Décret n° 2021-164 du 24 mars 2021 portant organisation et fonctionnement de la Chambre des notaires

La Chambre des notaires a pour attributions :

• 1° d’établir un règlement intérieur ;
• 2° de prononcer ou de proposer, suivant les cas, l’application aux notaires des mesures disciplinaires ;
• 3° de prévenir tout différend d’ordre professionnel entre notaires et de trancher, en cas de non-conciliation, ces litiges ;
• 4° d’examiner toutes réclamations de la part des tiers contre les notaires, à l’occasion de l’exercice de leur profession et notamment en ce qui concerne la taxe des frais et de sanctionner, par voie disciplinaire, les manquements, sans préjudice des poursuites devant les tribunaux ;
• 5° de préparer son budget et d’en répartir les charges entre les membres ;
• 6° de régler les questions d’ordre général concernant le recrutement, la formation des clercs et employés, l’admission au stage des candidats aux fonctions de notaire ainsi que l’organisation des enseignements professionnels ;
• 7° de donner son avis sur les questions professionnelles rentrant dans ses attributions ;
• 8° de veiller au respect, par les notaires titulaires d’office, de la réglementation applicable en matière sociale dans leurs rapports avec leurs notaires salariés, leurs clercs et leurs autres employés ;
• 9° de prendre des règlements et directives d’orientation de la pratique professionnelle.

La Chambre des notaires peut être représentée auprès de chaque Cour d’appel par des sections.

La composition, l’organisation et le fonctionnement des sections sont déterminés par le règlement intérieur de la Chambre des notaires.

Les organes de la Chambre des notaires sont :

• 1° l’assemblée générale ;
• 2° le bureau exécutif.

Les décisions, règlements et directives émanant desdits organes agissant dans le cadre de leurs attributions, s’imposent aux notaires.

L’assemblée générale de la Chambre des notaires est composée de l’ensemble des notaires en exercice sur le territoire national.

L’assemblée générale se réunit en session ordinaire et extraordinaire.

L’assemblée générale ordinaire se réunit deux fois par an sur convocation du président de la Chambre des notaires. Elle est valablement constituée si plus de la moitié des membres est présente ou représentée.

Si ce quorum n’est pas atteint à la première convocation, elle siège valablement quel que soit le nombre de membres présents, ou représentés à la seconde convocation.

Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents ou représentés.

L’assemblée générale ordinaire :

• 1° délibère sur toutes les questions inscrites à l’ordre du jour et celles soulevées incidemment ;
• 2° élit le président du bureau exécutif, président de la Chambre des notaires ;
• 3° désigne les commissaires aux comptes, sur proposition du bureau exécutif ;
• 4° détermine l’orientation générale des activités de la Chambre des notaires, sur proposition du bureau exécutif ;
• 5° adopte les projets de règlement intérieur, du plan d’action et de budget présentés par le bureau exécutif ;
• 6° adopte le Code de déontologie et d’éthique de la profession ;
• 7° fixe le montant des cotisations des membres à verser à la caisse de garantie collective ;
• 8° approuve les comptes de l’exercice clos.

Le règlement intérieur et le Code de déontologie sont approuvés par arrêté du Ministre de la Justice.

L’assemblée générale extraordinaire se réunit :

• 1° sur convocation du président de la Chambre des notaires ;
• 2° à la demande des deux tiers des membres du bureau exécutif ou des délégués des sections ;
• 3° à l’initiative du Ministre de la Justice.

Elle délibère sur la modification des statuts, du règlement intérieur et sur tous sujets intéressant la profession, autres que ceux relevant de la compétence de l’assemblée générale ordinaire.

Elle statue exclusivement sur les questions qui ont fait l’objet de sa convocation. Elle est valablement constituée si plus de la moitié des membres est présente ou représentée.

Si ce quorum n’est pas atteint à la première convocation, elle siège valablement quel que soit le nombre de membres présents, ou représentés à la seconde convocation.

Les décisions sont prises à la majorité des trois quarts des membres présents ou représentés au premier tour, et à la majorité absolue au second tour.

Le délai de convocation de l’assemblée générale est de quinze jours. Ce délai peut être ramené à huit jours pour l’assemblée générale extraordinaire.

Pour les votes en assemblée générale ordinaire ou extraordinaire, aucun notaire ne peut être porteur de plus d’une procuration.

Le bureau exécutif est l’organe dirigeant de la Chambre des notaires : Il assure l’exécution des décisions de l’assemblée générale. Il prononce les sanctions disciplinaires qui relèvent de la compétence de la Chambre des notaires.

Le bureau exécutif comprend :

• 1° un président ;
• 2° deux vice-présidents dont un premier et un second vice-président ;
• 3° un secrétaire général ;
• 4° un secrétaire général adjoint ;
• 5° un trésorier ;
• 6° un trésorier adjoint.

Les présidents des sections créées auprès de chaque Cour d’appel veillent à l’exécution des décisions du bureau exécutif dans leur ressort territorial. Ils peuvent être convoqués aux réunions du bureau exécutif.

