Règlement n °011/2015/BCC/DSBR du 28 janvier 2015 relatif au dispositif de contrôle interne, de gestion et de maitrise des risques des établissements de crédit

Pour l’application du présent règlement, on entend par :

a) Organe délibérant : conseil d’administration ou instance assimilée, l’organe qui assure l’orientation stratégique de l’établissement et la surveillance effective de la gestion des activités pour le compte des actionnaires.

b) Organe exécutif : organe composé des dirigeants responsables chargé de la direction générale, de la conduite opérationnelle de l’institution, du pilotage effectif du processus de réalisation des objectifs stratégiques fixés par l’organe délibérant, de la gestion et de la maitrise des risques.

c) Comité d’audit : un comité qui peut être créé par l’organe délibérant pour l’assister dans l’exercice de ses missions, notamment l’évaluation de la qualité du contrôle interne et l’appréciation de la cohérence des systèmes d’identification, de mesure, de surveillance et maîtrise des risques. Ce comité doit comporter parmi ses membres des professionnels indépendants expérimentés en audit.

d) Activités essentielles externalisées : les activités pour lesquelles un établissement de crédit confie à un tiers, de manière durable et à titre habituel, la réalisation de prestations de services ou tâches opérationnelles importantes relatives à l’exploitation bancaire.

e) Piste d’audit : processus permanent et intégré assurant la description, d’une façon claire et exhaustive, du cheminement des opérations comptables, leur documentation et leur contrôle permettant :

• de reconstituer dans un ordre chronologique les opérations ;
• de justifier toute information par une pièce d’origine à partir de laquelle il doit être possible de remonter par un cheminement ininterrompu au document de synthèse et réciproquement ;
• d’expliquer l’évolution des soldes d’un arrêté à l’autre par la conservation des mouvements ayant affecté les postes comptables.

f) Risque de non-conformité : le risque d’exposition d’un établissement de crédit à un risque de réputation, de pertes financières ou de sanctions en raison du non respect des dispositions légales et réglementaires, des normes et pratiques applicables à ses activités ou des Codes de conduite.

g) Risque de crédit : le risque de perte avérée ou potentielle que supporte un établissement de crédit résultant de la défaillance d’une contrepartie qui n’est plus à même d’honorer ses engagements à l’égard de l’établissement.

h) Contrepartie : toute personne morale ou physique bénéficiaire d’un crédit ou d’un engagement, notamment par signature, émettrice d’un titre de créance ou partie dans un instrument financier à terme.

i) Risque de concentration du crédit : le risque inhérent à une exposition excessivement concentrée sur un segment d’activité ou de clientèle de nature à engendrer des pertes importantes pouvant menacer la solidité financière d’un établissement de crédit.

j) Risque de liquidité : le risque pour l’institution de ne pas pouvoir faire face à ses engagements à leurs échéances.

k) Risques opérationnels : le risque de perte résultant de carences ou de défaillances imputables à des procédures, personnels et systèmes internes ou à des événements extérieurs. Cette définition inclut le risque juridique, mais exclut les risques stratégiques et de réputation.

l) Risques de marché : le risque de perte liée aux variations des prix du marché. Il comprend :

• le risque de perte sur les positions en instruments financiers au bilan et au hors-bilan du fait d’évolutions défavorables dans les prix du marché ;
• le risque de change résultant d’une évolution adverse des prix des devises étrangères converties en devise domestique en raison d’une position ouverte, ou au comptant ou à terme, dans une devise étrangère.

m) Plan de continuité de l’activité : le plan d’action formalisé décrivant, en cas de perturbation opérationnelle majeure, y compris un choc externe, les modalités pratiques, les procédures et les systèmes nécessaires pour poursuivre ou rétablir, dans un délai prédéterminé, les activités et fonctions essentielles de l’institution afin de limiter les conséquences de cette perturbation pour l’institution elle-même et le système financier dans son ensemble.

Le système de contrôle interne comporte :

• une organisation comptable et le système de traitement de l’information ;
• les procédures internes et un dispositif de contrôle des opérations ;
• des systèmes de surveillance, de maîtrise et de mesure des risques comptables, de crédit, de liquidité, opérationnels ainsi qu’un dispositif de continuité d’activité ;
• le dispositif de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme, tel que défini par la loi et les Règlements sur la lutte anti blanchiment.

Chaque établissement de crédit ayant une taille de bilan supérieur ou égale à un milliard de francs comoriens doit désigner officiellement le responsable du contrôle interne, qui peut être également responsable de la conformité et suivi des risques.

Le responsable du contrôle interne est rattaché hiérarchiquement à l’organe exécutif et fonctionnellement à l’organe délibérant et au comité d’audit.

Les établissements de crédit mettent en place un dispositif de contrôle interne adéquat en adaptant l’ensemble des dispositifs prévus par le présent règlement à la nature et au volume de leurs activités, à leur taille et aux risques de différentes natures auxquels ils sont exposés.

Le dispositif de contrôle interne s’appuie d’une part sur un contrôle permanent de premier et de deuxième niveau et, d’autre part, sur un contrôle périodique de troisième niveau.

a) Le contrôle permanent de premier niveau est effectué par les équipes opérationnelles elles-mêmes dans le cadre de leurs activités habituelles sous l’autorité des responsables hiérarchiques concernés.

b) Le contrôle permanent de deuxième niveau est réalisé par une équipe dédiée au contrôle interne qui n’exerce pas de fonctions opérationnelles, ayant des compétences en comptabilité, audit opérationnel et évaluation des risques pour s’assurer que les contrôles de premiers niveau sont effectués.

c) Le contrôle périodique de troisième niveau est exercé par l’auditeur interne dans les établissements de crédit de grande taille ou dans les structures faîtières pour les institutions financières décentralisées fonctionnant en réseaux. Ces dernières interviennent pour effectuer des contrôles sur pièces et sur place dans le cadre d’audits ponctuels pour : (i) vérifier la conformité des opérations et le respect des procédures ; (ü) s’assurer de la bonne maîtrise des risques encourus ; (iii) évaluer l’efficacité et l’efficience des processus opérationnels ; et, (iv) apprécier la qualité des contrôles permanents de premier et de deuxième niveau.

Ce contrôle peut être réalisé par des auditeurs externes ayant une compétence dans ce domaine, ou la maison mère dans le cadre des filiales.

La Banque Centrale peut autoriser en fonction de la taille et de la nature des activités, que les responsabilités du contrôle de deuxième niveau et du contrôle périodique soient confiées à la même personne.

Pour les institutions financières décentralisées appartenant à un réseau, l’organe central ou la structure faîtière est chargée d’organiser le système de contrôle interne en coordination avec les caisses de base affiliées.

Les institutions financières décentralisées dont la taille de bilan excèdent 10 % du total du bilan du réseau, doivent mettre en place leur propre dispositif de contrôle interne de premier et deuxième niveau. Le contrôle de troisième niveau est effectué par les auditeurs internes de la structure faîtière.

Tout établissement de crédit doit établir une charte d’audit et de contrôle interne définissant les rôles des contrôleurs internes et des auditeurs interne

Les établissements de crédit qui contrôlent des entités à caractère financier, doivent veiller à l’application par ces entités des dispositions du présent règlement.

Ces dispositions s’appliquent, pour les filiales et succursales à l’étranger, sans préjudice des dispositions légales et réglementaires applicables dans le pays d’accueil. Si une disposition étrangère que l’établissement de crédit est tenu de respecter est incompatible avec les dispositions du présent règlement, la Banque Centrale doit en être informée afin de déterminer la conduite à tenir.