Dispositions liminaires
Art. 1
Le présent arrêté fixe la procédure de présentation des actes de gestion et de recrutement des personnels civils de l’Etat.
Chapitre 1 - Dispositions générales
Section 1 - Procédure
Art. 2
Tout acte individuel ou collectif de gestion comportera dès signature par l’autorité chargée d’initier le projet, un exemplaire unique original frappé sur papier ronéo qui sera présenté au Contrôleur financier.
Art. 3
Après visa du Contrôleur financier qui conserve une photocopie du document, celui-ci est soumis aux autres autorités selon leur rang hiérarchique, pour signature authentifiée par un cachet officiel. Chacune de ces autorités conserve également une photocopie du document.
Art. 4
Chacune des ampliations est authentifiée à l’aide d’un timbre sec par le ministère initiateur. La vérification des ampliations est effectuée par un agent chargé des ampliations qui rajoute la mention « Certifié conforme à l’original n° du (date) archivé au ministère de le (date) Le responsable des ampliations (Nom, prénom, signature) ».
Art. 5
Les originaux sont classés chronologiquement au ministère initiateur, en séries continues, par le responsable des ampliations, ils sont considérés comme faisant partie intégrante des dossiers des intéressés.
Art. 6
L’exemplaire destiné à la Direction de la Solde est expédié au Contrôleur financier qui, après vérification, appose un visa rendant Pacte exécutoire et le transmet à la Direction de la Solde.
Section 2 - Dispositions formelles
Art. 7
La préparation du projet est assurée par le service initiateur. L’autorité ayant l’initiative du projet signe un exemplaire original unique, paraphé sur chaque page, chacune étant numérotée. Cet original est libellé de la façon suivante : chaque ligne non complète relative à un individu est arrêtée immédiatement après le dernier signe par un astérisque ; toute page est terminée par trois points de suspension barre et trois autres points de suspension à deux interlignes de la dernière ligne.
Art. 8
Le dernier article de tout acte doit obligatoirement figurer sur la page de signature et comporter la formule ci-après :
« Le présent (nature de Pacte) qui concerne (Nom de la personne) sera enregistré, publié et communiqué partout où besoin sera ».
Dans le cas où Pacte concerne plusieurs personnes la formule ci-après sera utilisée : « Le présent (nature de Pacte) qui concerne (nombre de personnes en chiffres et en lettres) sera enregistré, publié et communiqué partout où besoin sera ».
Art. 9
Tout acte administratif : décret, arrêté, décision, individuel ou collectif :
- ne peut porter que sur une seule nature de décision : avancement d’échelon, congés, nomination et affectation, mutation...
- ne peut concerner en matière de recrutement et d’avancement que les agents relevant d’une situation administrative semblable ;
- agents d’un même corps pour les fonctionnaires,
- de même catégorie pour les auxiliaires,
- de même classification pour les contractuels en distinguant ceux recrutés sur place, de ceux recrutés à l’étranger.
Art. 10
Tout acte collectif :
- doit préciser dans son article premier : « le nombre en chiffres et en lettres des personnes dont les noms suivent... »
- chacune de ces personnes doit être affectée d’un numéro en série continue.
Art. 11
Tout acte de gestion du personnel doit faire mention du numéro matricule attribué par la Direction de la Solde à l’intéressé.
Art. 12
Chaque acte doit comporter, pour chaque agent ou groupe d’agents, mention explicite de sa date d’effet et des pièces à fournir pour le rendre exécutoire.
Art. 13
En dehors des cas très particuliers pour lesquels un rapport circonstancié doit être joint, les dates d’effet sont toujours le premier d’un mois.
Art. 14
Dans le cas où une attestation de prise ou de reprise de service est nécessaire pour rendre Pacte exécutoire, la date d’effet du point de vue de la rémunération est le premier du mois de la date de prise de service. La date de prise d’effet ne saurait être antérieure à la date de nomination.
Toutefois lorsque la date de prise de service se situe entre le 1er et le 15 d’un mois, la date de prise d’effet de la rémunération sera le 1er du mois ; par contre lorsque la date de prise de service se situe après le 15 du mois la date d’effet de la rémunération sera le 15 de ce même mois.
Chapitre 2 - Dispositions particulières relatives aux recrutements
Section 1 - Procédure
Art. 15
Les actes de recrutement, individuels ou collectifs doivent être préparés par le ministère de la Fonction publique. Les demandes de recrutement sont instruites à la Direction du recrutement et des examens, responsable de la constitution, de la vérification des éléments du dossier, de la rédaction, du tirage du projet d’acte de recrutement. Un exemplaire original unique recueille les visas internes au ministère de la Fonction publique.
Art. 16
L’exemplaire original unique est ensuite transmis au ministère de l’Economie et des Finances qui après visa du Contrôleur financier, provoque l’immatriculation provisoire de l’intéressé.
Art. 17
L’exemplaire original unique est ensuite soumis à la signature de l’autorité ayant le pouvoir de décision (Président, Premier Ministre) la signature étant authentifiée par un cachet officiel.
Art. 18
Après signature par l’autorité habilitée, l’exemplaire original unique est renvoyé à la Direction du recrutement et des examens pour confrontation avec le projet initial. L’authentification de l’exemplaire original unique et de ses ampliations est effectuée par le responsable des ampliations qui le complète par la numération de la Fonction publique et le matricule de l’intéressé.
Art. 19
Les originaux sont classés chronologiquement au ministère de la Fonction publique en séries continues par le responsable des ampliations ; les ampliations sont ensuite diffusées à l’ensemble des destinataires.
Section 2 - Présentation
Art. 20
Tout dossier de recrutement doit comporter :
- l’exemplaire original unique du projet d’acte,
- les pièces justificatives exigibles en la matière.
Art. 21
Les actes de recrutement individuels doivent être rédigés selon un modèle conforme. Ils doivent rappeler la nécessité de produire une attestation de prise de service établie par le supérieur hiérarchique de l’intéressé. A cet effet le service utilisateur doit émettre une attestation de prise de service en 4 exemplaires :
- un exemplaire est transmis par l’intéressé directement à la Direction de la Solde,
- un exemplaire est acheminé par la voie hiérarchique au ministère de la Fonction publique,
- un exemplaire est conservé par le service utilisateur,
- un exemplaire est réservé à l’intéressé.
Art. 22
Le Ministre de la Fonction publique et le Ministre de l’Economie et des Finances sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de Inexécution du présent arrêté, qui sera enregistré, publié et communiqué partout où besoin sera.
