Arrêté n° 234-MFE du 19 juin 1969 relatif aux documents et registres à tenir ou à produire par les entreprises d’assurances

Les entreprises d’assurances sur la vie opérant au Togo, leurs représentants ou leurs agents devront tenir les documents et registres suivants :

1° Un livre d’enregistrement des polices ;

Sur ce livre doivent être inscrits chronologiquement les contrats nouveaux et les avenants de revalorisation.

2° - Des bordereaux de quittances à encaisser ;

3° - Des états récapitulatifs des primes émises ;

Sur ces états figurent chronologiquement les primes et commissions :

• des contrats nouveaux (détail par contrat)
• des bordereaux mensuels de quittances à encaisser (report du total des bordereaux)
• des quittances adressées à l’agence « hors bordereau mensuel ».

4° - Des états récapitulatifs des primes annulées. Ces états enregistrent chronologiquement les primes et les commissions :

• des contrats annulés ;
• des quittances non encaissées.

5° Un livre d’enregistrement des prestations réglées ;

Ce livre enregistre chronologiquement le montant des échéances, sinistres et rachats réglés aux assurés ou bénéficiaires de contrats d’assurance vie.

6° Un livre d’enregistrement des arrérages réglés aux crédirentiers - Sur ce livre sent inscrits chronologiquement les arrérages réglés aux crédit rentiers.

Les documents prévus aux alinéas 1, 3, 4, 5 et 6 du présent article sont tenus dans la forme fixée par les annexes au présent, arrêté.

Les entreprises d’assurances qui pratiquent des opérations autres que celles prévues à l’article premier du présent arrêté, leurs représentants ou leurs agents devront tenir les documents et registres suivants :

1° Un répertoire d’enregistrement des polices - Ce livre enregistre, dans un ordre continu, toutes les polices souscrites. Il peut être ouvert un registre par branche d’assurances. La tenue d’un répertoire des avenants est facultative ;

2° - Un répertoire d’enregistrement des sinistres. Les dossiers de sinistres y sont inscrits et numérotés dans un ordre continu. II peut être ouvert un registre par branche ou par catégorie ;

3° - Des bordereaux d’inscription des quittances émises et annulées ;

Des bordereaux d’inscription des sinistres réglés et recours encaissés ;

Des états récapitulatifs des quittances émises et des quittances annulées ;

6° - Des états récapitulatifs des sinistres réglés et des recours encaissés.

Il peut être établi des récapitulatifs par branches et prévu sur chacun d’eux, une répartition par catégorie, sous-catégorie et exercice de risques.

Les documents prévus aux alinéas 1, 2, 5 et 6 du présent article sont tenus dans la forme fixée par les annexes au présent arrêté.

Lorsqu’un même organisme d’assurances étranger est représenté par plusieurs agences, le représentant légal doit être à même de présenter des états récapitulatifs concernant l’activité de toutes les agences.

Lorsqu’un agent représente plusieurs sociétés qui garantissent toutes les affaires afférentes à une catégorie ou sous-catégorie déterminée, suivant une répartition fixe, un seul document peut être tenu. Dans ce cas, les modalités de cette répartition fixe doivent figurer sur ce document.

Les opérations d’assurances souscrites hors du territoire de la République togolaise et afférentes soit à un bien ou un risque togolais, soit à un résident, ou bien couvrant des exportations C.A.F. togolaises, devront être enregistrées dans la comptabilité d’un agent au Togo de la société qui a -souscrit le risque.

Les sociétés ou organismes d’assurances doivent établir leur comptabilité de manière à faire apparaître par exercice et par catégorie les renseignements suivants :

1° - Montant des primes ou cotisations encaissées, annulées, restant à encaisser ;

2° - Montant des règlements effectués en capital et frais ;

3. Montant des réserves afférentes aux sinistres restant à payer ;

4° - Nombre des sinistres déclarés ;

5 ° - Nombre des sinistres entièrement payés ou classés sans suite ;

6° - Nombre des sinistres restant à payer.

L’inventaire qui doit être établi chaque année, doit comprendre l’estimation détaillée de tous les éléments qui entrent dans la composition des postes de l’actif et du passif.

Les sociétés ou organismes d’assurances doivent produire au Ministre des finances et de l’économie au plus tard le 30 juin de chaque année, le compte rendu détaillé de leurs opérations,

Ce compte rendu comprend :

x. - Le bilan, faisant apparaître les éléments suivants :

a) A l’actif :

1° - Les espèces en caisse, en banque et aux chèques postaux ;

2° - Les capitaux placés, répartis par genre de placement ;

3° - Les créances sur agents et courtiers ;

4° - Lee créances sur réassureurs ;

5° - La part des réassureurs dans les réserves déterminées par nature de réserve ;

6° - Les primes échues à recevoir ;

7°- Les autres éléments d’actif répartis par catégories ;

8° - Le solde débiteur éventuel du compte de profits et pertes.

b) Au passif :

1° - Les réserves réparties par nature ;

2° - Les dettes envers les agents et les courtiers ;

3° - Les dettes envers les réassureurs ;

4° - Les autres dettes détaillées par catégories ;

5° - Le solde créditeur éventuel du compte de profits et pertes.

Le compte général de profits et pertes faisant ressortir :

a) Aux recettes :

1° Le montant brut des primes encaissées, réparties par branches d’assurances ;

Pour les compagnies d’assurances sur la vie, la répartition doit se faire par modes d’assurances.

2° - Les sommes reçues des réassureurs, d’une part à titre de participation aux sinistres, d’autre part à titre de commission, •le tout réparti par branches ou modes d’assurances ;

3° - Le report des réserves constituées à la fin de l’exercice précédent ;

4° - La part des réassureurs aux réserves de l’exercice ;

5° - Les intérêts et revenus ;

6° - Toutes les autres recettes spécifiées par genre ;

7° - La perte éventuelle de l’exercice et le report de la perte éventuelle de l’exercice précédent.

b)- Aux dépenses

1° Le montant brut des sinistres réglés en cours d’exercice, réparti par branches ou modes d’assurances ;

2° - Les rachats effectués répartis par modes d’assurances ;

3° - Les primes cédées en réassurance, réparties par branches ou modes d’assurances ;

4° - Lies sommes versées à. titre de participation des assurés aux bénéfices, réparties par branches ou modes d’assurances ;

5° - Les réserves réparties par catégories, et au sein de chaque catégorie par branches ou modes d’assurances ;

6° - Les commissions, réparties par branches ou modes d’assurances ;

7° - Les impôts ;

8° - Les droits de timbre et autres ;

9° - Les frais généraux répartis par catégories ;

10° - Le bénéfice éventuel de l’exercice.

En même temps que les comptes, les sociétés ou organismes d’assurances adresseront au Ministre des finances et de l’économie, un état des valeurs composant l’actif représentatif des réserves avec la séparation entre les valeurs admises sans limitation et les valeurs admises avec limitation.

Le directeur du service des assurances est chargé de l’application du présent arrêté qui sera publié et communiqué partout où besoin sera.