Arrêté ministériel n° 211/CAB/MIN/J&DH/2014 du 2 décembre 2014 portant fixation du manuel de procédures du Guichet unique de création d’entreprise

Le manuel de procédures du Guichet unique de création d’entreprise est fixé en annexe du présent arrêté.

Sont abrogées, toutes les dispositions antérieures contraires au présent arrêté.

Le directeur général du Guichet unique de création d’entreprise est changé de l’exécution du présent arrêté qui entre en vigueur à la date de sa signature.

• CAF : cellule administrative et financière
• DG : directeur général
• DGA : directeur général adjoint
• DGI : Direction générale des impôts
• DGRAD : Direction générale des recettes administratives, judiciaires et domaniales
• ENVIR. : environnement
• GEN. : général
• GUCE : Guichet unique de création d’entreprise
• INPP : Institut national de préparation professionnelle
• INSP. : inspection
• INSS : Institut national de sécurité sociale
• JORDC : Journal officiel de la République démocratique du Congo
• Onem : Office national de l’emploi
• RAF : responsable de la cellule administrative et financière
• RCCM : registre de commerce et du crédit mobilier
• RDC : République démocratique du Congo
• SEC. : secrétariat

Le présent manuel des procédures répond au besoin de la bonne gouvernance exigée par le Gouvernement de la République démocratique du Congo en matière de gestion de ressources naturelles, matérielles, financières et humaines ou de manière générale de gestion de la chose publique pour mieux servir l’intérêt général.

Il décrit l’organisation et les procédures de gestion administrative, financière et comptable du Guichet unique de création d’entreprise.

À ce titre, il poursuit les objectifs suivants :

• mettre à la disposition des responsables et du personnel du Guichet unique de création d’entreprise(GUCE), un outil de référence opérationnel pour la bonne gestion de ce service public ;
• fournir un cadre formel d’exécution des opérations à caractère administratif et financier conforme à la législation congolaise et aux principes de gestion généralement admis ;
• faciliter l’interprétation de tous les supports administratifs, financiers et comptables utilisés par le Guichet unique de création d’entreprise ;
• responsabiliser davantage le personnel dans l’accomplissement des tâches respectives par une définition précise des postes et des attributions afférentes ;
• faciliter l’accès des usagers à un service public de qualité en décrivant la marche à suivre dans le cadre de l’organisation et du fonctionnement dudit service ;
• mettre en œuvre un contrôle interne efficace.

Répondre aux exigences de transparence dans la gestion et d’un meilleur traitement des opérations administratives, comptables et financières, telle est la finalité du présent manuel devant servir de cadre de référence de toute action du GUCE et de son personnel.

À cet effet, il comporte cinq points essentiels consacrés respectivement à la présentation du GUCE, au processus de traitement des dossiers, à la description des procédures administrative, financière et comptable, à la stratégie de déploiement du GUCE en provinces et à la révision du manuel.

Initialement créé et organisé par le décret 12/045 du 1er novembre 2012, le Guichet unique de création d’entreprise est actuellement régi par le décret 14/014 du 8 mai 2014.

La mise sur pied de ce Guichet unique entre dans le cadre des reformes relatives à l’amélioration du climat des affaires et des investissements et fait suite à l’adhésion de la République démocratique du Congo au Traité du 17 octobre 1993 relatif à l’Organisation pour l’harmonisation en Afrique du droit des affaires(OHADA) tel que révisé à Québec le 17 octobre 2008.

La création de ce service public met fin à ce qui a été pendant longtemps décrit en RDC comme « un parcours de combattant » tant le coût était élevé, les délais larges et les procédures de création d’entreprise multiples.

De manière générale, la mission du Guichet unique de création d’entreprise consiste à faciliter le processus de création d’entreprises en RDC conformément aux textes, en vigueur, en ce compris le présent manuel de procédures.

Plus spécifiquement, le GUCE est chargé de :

• recevoir les demandes de création d’entreprise et de modification des actes, y compris celles introduites par voie électronique et les procès-verbaux des entreprises ;
• procéder, dans les conditions de transparence, d’efficacité et de célérité, à l’accomplissement de toutes les formalités de création d’entreprise, de modification des actes des entreprises, d’installation de filiales, représentations ou succursales, de radiation de l’immatriculation d’entreprises ;
• rassembler et délivrer tous les documents relatifs aux formalités ci-dessus.

Conformément à son décret organique, le GUCE est constitué des organes suivants :

A. la direction générale

B. les services étatiques intervenants, dont certains sont installés et opèrent au sein même du GUCE, et d’autres interviennent en dehors du GUCE mais en réseau avec celui-ci.

Les services intervenants au sein du GUCE sont les suivants :

• 1° l’office notarial, en charge de l’authentification et de la conformité des actes de sociétés ;
• 2° le greffe du registre du commerce et du crédit mobilier (RCCM), en charge de l’immatriculation, des inscriptions modificatives et de la radiation de l’immatriculation des personnes physiques et morales du registre du commerce et du crédit mobilier (RCCM) ;
• 3° le centre d’ordonnancement de l’administration des recettes non fiscales (DGRAD) en charge de l’encadrement des droits, taxes et redevances relatifs aux missions du GUCE.

Les services intervenants en dehors du GUCE sont :

• 1° la Direction générale des impôts (DGI), en charge de l’attribution du numéro impôt ;
• 2° l’administration de l’Économie nationale, en charge de l’attribution du numéro d’identification nationale ;
• 3° l’Institut national de sécurité sociale (INSS), en charge de l’attribution du numéro d’affiliation audit Institut ;
• 4° l’Institut national de préparation professionnelle (INPP), en charge de l’attribution du numéro d’immatriculation audit Institut ;
• 5° l’administration de l’Environnement, en charge du traitement des questions liées au dépôt de la déclaration d’une installation classée et du récépissé ;
• 6° l’administration de l’Emploi et du Travail, en charge du traitement, pour le compte de l’Inspection du travail du ressort et du bureau provincial de l’Office national de l’emploi (Onem), de tous les aspects liés à la déclaration d’ouverture et de fermeture d’entreprise ainsi qu’à la déclaration d’embauche d’un travailleur ;
• 7° le Journal officiel de la République démocratique du Congo pour la publication des actes de sociétés audit Journal, leur conférant ainsi le caractère d’opposabilité à l’égard de tous.

À ces différents services prévus dans le décret, il convient d’ajouter, le cas échéant, la représentation du Gouvernement provincial, chargée du suivi de la formalité de délivrance de l’autorisation d’ouverture d’établissement par les bourgmestres territorialement compétents.

C. le secrétariat technique

Le secrétariat technique est composé de tous les autres services techniques du GUCE entre autres :

• la cellule administrative et financière ;
• la cellule juridique et d’études ;
• la cellule Informatique ;
• la cellule de communication.

L’organigramme du Guichet unique de création d’entreprise se présente comme suit : (...)

La direction générale est composée du directeur général et du directeur général adjoint.

Elle a notamment les attributions suivantes :

• coordonner les activités du GUCE ;
• gérer le personnel administratif et technique (services intervenants) ;
• gérer le patrimoine du GUCE ;
• élaborer et assurer l’exécution des plans d’actions du GUCE ;
• faire le suivi-évaluation des activités du GUCE au niveau national ;
• contrôler la gestion administrative et financière du GUCE ;
• nouer des relations de travail étroites avec tous les partenaires concernés en vue d’atteindre les objectifs assignés ;
• assurer la gestion des services sociaux ;
• veiller à la formation et au renforcement des capacités du personnel du GUCE ;
• représenter le GUCE à l’égard des tiers.

