Art. 1
Le présent arrêté prescrit l’élaboration d’un manuel de procédures afférent à l’autorisation d’un dépôt électronique des demandes d’actes d’urbanisme et d’un suivi électronique du parcours de l’instruction desdites demandes conformément au décret n° 2016-043/PR du 1er avril 2016 portant réglementation de la délivrance des actes d’urbanisme.
Art. 2
Le manuel de procédures :
- comporte les obligations législatives et réglementaires liées aux activités de communications électroniques ;
- regroupe les normes techniques applicables aux activités de la plateforme créée.
Art. 3
Les objectifs assignés au manuel de procédures sont de :
- veiller au respect des obligations législatives et réglementaires en matière de communication électroniques ;
- soutenir l’appropriation des procédures de dépôt et de suivi électronique du parcours de l’instruction des demandes d’actes d’urbanisme par les demandeurs ;
- soutenir les autorités chargées de l’instruction et de la délivrance des actes d’urbanisme dans leur quête d’amélioration de la qualité d’instruction, de délivrance des actes d’urbanisme ;
- renforcer les procédures du contrôle :
- interne du processus d’instruction et de délivrance des actes d’urbanisme ;
- externe quant aux formalités à respecter après la délivrance des actes d’urbanisme et quant à leur utilisation ;
- permettre aux autorités chargées de l’instruction et de la délivrance des actes d’urbanisme de disposer des données statistiques fiables sur le nombre de dossiers traités et sur la méthodologie des contrôles internes et externes.
Art. 4
Le manuel de procédures prescrit par le présent arrêté formalise, entre autres, les aspects portant sur :
- l’organisation des services de dépôt, d’instruction et de délivrance des actes d’urbanisme ;
- le système d’information des acteurs du développement urbain en veillant à mettre en évidence la nature de la relation entre l’administration chargé du processus de délivrance des actes d’urbanisme et lesdits acteurs ;
- la définition des rôles et responsabilités dans la production et le traitement de l’information sur la plateforme pour les acteurs du développement urbain ;
- le circuit de l’information sur la plateforme et sur les documents utiles au dépôt des demandes d’actes d’urbanisme ;
- les moyens de suivi des demandes d’actes d’urbanisme en cours d’instruction par chaque demandeur ;
- la nature des traitements effectués sur les différents supports d’information de la plateforme ;
- les procédures de validation et de contrôle des différents supports d’information avant leur comptabilisation ;
- les règles de classement des documents et pièces justificatives ;
- l’indication du mode de fonctionnement de chaque section de la plateforme ;
- les procédures d’enregistrement des opérations sur la plateforme ;
- les procédures d’archivage et de sauvegarde ainsi que les différentes éditions à faire ;
- les règles de mise à jour du manuel de procédures.
Art. 5
Les secrétaires généraux du Ministère de l’Urbanisme, de l’Habitat et du Cadre de Vie, du Ministère de l’Administration Territoriale, de la Décentralisation et des Collectivités Locales et du Ministère des Postes et de l’Economie Numérique sont chargés chacun en ce qui le concerne, de l’exécution du présent arrêté qui sera publié au Journal officiel de la République togolaise.
