Art. 1
Le Centre national des Archives judiciaires du Sénégal est placé sous l’autorité du Secrétaire général du Ministère de la Justice.
Art. 2
Sous le contrôle de la Direction des Archives du Sénégal, le Centre national des Archives judiciaires est chargé :
- d’élaborer et de mettre en œuvre les plans et programmes de sauvegarde des archives intermédiaires conservées dans les dépôts de pré archivage de l’Administration judiciaire ;
- de collecter, traiter, conserver et communiquer les archives de l’Administration judiciaire ayant au moins dix ans d’âge ;
- d’aider à la tenue et à la gestion des archives dans les dépôts de pré archivage de l’Administration judiciaire ;
- d’élaborer les nomenclatures, les procédures de classement, d’élimination et de versement des archives de l’Administration judiciaire, tel que prévu par l’article 37 du décret n° 2006-596 du 10 juillet 2006.
Art. 3
Le Centre national des Archives judiciaires du Sénégal est administré par un Chef de centre choisi parmi les conservateurs d’archives et nommé par arrêté.
Il peut être assisté par un adjoint nommé dans les mêmes conditions.
Art. 4
Le Chef du Centre national des Archives judiciaires du Sénégal est habilité à délivrer des copies, des reproductions et des extraits certifiés conformes des documents confiés à sa garde.
La délivrance des documents ou copies de documents visés à l’alinéa précédent se fait conformément aux dispositions de la loi n° 2006-19 du 30 juin 2006 relative aux archives et aux documents administratifs.
Art. 5
Les archivistes et agents, travaillant au Centre national des Archives judiciaires du Sénégal sont tenus au secret professionnel et doivent à ce titre prêter serment conformément aux dispositions de la loi n° 2006-19 du 30 juin 2006 relative aux archives et aux documents administratifs.
Art. 6
Le Centre national des Archives judiciaires du Sénégal comprend :
- la Division Réception et Traitement des archives judiciaires ;
- la Division des Systèmes et des Technologies de l’Information ;
- la Division Etudes, Stratégies et Communication ;
- le Bureau administratif et financier.
La Division Réception et Traitement des archives judiciaires est chargée :
- d’effectuer les opérations de collecte, de traitement et de communication des archives ;
- d’aider à la bonne tenue des archives dans les dépôts de pré archivage et à leur versement au Centre national des Archives judiciaires.
La Division des Systèmes et des Technologies de l’Information est chargée :
- d’appliquer la politique de dématérialisation définie par le Ministère de la justice ;
- d’éclairer l’autorité sur les choix à faire en matière de gestion électronique des archives judiciaires ;
- d’assurer l’entretien, le suivi et le développement de solutions informatiques pour la gestion des archives judiciaires.
La Division Etudes, Stratégies et Communication est chargée :
- de réaliser les études qui sont demandées au Centre ;
- d’assurer la formation et le perfectionnement du personnel du Centre ;
- de définir et de coordonner les programmes de communication du Centre (visites, conférences, expositions, etc.).
La Division administrative et financière est chargée :
- d’assurer la gestion des stocks ;
- d’effectuer l’engagement des dépenses.
Art. 7
La communication de documents se fait sur place ou à distance.
La communication sur place est physique. Elle se fait sous forme d’originaux ou de copies si l’état physique des documents le permet.
La communication à distance se fait sous forme de copies ou en ligne via internet, aux frais du demandeur.
Art. 8
Chaque année, les dépôts de pré-archivage des différentes administrations judiciaires versent au Centre national des Archives judiciaires les documents qui ont atteint dix ans d’âge.
Les archives numérisées peuvent faire l’objet de versement automatique sous réserve de l’interopérabilité des systèmes.
Art. 9
Toute opération de transfert ou de versement est obligatoirement accompagnée d’un bordereau appelé « bordereau de transfert ou bordereau de versement ».
Le bordereau comporte la liste descriptive détaillée des documents transférés ou versés avec un numéro d’ordre, l’analyse des dossiers et leurs dates extrêmes.
Chaque bordereau est établi en trois exemplaires. Deux exemplaires dont l’original sont remis au chef de la division réception et traitement des archives judiciaires, le troisième, revêtu du visa de prise en charge, est retourné au responsable du dépôt de pré-archivage versant.
Le bordereau peut également être établi sous format électronique, lorsque le versement est effectué par voie électronique.
Art. 10
Aucune procédure d’élimination d’archives judiciaires ne peut être enclenchée sans le visa préalable de la Direction des archives du Sénégal et l’autorisation du Secrétaire général du Ministère de la Justice.
Art. 11
Le Secrétaire général du Ministère de la Justice et le Chef du Centre National des Archives judiciaires du Sénégal sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l’exécution du présent arrêté qui sera publié au Journal officiel.