Le secrétariat technique est composé, comme précisé plus haut, de différentes cellules.

1) La cellule juridique et d’études

Sous l’autorité de la direction générale, la cellule juridique et d’études est notamment chargée de :

• émettre des avis juridiques sur toutes questions pouvant se poser au GUCE ;
• mener des études et proposer des solutions juridiques rationnelles ;
• gérer les contentieux du GUCE ;
• veiller au respect des dispositions légales et réglementaires applicables aux différentes activités du GUCE.

2) La cellule administrative et financière

Sous l’autorité de la direction générale, la cellule administrative et financière est notamment chargée de :

• coordonner et superviser les activités relatives à la gestion administrative, financière et comptable ;
• appliquer et respecter l’ensemble des procédures administratives, financières et comptables ;
• gérer le personnel ;
• assurer la supervision de la tenue et de la production des états comptables et financiers ;
• assurer le suivi de la préparation du budget annuel du GUCE ;
• assurer le suivi régulier, en vue d’une gestion efficace, de l’utilisation des fonds mis à la disposition du GUCE ;
• assurer le suivi de la gestion de la trésorerie ;
• suivre la préparation des documents et le rythme des décaissements des fonds au profit du GUCE ;
• exécuter la mise en place du système de comptabilité ainsi que du budget en temps réel ;
• élaborer le rapport de suivi financier et les états financiers annuels ;
• enregistrer et contrôler les éléments de paie ;
• prendre en charge et assurer le suivi des procédures disciplinaires.

3) La cellule informatique

Sous l’autorité de la direction générale, la cellule informatique a notamment pour missions de :

• s’assurer, d’une part, l’interopérabilité des applications informatiques et, d’autre part, garantir de manière efficace et effective la maintenance et la poursuite du développement de ces systèmes, leur déploiement dans les provinces, sous la supervision de la direction générale ;
• concevoir et réaliser des projets de réseautage informatique et de communication intra et extra-GUCE ;
• fournir les services d’ingénierie et d’intégration pour soutenir les réseaux de télécommunications et faire évoluer les applications informatiques conformément aux standards de sécurité ;
• participer à l’élaboration des spécifications techniques des nouveaux matériels et logiciels à acquérir dans le cadre de déploiement ou maintenance du réseau ainsi que des systèmes de communication ;
• participer à l’élaboration et mettre en œuvre les protocoles de sécurité et d’accès au réseau et systèmes informatiques ;
• préparer les documents pour l’achat des équipements de bureau et informatique, logiciels, pour l’installation des systèmes et leur mise à niveau, et pour la dispensation de la formation exigée à cet effet ;
• préparer le plan de formation qui accompagne le déploiement du système informatique et veiller à son exécution ;
• superviser tout le personnel de technologie de l’information et les consultants engagés pour des projets informatiques ;
• gérer le site web du GUCE.

4) La cellule de communication

Sous l’autorité de la direction générale, la cellule de communication a notamment pour missions de :

• réserver un accueil convivial aux requérants et à toute personne qui contacte le GUCE ;
• diffuser, sur le site web du GUCE, les activités, l’agenda, le type et les objectifs de toute activité ;
• assurer la visibilité du GUCE aux différentes manifestations, campagnes d’information et forums ;
• veiller à une bonne circulation de l’information à travers la diffusion des notes de service, les tableaux d’affichage, la mise à jour et la réactualisation du site web ;
• actualiser, moderniser et enrichir les brochures du GUCE ;
• assumer l’organisation des journées « portes ouvertes », des forums d’entreprises, de journées de vulgarisation, etc. ;
• communiquer, via la presse et les médias audio-visuels, les activités du GUCE.

L’accueil : Accompagnement et dispositions protocolaires

L’accueil est assuré par le service de la réception chargé, conformément au manuel de procédures, de :

• recevoir et vérifier les demandes de création d’entreprise provenant des personnes physiques ou morales ;
• les enregistrer dans le système informatique installé ;
• suivre le traitement des demandes ;
• veiller au respect des délais de traitement des dossiers et d’exécution des formalités requises avec les services intervenants au Guichet unique et ce, sur base d’une fiche de circulation du dossier ;
• rassembler et délivrer tout document nécessaire à la création d’entreprise.

À son arrivée au siège du Guichet unique de création d’entreprise, le requérant est accueilli et installé suivant l’ordre d’arrivée à l’aide d’un jeton numéroté lui remis.

Il est ensuite invité à présenter son dossier (création d’entreprise ou inscription complémentaire ou modificative).

En cas de création d’entreprise, selon qu’il s’agit d’une entreprise individuelle(établissement) ou sociétaire, un formulaire unique à remplir lui est remis et des explications lui sont fournies quant à ce.

Ces explications concernent les éléments constitutifs du dossier, le coût et le délai de la procédure. Outre les explications verbales, un dépliant peut lui être remis. Un tableau est affiché à la réception avec indication de ces informations.

Le formulaire unique peut être également procuré à partir du site web du GUCE (www.guichetunique.cd).

Étape 1 : Traitement des dossiers

En présence du requérant, le service de la réception procède à la vérification des éléments du dossier du requérant.

Pour les personnes physiques, les éléments du dossier sont les suivants :

• formulaire unique dûment rempli ;
• extrait du casier judiciaire ou déclaration sur l’honneur signée du demandeur et attestant qu’il n’est frappé d’aucune des interdictions prévues à l’article 10 de l’Acte uniforme portant sur le droit commercial général. Cette déclaration est complétée dans les 75 jours à compter de l’immatriculation par un extrait de casier judiciaire ;
• attestation de résidence ;
• copie du contrat de bail relatif au siège de l’activité ou du titre de propriété du lieu où est établie l’activité ;
• photocopie de la pièce d’identité du propriétaire ;

Le demandeur est appelé à indiquer la dénomination de l’établissement, l’adresse du siège de l’établissement et la nature des activités exercées.

Pour les personnes morales, les éléments du dossier sont les suivants :

• formulaire unique dûment rempli ;
• statuts de la société en 4 exemplaires + version électronique des statuts (pour faciliter la publication) ;
• bulletin (déclaration) de souscription et de versement du capital social ;
• preuve de libération du capital social ou extrait de compte (attestation bancaire) ;
• copie des pièces d’identité du gérant et des associés ;
• spécimen de signature du gérant.

Étape 2 : Paiement des frais

Lorsque le dossier est complet, le préposé à la réception l’enregistre (moyennant un accusé de réception) et transmet le dossier au représentant de la DGRAD pour l’établissement de la note de perception. Si le dossier est incomplet, le préposé à la réception invite le requérant à le compléter étant donné qu’il ne peut recevoir un dossier incomplet.

Le coût des formalités est fixé par un arrêté interministériel des ministres ayant la justice et les finances dans leurs attributions.

Le paiement s’effectue dans un guichet de banque. Le requérant est tenu, après avoir effectué le paiement, de présenter la preuve de ce paiement au préposé à la réception ; qui le verse dans le dossier. Celui-ci est par la suite transmis au notaire.

Étape 3 : Phase d’authentification

Au vu du dossier et de la preuve de paiement, le notaire procède à l’authentification des statuts ou de l’acte modificatif conformément à la loi et aux règlements en vigueur.

Après avoir exercé son ministère, le notaire transmet ou fait transmettre le dossier au greffe d’immatriculation.

Étape 4 : Phase d’immatriculation au registre du commerce et du crédit mobilier

Après avoir reçu le dossier en provenance de l’office notarial, le greffier procède immédiatement à l’immatriculation, après quoi il retourne le dossier au préposé à la réception.

Les deux opérations se passent dans les 24 heures de la réception du dossier.

