Décret n° 2025-018 bis/PC du 18 septembre 2025 portant création, attributions et fonctionnement du Guichet Unique des Formalités et de délivrance des Documents du commerce international (GUFORD)

Le présent décret porte création, attributions et fonctionnement du guichet unique maritime, dénommé Guichet Unique des Formalités et de délivrance des Documents du commerce international « GUFORD ».

Le GUFORD est une plateforme électronique nationale qui centralise la réception, le traitement et la transmission des informations requises et des procédures administratives, maritimes et portuaires pour l’arrivée, le séjour et le départ des navires et des passagers dans le Port Autonome de Lomé.

Le Port Autonome de Lomé est l’administration chargée de la mise en œuvre, de l’exploitation et de la maintenance du guichet unique maritime.

Il peut également concéder sa gestion à un partenaire qualifié après avis des Ministres chargés des affaires maritimes et des finances.

Le GUFORD est chargé de :

• dématérialiser les procédures portuaires et maritimes en réduisant le recours aux documents physiques et en accélérant le processus de l’escale navire ;
• centraliser la soumission électronique des données relatives aux formalités portuaires et maritimes afférentes à l’escale navire ;
• faciliter l’échange d’informations entre les différentes autorités compétentes, notamment le Port Autonome de Lomé, la douane, l’immigration, la santé, la sécurité maritime, l’environnement ;
• améliorer la communication et la collaboration entre les différentes administrations et organismes impliqués dans les opérations portuaires relatives à l’escale navire ;
• réduire les charges administratives en s’assurant que les informations ne soient soumises qu’une seule fois et réutilisées autant que possible ;
• améliorer l’efficacité et la transparence des procédures liées aux escales maritimes ;
• renforcer la sécurité des opérations portuaires en améliorant la coordination et la traçabilité des informations ;
• suivre l’état d’avancement des demandes d’escale navire et générer des tableaux de bord pour les autorités ;
• réduire les délais de traitement des informations, des renseignements, des escales ;
• assurer la fluidité du passage portuaire ;
• lutter contre les problèmes environnementaux et le changement climatique ;
• préserver les écosystèmes terrestres et marins ;
• lutter contre la corruption dans le secteur maritime et portuaire ;
• sensibiliser le public sur le fonctionnement des procédures dématérialisées ;
• veiller au respect des délais légaux de traitement des dossiers et d’exécution des formalités requises ;
• assurer l’interopérabilité avec les autres systèmes portuaires via des API.

Les documents requis dans le cadre des formalités relatives à la plateforme du GUFORD comprennent notamment les déclarations visées par la Résolution FAL. 14(46) :

• a) la déclaration générale ;
• b) la déclaration de la cargaison ;
• c) la déclaration des provisions de bord ;
• d) la déclaration des effets personnels de l’équipage ;
• e) la liste de l’équipage ;
• f) la liste des passagers ;
• g) le manifeste des marchandises dangereuses ;
• h) le bordereau de livraison applicable aux envois postaux tels que décrits dans les actes de l’Union Postale Universelle, la convention postale universelle et son Règlement actuellement en vigueur ;
• i) la déclaration maritime de santé telle que prévue par le Règlement sanitaire international ;
• j) le certificat d’exemption de contrôle sanitaire de navire ou le certificat de contrôle sanitaire du navire ou une prolongation desdits documents tel que prévu par le Règlement sanitaire international ;
• k) les informations relatives à la sûreté conformément à la règle XI-2/9.2.2 de la Convention SOLAS ;
• l) les informations électroniques préalables sur la cargaison aux fins d’évaluation des risques douaniers conformément au cadre de normes SAFE de l’OMD ;
• m) le formulaire de notification préalable pour la livraison de déchets aux installations de réception portuaire.

Des formalités complémentaires peuvent être exigées par l’autorité compétente dans le cadre des déclarations permettant d’améliorer l’escale navire.

Le Port Autonome de Lomé est appuyé par un comité de pilotage et un comité technique dans le cadre de sa mission de gestion du GUFORD.

Ces comités appuient le Port Autonome de Lomé en renforçant la coordination, l’efficacité et la transparence dans la gestion du guichet unique maritime.

