Décret n° 2019-458 du 22 mai 2019 portant création, organisation et fonctionnement de l’Office national de l’Etat civil et de l’Identification

Il est créé une agence d’exécution dénommée Office national de l’Etat civil et de l’Identification, en abrégé ONECI.

L’ONECI est une personne morale dotée de l’autonomie financière, d’un patrimoine et de moyens de gestion propres.

Le siège de l’ONECI est fixé à Abidjan. Toutefois, il peut, en cas de nécessité, être transféré en tout autre lieu du territoire national.

L’ONECI est placé sous la tutelle technique du Ministre chargé de l’Administration du Territoire et sous la tutelle financière du Ministre chargé du Portefeuille de l’Etat.

Les règles de passation des contrats conclus par l’ONECI sont conformes au Code des Marchés publics en vigueur.

L’ONECI a pour mission de mettre en œuvre la politique nationale de l’état civil, de l’identification, de l’immigration et de l’émigration ainsi que de la production des titres sécurisés.

A ce titre, il est chargé :

• de suivre l’activité des circonscriptions d’état civil, des centres d’identification et des bureaux d’émigration et d’immigration, en collaboration avec les ministères et les collectivités territoriales concernés ;
• de veiller à l’application des dispositions législatives et réglementaires régissant l’état civil, l’identification des personnes physiques, l’émigration et l’immigration, en relation avec les ministères techniques concernés ;
• de procéder à la numérisation et à l’archivage électronique des registres et documents d’état civil et d’identification ;
• de créer, d’organiser, de gérer et de tenir à jour le Registre national des Personnes physiques ;
• d’assurer la sécurité, la cohérence, la fiabilité et la protection des informations enregistrées ;
• de préparer et d’exécuter les recensements administratifs des populations pour les besoins du Registre national des Personnes physiques ;
• d’acquérir et de mettre à la disposition des administrations intéressées, une base de données unique et intégrée des faits et actes d’état civil et de l’identification ;
• de mettre en place toute infrastructure nécessaire à la production des titres sécurisés et uniformes ;
• de produire les titres d’identification sécurisés et de garantir l’intégrité des données, leur confidentialité, leur traçabilité et leur disponibilité ;
• d’assister les administrations publiques, parapubliques, privées et autres pour toutes opérations d’enrôlement biométrique, d’authentification des données biométriques et alphanumériques ;
• d’assurer une automatisation de la gestion des circonscriptions d’état civil, des centres d’identification et des bureaux de l’émigration et de l’immigration ;
• de procéder à la collecte, au traitement et à l’archivage de toutes les données relatives à l’identification, à l’état civil, à l’émigration et à l’immigration ;
• d’appuyer les circonscriptions d’état civil, les centres d’identification et les bureaux de l’émigration et de l’immigration en moyens nécessaires à leur fonctionnement ;
• d’assurer l’uniformisation des documents d’identification et des actes d’état civil ;
• de planifier et de mettre en œuvre des actions d’information, d’accompagnement et de communication sur l’état civil, l’identification, l’émigration et l’immigration, en collaboration avec les ministères et collectivités territoriales concernés ;
• de suivre l’immigration et l’émigration des populations, en collaboration avec les ministères techniques concernés ;
• d’assurer la maintenance et le contrôle des matériels et équipements nécessaires à l’accès aux données du Registre national des Personnes physiques ;
• d’assurer la formation et le perfectionnement du personnel des circonscriptions d’état civil, des centres d’identification et des bureaux de l’émigration et de l’immigration, en liaison avec les ministères et les collectivités territoriales concernés ;
• d’assurer, à titre onéreux, à la demande et pour le compte de l’Etat, des institutions, des collectivités locales, des établissements publics, des associations professionnelles, des entreprises, des organisations de la société civile et de tout autre partenaire intéressé, toute prestation en relation avec son objet social ;
• de mettre en œuvre toutes opérations se rattachant directement ou indirectement à son objet social.

Les organes de l’ONECI sont :

• le Conseil de surveillance ;
• la Direction générale.

Le Conseil de surveillance assure la supervision des activités de l’ONECI.

Il assiste, par ses avis et recommandations, la Direction générale dans l’exercice de ses fonctions et attributions.

