Arrêté n° 1332/MFP/MINECOFIN du 20 août 1981 définissant les procédures et les dispositions particulières relatives au recrutement des personnels civils de l’Etat

Le présent arrêté définit les procédures et les dispositions particulières relatives au recrutement des personnels civils permanents de l’Etat.

La réservation d’un poste budgétaire par le ministère responsable doit être effectuée préalablement au déclenchement de toute procédure de recrutement.

Cette réservation est déterminée en fonction des postes disponibles dans la catégorie et l’affectation pour lesquels le recrutement est effectué.

Un contrôle budgétaire, préalable à la production du texte, est effectué au Ministère de la Fonction Publique par un représentant du Ministère des Finances.

Les candidatures à un emploi civil permanent sont déposées :

• Au Ministère de la Fonction Publique si la candidature intervient à la suite d’un avis de concours externe ;
• Au Ministère responsable lorsque le recrutement peut être effectué sur titres.

Le ministère auprès duquel a été déposée la candidature constitue le dossier de recrutement :

• Il fait remplir par le candidat un formulaire « fiche de candidature » ;
• Il rassemble les pièces nécessaires à l’instruction du dossier, qui comprendra :
• une demande manuscrite sur papier libre ;
• un extrait d’acte de naissance ou un jugement supplétif en tenant lieu,
• une photocopie certifiée conforme de la carte nationale d’identité,
• un état signalétique des services militaires, s’il y a lieu,
• des copies des diplômes certifiées conformes, un curriculum vitae certifié sincère,
• un extrait d’acte de mariage (éventuellement),
• un relevé d’identité bancaire ou postale,
• les certificats de vie et d’entretien (un par enfant à charge),
• un certificat de scolarité (pour les enfants âgés de plus de 16 ans),
• Il instruit le, dossier et formule la demande de poste qui doit être visée par le Ministre responsable.

Si le ministère est équipé d’un terminal relié à l’ordinateur de la Fonction Publique, il réserve directement le poste budgétaire permettant la prise en compte du recrutement proposé.

En cas d’absence de poste, la candidature ne peut être exploitée. Une lettre-type est alors adressée, au candidat l’avisant du rejet. Les pièces du dossier y sont jointes.

En cas de poste budgétaire vacant permettant ainsi le recrutement, le ministère responsable porte la référence de celui-ci et le numéro d’identification qui ont été attribués par l’ordinateur, sur la fiche de candidature.

Dans le cas de recrutements par concours, les postes budgétaires correspondant au nombre de postes mis au concours sont réservés avant le passage des épreuves.

Les dossiers des candidats reçus sont instruits par la direction du recrutement du Ministère de la Fonction Publique, qui attribue à chacun d’eux les postes réservés et reporte les références correspondantes sur les fiches de candidature.

Après instruction, le dossier est transmis à la direction de la gestion du ministère de la Fonction Publique.

Le gestionnaire responsable du dossier :

1) Réserve le poste budgétaire pour le compte des ministères non équipés et porte la référence correspondante sur la fiche de candidature. En cas d’absence de poste, le dossier est retourné au ministère responsable qui l’a instruit pour qu’il avise le candidat du rejet.

La validité de la réservation est contrôlée par le représentant du Ministère des Finances.

2) Vérifie les éléments du dossier ;

3) Convoque le candidat devant le médecin administratif ;

4) Saisit les informations de la fiche de candidature sur l’ordinateur ;

5) Fait éditer le projet de texte sur l’imprimante de l’ordinateur en un exemplaire original prévu par la réglementation ;

6) Fait éditer la fiche descriptive de recrutement sur laquelle il appose son visa après rapprochement avec la fiche de candidature.

Le dossier complet, auquel est joint le projet de texte et la fiche descriptive de recrutement, recueille les visas internes au Ministère de la Fonction Publique (visa du responsable du service gestionnaire, visa du directeur général).

Le dossier complet est transmis au ministère de l’Economie et des Finances. L’exemplaire original unique du texte est contresigné par le Ministre de l’Economie et des Finances après examen par la direction générale du budget et la direction générale du contrôle financier.

Le dossier de candidature complet est ensuite transmis pour signature à l’autorité ayant le pouvoir de décision (Président, Premier Ministre, Ministre de la Fonction Publique). Cette signature est authentifiée par un cachet officiel.

Après enregistrement di texte à la présidence de la République le dossier complet est retourné au service gestionnaire du ministère de la Fonction Publique.

Le responsable de ce service effectue la saisie électronique des visas sur ordinateur.

L’ordinateur attribue le numéro matricule de l’agent que le responsable du service reporte alors manuellement sui l’exemplaire original unique du texte.

L’exemplaire original unique du texte est reproduit par photocopies pour diffusion. Les ampliations sont certifiées conformes et authentifiées par timbre sec.

Les originaux des textes sont classés dans les dossiers des intéressés par le service des archives du ministère de la Fonction Publique.

Trois ampliations de chaque texte sont classées chronologiquement au ministère de la Fonction Publique, en série continue par le responsable du service gestionnaire.

Les ampliations sont ensuite diffusées à l’ensemble des destinataires, conformément au décret n° 857 du 20 août 1981.

Une fois par mois, les éléments de solde découlant des actes de recrutement sont transmis automatiquement de l’ordinateur du Ministère de la Fonction Publique à l’ordinateur du ministère des Finances chargé de la solde.

La création de ces éléments intervient lors de la saisie des informations relatives aux prises de service.

Au cas où des raisons impératives de service imposent une date de prise de fonction rendant impossible la signature préalable du texte correspondant au recrutement, la date d’effet de l’acte pourra être antérieure à la date de signature du texte, sous réserve de l’accord formel du Ministre de la Fonction Publique et du Ministre de l’économie et des Finances, concrétisé par leurs visas portés sur la prise de service.

La date d’effet de l’acte sera alors obligatoirement la date de prise de service.

Les éléments caractéristiques de solde correspondant à la situation administrative de l’agent et entraînant rémunération, sont récapitulés sur l’état d’attribution de solde transmis à la direction de la Solde pour en permettre le contrôle.

Des ampliations des textes et des attestations de prise de service correspondants sont jointes à cet état pour permettre la validation des mouvements de solde.

Les actes de recrutement sont individuels et doivent être rédigés selon un modèle conforme. Ils doivent rappeler la nécessité de produire une attestation de prise de service établie par le supérieur hiérarchique de l’intéressé.

Le service utilisateur émet l’attestation de prise de service en quatre exemplaires.

Elle doit être conforme aux dispositions de l’arrêté n° 1293 du 26 Août 1981 :

• deux exemplaires sont destinés au Ministère de la Fonction Publique qui joint l’un d’eux à l’état d’attribution de solde destiné à la Direction de la Solde, l’autre étant classé au dossier de l’intéressé,
• un exemplaire est conservé par le Ministère responsable,
• un exemplaire est remis à l’intéressé.

Le Ministre de la Fonction Publique et le Ministre de l’Economie et des Finances sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l’application du présent arrêté qui sera enregistré, publié suivant la procédure d’urgence et communiqué partout où besoin sera.