Étape 5 : Publicité des actes de société

Après transmission du dossier par le Front desk, la publication de l’annonce est faite par le responsable du service informatique sur le site web du Guichet unique. Copie des statuts est transmise au Journal officiel de la RDC pour publication.

Création d’entreprises

Déroulement/Agent du GUCE : Accueil

Déroulement / Agent de la DGRAD

Déroulement / Paiement commune

Déroulement / Office notarial

Déroulement / Greffe

Déroulement / Obtention du numéro d’identification nationale / Économie nationale

Déroulement / Publication de l’annonce légale au J.O.RDC

Déroulement / Publication de l’annonce légale sur le site web du GUCE

Déroulement / Archivage des dossiers physiques

Déroulement / Éditions mensuelles (Statistiques)

Déroulement/Office notarial

Déroulement Greffe

Le personnel du Guichet unique de création d’entreprise est tenu notamment aux obligations de probité, de réserve, d’impartialité, de discipline et de courtoisie. À cet effet :

• il ne peut publiquement se livrer à une critique ouverte de ses supérieurs hiérarchiques ou des autorités publiques ni se livrer à une propagande de nature politique ou religieuse dans l’exercice de ses fonctions ;
• il doit traiter de manière égale et impartiale les usagers du service public qu’il reçoit et avec lesquels il entre en contact ;
• il doit observer en tout temps les règles d’éthique professionnelle les plus strictes notamment s’interdire tout favoritisme, de toute forme de corruption ou de toute autre forme de manœuvres frauduleuses ;
• il est tenu d’observer la confidentialité des informations sur les activités du Guichet unique de création d’entreprise ;
• il doit refléter une bonne image du GUCE par son comportement et son organisation ;
• il doit être digne de confiance et avoir une maîtrise des rouages et fonctionnement du GUCE ;
• il doit avoir une ténue décente et correcte.

Le personnel du GUCE est réparti en deux catégories : les délégués des services étatiques intervenant au sein du GUCE régis par la loi 81-003 du 17 juillet 1981 portant statut du personnel de carrière des services publics de l’État et les membres du secrétariat technique régis par le Code du travail.

En cas d’un besoin en ressources humaines relevé par un service, le recrutement du personnel est organisé par la direction générale après en avoir préalablement informé l’autorité de tutelle.

La direction générale et le responsable de la cellule administrative et financière établissent la procédure à suivre :

• désignation/promotion ou recrutement. La désignation est faite selon les compétences requises ;
• lancement de l’appel à candidatures comprenant les informations relatives au profil recherché et du poste à pourvoir. Les appels à candidatures peuvent être publiés et affichés dans tous lieux publics autorisés et/ou par voie électronique.

Une commission ad hoc est mise en place pour l’ouverture des dossiers et la sélection des candidats. Elle est composée des membres suivants :

• le directeur général du GUCE ;
• le directeur général adjoint du GUCE ;
• le secrétaire administratif et financier ;
• ainsi que toute(s) personne(s) ressource(s) à laquelle (auxquelles) la commission pourrait faire appel.

Les candidats présélectionnés sont soumis à un test écrit et/ou informatique (selon les fonctions) et à un entretien individuel (interview). Les références de chaque candidat sont vérifiées.

La sélection se fait en alignant le résultat au test avec le profil défini pour chaque poste.

En province, le recrutement du personnel respecte les mêmes principes, avec cette différence que la sélection des candidats se fait, en privilégiant les compétences locales, par une commission composée de :

• la direction générale du Guichet unique de création d’entreprise (DG et /ou DGA) ;
• le représentant de l’autorité provinciale (à déterminer) ;
• toute(s) personne(s) ressource(s) à laquelle (auxquelles) la commission pourrait faire appel.

Lors de son engagement, le candidat retenu signe un contrat de travail avec le GUCE. Le Code du travail congolais prévoit une durée maximale de deux ans pour tout contrat à durée déterminée (CDD). Passé ce délai, le contrat est réputé à durée indéterminée (CDI).

Tout agent nouvellement recruté est soumis à une période d’essai d’une durée d’un (1) mois pour le personnel d’appui et d’exécution et de trois (3) mois pour le personnel d’encadrement et de conception.

Au terme de la procédure de recrutement du personnel et après la signature des contrats de travail ou d’affectation, le personnel est doté d’un badge d’identification.

Le GUCE paie les primes et autres intéressements à son personnel, conformément à la législation et au budget.

Dans le but de veiller au bon fonctionnement du Guichet unique de création d’entreprise et ainsi répondre aux attentes des requérants et consolider l’esprit d’équipe et de solidarité entre les membres du personnel, la direction générale organise :

• une réunion hebdomadaire du staff dirigeant (DG et DGA, les responsables des cellules, de l’office notarial et du greffe) ;
• une réunion mensuelle de la direction générale avec tous les services.

L’horaire du travail au sein du GUCE se présente comme suit : Du lundi à vendredi, de 8h à 16h, avec une pause pour tout le personnel de 12h à 13h00.

Un cahier de pointage est prévu pour déterminer l’heure d’arrivée et du départ de chaque agent.

La ponctualité étant de rigueur, tout agent accusant trois (3) retards au cours d’un même mois s’expose à une sanction disciplinaire de blâme.

En fonction du volume de travail journalier, le personnel peut être amené à travailler au-delà des heures de travail. Il a droit, dans ce cas, aux primes subséquentes.

Les agents du GUCE bénéficient d’un congé de plein droit aux jours fériés légaux ou déclarés chômés par les autorités compétentes. Les jours fériés sont ceux fixés par l’autorité compétente.

Les agents ont également droit aux congés de reconstitution (annuel) et de circonstances.

1° Congé de reconstitution ou annuel

Le congé annuel du personnel du GUCE est accordé dans le respect du code du travail en vigueur en RDC, qui stipule que « toute personne ayant travaillé une année complète a droit à au moins un jour de congé par mois/presté ».

Dans les faits, il est accordé au personnel un congé d’au minimum 22 jours ouvrables par an.

Au début de chaque exercice, chaque agent exprime son besoin de congé au chargé des finances et de l’administration qui, sur accord du directeur général, dresse le planning de congé pour l’ensemble du personnel, tout en veillant à ce que le service ne soit négativement affecté du fait de l’absence d’un agent.

Au minimum 15 jours avant le début du congé, le chargé des finances et administration notifie la période de congé à chaque agent bénéficiaire. Cette notification est conservée dans le dossier individuel du personnel afin de suivre les congés restants (principalement au moment du solde de tout compte).

En cas de disponibilité des ressources, une indemnité ou pécule de vacance est payé.

2° Congés de circonstance

Le droit du travail congolais prévoit les dispositions suivantes pour les congés de circonstance :

• 1° mariage du travailleur : 2 jours ouvrables
• 2° accouchement de l’épouse : 2 jours ouvrables
• 3° décès du conjoint ou d’un parent au premier degré : 4 jours ouvrables
• 4° mariage d’un enfant : 1 jour ouvrable
• 5° décès d’un parent ou allié au second degré : 2 jours ouvrables.
• 6° accouchement de la travailleuse : suspension du travail pendant maximum 14 semaines consécutives, dont huit postérieures à l’accouchement.

3° Congé maladie

Toute absence au service pour cause de maladie, doit être justifiée par un certificat médical. Après six mois ininterrompus d’incapacité d’exécuter le travail, l’employeur peut résilier le contrat conformément aux prescrits de la loi en la matière.

En cas de constat d’éléments constitutifs de faute dans le chef d’un membre du personnel, une demande d’explications lui est adressée par la direction générale. Si la faute est prouvée, elle est sanctionnée en tenant compte du régime disciplinaire auquel est soumis l’agent concerné.

