Décret n° 2019-176/PR/MEFI du 17 juillet 2019 définissant les critères d’indépendances des administrateurs d’Entreprises publiques et les procédures relatives aux conflits d’intérêts des administrateurs

Le présent décret a pour objet de préciser les critères permettant de déterminer l’indépendance d’un administrateur au sens de l’article 36 du Code de la Bonne Gouvernance des Entreprises Publiques.

Le présent décret a également pour objet d’établir les règles à suivre pour prévenir les conflits d’intérêts au sein du Conseil d’administration des Entreprises publiques.

Il s’applique aux Entreprises publiques au sens de l’article 5 du Code de la Bonne Gouvernance des Entreprises Publiques.

Aux fins du présent décret, la Famille est définie comme comprenant la :

• Famille immédiate : s’entend du conjoint et des enfants légitimes ou adoptifs de l’administrateur indépendant ou de son conjoint ;
• Famille proche : s’entend du père et de la mère, de la fratrie de l’Administrateur indépendant ou de son conjoint, de la belle-mère et du beau-père, du descendant immédiat de la fratrie de l’Administrateur indépendant ou de son conjoint ainsi que de tout autre adulte qui partage son logement et qui dépend principalement de lui ou du conjoint sur le plan financier.

Un Administrateur indépendant est un membre du Conseil d’Administration d’une Entreprise Publique, libre d’intérêts et qui contribue, par sa compétence et sa liberté de jugement, à la capacité du Conseil d’Administrateur à exercer ses missions. Cette indépendance s’apprécie par rapport à l’Entreprise Publique, à ses parties prenantes et par rapport à l’Etat.

Si, après sa nomination, la situation d’un administrateur indépendant change de façon telle qu’il ne pourrait plus être considéré comme indépendant, celui-ci doit en informer le Président du Conseil d’Administration et le Président du comité de gouvernance et d’éthique dans les plus brefs délais. Dans ce cas, l’Administrateur indépendant est suspendu et le Conseil d’Administration suit la procédure de destitution prévue à l’article 72 du Code de la Bonne Gouvernance des Entreprises Publiques.

L’Administrateur indépendant est indépendant de l’Entreprise publique dans laquelle il exerce ses fonctions :

• a) l’Administrateur indépendant ne doit pas, au cours des cinq années précédant sa nomination, avoir de relation salariale ou occuper une fonction exécutive (dirigeant, mandataire social, administrateur) au sein de l’Entreprise publique, de sa société mère ou d’une société ayant ses comptes consolidés à celle de l’Entreprise publique ;
• b) l’Administrateur indépendant ne doit pas être administrateur, dirigeant ou mandataire social d’une société dans laquelle l’Entreprise publique détient directement ou indirectement un mandat d’administrateur, ou dans laquelle un salarié désigné en tant que tel ou un dirigeant mandataire social de l’Entreprise publique (actuel ou l’ayant été depuis moins de cinq ans) détient un mandat d’administrateur ;
• c) l’Administrateur indépendant ne doit pas avoir été commissaire aux comptes de la société au cours des cinq années précédentes ; Les membres de la Famille de l’Administrateur indépendant ne peuvent se trouver dans les situations décrites aux points a), b) et c) ci-dessus.

L’Administrateur indépendant est indépendant des parties prenantes liées à l’Entreprise publique dans laquelle il exerce ses fonctions :

a) L’Administrateur indépendant ne doit pas être salarié, dirigeant, administrateur ou mandataire social de ou être rémunéré par un partenaire commercial (client, fournisseur) ou financier (banquier d’affaires, banquier de financement) ayant ou ayant eu une relation d’affaire avec l’Entreprise Publique concernée. Cette interdiction est limitée aux relations commerciales et financières suivantes :

• récentes : en cours ou ayant eu lieu moins de cinq ans avant la nomination de l’Administrateur indépendant,
• conséquentes : représentant une valeur de plus de 1.000.000 de francs Djibouti,

b) L’Administrateur indépendant ne doit pas être membre de la Famille d’un actionnaire ou d’un membre dirigeant ou de toute personne physique ou morale effectuant pour l’Entreprise publique une mission de vérification ou de certification des comptes ou toute personne ayant exercé ces fonctions dans les 5 années précédant la nomination.