Le Conseil de surveillance délibère et approuve :

• les budgets ou comptes prévisionnels annuels avant la fin de l’année précédente ;
• les programmes pluriannuels d’action et d’investissement ;
• le manuel de procédures ;
• les rapports annuels d’activités de la Direction générale ;
• le bilan annuel de gouvernance ;
• les états financiers de l’ONECI, au plus tard dans les six mois suivant la clôture de l’exercice, sur la base du rapport des commissaires aux comptes ;
• l’organigramme de l’ONECI ;
• la grille des rémunérations ou l’accord collectif d’établissement du personnel de l’ONECI ;
• le contrat de performance de la direction générale de l’ONECI ;
• la lettre d’objectifs et de performance de chaque personnel-cadre de l’ONECI ;
• le règlement intérieur de l’ONECI ;
• le rapport sur la performance dans les six mois suivant la clôture de l’exercice.

Le Conseil de surveillance comprend douze membres :

• un représentant du Premier Ministre ;
• un représentant du Ministre chargé de l’Administration du Territoire ;
• un représentant du Ministre chargé de la Défense ;
• un représentant du Ministre chargé du Portefeuille de l’Etat ;
• un représentant du Ministre chargé de l’Economie et des Finances ;
• un représentant du Ministre chargé des Affaires étrangères ;
• un représentant du Ministre chargé de la Justice ;
• un représentant du Ministre chargé de la Santé ;
• un représentant du Ministre chargé de la Sécurité intérieure ;
• un représentant du Ministre chargé de l’Economie numérique ;
• un représentant du Ministre chargé du Plan et du Développement ;
• un représentant du Ministre chargé de la Modernisation de l’Administration et de l’Innovation du Service public.

Il est désigné un suppléant pour chaque membre.

Les membres du Conseil de surveillance sont désignés par les administrations qu’ils représentent.

Le président et les autres membres du Conseil de surveillance sont nommés par décret pris en Conseil des Ministres, sur rapport conjoint du Ministre chargé de l’Administration du Territoire et du Ministre chargé du Portefeuille de l’Etat.

Le président est choisi parmi les membres du Conseil de surveillance.

Tous les membres du Conseil de surveillance sont nommés pour un mandat de trois ans renouvelable une seule fois.

Le mandat des membres du Conseil de surveillance prend fin à l’expiration de sa durée normale, par décès ou démission.

Il prend également fin à la suite de la perte de la qualité qui avait motivé la nomination ou par révocation, à la suite d’une faute grave ou d’agissements incompatibles avec la fonction de membre de l’organe délibérant.

En cas de décès en cours de mandat ou dans toutes les hypothèses où un membre du Conseil de surveillance n’est plus en mesure d’exercer son mandat, il est immédiatement pourvu à son remplacement pour la période du mandat restant à courir.

Les membres du Conseil de surveillance perçoivent, à l’occasion des réunions du Conseil de surveillance, une indemnité de session dont le montant est fixé par décret.

Le nombre de sessions donnant droit à paiement d’indemnité ne peut excéder six par an.

Le Conseil de surveillance se réunit en session ordinaire au moins tous les trimestres, sur convocation de son président.

Il peut se réunir en session extraordinaire, sur simple convocation du président ou à la demande d’un tiers au moins des membres.

En cas d’absence du président, le membre le plus âgé assure la présidence.

En cas de refus ou de silence du président dûment constaté, ou lorsque les circonstances l’exigent, l’autorité de tutelle technique peut procéder à la convocation du Conseil de surveillance en séance extraordinaire.

La convocation est de droit si elle est demandée par l’un des Ministres de tutelle.

La convocation, l’ordre du jour et les dossiers correspondants sont adressés à chaque membre au moins quinze jours francs avant la réunion.

Les sessions ordinaires et extraordinaires du Conseil de surveillance ont lieu au siège de l’ONECI ou en tout autre lieu indiqué par le président sur la convocation.

Le Conseil de surveillance ne délibère valablement sur toute question inscrite à son ordre du jour que si les deux tiers au moins de ses membres ou leurs suppléants sont présents.

