Arrêté ministériel n° 130/130.03/0014/HM/2025 du 3 octobre 2025 relatif à la procédure d’obtention d’un Accord de siège

Le présent arrêté fixe les procédures d’instruction, de négociation, d’approbation, de suivi et de contrôle des accords de siège conclus avec des organisations internationales et des organisations non gouvernementales internationales opérant en République démocratique du Congo.

1) L’Accord de siège est un traité conclu entre un État hôte et une organisation internationale, ou une organisation non gouvernementale internationale de droit étranger, fixant les conditions juridiques de l’implantation et du fonctionnement de cette organisation sur le territoire national.

2) Il précise notamment les privilèges, immunités et facilités accordés à l’organisation et à son personnel, ainsi que les obligations de celle-ci vis-à-vis de l’État hôte.

3) L’Accord de siège est une prérogative souveraine de l’État congolais et ne constitue pas un droit automatique.

4) Il est accordé uniquement si l’organisation qui en fait la demande démontre son utilité publique, sa conformité aux lois congolaises et sa contribution à l’intérêt national.

5) Tous les privilèges et immunités accordés sont strictement fonctionnels et proportionnels aux missions de l’organisation.

6) La demande de l’Accord de siège doit être adressée au Ministre ayant les affaires étrangères dans ses attributions, accompagnée d’un dossier complet.

7) L’octroi d’un Accord de siège est également conditionné par le respect de la sécurité nationale, de l’intégrité territoriale et de la protection contre tout abus des régimes fiscaux et douaniers.

8) Il existe une procédure à suivre pour les organisations internationales ainsi que les organisations non gouvernementales internationales, et ce, en tenant compte de la personnalité juridique de l’organisme demandeur d’Accord de siège.

Selon l’esprit de la Convention de Vienne sur le droit des traités de 1949, une organisation internationale est une entité intergouvernementale créée par un traité, dont les activités sont régies par le droit international.

L’existence et le fonctionnement des organisations internationales sur le territoire d’un État membre renvoient donc à la notion de la signature des accords de siège.

Pour les organisations internationales, la procédure se présente de la manière suivante :

• 1° faire la demande en saisissant officiellement el ministère des Affaires étrangères, Coopération internationale et Francophonie ;
• 2° annexer à la demande, les documents suivants :

Le dossier de demande doit être constitué des éléments ci-après :

• la lettre de demande d’accord de siège ;
• l’instrument juridique créant ladite organisation internationale ;
• les états financiers audités des deux derniers exercices ;
• le rapport d’activités ;
• l’acte de nomination du représentant-pays légalisé ;
• le curriculum vitae du représentant-pays de l’organisation internationale ;
• la liste du personnel étranger œuvrant au sein de ladite organisation ;
• une déclaration signée par le représentant-pays affirmant l’absence de tout conflit d’intérêt personnel, financier ou familial avec des agents de l’État congolais ;
• un projet d’Accord de siège ;
• la fiche d’identification (à recevoir auprès du bureau Accord de siège) ;
• organiser une séance d’harmonisation du projet avec la Direction des affaires juridiques et contentieux.

Le Conseil économique et social des Nations unies, par as résolution 288 adoptée le 27 février 1950, définit les organisations non gouvernementales internationales comme des organisations qui ne sont pas créées par des accords intergouvernementaux, par opposition aux organisations intergouvernementales.

Par conséquent, les organisations non gouvernementales internationales sont, par principe, éligibles pour la signature d’un accord-cadre et exceptionnellement, chaque État exerce sa souveraineté en leur accordant des privilèges et immunités pour faciliter l’exercice de leurs activités qui impactent les populations locales.

Pour les organisations non gouvernementales internationales, la procédure se présente de la manière suivante :

• 1° faire la demande en saisissant officiellement le ministère des Affaires étrangères, Coopération internationale et Francophonie ;
• 2° annexer à la demande, les documents suivants :
• la lettre de demande d’accord de siège :
• les statuts notariés ;
• un certificat de bonne conduite fiscale et légale dans le pays d’origine ;
• les états financiers audites des deux derniers exercices ;
• le rapport d’activités ;
• une convention de partenariat signée avec le ministère au Plan ou le ministère sectoriel compétent ;
• l’acte de nomination du représentant-pays légalisée ;
• le curriculum vitae du représentant-pays de l’ONGI ;
• le curriculum vitae du président de l’ONGI ;
• une déclaration signée par le président et le représentant-pays de l’ONGI affirmant que ni eux ni les membres de leurs organes de gouvernance n’entretiennent de liens personnels, financiers ou familiaux avec des agents de l’État congolais pouvant influencer indûment la procédure ;
• la liste des personnels étrangers ;
• la fiche d’identification à recevoir auprès du bureau Accord de siège).
• 3° organiser une séance d’harmonisation du projet avec la Direction des affaires juridiques et contentieux ;
• 4° organiser une évaluation des activités de l’organisations non gouvernementales internationales sur les sites opérationnels avant avis de a Direction des affaires juridiques et contentieux.

Tout fonctionnaire ou agent de l’État directement impliqué dans l’instruction, la négociation ou la signature d’un Accord de siège doit signer une déclaration attestant qu’il n’existe aucun conflit d’intérêt personnel, financier ou familial avec l’organisation requérante.