La sanction doit correspondre à la gravité de la faute, et ce conformément à la législation en vigueur.

Aucune sanction n’est prise sans que le membre du personnel n’ait été entendu sur les faits lui reprochés.

1° Des sanctions disciplinaires

Au regard de la faute commise, l’agent est passible de l’une des sanctions disciplinaires suivantes :

2° Droits de la défense et recours

L’application d’une quelconque sanction ou de l’ouverture d’une action disciplinaire est précédée d’une demande d’explications portée à la connaissance de l’intéressé.

L’agent a le droit de fournir des explications ou d’être entendu sur les faits lui reprochés afin d’exercer son droit de défense.

Il a également le droit d’exercer un recours gracieux et hiérarchique.

3° Stagiaires

Selon les besoins, un ou des stagiaires ayant présenté leurs demandes peuvent être retenues pour renforcer les services du GUCE ou être formés à la pratique du GUCE.

Ces derniers sont retenus au regard de leurs dossiers académiques et/ou professionnels déposés auprès du GUCE.

Ils bénéficient d’une collation pour frais de transport.

Fiche individuelle d’évaluation de performance mensuelle

Partie 1 : Données personnelles

• Noms :
• Prénom :
• Titre/Fonction actuelle :
• Structure : Guichet unique de création d’entreprise
• Période :
• Les critères d’évaluation :
• 5) Dépasse les attentes dans certains aspects de ses tâches
• 4) Niveau d’exécution/Accomplissement satisfaisant des tâches
• 3) Niveau d’exécution/Accomplissement passable (ne répond pas à toutes les attentes)
• 2) Niveau d’exécution/Accomplissement nettement insuffisant
• 1) Sans objet : Non applicable

Partie 2 : Évaluation

A. Les missions/Responsabilités principales :

Il s’agit ici d’évaluer le job description du poste par rapport aux missions dévolues au Guichet unique.

Total Évaluation A

Commentaires

B. Évaluation des comportements professionnels

Total Évaluation B

Commentaires

Total Évaluation (A+B)

Signature du directeur général

L’entretien des bureaux est assuré par un service de nettoyage. L’huissier est chargé des travaux d’entretien des bureaux.

L’entretien du système électrique et d’autres équipements électriques est effectué par un électricien, sous la coordination du RAF.

L’entretien du système électronique est assuré par un électronicien expérimenté, sous la coordination du RAF.

Cette procédure est déclenchée en cas de besoin en fournitures de bureau.

Description de la procédure :

• Préparation de la demande interne : Sur la base des prévisions budgétaires, le service demandeur :
• prépare un bon d’approvisionnement interne ;
• signe le bon et le transmet au RAF pour contrôle et visa.
• Contrôle et approbation du bon d’approvisionnement : Le RAF s’assure de l’expression du besoin et ensuite valide la demande signée en procédant à (au) :
• la vérification de sa conformité avec les prévisions budgétaires ;
• visa du bon d’approvisionnement par le directeur général.
• Préparation du bon de sortie et livraison des articles : Le directeur général transmet le bon signé au RAF qui :
• élabore un bon de sortie interne ;
• signe le bon de sortie et le fait signer par le demandeur ;
• livre les articles au demandeur.
• Saisie du bon de sortie : Le responsable de la cellule administrative et financière procède à l’enregistrement de la sortie dans ses livres, après livraison des articles demandés.
• Classement : Le dossier constitué par la demande d’approvisionnement et le bon de sortie est classé par le RAF dans le classeur « Fournitures de bureau ».

1° Organisation générale et entretien

Le double des clés des véhicules est conservé dans une boîte dans le coffre à tiroir sous la responsabilité du RAF.

Le RAF assure la planification des entretiens des différents véhicules et veille à la conservation en bon état du matériel roulant.

2° Carburant

Les responsables du Guichet unique s’assurent que les consommations des structures d’exécution en carburant sont raisonnables.

Les consommations en carburant sont établies sur la base de normes selon l’utilisation et les types de véhicules pour le GUCE.

• la consommation standard (dotations hebdomadaires ou mensuelles) : directeur général et directeur général adjoint ;
• les consommations justifiées par des ordres de mission avec l’indication de l’itinéraire et du nombre de kilomètres parcourus ;
• les consommations pour les déplacements divers en moyenne nombre de litres par mois (frais généraux) : cadres et personnel d’appui du GUCE.

3° Assurance des véhicules

Le responsable de la cellule administrative et financière établit les dossiers et le GUCE souscrit les assurances nécessaires pour tous les véhicules.

Tous les véhicules doivent être assurés. En cas cession ou d’acquisition d’un véhicule, une correspondance sera adressée à la compagnie d’assurance en question pour signaler le changement intervenu.

Les documents de chaque véhicule comprenant notamment la carte rose, le certificat d’assurance et le certificat de contrôle technique sont gardés à bord du véhicule, sous la responsabilité du chauffeur commis à la conduite dudit véhicule.

La procédure s’applique à tous les biens acquis et réceptionnés par le Guichet unique de création d’entreprise dans le cadre de l’exécution de ses activités.

1° Fiche individuelle d’immobilisation

Dès la réception des immobilisations, le responsable administratif et financier élabore pour chaque immobilisation, une fiche individuelle comportant :

• la description de l’immobilisation ;
• la date d’acquisition ;
• le numéro d’identification (selon codification RDC).

La fiche doit être validée par le directeur général.

2° Saisie et mise à jour du fichier des immobilisations

Le responsable administratif et financier saisit l’immobilisation au niveau du fichier informatique.

La saisie est effectuée sur la base du système de codification permettant d’identifier la nature de chaque immobilisation du Guichet unique.

3° Inventaire physique

Un inventaire physique est effectué au moins une fois par année par une équipe composée du RAF et du personnel d’appui.

L’équipe procède au comptage et remplit les fiches de recensement en y portant :

• le numéro d’identification de l’immobilisation ;
• le libellé.

Les observations sur l’état de l’immobilisation (suivant la catégorisation, bon état, mauvais état et hors usage/épave). La fiche de comptage est signée par l’équipe de comptage qui transmet la liste des immobilisations au directeur général.

Le directeur général fait procéder au rapprochement entre le fichier et l’inventaire physique et propose la régularisation des écarts éventuels.

Le secrétariat assure la gestion du courrier « entrant » et « sortant ».

La procédure courrier « entrant » concerne :

• courrier « entrant » par pli ;
• courrier « entrant » par fax ou courriel ;
• courrier « entrant » par plis.

La procédure se déroule comme suit :

• réception du courrier ;
• revue par le directeur ;
• imputation et distribution du courrier.

1° Réception du courrier

Les étapes à suivre sont les suivantes :

• Étape 1 : Le courrier envoyé par les tiers est réceptionné par le secrétariat qui appose un cachet « Arrivé le... » et enregistre « le numéro » sur le courrier.
• Étape 2 : Le secrétariat enregistre le courrier dans son registre et lui affecte un numéro d’ordre qu’il retranscrit sur le courrier.
• Étape 3 : Le courrier « entrant » est introduit, avant la fin de la journée, dans le parapheur du directeur général, au besoin, en respectant l’ordre d’importance dudit courrier.

Si un courrier est jugé urgent, il est immédiatement présenté au directeur général.

Si un pli comporte la mention « Confidentiel », le pli est présenté au directeur général sans être ouvert.

2° Revue par le directeur général

Les étapes à suivre sont les suivantes :

• Étape 1 : Le directeur général prend connaissance du courrier et procède à l’imputation.
• Étape 2 : Il retourne le parapheur à la secrétaire.

