Instruction n° 19 du 4 mai 2019 relative à l’exercice des fonctions de commissaire aux comptes des établissements de crédit et des institutions de microfinance

La présente Instruction a pour objet de fixer les règles spécifiques relatives à l’exercice des fonctions de commissaires aux comptes dans les Etablissements de Crédit et dans les Institutions de microfinance.

La présente Instruction s’applique aux Etablissements de Crédit et Institutions de microfinance, dénommés « établissements assujettis ».

Au sens de la présente Instruction, on entend par :

Audit des états financiers : examen réalisé par un professionnel indépendant qui consiste à vérifier les états financiers ou autres informations financières d’une entité donnée, en vue d’exprimer une opinion motivée destinée à renseigner les parties prenantes sur la régularité, la sincérité et l’image fidèle que ces états financiers ou informations donnent sur les opérations de l’exercice écoulé ainsi que sur la situation financière et les résultats de l’entité à la fin de l’exercice.

Lors de la conduite d’un audit des états financiers, les objectifs généraux du commissaire aux comptes sont de :

• obtenir l’assurance raisonnable que les états financiers pris dans leur ensemble, ne comportent pas d’anomalies significatives, que celles-ci proviennent de fraudes ou résultent d’erreurs, permettant ainsi à l’auditeur de formuler une opinion exprimant si les états financiers sont établis ou non, dans tous leurs aspects significatifs, conformément à un référentiel comptable applicable, et ;
• produire un rapport sur les états financiers et de procéder aux communications requises par les normes internationales d’Audit, en sigle ISA, sur base des conclusions de ses travaux.

Travaux de certification : processus d’activités par lequel les commissaires aux comptes certifient que les comptes annuels d’une entité sont réguliers, sincères et donnent une image fidèle du résultat des opérations de l’exercice comptable écoulé ainsi que de la situation financière, du résultat et du patrimoine de la société à la fin de l’exercice. La régularité fait référence à la conformité des comptes avec tes règles d’évaluation et de présentation alors que la sincérité des états financiers fait mention à la loyauté et à la bonne foi dans l’établissement des comptes ;

Assemblée générale : organe suprême constitué des apporteurs de capitaux, personnes physiques ou morales, à savoir les actionnaires, associés ou les sociétaires, qui approuve les comptes annuels de l’établissement ;

Organe délibérant : organe chargé, pour le compte des actionnaires, de définir l’orientation stratégique de l’établissement et la surveillance effective de la gestion des activités. Il est constitué sous forme de conseil d’administration ;

Comité d’audit : Comité de gouvernance, émanation de l’organe délibérant créé pour l’assister dans l’exercice de ses missions de surveillance, notamment l’évaluation de la qualité du dispositif de contrôle interne et le pilotage de l’audit interne ;

Organe exécutif : l’ensemble des structures qui concourent à la gestion courante d’un établissement assujetti et assurent l’application effective de l’orientation stratégique de l’activité définie par l’organe délibérant. Il correspond à la direction générale, au comité de gestion ou au comité de Direction. Il comprend le Directeur Général et le(s) Directeur(s) Général (aux) Adjoint(s) ;

Anomalie : différence entre le montant, le classement, la présentation ou l’information fournie concernant un élément des états financiers et le montant, le classement, la présentation ou l’information fournie qui est exigée pour ce même élément afin d’être en conformité avec le référentiel comptable applicable. Les anomalies peuvent résulter d’erreurs ou provenir de fraudes. Dans le cas où le commissaire aux comptes exprime une opinion selon laquelle les états financiers sont présentés sincèrement dans tous leurs aspects significatifs ou donnent une image fidèle, les anomalies comprennent également les ajustements de montants, de classements, de présentation ou de l’information fournie qui, selon le jugement du commissaire aux comptes, sont nécessaires pour que lesdits états soient considérés sincères dans tous leurs aspects significatifs, ou donnent une image fidèle.

Anomalie significative : information comptable ou financière inexacte, mal présentée, insuffisante ou omise, en raison d’erreurs ou de fraude, d’une importance telle que, seule ou cumulée avec d’autres elle peut influencer le jugement de l’utilisateur de cette information comptable et financière ;

Fraude : tout acte intentionnel commis par un ou plusieurs membres de la direction, par une ou plusieurs personnes constituant le gouvernement d’entreprise, par un ou plusieurs employés ou tiers à l’entité, impliquant des manœuvres dolosives dans le but d’obtenir un avantage indu ou illégal ;

Etats financiers : la présentation structurée d’informations financières historiques, y compris les notes s’y rapportant, dont le but est de communiquer les ressources économiques ou les obligations d’une entité à un moment donné, ou leurs variations durant une période de temps, conformément au référentiel comptable en vigueur ou exigé par l’Autorité de Régulation et de Contrôle. Les notes s’y rapportant comprennent généralement un résumé de principales méthodes comptables et d’autres informations explicatives. Le terme « états financiers » désigne généralement un jeu complet tel que défini par les dispositions du référentiel comptable applicable, mais peut aussi ne signifier qu’une seule des composantes des états financiers.