De même, l’organisation requérante doit fournir une déclaration signée par son représentant légal attestant que ses dirigeants, administrateurs et représentants n’ont aucun lien d’intérêt avec des agents de l’État congolais.

Tout conflit d’intérêt avéré ou non déclaré entraîne la suspension immédiate de la procédure ou la résiliation de l’Accord de siège.

Sur la base de l’avis émis par la Direction des affaires juridiques et contentieux, le Ministre ayant les affaires étrangères dans ses attributions soumet le dossier au Conseil des Ministres pour délibération, conformément à l’article 213 de la Constitution de la République.

Après approbation par le Conseil des Ministres, l’Accord de siège est signé par l’autorité compétente. La cérémonie de signature est organisée par la Direction du protocole national d’État. Un exemplaire de l’accord dûment signé est ensuite transmis à ladite Direction pour sa mise en œuvre effective.

Les organisations bénéficiaires d’un Accord de siège doivent soumettre chaque année au ministère des Affaires étrangères :

• un rapport narratif et financier détaillé de leurs activités en République démocratique du Congo ;
• la liste actualisée de leur personnel expatrié et national ;
• l’inventaire des avantages fiscaux ou douaniers dont elles ont bénéficié au courant d’un exercice fiscal.

Le non-respect de ces obligations peut entraîner la suspension ou le retrait de l’Accord de siège.

L’Accord de siège est conclu pour une durée initiale de trois ans, renouvelable après évaluation positive des activités par le ministère ayant les affaires étrangères dans ses attributions, en concertation avec le ministère du Plan, chargé de veiller à la cohérence des programmes avec les priorités nationales de développement et le ministère sectoriel compétent, garant de la conformité technique et opérationnelle des interventions relevant de son domaine.

Le ministère des Affaires étrangères tient un Registre national des accords de siège, accessible au public. Y figure au minimum le nom de l’organisation, la date de signature, la durée de validité et la nature des privilèges accordés.

Les informations sensibles de sécurité nationale peuvent être exclues de la publication.

L’Accord de siège peut être suspendu ou retiré par le Gouvernement de la République démocratique du Congo en cas de :

• violation de la législation nationale ;
• non-respect des obligations de transparence et de rapportage ;
• conflit d’intérêt avéré ;
• atteinte à la sécurité nationale ou à l’ordre public.

La décision de suspension ou de retrait relève de la souveraineté de l’État congolais et n’ouvre droit à aucune compensation.

Le présent arrêté entre en vigueur à la date de sa signature et abroge toute disposition antérieure ou contraire.

Déclaration d’absence de conflit d’intérêt

Je soussigné(e) :

• Nom :
• Fonction :
• Ministère/Institution :

Déclare par la présente :

1 Ne pas avoir de liens personnels, financiers ou familiaux avec l’organisation ayant introduit une demande d’Accord de siège ;

2. Ne pas avoir d’intérêts directs ou indirects susceptibles d’influencer indûment mon rôle dans l’examen, l’évaluation ou la négociation de ladite demande ;

3. M’engager à signaler sans délai toute situation pouvant constituer un conflit d’intérêt qui viendrait à survenir.

Je comprends qu’une fausse déclaration ou une omission volontaire constitue un motif de nullité de ma participation au processus et peut entraîner des sanctions prévues par la loi

Fait à...., le.../.../20..

Nom du représentant légal :

Déclaration d’absence de conflit d’intérêt

Nous, soussignés, représentants légaux de l’organisation .... déclarons par la présente :

1. Que ni nous-mêmes, ni les membres de nos organes de gouvernance, ni notre représentant-pays, ni notre personnel déclaré n’entretiennent de liens personnels, financiers ou familiaux avec des agents ou responsables de l’État congolais pouvant influencer indûment la procédure d’Accord de siège ;

2. Que ni nous-mêmes, ni les membres de nos organes de gouvernance, ni notre Représentant-pays, ni notre personnel déclaré n’entretiennent de liens personnels, financiers, contractuels ou opérationnels avec :

• des groupes armés locaux ou étrangers opérant sur le territoire de la République démocratique du Congo ;
• des personnes ou entités inscrites sur les listes de sanctions adoptées par les Nations unies, l’Union africaine ou la République démocratique du Congo ;
• toute personne physique ou morale dont les activités sont formellement reconnues par le Gouvernement congolais comme portant atteinte à la sécurité nationale ou à l’intégrité territoriale de la République ;

3. Que toute interaction institutionnelle ou opérationnelle nécessaire avec des États étrangers ou leurs agences dans le cadre de nos activités est conduite de manière transparente et conforme au droit international humanitaire ainsi qu’aux lois congolaises ;

4. Que nous n’avons offert ni reçu, directement ou indirectement, aucun avantage indu en lien avec la présente demande ;

5. Que nous nous engageons à informer immédiatement le ministère des Affaires étrangères de toute situation pouvant constituer ou être perçue comme un conflit d’intérêt, ou tout lien avec les entités mentionnées ci-dessus ;

6. Que nous comprenons et acceptons qu’une déclaration mensongère ou une omission volontaire constitue un motif de suspension ou de retrait de l’Accord de siège, sans préjudice d’éventuelles poursuites judiciaires.

Fait à...., le.../.../20..

Nom du représentant légal :