3° Distribution du courrier

Les étapes à suivre sont les suivantes :

• Étape 1 : Le secrétariat procède à l’enregistrement et à la copie du courrier. Les copies sont transmises aux destinataires.
• Étape 2 : Le secrétariat classe les originaux par ordre chronologique.

4° Courrier « entrant » par fax ou courriel

Les étapes à suivre sont les suivantes :

• Étape 1 : Les fax ou courriel envoyés par les tiers sont réceptionnés par le secrétariat ;
• Étape 2 : Le secrétariat classe les fax ou courriel dans une chemise qu’elle remet au directeur général.
• Étape 3 : Le directeur général prend connaissance du courrier, l’annote et transmet la chemise au secrétariat.
• Étape 4 : Le secrétariat tire une copie du courrier avant de le transmettre aux destinataires. Il classe les copies dans un classeur chrono.

La procédure concerne :

• Courrier « sortant » par pli ;
• Courrier « sortant » par fax ou courriel

1° Courrier « sortant » par pli

Les étapes à suivre sont les suivantes :

• Étape 1 : Le courrier signé est transmis au secrétariat par la direction générale.
• Étape 2 : Le secrétariat enregistre le courrier à envoyer dans son registre « Départ » et lui affecte un numéro d’ordre.
• Étape 3 : Il tire une copie du courrier en deux exemplaires.
• Étape 4 : Il classe un exemplaire du courrier à envoyer et transmet l’autre à l’initiateur du courrier pour classement.
• Étape 5 : Il remplit le cahier de transmission du courrier à déposer directement. Si un courrier nécessite une lecture ou un traitement urgent, le secrétariat appose le cachet « Urgent » sur le pli.
• Étape 6 : Il remplit également le cahier de transmission du courrier à acheminer par la poste.
• Étape 7 : Après délivrance des plis à déposer directement, le préposé du courrier transmet au secrétariat, le cahier de transmission du courrier signé par les destinataires des plis.
• Étape 8 : Pour les plis acheminés par la poste, l’agent courrier transmet au secrétariat le récépissé.
• Étape 9 : Le secrétariat classe les bordereaux dans une chemise.

2° Courrier « sortant » par fax ou courriel

Les étapes à suivre sont les suivantes :

• Étape 1 : Les différents agents du Guichet unique transmettent le courrier à faxer à la secrétaire.
• Étape 2 : Le secrétariat le présente au directeur général pour signature.
• Étape 3 : Le secrétariat envoie les fax signés par le directeur général à leurs destinataires et en fait copie avec rapport d’émission.
• Étape 4 : Le secrétariat classe les copies des fax dans un classeur chrono.

Le responsable de la cellule administrative et financière coordonne les activités financières et administratives du Guichet unique de création d’entreprise.

Il supervise les services de comptabilité, de trésorerie, d’administration, de logistique et du budget.

Il est chargé d’entrer en contact avec les institutions financières et bancaires en vue d’obtenir les facilités de fonctionnement.

En résumé, il doit contribuer à l’amélioration de la situation financière du GUCE.

L’enregistrement de toute opération se fait sur base des documents comptables appuyés des pièces justificatives authentiques et comportant les signatures autorisées.

Ce qui va justifier les mesures d’encadrement préconisées dans les lignes qui suivent, en vue d’une gestion efficace.

Le comptable assure le suivi des instructions de la direction générale du Guichet unique de création d’entreprise et du responsable de la cellule administrative et financière.

À la fin de la journée, il dresse la situation provisoire de la comptabilité.

Le service de trésorerie gère les fonds du Guichet unique. Il est tenu par le trésorier et le caissier en collaboration avec la comptabilité.

Ce service prépare pour la hiérarchie, la situation journalière des fonds : Caisses et Banques.

Il assure le planning des entrées et les dépenses hebdomadaires et mensuelles.

Il prépare les titres de paiement (chèques, etc.) pour les signataires autorisées.

Il informe la hiérarchie des besoins des fonds pour le bon fonctionnement de l’Institution.

La CAF établit les prévisions budgétaires qu’il soumet à l’approbation de la direction générale.

Celle-ci les transmet à l’autorité de tutelle pour intégration au budget du ministère.

Elle veille par la suite à la bonne exécution du budget et informe la hiérarchie de l’évolution des charges (dépenses) et des entrées financières afin de lui permettre de prendre des mesures nécessaires pour la bonne gestion du Guichet unique.

Les principaux documents permettant l’enregistrement comptable des opérations sont :

• 1° les pièces justificatives des dépenses et des entrées ;
• 2° le journal Caisse ;
• 3° le journal Banque.

Le montant minimum de la caisse du GUCE est l’équivalent en CDF de 500$ US et le maximum l’équivalent en CDF de 5000$.

Au niveau de la caisse, le document comptable utilisé est le livre de caisse.

• Le livre de caisse permet d’enregistrer, au jour le jour, les entrées et les sorties de fonds. Il y est enregistré chaque jour, les dépenses et les entrées sur base des pièces justificatives et des pièces comptables.
• Le recours à la caisse donne lieu à deux documents : le livre de caisse et le journal de caisse.

Le livre de caisse est utilisé par le caissier et renseigne ce qui suit :

• la date de la pièce de caisse (par ordre chronologique) ;
• le numéro d’ordre de la pièce comptable ;
• le motif ou le libellé des entrées et des sorties ;
• la colonne des imputations : Entrées (Débit) et Sorties (Crédit).

Il est tenu en deux exemplaires dont l’original reste au service de la caisse et la copie accompagnée des pièces justificatives au RAF.

Le livre de caisse ne peut comporter ni ratures, ni surcharges, ni correcteur blanc.

En d’autres termes, en cas d’erreur d’enregistrement, le caissier doit tout simplement barrer de façon lisible la mention erronée.

Le journal de caisse enregistre les dotations et les dépenses. Chaque opération donne lieu à la création d’une écriture ou d’un ensemble d’écritures comprenant au moins sept colonnes :

• 1re colonne : la date de l’opération ;
• 2e colonne : le numéro de l’écriture ;
• 3e colonne : le compte débité ;
• 4e colonne : le compte crédité ;
• 5e colonne : le libellé ;
• 6e colonne : le montant débité ;
• 7e colonne : le montant crédité.

Aucun paiement ne peut être effectué sans documents comptables en bonne et due forme.

Les documents utilisés pour le décaissement sont : le bon de caisse et le bon d’avance à justifier.

Le bon de caisse est un document comptable qui permet d’effectuer et d’enregistrer dans le livre de caisse, les dépenses réalisées au titre de paiement direct.

Il est pré-numéroté et l’enregistrement se fait de façon automatique tout au long du fonctionnement du GUCE.

Il est établi, en double exemplaire, par le RAF, après approbation du DG. La copie reste à la comptabilité. Le bon de dépense est valable s’il est rempli et porte toutes les signatures requises, à savoir celle du DG pour approbation, celle du RAF pour visa et celle du bénéficiaire pour réception.

Il comporte les renseignements ci-après :

• le numéro du bon ;
• le montant en chiffres et lettres ;
• le nom du bénéficiaire ;
• le mode de payement ;
• le motif de payement ;
• la case imputation ;
• la date.

Le bon d’avance à justifier est utilisé pour tout paiement dont la justification est attendue (soins de santé, achat carburant, etc.).

Le bon d’avance à justifier ne donne pas lieu à une écriture de caisse.

Le total de tous les bons émis est ventilé dans le protocole de caisse sous la rubrique « Bons à justifier ».

Le délai de justification d’un bon d’avance à justifier est de 48 heures.