Expert-comptable : personne physique de nationalité congolaise et, le cas échéant, de nationalité étrangère exerçant de manière indépendante et inscrite au tableau de l’Ordre National des Experts-Comptables ;

Société d’experts-comptables : personne morale de droit congolais exerçant de manière indépendante et inscrite au tableau de l’Ordre National des Experts-Comptables ;

Commissaire aux comptes (CAC) : Expert-Comptable ou société d’Experts-Comptables exerçant une profession réglementée et ayant pour mission de contrôler la sincérité et la régularité des comptes annuels établis par une entité à travers un audit financier ;

Lettre de mission d’audit : celle contenant des clauses dont les conditions pour la mise en œuvre convenues entre la direction et le commissaire aux comptes. Ces conditions sont notamment l’utilisation par la direction d’un référentiel comptable acceptable pour l’établissement des états financiers et l’accord de celle-ci, le cas échéant, des personnes constituant le gouvernement d’entreprise pour réaliser ledit audit. Le commissaire aux comptes accepte de poursuivre une mission d’audit seulement si ces conditions préalables sont réunies et qu’il existe une compréhension réciproque entre lui et la direction de l’Etablissement de Crédit et, le cas échéant, les personnes constituant le gouvernement d’entreprise.

Normes IFRS : normes internationales d’information financière publiées par l’IASB ;

Normes ISA : normes internationales d’audit ;

ONEC : Ordre National des Experts-Comptables en République Démocratique du Congo.

Les commissaires aux comptes, titulaires et suppléants, sont désignés par l’Assemblée Générale des actionnaires, associés ou sociétaires, sur proposition de l’organe délibérant de l’établissement assujetti.

Pour les établissements assujettis ne disposant pas d’organe délibérant, le commissaire aux comptes est désigné par la seule Assemblée Générale des actionnaires, associés ou sociétaires.

Les établissements assujettis sont tenus de désigner une personne morale ou deux personnes physiques, en qualité de commissaire aux comptes, choisies parmi celles reprises sur la liste des commissaires aux comptes agréés par la Banque Centrale du Congo.

Les établissements assujettis ayant la forme juridique de société anonyme sont tenus de disposer de deux commissaires aux comptes titulaires et deux commissaires aux comptes suppléants.

Les commissaires aux comptes titulaires et les commissaires aux comptes suppléants ne doivent avoir aucun lien d’intérêt ou de subordination entre eux.

L’organe délibérant au travers de son comité d’audit se base sur les critères ci-dessous pour l’appréciation des dossiers de désignation ou de renouvellement de mandat des commissaires aux comptes :

• l’indépendance ;
• le professionnalisme ;
• les termes du projet de contrat à conclure avec l’établissement assujetti ;
• la proposition des honoraires.

Les établissements assujettis qui, en application de leur réglementation spécifique, sont tenus de publier des états financiers répondant aux normes IFRS, doivent veiller à conclure un mandat avec un commissaire aux comptes disposant de l’expertise appropriée lui permettant de procéder rigoureusement à la révision des opérations comptables, conformément aux normes d’information financière applicables au secteur financier, dans le respect des normes professionnelles relatives aux commissaires aux comptes.

La durée du mandat des commissaires aux comptes est de trois exercices renouvelable une fois.

Sauf en cas de démission, il ne peut être mis fin au mandat d’un commissaire aux comptes que sur ordre ou autorisation de la Banque Centrale du Congo pour des motifs d’incompétence ou d’immoralité.

Dans ce dernier cas, le comité d’audit est consulté préalablement à toute éventuelle révocation des commissaires aux comptes.

Avant l’expiration du mandat d’un commissaire aux comptes et sa désignation ou son renouvellement, l’établissement assujetti informe la Banque Centrale du Congo/Direction ayant en charge la Surveillance des Intermédiaires Financiers, six mois au moins avant, de la décision qu’il envisage de prendre quant à la signature d’un nouveau mandat.