Si le quorum nécessaire pour délibérer n’est pas atteint lors de la première convocation, il est ramené à la majorité simple pour les convocations suivantes.

Les décisions du Conseil de surveillance sont prises à la majorité simple des voix des membres présents. En cas d’égalité, la voix du président de séance est prépondérante.

Le président du Conseil de surveillance peut inviter toute personne physique ou morale à prendre part, avec voix consultative, aux travaux du Conseil en raison de sa compétence sur les questions à examiner.

Le secrétariat du Conseil de surveillance est assuré par un membre désigné par le président.

Les délibérations du Conseil de surveillance font l’objet d’un procès-verbal signé par le président et le secrétaire de séance. Ce procès-verbal mentionne, en outre, le nom des membres ou leurs suppléants présents à la réunion, ainsi que ceux des personnes invitées à titre consultatif.

Les délibérations sont consignées dans un registre spécial côté et paraphé par le président et un membre de l’organe délibérant.

Les extraits de la délibération sont envoyés dans les cinq jours francs suivant la réunion d’approbation du Conseil aux autorités de tutelle.

L’ONECI est dirigé par un directeur général nommé par décret, sur proposition conjointe du Ministre chargé de l’Administration du Territoire et du Ministre chargé du Portefeuille de l’Etat.

Le directeur général peut être assisté d’un directeur général adjoint, nommé par décret, sur proposition conjointe du Ministre chargé de l’Administration du Territoire et du Ministre chargé du Portefeuille de l’Etat.

Le directeur général est investi du pouvoir de décision, nécessaire à la bonne marche de l’ONECI et veille à l’exécution des décisions prises par le Conseil de surveillance.

A ce titre, il est notamment chargé :

• de représenter l’ONECI en justice et dans tous les actes de la vie civile ;
• d’élaborer les projets de programmes d’actions pluriannuels et les projets de plans d’action annuels ;
• de préparer le budget et de l’exécuter en qualité d’ordonnateur ;
• de soumettre à l’approbation du Conseil de surveillance les documents standards et manuels de procédures ;
• de préparer le contrat de performance entre l’Etat et l’ONECI ;
• de préparer, chaque année, la lettre d’objectifs et de performance de chaque personnel-cadre de l’ONECI ;
• de soumettre au Conseil de surveillance, au plus tard le 31 mars de l’année suivante, l’état d’exécution du portefeuille de l’Etat précédent, le rapport d’activité annuel et le rapport sur la performance ;
• de soumettre au Conseil de surveillance, pour examen et adoption dans les cinq mois suivant la fin de la gestion, les états financiers certifiés par les commissaires aux Comptes ;
• de proposer l’organigramme de l’ONECI, la grille de rémunération et des avantages du personnel et de les soumettre pour adoption au Conseil de surveillance ;
• de transmettre les rapports trimestriels relatifs à l’exécution du portefeuille de l’Etat et à la trésorerie de l’ONECI dans les quinze jours suivant l’échéance, au Ministre chargé de l’Administration du Territoire et au Ministre chargé du Portefeuille de l’Etat ;
• de recruter et d’administrer les membres du personnel suivant les dispositions du manuel de procédures et d’exercer sur eux l’autorité hiérarchique ;
• de soumettre au Conseil de surveillance, au plus tard le 31 mars de l’année suivante, le bilan de gouvernance.

La rémunération, les indemnités et avantages en nature du directeur général sont fixés par décret pris en Conseil des Ministres.

Le personnel de l’Office est constitué de fonctionnaires en situation de détachement. Ces fonctionnaires continuent de relever du Statut général de la Fonction publique.

Toutefois, tenant compte des besoins en ressources humaines et de la situation financière de l’ONECI, le directeur général peut directement recruter du personnel contractuel régi par le Code du travail.

Les fonctionnaires en détachement sont également soumis aux règles régissant l’emploi occupé au sein de l’ONECI, sous réserve des dispositions relatives à la fin de détachement ou à la retraite prévues par le Statut général de la Fonction publique.

Les personnels de l’ONECI doivent présenter un profil adéquat aux postes qu’ils occupent.

La grille de rémunération du personnel ainsi que les attributions de primes ou de gratifications sont approuvées par le Conseil de surveillance.