Après régularisation ou justification de la dépense (facture, reçu, quittance, etc.), l’écriture est passée.

Si le montant de la dépense est supérieur à celui repris au bon de dépenses, le caissier paiera la différence au bénéficiaire. Au cas contraire, le bénéficiaire remboursera la différence à la caisse.

Dans tous les cas, la justification ne doit pas être supérieure au montant retiré à la caisse.

À chaque fin de journée, le caissier fait le rapport des bons de dépenses non justifiés à son supérieur hiérarchique.

La non-observance du délai imparti pour la justification donne lieu à l’ouverture d’une action disciplinaire.

En attendant la clôture de cette action, il sera établi une note de débit à l’encontre de l’agent concerné, et à la retenue de la totalité de la somme non justifiée sur son salaire du mois courant.

En cas de récidive, il y aura ouverture d’une action disciplinaire qui entraînera des sanctions.

Le bon de dépenses portera les signatures des personnes ci-après :

• le demandeur ;
• le responsable de la cellule administrative et financière ;
• le directeur général pour approbation.

Il est tenu un registre des « Bons de dépenses » au service de la comptabilité pour suivi. Ce registre reprend tous les bons de dépenses émis et comporte les renseignements ci-après :

• le numéro d’ordre d’enregistrement et la date d’émission ;
• le nom du bénéficiaire ;
• le libellé de mise à disposition de fonds ;
• le montant ;
• la colonne observation qui explique si le bon de prélèvement a été payé et justifié.

Le flux des transactions décrit pour le registre des recettes et des dépenses par caisse est similaire à celui des transactions qui doivent être enregistrées par le livre de banque.

Le livre de banque sera ouvert pour chaque compte bancaire du Guichet unique. Il est tenu à la comptabilité.

Toute écriture comptable dans le journal banque doit être soutenue par une pièce comptable (Bon de dépenses) et des pièces justificatives en bonne et due forme c’est-à-dire les extraits bancaires et avis de débit ou de crédit en cas de virements ou paiements par chèques des clients par exemple.

Les extraits bancaires sont enregistrés dans l’ordre chronologique croissant de réception. Le journal banque est tenu à la comptabilité sur la base du livre de banque et ses annexes.

Toute sortie de fonds d’un compte bancaire, au profit de la caisse du Guichet Unique ou d’une tierce personne, se fera moyennant émission d’un chèque appuyé d’un bon de dépenses dûment signé par l’autorité compétente et des pièces justificatives.

Pour toute sortie au profit du tiers, on veillera à apposer le cachet : Payé le ……….., Chèque n° ………... Banque…………, Montant ………. Sur la pièce justificative (facture, note de débit) en annexe du Bon de dépenses.

Le retrait d’un montant de la banque pour la caisse doit apparaître au débit du livre de caisse à la date du retrait : c’est-à-dire avant toute utilisation des fonds retirés. L’opération est enregistrée au débit du livre-caisse.

L’enregistrement et la saisie de l’opération sont justifiés par un extrait bancaire.

Les frais bancaires sont comptabilisés par le bon de dépenses appuyé d’une note de débit de la banque.

Les entrées en compte sont constatées par les « Avis de crédit » justifiant les versements ou virements en compte.

L’avis de crédit constitue un support comptable. Il n’est donc pas nécessaire d’établir un bon de recette à cette fin.

Toutes les sorties et entrées en espèces ou par chèques doivent être enregistrées dans le livre de caisse/banque.

Le solde du livre de caisse doit à tout moment correspondre au contenu du coffre-fort.

Les écritures dans le livre de caisse sont manuscrites, lisibles et soignés.

Les erreurs d’écritures doivent être rectifiées sans que l’écriture de base ne soit rendue illisible, c’est-à-dire sans falsification.

Chaque opération doit être inscrite après citation de la date et du numéro d’ordre.

La numérotation d’ordre est continue.

Chaque opération enregistrée doit être clairement libellée afin de permettre son imputation comptable.

Chaque folio doit être numéroté.

Chaque page est clôturée, les totaux inscrits au début de la page suivante sont précédés de la mention « Report ».

À la fin de chaque mois, le livre caisse est clôturé et donne le total des entrées d’une part, et le total des sorties d’autre part ; ce qui permet de dégager le solde.

Les chéquiers sont tenus par le RAF.

Le contrôle de la caisse est prévu ou improvisé. À chaque contrôle, il est dressé un procès-verbal de constat qui est signé par le caissier, le supérieur hiérarchique et le contrôleur.

En cas d’empêchement ou d’absence prolongée du caissier, il est procédé à la remise et reprise de la caisse en présence du supérieur hiérarchique. Le procès-verbal ad hoc est dressé dans le livre de caisse.

Il y a d’abord un besoin créé dans un service (le service demandeur). Le responsable de service prépare un bon de réquisition en trois exemplaires, comme suit :

• une copie est gardée au service émetteur ;
• l’original et la deuxième copie sont transmis au secrétariat administratif et financier. ;
• dès la réception du bon de réquisition, le RAF s’informe auprès de l’intendant, si les articles réquisitionnés sont disponibles.

Si les articles demandés ne sont pas disponibles, le RAF retourne la copie du bon de réquisition au service demandeur en prenant soin d’indiquer les articles en souffrance.

À partir de l’original du bon de réquisition, le RAF prospecte le marché et demande des factures pro-forma auprès des fournisseurs agréés.

Trois fournisseurs seront choisis parmi lesquels un sera sélectionné sur la base de celui qui offre les meilleures conditions. Après sélection, le RAF prépare son rapport et un état de besoin à soumettre au DG.

Les pouvoirs de signatures sont transmis directement par le GUCE à la banque. La banque adresse par la suite à celui-ci une correspondance pour confirmer la bonne réception des modifications apportées aux pouvoirs de signature.

Le principe pour les opérations bancaires est de double signature suivant les combinaisons suivantes :

• 1° DG et RAF
• 2° DG et DGA
• 3° DGA et RAF.

La procédure de passation de marché établie par la Direction générale de contrôle des marchés publics (DGCMP) reste en vigueur au Guichet unique.

Les seuils applicables pour le Guichet Unique de Création d’Entreprise sont fixés comme suit :

Toutes les factures sont réceptionnées par la cellule administrative et financière. Elles sont introduites à la direction générale pour information, ensuite à la comptabilité.

Toute action de paiement se fait après l’enregistrement des factures à la comptabilité. Le circuit est le suivant :

• 1° réception et avis du RAF ;
• 2° avis du directeur général ;
• 3° comptabilité pour enregistrement.

Dès leur réception, toutes les factures sont numérotées suivant l’ordre chronologique. La série du numéro est annuelle, elle part du 1er janvier au 31 décembre de chaque année. Le numéro annuel est suivi de l’indice du mois. Ex. : 2014/06/00 (numéro chronologique).

Le facturier d’entrée comporte les renseignements suivants :

• 1° la date d’enregistrement à la comptabilité ;
• 2° le n° séquentiel interne de la facture ;
• 3° le nom du fournisseur ;
• 4° la date et le n° de la facture fournisseur ;
• 5° le n° et la date de bon de réception ou bon de livraison ;
• 6° le libellé de la transaction ;
• 7° le montant de la facture ;
• 8° les références de paiement.

À la réception de la facture, la comptabilité veille à la conformité de la facture avec le bon de commande et le bon de réception.

Elle s’assure aussi de l’exactitude arithmétique de la facture.

Après formalités d’usage, le comptable vise la facture pour conformité.