L’Administrateur indépendant est indépendant par rapport à l’Etat :

• a) L’Administrateur indépendant ne doit pas être dirigeant ou administrateur non- indépendant dans une autre Entreprise Publique ;
• b) L’Administrateur indépendant ne doit pas être un fonctionnaire (statutaire ou contractuel) en activité de l’État ou d’un organisme visé à l’article 57 de la Constitution à l’exception des enseignants-chercheurs.

Un membre du Conseil d’Administration d’une Entreprise Publique a pour obligation d’éviter de se placer en situation de conflit d’intérêt, tel qu’il est définit par l’article 5 du Code de la Bonne Gouvernance des Entreprises Publiques. Sans restreindre la portée de cette définition, peuvent être considérées notamment, comme des situations de conflit d’intérêts :

• a) La situation où l’administrateur ou un membre de sa Famille a directement ou indirectement un intérêt dans une délibération du Conseil de l’Administration ;
• b) La situation où un administrateur ou un membre de sa Famille a directement ou indirectement un intérêt dans un contrat ou projet de contrat avec l’Entreprise Publique ;
• c) La situation où un administrateur ou un membre de sa Famille, directement ou indirectement, obtient ou est sur le point d’obtenir un avantage personnel qui résulte d’une décision de l’Entreprise Publique dont il est membre du Conseil d’Administration ;
• d) La situation où un administrateur ou un membre de sa Famille, directement ou indirectement accepte un présent ou un avantage quelconque d’une entreprise qui traite ou qui souhaite traiter avec l’EP dont il est administrateur, à l’exception des cadeaux d’usage de peu de valeur.

Tous les administrateurs sont tenus de déclarer au Président du Conseil d’administration et au Président du comité de gouvernance et d’éthique les situations de conflit d’intérêt et les relations les concernant qui pourraient raisonnablement être perçues comme des relations importantes pouvant compromettre leur indépendance.

Un administrateur doit se récuser de toute procédure impliquant sa Famille et de toute procédure qui peut le mettre en conflit d’intérêt.

Dans le mois qui suit la réception d’une déclaration de conflit d’intérêt le Conseil d’Administration se réunit en l’absence de l’administrateur présumé être en situation de conflit d’intérêt pour déterminer l’existence d’un conflit d’intérêt, sous réserve que l’Administrateur concerné ait été avisé de l’allégation et qu’il ait eu la possibilité de soumettre des observations et d’être entendu. La procédure est similaire en cas de dénonciation ou plainte d’un salarié, d’un administrateur ou d’un tiers.

Après avoir entendu l’affaire le Conseil d’Administration détermine s’il existe un conflit d’d’intérêts réel ou potentiel.

En présence d’une situation de conflit d’intérêt réel ou potentiel, le Conseil d’Administration peut décider de prendre une ou plusieurs des mesures qui suivent :

• a) Le retrait ou la suspension temporaire de certaines responsabilités ou du pouvoir de décision. Cette mesure est limitée aux décisions ou aux périodes de temps pour lesquelles l’administrateur est en situation de conflit d’intérêt ;
• b) La soumission au Conseil de la Coordination de la Gouvernance des EP (CCGEP) d’une proposition motivée de destitution d’un administrateur ou de mise à l’écart au Conseil d’Administration ;
• c) Toutes autres mesures jugées appropriées en fonction du conflit d’intérêt réel ou potentiel.

Toutes dispositions antérieures contraires sont abrogées.

Le Ministre de l’Économie et des Finances est chargé de l’exécution du présent décret.

Le présent décret entre en vigueur dès sa signature.

Le présent décret sera enregistré dès sa signature.