Dans ce cas, l’établissement assujetti devra transmettre, sans délai, à la Banque Centrale du Congo la copie du procès-verbal notarié de l’Assemblée Générale Ordinaire.

Dans un délai de trente jours ouvrés, la Banque Centrale du Congo informe l’établissement assujetti de son absence d’opposition, ou sinon de sa demande de faire appel à un autre commissaire aux comptes, eu égard aux exigences prévues, pour l’agrément des commissaires aux comptes, dans la présente Instruction.

La mission principale du commissaire aux comptes d’un établissement assujetti consiste à procéder à la certification des états financiers publiables, en conformité avec le référentiel comptable spécifique aux établissements assujettis, aux normes internationales d’audit ou, le cas échéant, aux normes internationales d’information financière en vigueur.

Le commissaire aux comptes doit certifier la régularité et la sincérité des états financiers en attestant que les comptes de fin d’exercice donnent une image fidèle des opérations effectuées au cours de l’exercice, de la situation financière et des actifs, passifs et engagements hors bilan de l’établissement assujetti.

Le commissaire aux comptes établit un rapport détaillé dans lequel sont consignés notamment :

• son appréciation de l’organisation et de la gouvernante de l’établissement et de la qualité de ses dispositifs d’identification, de mesure, de surveillance, de contrôle et de réduction des risques ;
• son appréciation de l’adéquation et l’efficience du système de contrôle interne et de conformité de l’établissement assujetti, eu égard aux caractéristiques de l’établissement, à la nature des activités exercées et aux risques encourus ;
• son appréciation sur le dispositif de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme et la prolifération ainsi que sur la sécurité informatique ;
• son avis sur la maitrise des risques inhérents aux prestations de services essentiels externalisées, conformément aux dispositions de la Banque Centrale du Congo relatives à la gestion des risques ;
• ses observations sur les éventuelles anomalies relevées au cours de ses investigations dans les différents domaines vérifiés, notamment celles concernant :
• les systèmes et les dispositifs de contrôle interne, de conformité et de gestion des risques,
• le respect des normes prudentielles de gestion, particulièrement celles portant sur la solvabilité, la liquidité, la concentration ainsi que la classification et le provisionnement des créances,
• le respect des principes comptables et prudentiels ;
• ses réserves et/ou son refus de certification.

La lettre de mission du commissaire aux comptes doit inclure notamment :

• les diligences de vérification et de certification à accomplir portant sur les états financiers, le contrôle interne et les risques ;
• les responsabilités du commissaire aux comptes ;
• les responsabilités de l’organe exécutif ;
• l’indication du référentiel comptable applicable pour l’établissement des états financiers ;
• l’indication de la forme et du contenu envisagés de tous rapports à émettre par l’auditeur ;
• la spécification de la forme du rapport établi par le commissaire aux comptes et des éléments d’information attendus ;
• le format de l’attestation relative à la conformité du référentiel comptable appliqué par l’établissement assujetti par rapport à celui en vigueur en République Démocratique du Congo ;
• l’étendue et la profondeur des contrôles à opérer, notamment l’échantillonnage des engagements à examiner ;
• le format de l’émission de l’opinion sur la sincérité et la régularité des comptes.

Le commissaire aux comptes apprécie, dans le cadre de sa mission, la qualité du dispositif de contrôle interne mis en œuvre par l’établissement assujetti, notamment :

• i) le dispositif mis en place pour :
• prévenir et maîtriser tous les risques significatifs, entre autres, les fraudes et les autres risques opérationnels ;
• assurer le respect de la réglementation applicable aux opérations financières, en particulier la loi relative à la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme ;
• ii) l’efficacité du dispositif de sécurité du système d’information comptable, notamment la fiabilité de l’enregistrement des opérations et de la piste d’audit, ainsi que la qualité des procédures comptables et de leur contrôle.

Le commissaire aux comptes doit s’assurer que l’établissement assujetti présente une situation conforme aux exigences de la Banque Centrale du Congo relatives aux normes prudentielles de gestion, s’agissant notamment :

• des fonds propres prudentiels ;
• de la solvabilité ;
• de la division des risques ;
• des positions de change ;
• de la liquidité et de la transformation ;
• de la limitation des participations ;
• de la limitation des opérations avec les parties liées.

Le commissaire aux comptes doit également s’assurer que les pratiques de l’établissement assujetti en matière de classification et de provisionnement des créances sont conformes aux prescriptions y afférentes de la Banque Centrale du Congo

Le commissaire aux comptes doit en outre s’assurer de la mise en œuvre effective d’un plan de continuité d’activité.