Le Guichet unique de création d’entreprise est appelé à se déployer au niveau provincial, sous la responsabilité de la direction générale, à travers les antennes. Ces différentes antennes vont contribuer à l’extension du GUCE à travers le pays et offrir les facilités de création d’entreprise à tous les opérateurs économiques.

Le déploiement du Guichet unique de création d’entreprise en provinces se fait dans une parfaite collaboration entre les différentes autorités nationales et provinciales.

Le déploiement du GUCE en provinces devra respecter un chronogramme qui tient notamment compte de l’importance du flux économique de la province, de la demande exprimée par les autorités provinciales et des facilités administratives offertes.

Pour ce faire, des séances de travail et des descentes dans lesdites provinces seront organisées.

Les antennes fonctionnent comme les relais de la Direction générale.

Une ou plusieurs antennes peuvent être installées sur l’étendue d’une province en République démocratique du Congo. Ces antennes exécutent mutatis mutandis les missions dévolues à la direction générale du Guichet unique de création d’entreprise dans les limites de leurs compétences territoriales.

Si plusieurs antennes sont installées dans une province donnée, il peut être mis sur pied une direction provinciale pour la coordination desdites antennes.

Les antennes sont composées de 7 agents au moins :

• un chef d’antenne ;
• un secrétaire ;
• un informaticien ;
• un greffier ;
• un notaire ;
• un ordonnateur et
• un huissier.

Sous l’autorité de la direction générale, le chef d’antenne a notamment pour mission de :

• coordonner les activités de l’antenne ;
• gérer le personnel administratif et technique de l’antenne ;
• gérer le patrimoine de l’Antenne ;
• coordonner, suivre et évaluer les activités du GUCE de son ressort ;
• préparer les rapports d’activités trimestrielles et annuelles des actions menées au niveau de son ressort ;
• nouer des relations de travail étroites avec tous les partenaires concernés au niveau de son ressort en vue d’atteindre les objectifs assignés.

Les chefs d’antennes sont responsables du fonctionnement administratif, financier et institutionnel du GUCE.

Ils travaillent en étroite collaboration avec les gouvernorats et les ministères provinciaux de la Justice, de l’Intérieur, et s’il échet, du Budget, des Finances et de la Fonction publique.

1) Directeur général

• organiser, diriger, coordonner et contrôler l’ensemble des activités du Guichet unique ;
• exercer tous les pouvoirs nécessaires lui reconnus par les lois et règlements en vue de l’accomplissement des missions du Guichet unique ;
• superviser l’ensemble des services techniques et administratifs du Guichet unique de création d’entreprise ;
• gérer les ressources humaines et financières ainsi que les biens meubles et immeubles du Guichet unique de création d’entreprise ;
• assurer la mise en œuvre et le contrôle du plan d’actions du Guichet unique de création d’entreprise ;
• communiquer mensuellement aux différents services étatiques intéressés, les informations non confidentielles relatives aux entreprises créées ;
• créer et maintenir un réseau de contacts utiles aux niveaux national et international devant aider à accomplir efficacement les missions du Guichet unique de création d’entreprise ;
• diriger la préparation du budget annuel et du plan d’actions du Guichet unique de création d’entreprise ;
• encadrer l’administration, l’utilisation et le contrôle du budget ;
• représenter le Guichet unique de création d’entreprise vis-à-vis des tiers ;
• assurer l’interface entre le Guichet unique de création d’entreprise et l’autorité de tutelle ;
• effectuer des missions de service à l’intérieur et à l’étranger ;
• exercer le pouvoir disciplinaire sur l’ensemble du personnel du Guichet unique de création d’entreprise ;
• exécuter toutes autres tâches en rapport avec les missions du Guichet unique de création d’entreprise lui confiée par l’autorité de tutelle.

2) Directeur général adjoint

• assister le directeur général dans l’exercice de ses fonctions ;
• exercer l’intérim du directeur général en cas d’absence ou d’empêchement ;
• faire régulièrement, en vue du fonctionnement efficace du Guichet unique de création d’entreprise des propositions concrètes au directeur général ;
• superviser l’exécution de certaines activités notamment l’élaboration des rapports mensuels, trimestriels et annuels d’activités ;
• assurer la gestion des services sociaux ;
• veiller à la formation et au renforcement des capacités du personnel du Guichet unique de création d’entreprise ;
• exécuter toutes autres tâches lui confiées par l’autorité de tutelle ou par le directeur général.

1) Notaire titulaire

• procéder à l’authentification, dans les conditions de célérité liées aux exigences du Guichet unique de création d’entreprise, des statuts et procès-verbaux des assemblées générale des sociétés ;
• établir des fichiers ou répertoires des entreprises dont les statuts et autres actes ont été authentifiés au niveau du GUCE ;
• exécuter toutes autres tâches lui confiées par le directeur général et par le directeur général adjoint du GUCE.

2) Notaire adjoint

• assister le notaire titulaire dans l’exercice de ses fonctions et le remplacer en cas d’absence ou d’empêchement ;
• exécuter toutes autres tâches lui confiées par le notaire titulaire, le directeur général et le directeur général adjoint.

3) Greffier titulaire

• procéder, dans les conditions de célérité liées aux exigences du Guichet unique de création d’entreprise, à l’immatriculation des entreprises au registre du commerce et du crédit mobilier (RCCM) et aux inscriptions complémentaires audit registre ;
• établir des fichiers ou répertoires des entreprises immatriculées au registre du commerce et du crédit mobilier (RCCM) ;
• conserver les archives des dossiers des entreprises immatriculées au registre du commerce et du crédit mobilier (RCCM) ;
• exécuter toutes autres tâches lui confiées par le directeur général et par le directeur général adjoint du GUCE.

4) Greffier adjoint

• assister le greffier titulaire dans l’exercice de ses fonctions et le remplacer en cas d’absence ou d’empêchement ;
• exécuter toutes autres tâches lui confiées par le greffier titulaire, le directeur général et le directeur général adjoint.

5) Responsable de l’Administration parafiscale (DGRAD)

• établir, dans les conditions de célérité liées aux exigences du Guichet unique de création d’entreprise, les notes de perception des droits résultant des opérations du Guichet unique de création d’entreprise ;
• établir des rapports sur les notes de perception des droits résultant des opérations du Guichet unique de création d’entreprise et sur la contribution dudit Guichet au Trésor public ;
• exécuter toutes autres tâches lui confiées par le directeur général et par le directeur général adjoint du GUCE.

6) Responsable adjoint de l’Administration parafiscale (DGRAD)

• assister le responsable de l’Administration parafiscale (DGRAD) dans l’exercice de ses fonctions et le remplacer en cas d’absence ou d’empêchement ;
• exécuter toutes autres tâches lui confiées par le responsable de l’Administration parafiscale (DGRAD), le directeur général et le directeur général adjoint.

7) Agent collaborateur du notaire

• assister le notaire titulaire et le notaire adjoint dans l’exercice de leurs fonctions ;
• exécuter toutes autres tâches lui confiées par ces deniers, le directeur général ou le directeur général adjoint.

8) Agent collaborateur du greffier

• assister le greffier titulaire du commerce et le greffier adjoint du commerce dans l’exercice de leurs fonctions ;
• exécuter toutes autres tâches lui confiées par ces deniers, le directeur général ou le directeur général adjoint.

