Décret n° 2011-701/P-RM du 25 octobre 2011 fixant l’organisation et les modalités de fonctionnement de la Direction nationale de l’état civil

Le présent décret fixe l’organisation et les modalités de fonctionnement de la Direction Nationale de l’Etat Civil.

La Direction Nationale de l’Etat Civil est dirigée par un Directeur nommé par décret pris en Conseil des Ministres, sur proposition du Ministre chargé de l’état civil.

Sous l’autorité du Ministre, le Directeur National de l’Etat Civil est chargé de diriger, coordonner et contrôler les activités du service.

Le Directeur est secondé et assisté d’un Directeur Adjoint, qui le remplace de plein droit en cas de vacance, d’absence ou d’empêchement.

Le Directeur Adjoint est nommé par arrêté du Ministre chargé de l’état civil. L’arrêté de nomination fixe également ses attributions spécifiques.

La Direction Nationale de l’Etat Civil comprend :

• en staff le Bureau d’Accueil et d’Orientation et le Centre de Documentation et d’Informatique ;
• trois divisions :
• la Division Législation et Formation ;
• la Division suivi des Centres d’Etat Civil ;
• la Division Logistique.

Le Bureau d’Accueil et d’Orientation est chargé de :

• élaborer la stratégie d’accueil et d’orientation des usagers et en assurer la mise en œuvre ;
• guider et orienter les usagers ;
• informer les usagers sur les procédures dans le traitement des dossiers les concernant ;
• tenir et exploiter la boîte à suggestions du service.

Le Centre de Documentation et d’Informatique est chargé de :

• collecter, centraliser, traiter et archiver la documentation relative aux domaines de compétence du service ;
• conserver les archives pour les besoins du service et du public ;
• centraliser et analyser les données sur les faits d’état civil ;
• gérer les abonnements au Journal Officiel, parutions et revues spécialisées ;
• gérer le réseau informatique du service ;
• concevoir les applications informatiques et constituer les bases de données.

La Division Législation et Formation est chargée de :

• contribuer à l’élaboration des normes d’état civil ;
• développer en liaison avec les services concernés les questions relatives à la gestion de l’état civil ;
• participer à l’élaboration et à l’application des textes relatifs à la protection des données personnelles ;
• concourir à l’interprétation de la réglementation relative à l’état civil et suivre l’évolution de la jurisprudence nationale et internationale en la matière ;
• concevoir les modules de formation, suivre les sessions de formation et élaborer les guides destinés au personnel des centres d’état civil ;
• suivre l’exécution des conventions relatives à l’état civil.

La Division Législation et Formation comprend deux Sections :

• la Section Législation ;
• la Section Formation.

La Division Suivi des Centres d’Etat Civil est chargée de :

• élaborer les plans et programmes de modernisation de l’état civil ;
• veiller à l’application des lois et règlements relatifs au fonctionnement des centres de l’état civil et à la bonne tenue des registres de l’état civil ;
• assurer l’évaluation du système d’état civil ;
• administrer le répertoire des officiers de l’état civil et de l’ensemble des préposés à la tenue des registres d’état civil ;
• contribuer à l’application des normes visant à la correction des erreurs matérielles décelées lors des contrôles ;
• suivre la tenue des tables alphabétiques ;
• produire et transmettre les statistiques à la Cellule de Planification et de Statistique ;
• transcrire les actes établis à l’extérieur ;
• recevoir et conserver les volets d’actes provenant des centres d’état civil consulaires et y apposer les mentions marginales ;
• délivrer les extraits et copies des actes conservés dans la Division ;
• transmettre les avis de mentions aux Ambassades et Consulats Généraux, les volets destinés au Ministère de la Justice et au Ministère chargé de la Statistique.

La Division du suivi des Centres d’état civil comprend deux Sections :

• la Section Evaluation et Analyse des Rapports de Suivi et de Contrôle ;
• la Section Etat Civil Consulaire.

La Division Logistique est chargée de :

• assurer la conformité des registres et autres documents aux normes prescrites ;
• assurer la prise en charge des exploits judiciaires reçus ou collectés par la direction, le contrôle de complétude des volets d’état civil et de procéder à leur dépouillement en vue de la mise à jour du fichier état civil ;
• assurer la régularité de la transmission par voie administrative des volets n° 2 des registres aux différents destinataires ;
• suivre l’approvisionnement des centres de l’état civil en registres et imprimés ;
• suivre la préparation et l’exécution des marchés de fournitures de biens et services ;
• suivre la tenue des tables alphabétiques.

La Division Logistique comprend deux Sections :

• la Section Archives ;
• la Section Matériel et Gestion des Documents d’état civil.

Les Divisions sont dirigées par des chefs de Division nommés par arrêté du Ministre chargé de l’état civil.

Le Chef du Centre de Documentation et d’Informatique et le Chef du Bureau d’Accueil et d’Orientation ont rang de Chef de Division.

Sous l’Autorité du Directeur, les Chefs de Division préparent les études techniques, les programmes d’action concernant les matières relevant de leur secteur d’activité, procèdent à l’évaluation périodique des programmes d’actions mis en œuvre, coordonnent et contrôlent les activités des sections.

Les Chefs de Division fournissent au Directeur, les éléments d’information nécessaires à l’élaboration des études et des programmes d’actions, et procèdent à la rédaction des directives et instructions du service concernant leur secteur d’activité.

Sous le contrôle des chefs de Division, les chefs de Section sont chargés des travaux techniques de rédaction, de vérification et d’application courante des directives et instructions du service concernant leur secteur d’activité.

L’activité de coordination et de contrôle de la Direction Nationale de l’Etat Civil s’exerce sur les Divisions chargées de la mise en œuvre de la politique élaborée par le service.

L’activité de coordination et de contrôle s’exerce sur les actes des représentants de l’Etat et des agents diplomatiques et consulaires par :

• un pouvoir d’instruction préalable portant sur le contenu des décisions à prendre et des activités à réaliser en matière d’état civil ;
• un droit d’intervention à posteriori sur les décisions concernant la gestion de l’état civil et consistant en l’exercice du pouvoir d’approbation, de suspension, de réformation et d’annulation.

Le Ministre de l’Administration Territoriale et des Collectivités Locales, le Ministre de l’Economie et des Finances, le Ministre de la Justice, Garde des Sceaux et le Ministre des Affaires Etrangères et de la Coopération Internationale sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l’exécution du présent décret qui sera enregistré et publié au Journal officiel.