règlement et à la DGCOOP pour le Rapport sur la coopération au développement (RCD).

Au titre de la gestion des marchés :

• l’examen des dossiers relatifs à la passation des marchés (DAO et résultat des évaluations) et leur soumission à l’avis de non objection des PTF ;
• la participation aux commissions d’attribution des marchés sur financements extérieurs ;
• la transmission des marchés approuvés aux PTF et le suivi des décaissements y relatifs ;
• la participation aux différentes commissions de réceptions des marchés sur financements extérieurs.

Au titre du suivi des projets :

• l’examen des rapports d’audit financier et comptable des projets avant leur transmission aux PTF ;
• le suivi de la mise en œuvre des recommandations issues des rapports d’audit financier ;
• l’appui à l’élaboration des rapports financiers ;
• la coordination de la participation du Ministère de l’économie et des finances (MEF) aux différents comités de pilotage des projets et programmes de développement sur financements extérieurs en relation avec les autres structures du MEF ;
• la participation aux missions de supervision et d’évaluation des projets et programmes de développement sur financements extérieurs.

Le Directeur général du budget (DGB) est ordonnateur délégué pour la budgétisation et la régularisation des opérations en recettes et en dépenses au titre du budget de l’Etat. Il est suppléé par le Directeur de l’ordonnancement et de la comptabilité (DOC).

Une instruction spécifique précisera davantage les activités d’ordonnancement du DGB.

Le Directeur général de la coopération, le Directeur général du trésor et de la comptabilité publique et le Directeur général du budget sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l’exécution du présent arrêté qui prend effet pour compter de sa date de signature et qui sera enregistré, publié et communiqué partout où besoin sera.