1) Assistant du directeur général

• organiser le travail du directeur général ;
• organiser l’agenda du directeur général ;
• préparer les réunions de travail devant être présidées par le directeur général et en établir les rapports ou les comptes rendus ;
• couvrir, au besoin, les séances de travail du directeur général avec les tiers ;
• préparer des correspondances ou corriger des correspondances à la signature du directeur général ;
• rappeler au directeur général les tâches programmées ou les rendez-vous pris ;
• assurer le suivi régulier de toutes les actions et de toutes les décisions prises par le directeur général ;
• recevoir, à la demande du directeur général, des personnes désignées par ce dernier ;
• faire le suivi de tous les dossiers ou de toutes les tâches confiées par le directeur général au personnel du Guichet unique de création d’entreprise ;
• organiser, en collaboration avec le chargé de protocole, les voyages du directeur général ;
• assurer le secrétariat du directeur général ;
• exécuter toutes autres tâches lui confiées par le directeur général ou par le directeur général adjoint.

2) Assistant du directeur général adjoint

• accomplir, mutatis mutandis, les missions dévolues à l’assistant du directeur général, mais dans le cadre des attributions du directeur général adjoint ;
• exécuter toutes autres tâches lui confiées par le directeur général adjoint ou par le directeur général.

3) Responsable administratif et financier

• appuyer le directeur général dans la gestion des ressources humaines et financières ainsi que des biens meubles et immeubles du Guichet unique de création d’entreprise ;
• exécuter ou faire exécuter, sous la direction du directeur général, la politique et les décisions en matière de gestion des ressources humaines et financières ainsi que des biens meubles et immeubles du Guichet unique de création d’entreprise ;
• élaborer des outils de gestion financière et matérielle et des ressources humaines ;
• veiller à la discipline et à la transparence en matière de gestion financière et matérielle et des ressources humaines ;
• s’activer, en synergie avec le comptable, pour la mobilisation des ressources financières nécessaires pour le bon fonctionnement du Guichet unique de création d’entreprises ;
• établir ou faire établir la situation journalière, hebdomadaire, mensuelle et trimestrielle du Guichet unique de création d’entreprise ;
• élaborer régulièrement des rapports financiers à adresser au directeur général ;
• gérer l’intendance du Guichet unique de création d’entreprise ;
• exécuter toutes autres tâches lui confiées par le directeur général ou le cas échéant par le directeur général adjoint.

4) Chargé des technologies de l’information et de la communication

• veiller à l’intégrité des réseaux (Intranet et Internet) et leurs extensions si nécessaires ;
• assurer la planification de la sauvegarde (back-up) des bases des données du Guichet unique (Intranet et Internet) ;
• proposer et développer des systèmes de gestion informatique promouvant la dématérialisation des opérations (gestion des dossiers de création d’entreprise), l’intégration des différents services ainsi que l’automatisation des tâches en vue de la performance du Guichet unique de création d’entreprise ;
• proposer et développer des outils Internet permettant de renseigner de manière exhaustive sur les procédures de création d’entreprise, d’anticiper les demandes de création d’entreprise (pré-remplissage du formulaire de création d’entreprise) ;
• publier les informations non confidentielles ou jugées nécessaires par la hiérarchie sur les entreprises créées au Guichet unique dans le cadre de la transparence des opérations ;
• faire toutes propositions utiles destinées à améliorer le fonctionnement du Guichet unique de création d’entreprise au moyen des applications informatiques ;
• réaliser des supports promotionnels (brochures, dépliants, pamphlets, etc.) du Guichet unique de création d’entreprise ;
• veiller à l’animation quotidienne du site web du Guichet unique ;
• assurer la gestion des e-mails du domaine ;
• communiquer aux services étatiques intéressés les informations professionnelles dont ils ont besoin ;
• exécuter toutes autres tâches lui confiées par la hiérarchie.

5) Technicien informaticien

• assurer le fonctionnement efficient des applications de l’informatique au sein du Guichet unique de création d’entreprise ;
• assurer la formation du staff quant à l’utilisation des ordinateurs et des logiciels informatiques ;
• assurer le support des utilisateurs (help desk) du parc informatique ;
• assister le chargé de technologies de l’information et communication dans l’exercice de ses fonctions ;
• en collaboration avec le chargé de technologies de l’information et communication :
• établir des études de marché et élaborer la liste des équipements informatiques nécessaires au bon fonctionnement du Guichet unique ;
• assurer une bonne gestion et partage des ressources (ordinateurs, imprimantes, scanner, dossiers partagés, etc.) sur le réseau local ;
• assurer et superviser la mise à jour des antivirus, l’installation et la configuration de l’équipement informatique et logiciels ;
• veiller à l’entretien du parc informatique (ordinateurs, imprimantes, scanners, photocopieuses, onduleurs, etc.) ;
• veiller au bon fonctionnement des systèmes informatiques pour l’efficacité du Guichet unique de création d’entreprise ;
• exécuter toutes autres tâches lui confiées par la hiérarchie.

6) Chargé de la communication et des relations publiques

• organiser des contacts du Guichet unique de création d’entreprise avec les tiers ;
• organiser le protocole du Guichet unique de création d’entreprise ;
• organiser protocolairement les déplacements de service ;
• concevoir, en collaboration avec le responsable TIC, des supports promotionnels et autres affiches du Guichet unique de création d’entreprise ;
• concevoir et assurer la publicité du Guichet unique de création d’entreprise dans les médias ;
• œuvrer pour la sensibilisation et l’information du public sur les activités du Guichet unique de création d’entreprise ;
• organiser des manifestations dans le cadre des missions du Guichet unique de création d’entreprise ;
• conseiller et assister les opérateurs économiques et les investisseurs dans l’élaboration des statuts de leurs sociétés ;
• exécuter toutes autres tâches lui confiées par la hiérarchie.

7) Opérateur de saisie

• procéder à la saisie rapide des documents lui confiés ;
• organiser le classement des fichiers et répertoires thématiques ;
• exécuter toutes autres tâches lui confiées par la hiérarchie.

8) Archiviste

• procéder à la collecte et au classement des dossiers ;
• assurer la conservation des dossiers ;
• organiser et maintenir un système de classement des dossiers ;
• préparer des rapports statistiques ;
• exécuter toutes autres tâches lui confiées par la hiérarchie.

9) Réceptionniste

• accueillir, en toute hospitalité professionnelle et orienter tous les visiteurs du GUCE ;
• réceptionner et vérifier les demandes de création d’entreprise ;
• réceptionner tous les courriers destinés au Guichet unique ;
• fournir aux requérants les informations nécessaires sur la procédure de création d’entreprise au Guichet unique de création d’entreprise ;
• remettre aux requérants les documents leur destinés ;
• tenir les différents registres de courriers reçus ;
• répondre aux appels téléphoniques et prendre toutes dispositions utiles y relatives ;
• élaborer des rapports sur la réception des courriers, sur les visites du Guichet unique de création d’entreprise, et autres ;
• exécuter toutes autres tâches lui confiées par la hiérarchie.

10) Chargé des courriers

• assurer la distribution des courriers ;
• établir des rapports (sous forme de répertoire) sur les courriers expédiés ;
• récupérer pour compte du Guichet unique de création d’entreprise les courriers annoncés auprès des expéditeurs ou des tiers ;
• exécuter toutes autres tâches lui confiées par la hiérarchie.

11) Chauffeur

• conduire, en bon père de famille, le véhicule de service du Guichet unique de création d’entreprise pour les courses de service ;
• veiller, en bon père de famille, sur la garde et l’entretien dudit véhicule ;
• exécuter toutes autres tâches lui confiées par la hiérarchie.

12) Huissier

• veiller à l’entretien des bureaux et des installations hygiéniques du Guichet unique ;
• exécuter toutes autres tâches lui confiées par la hiérarchie.

Dossier personne physique

Dénomination sociale

Reçu par

Date et heure de dépôt

Date et heure de retrait

N° Compte contribuable

N° Registre de commerce

N° Caisse maladie

Suivi du dossier