Le Ministre chargé du Portefeuille de l’Etat fixe, par arrêté, les niveaux maxima de rémunération autorisés, suivant la qualification du personnel.

Les attributions de primes ou de gratifications sont liées à la réalisation de performances prédéfinies et à la situation financière de l’ONECI.

Les ressources de l’ONECI comprennent :

• les revenus provenant de prestations diverses ;
• les produits de ses placements immobiliers, financiers ou boursiers, conformément aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur ;
• les produits financiers résultant du placement de ses fonds ;
• les produits des biens meubles et immeubles ;
• des emprunts autorisés conformément à la réglementation en vigueur ;
• les fonds alloués par les partenaires au développement dans le cadre des conventions de financement passées avec le Gouvernement et destinées à la promotion et au développement de l’état civil et de l’identification des personnes physiques ;
• les dons, legs nationaux et internationaux ;
• les subventions d’équipement et de fonctionnement alloués par l’Etat, ainsi que les contributions d’organismes publics ou privés ;
• les produits divers ;
• les financements de l’État et toutes autres recettes qui peuvent lui être attribuées par les dispositions législatives ou réglementaires.

Les charges de l’ONECI comprennent :

• les dépenses de fonctionnement ;
• les dépenses d’investissement.

L’ONECI applique les règles de la comptabilité privée.

Il est tenu une comptabilité régulière des opérations, conformément au système comptable OHADA.

Sans préjudice de tout autre contrôle légal ou réglementaire, les comptes de l’ONECI sont contrôlés par deux commissaires aux Comptes choisis parmi ceux inscrits au tableau de l’ordre des experts comptables par le Ministre chargé du Portefeuille de l’Etat, sur proposition du Conseil de surveillance qui fixe leurs honoraires.

Les commissaires aux comptes exercent leurs fonctions dans les conditions prévues par la législation en vigueur.

Les commissaires aux comptes ont pour mandat de réviser les comptes, d’en vérifier les valeurs afin de certifier la régularité et la sincérité des états financiers ainsi que les informations financières contenues dans les rapports du directeur général.

Sur convocation du président du Conseil de surveillance, les commissaires aux comptes présentent leur rapport au cours de la session du Conseil consacrée à l’arrêté et à l’approbation des comptes annuels de l’ONECI.

Le Conseil de surveillance fait procéder, à la fin de chaque exercice budgétaire, à un audit des comptes de l’ONECI. Il délibère sur les conclusions du rapport d’audit dans les six mois qui suivent la gestion.

Le Ministre chargé du Portefeuille de l’Etat peut faire procéder à un audit.

L’ONECI est tenu de produire trimestriellement des rapports relatifs à l’exécution de son budget et de sa trésorerie, qu’il adresse au Ministre chargé de l’Administration du Territoire et au Ministre chargé du Portefeuille de l’Etat, sans préjudice des états financiers et des rapports annuels.

L’ONECI est soumis au contrôle de la Cour des Comptes, conformément aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur.

Les membres du Conseil de surveillance, le directeur général et le personnel de l’ONECI doivent faire preuve de discrétion professionnelle pour les informations, faits, actes et renseignements dont ils ont connaissance dans l’exercice de leurs fonctions.

Ils sont également tenus au secret professionnel.

Tout manquement aux obligations prévues aux dispositions des alinéas ci- dessus constitue une faute lourde pouvant entraîner la révocation immédiate du membre du Conseil de surveillance concerné ou le licenciement de l’agent en cause, sans préjudice des poursuites judiciaires à leur encontre.

A titre transitoire et jusqu’à la mise en place des organes de l’agence d’exécution ONECI, les membres du Conseil de gestion et le directeur général de l’Etablissement public à caractère industriel et commercial dénommé Office national d’Identification dissous, exercent respectivement les fonctions de membre du Conseil de surveillance et de directeur général de l’ONECI.

Le Ministre de l’intérieur et de la Sécurité, le Ministre de l’Economie et des Finances et le secrétaire d’Etat auprès du Premier Ministre, chargé du Budget et du Portefeuille de l’Etat assurent, chacun en ce qui le concerne, l’exécution du présent décret qui sera publié au Journal officiel de la République de Côte d’Ivoire.