La Banque Centrale du Congo peut demander au commissaire aux comptes d’un établissement assujetti, à la charge de ce dernier, d’effectuer toute diligence additionnelle qu’elle juge nécessaire à l’appréciation de la situation financière dudit établissement.

Lorsque le mandat de commissaire aux comptes d’un établissement assujetti est exercé par une personne morale, la signature certifiant les comptes annuels ne peut être apposée que par un associé, personne physique, agréé, à titre personnel, en qualité de commissaire aux comptes par la Banque Centrale du Congo et par conséquent repris sur la liste y afférente conformément à l’Instruction n° 18 relative aux agréments et aux autorisations préalables.

Cet associé engage la responsabilité du commissaire aux comptes.

Pour s’assurer de la qualité de la révision opérée par le commissaire aux comptes selon la taille et le profil des risques de l’établissement assujetti, l’organe délibérant, appuyé par le comité d’audit, doit :

• être informé des objectifs et du plan de travail du commissaire aux comptes ;
• superviser et faciliter l’exécution de ses diligences ;
• évaluer les constats relevés dans le rapport du commissaire aux comptes dont il est destinataire ;
• adopter les mesures correctives nécessaires et appropriées ;
• procéder annuellement ou tous les deux ans, à une évaluation
• documentée de la qualité des prestations des commissaires aux comptes ;
• évaluer le caractère raisonnable de ses honoraires.

Le commissaire aux comptes personne physique, en ce compris son employeur le cas échéant, et le commissaire aux comptes personne morale, en ce compris tes associés et les membres de l’équipe de mission, sont soumis aux incompatibilités prévues par les dispositions légales relatives à l’exercice de la profession d’Expert-comptable.

Lorsque le commissaire aux comptes personne physique, en ce compris son employeur, et le commissaire aux comptes personne morale, en ce compris les associés et les membres de l’équipe de mission, sont clients à quelque titre que ce soit de l’établissement assujetti qu’ils sont chargés de contrôler, toutes les opérations de ce dernier avec lesdits commissaires aux comptes, postérieures à la date de signature du mandat, doivent :

• être limitées aux seuls dépôts ;
• être effectuées aux conditions habituelles du marché ;
• ne plus concerner de crédits nouveaux, ni de renouvellement de concours ;
• être soumises à l’approbation de l’organe délibérant sur l’avis du comité d’audit.

Les commissaires aux comptes ou les associés d’une personne morale ayant exercé la fonction de commissaire aux comptes dans un établissement assujetti ne peuvent être investis d’aucune fonction auprès dudit établissement avant un délai de trois années après la fin de leur mandat.

Les commissaires aux comptes ne peuvent exercer, au sein des établissements assujettis auprès desquels ils ont été désignés, aucune mission autre que celle relative à la certification des comptes. Il est notamment prohibé d’effectuer, directement ou indirectement par personne apparentée, toute activité de conseil, rémunérée ou non, ne s’insérant pas strictement dans le cadre de l’exercice de son mandat et dans le respect des règles applicables à sa profession.

Les commissaires aux comptes des établissements assujettis ne peuvent se retrouver en situation de conflit d’intérêt avec la Banque Centrale du Congo.

Dans le cas où le commissaire aux comptes fait appel, dans le cadre de sa mission, à des experts ne faisant pas partie de son effectif pour effectuer des travaux ponctuels, il est tenu de s’assurer que ces personnes n’enfreignent pas les dispositions relatives aux incompatibilités visées par les dispositions légales et réglementaires.

Sous peine d’être sanctionnés par la Banque Centrale du Congo, les établissements assujettis sont tenus au respect des droits reconnus aux commissaires aux comptes conformément aux dispositions légales et règlementaires en la matière.

Le commissaire aux comptes est tenu de porter à ta connaissance de l’organe délibérant par le biais du comité d’audit et de l’organe exécutif de l’établissement assujetti, dès leur constatation :

• les lacunes significatives relevées dans le dispositif de contrôle interne ;
• les anomalies significatives décelées dans la comptabilité ou dans les états financiers, et ;
• les omissions d’informations significatives pour la bonne appréciation de la situation financière et des résultats.