Le président du bureau exécutif peut nommer, au maximum, cinq conseillers techniques pour l’assister.

Le président du bureau exécutif représente la Chambre des notaires devant les pouvoirs publics et tout tiers dans tous les actes de la vie civile.

Il représente la Chambre des notaires en Justice.

Il peut déléguer une partie de ses pouvoirs à un ou plusieurs membres du bureau exécutif.

En cas d’empêchement momentané du président, l’intérim est assuré par le premier vice-président et, en l’absence de celui-ci, par le deuxième vice-président.

En cas de vacance du poste de président du bureau exécutif de la Chambre des notaires pour quelque raison que ce soit, le premier vice-président assume les fonctions de président, et en cas d’absence du premier vice-président, le deuxième vice-président assume les fonctions de président pour le temps du mandat qui reste à courir.

Nul ne peut être membre du bureau exécutif s’il ne totalise au moins cinq ans d’exercice de la profession.

Nul ne peut être président de la Chambre des notaires s’il n’a au moins dix ans d’exercice de la profession.

Seules les personnes physiques peuvent postuler aux fonctions de président ou de membre du bureau exécutif.

Le mandat du bureau exécutif est de trois ans. Il court à compter du premier janvier de l’année, il prend fin le trente-et-un décembre de l’année du terme du mandat.

Dans l’intervalle des trois mois qui précèdent la fin du mandat, le bureau exécutif prend toutes mesures à l’effet d’organiser l’élection du nouveau président.

Il met en place un comité ad hoc électoral dont il désigne le président parmi les anciens présidents de la Chambre. Le président ainsi désigné constitue un bureau de cinq membres comprenant un vice-président, un secrétaire et trois membres.

Le président du bureau exécutif est élu par l’assemblée générale. Dans les huit jours de son élection, il publie la composition des membres du bureau exécutif.

Le président du bureau exécutif est rééligible une seule fois.

L’élection a lieu au scrutin secret, à la majorité absolue au premier tour et à la majorité relative au second tour.

Le bureau exécutif peut constituer des commissions permanentes ou temporaires. Le président du bureau exécutif, sur proposition de son bureau, nomme le président qui, à son tour, en désigne les membres. Chaque commission peut constituer en son sein des sous-commissions.

Les fonctions de membre du bureau exécutif et des commissions sont gratuites.

Toutefois, les missions ordonnées par le bureau exécutif sont prises en charge sur le budget de la Chambre des notaires adopté en assemblée générale.

La Chambre des notaires dispose d’un siège.

Les ressources de la Chambre des notaires proviennent :

• 1° des cotisations de l’ensemble des notaires ;
• 2° du produit de ses services et activités ;
• 3° des revenus de ses immobilisations ;
• 4° des dons, subventions et legs qui lui sont accordés ;
• 5° de toute recette ou libéralité dont elle peut légalement disposer ;
• 6° du droit d’authentification, à la charge du notaire, dont les modalités de prélèvement, l’affectation et le taux seront fixés par arrêté du Ministre de la Justice, sur proposition de la Chambre des notaires.

Le notaire est tenu d’assister personnellement aux assemblées générales de la Chambre des notaires. Toute absence doit être justifiée.

Les absences répétées du notaire aux assemblées générales, sans motif légitime, constituent une faute disciplinaire.

Le paiement des cotisations est une obligation légale dont chaque notaire doit s’acquitter. Le non-paiement de la cotisation constitue une faute disciplinaire.

Le bureau exécutif de la Chambre des notaires peut prononcer, à l’encontre des notaires qui enfreignent les obligations relatives à la participation aux assemblées générales de la Chambre et au paiement des cotisations, le refus d’assistance administrative.

La Chambre des notaires informe le Ministre de la Justice ainsi que le procureur général des mesures prises.

La Chambre des notaires peut constituer au profit de ses membres, toute mutuelle, coopérative, fonds, caisse de retraite, et en déterminer, par un règlement pris par l’assemblée générale des notaires, les organes ainsi que le mode de fonctionnement.

Un règlement intérieur adopté par l’assemblée générale détermine le mode de fonctionnement de la Chambre des notaires et de ses organes.

Ce règlement intérieur est approuvé par arrêté du Ministre de la Justice.

L’assemblée générale désigne, dans les mêmes conditions que le président du bureau exécutif, deux commissaires aux comptes dont un titulaire et un suppléant. Ils sont choisis sur la liste des experts comptables agréés, pour une durée de deux ans.

Le commissaire aux comptes est chargé du contrôle de la situation financière de la Chambre des notaires, de la certification de la régularité et de la sincérité des comptes de celle-ci.

Il établit un rapport qu’il soumet à l’assemblée générale.

Les rémunérations et avantages du commissaire aux comptes sont déterminés par l’assemblée générale sur proposition du bureau exécutif.

Le garde des Sceaux, Ministre de la Justice et des Droits de l’Homme est chargé de l’exécution du présent décret qui sera publié au Journal officiel de la République de Côte d’Ivoire.