Art. 1Enregistrement des contrats
Les polices doivent être délivrées sur un numérotage continu pouvant comprendre plusieurs séries, sans omission ni double emploi, les avenants successifs étant rattachés à la police d’origine.
Un registre ou un document informatique en tenant lieu doit reprendre ce ou ces numérotages et comporter les renseignements suivants :
- numéro de police ou d’avenant,
- date de souscription, durée du contrat,
- nom du souscripteur, de l’assuré,
- éventuellement nom ou code de l’intermédiaire,
- date et heure de prise d’effet stipulée au contrat,
- date et motif de la sortie éventuelle,
- catégorie ou sous-catégorie d’assurance,
- montant de la garantie, du capital assuré ou de la rente constituée,
- monnaie dans laquelle le contrat est libellé.
Art. 2Enregistrement des sinistres
Pour les opérations d’assurance et de capitalisation à l’exception de l’assurance maladie et des marchandises transportées, les entreprises doivent tenir par catégorie ou sous-catégorie d’assurance directe un ou plusieurs registres des sinistres.
Le registre ou un document informatique en tenant lieu doit comporter les renseignements ci-après :
- date d’enregistrement du sinistre ;
- date de déclaration ;
- date de survenance du sinistre ;
- n° de la police objet du sinistre ;
- n° du sinistre ;
- nom de l’assuré ;
- nom de la victime ou/des tiers ;
- catégorie/sous-catégorie ;
- nature du dommage (corporel ou matériel) ;
- évaluation initiale ;
- montant des règlements et date (règlement ventilé en principal et accessoires) ;
- évaluation définitive ;
- observation (les mentions soldé, classé sans suite, doivent être portées avec des dates).
Les sinistres survenus au cours d’un même exercice d’assurance, sont répertoriés à la suite les uns des autres sous une même séquence.
Ces registres prennent en charge les déclarations des sinistres survenus au fur et à mesure de leur réception dans la séquence correspondant à l’exercice d’assurance intéressé.
Les sinistres non encore intégralement payés à la fin de chaque année seront reportés sur un état tenu à cet effet et reprenant les mêmes renseignements.
Les règlements partiels ou taux effectués au cours de l’exercice doivent également être reportés sur un état contenant les renseignements énoncés ci-dessus.
Art. 3Enregistrement des traités et opérations de réassurance
Les traitées de réassurance, acceptations d’une pan, cessions et rétrocessions d’autre part sont enregistrés par ordre chronologique avec les mentions suivantes :
- numéro d’ordre du traité ;
- date de signature ;
- date d’effet, durée ;
- noms du cédant, du cessionnaire ou du rétrocessionnaire ;
- nature des risques, objets du traité ;
- date de fin de garantie ;
- nature du traité.
Les opérations d’acceptation ou de cession hors traité doivent de la même façon être portées sur un ou plusieurs registres dès l’existence des engagements ; ce ou ces registres indiqueront :
- nom du réassureur ou du cédant ;
- numéro de référence du bordereau ou de la pièce justificative ;
- montant de la prime ;
- montant de la garantie accordée.
Art. 4
La présente instruction qui prend effet à compter de sa date de signature sera enregistrée et publiée au Journal Officiel de la République de Guinée.