Le commissaire aux comptes d’un établissement assujetti est tenu d’alerter directement et sans délai, par toutes voies de droit, la Banque Centrale du Congo dès qu’il constate dans l’exercice de sa mission tout fait :

• qui, à l’occasion de la mission de certification des comptes annuels, serait de nature à le conduire à (i) émettre une réserve dans son rapport, lorsque cette réserve n’a pas pu être levée après discussion avec l’établissement assujetti, (ii) refuser de certifier les comptes ;
• de nature à influer négativement de manière significative sur la situation financière de l’établissement assujetti, y compris relatif à l’organisation administrative et comptable, au contrôle interne et à la gestion des risques ;
• susceptible de constituer une violation des lois et des instructions de nature à mettre gravement en cause la responsabilité de l’établissement assujetti ou de ses dirigeants ;
• de nature à compromettre la continuité de l’exploitation de l’établissement assujetti.

Lorsque le commissaire aux comptes met en œuvre son devoir d’alerte, il transmet immédiatement à la Banque Centrale du Congo, les correspondances et autres documents relatifs à cette procédure avec information simultanée aux organes délibérant et exécutif.

La responsabilité du commissaire aux comptes ne peut être engagée lorsqu’il exerce de bonne foi son devoir d’alerte prévu à la présente Instruction.

Le commissaire aux comptes communique directement à la Banque Centrale du Congo tout rapport, y compris le rapport annuel de certification des comptes, qu’il adresse aux organes délibérant et exécutif de l’établissement assujetti, revêtu de sa signature et de son cachet qui garantissent le caractère authentique et définitif dudit rapport.

Le rapport relatif à la certification des comptes annuels de l’établissement, daté et signé par le commissaire aux comptes, doit être adressé par ce dernier à la Banque Centrale du Congo quinze jours avant la clôture de l’exercice comptable.

Le modèle de rapport du commissaire aux comptes est présenté suivant le canevas en annexe.

Le commissaire aux comptes répond, sans délai, à toute convocation de la Banque Centrale du Congo en vue de lui communiquer toute information requise sur la situation financière ou prudentielle de l’établissement assujetti dont il assure la certification des comptes.

La Banque Centrale du Congo dispose d’un droit général d’accès et de vérification aux dossiers du commissaire aux comptes constitués à l’occasion de la certification des comptes annuels.

Le secret professionnel ne peut pas être opposé à la Banque Centrale du Congo à cet égard.

Si au cours de sa mission, le commissaire aux comptes de l’établissement assujetti fait l’objet d’une sanction disciplinaire quelconque, il doit immédiatement en informer la Banque Centrale du Congo et les organes délibérant et exécutif.

Le secret professionnel n’est pas opposable au commissaire aux comptes dans l’exercice de sa mission.

Il dispose d’un droit d’accès permanent à l’établissement assujetti pour opérer toute vérification et tout contrôle qu’il juge opportuns.

L’établissement assujetti est tenu de mettre à la disposition du commissaire aux comptes tous les documents et informations que celui-ci estime nécessaires pour l’accomplissement de sa mission.

L’établissement assujetti est tenu de transmettre à la Banque Centrale du Congo, à sa demande et dans les délais qu’elle fixe, un plan d’action approuvé par l’organe délibérant dans lequel sont détaillées les mesures prises et celles qu’il envisage de mettre en œuvre pour remédier aux lacunes, erreurs et insuffisances relevées par les commissaires aux comptes.

La Banque Centrale du Congo se réserve le droit de dénoncer auprès du Ministère Public :

• toute personne qui, soit en son nom personnel, soit à titre d’associé d’une société de commissaires aux comptes, a sciemment accepté, exercé ou conservé des fonctions de commissaires aux comptes auprès des établissements assujettis, nonobstant les incompatibilités légales ;
• tout commissaire aux comptes qui, soit en son nom personnel, soit à titre d’associé d’une société de commissaires aux comptes, a sciemment donné ou confirmé des informations mensongères sur la situation d’un établissement assujetti ou qui n’a pas révélé les faits délictueux dont il a eu connaissance.

La Banque Centrale du Congo se réserve le droit de publier toute décision qu’elle a prononcée à l’endroit d’un commissaire aux comptes.

Les établissements sont tenus de respecter les dispositions de la présente Instruction.

En cas de non-respect de dispositions législatives ou réglementaires applicables aux commissaires aux comptes, ou de manquement aux obligations professionnelles, la Banque Centrale du Congo peut prononcer les sanctions suivantes :

• l’avertissement ;
• le blâme ;
• la suspension de l’agrément ;
• le retrait d’agrément.

En tant que de besoin, elle en informe l’Ordre national des Experts comptables.

La présente Instruction entre en vigueur à la date de sa signature.