Le comité de pilotage est chargé d’orienter les politiques et stratégies du GUFORD. Il est composé de douze membres représentants les administrations suivantes :

• un représentant du ministère chargé des affaires maritimes ;
• un représentant du ministère chargé du commerce ;
• un représentant du ministère chargé de la sécurité ;
• un représentant du ministère chargé des finances ;
• un représentant du ministère chargé de l’économie numérique ;
• un représentant du ministère chargé de l’industrie ;
• un représentant du ministère chargé de l’agriculture ;
• un représentant du ministère chargé de la santé ;
• un représentant du ministère chargé de l’environnement ;
• un représentant du ministère chargé des ressources halieutiques ;
• un représentant du Port Autonome de Lomé ;
• un représentant de la Cellule Climat des affaires de la Présidence du Conseil.

Le comité de pilotage se réunit au moins une fois par semestre.

Le comité technique est chargé de :

• assurer la coordination entre les parties prenantes techniques ;
• suivre le bon fonctionnement de la plateforme numérique du GUFORD ;
• proposer toutes mesures d’amélioration et de conformité aux standards internationaux ;
• produire des rapports périodiques au comité de pilotage.

Le comité technique est composé de treize membres représentants les administrations suivantes :

• un représentant de la capitainerie du Port ;
• un représentant de l’Office Togolais des Recettes ;
• un représentant de la direction des affaires maritimes ;
• un représentant de la direction du commerce extérieur ;
• un représentant de la direction de l’hygiène publique ;
• un représentant de la direction de l’environnement ;
• un représentant de la direction de la production halieutique ;
• un représentant de la Haute Autorité de la Qualité et de l’Environnement ;
• un représentant de la direction de l’immigration ;
• un représentant de l’Agence Nationale de la Cybersécurité ;
• un représentant des commissionnaires en douane agréés ;
• un représentant de l’association professionnelle des compagnies de navigation et de consignataires de navires du Togo ;
• un représentant des services sanitaires et phytosanitaires.

Le comité technique se réunit au moins une fois par trimestre.

Le recours au GUFORD est obligatoire pour toute personne physique ou morale, publique ou privée, souhaitant effectuer une formalité maritime et portuaire inscrite sur la plateforme.

Le Port Autonome de Lomé prend les mesures nécessaires pour garantir la confidentialité des renseignements à caractère commercial ou autres renseignements de nature confidentielle échangés au titre du présent décret.

Toute violation de la confidentialité des informations ou données à caractère commercial, financier, scientifique, technique, technologique, stratégique, personnel ou de tout autre renseignement de nature confidentielle est sanctionnée conformément à la réglementation en vigueur.

Toute autre infraction commise dans le cadre de la gestion ou de l’utilisation du GUFORD est sanctionnée conformément à la réglementation en vigueur.

Le GUFORD est interconnecté avec les autres systèmes existants sur la plateforme portuaire, ainsi qu’avec les systèmes à venir.

L’accès au GUFORD est gratuit pour tous les usagers de la plateforme portuaire et maritime. Toutefois, les frais et redevances inhérents aux formalités effectuées conformément à la règlementation en vigueur demeurent perçus par les administrations concernées.

Le Port Autonome de Lomé autorise la correction d’erreurs dans l’une des déclarations renseignées sur la plateforme du GUFORD, sans que le départ du navire en soit retardé, lorsqu’il reconnaît que ces erreurs ont été commises par inadvertance, sont sans gravité, ne résultent pas de négligences répétées et n’ont pas été commises dans l’intention d’enfreindre les lois ou règlements, à la condition que lesdites erreurs soient relevées avant que le contrôle de la déclaration ne soit achevé et qu’elles soient rectifiées sans délai.

En cas d’erreurs relevées dans les renseignements transmis qui ont été authentifiés par l’armateur ou le capitaine ou en leur nom, il n’est pas infligé de sanctions avant que les pouvoirs publics n’aient mis ceux-ci en mesure de prouver que ces erreurs ont été commises par inadvertance, qu’elles sont sans gravité, ne sont pas le fait de négligences répétées et ont été commises sans intention d’enfreindre les lois ou règlements de l’Etat du port.

La date de mise en service de la plateforme du GUFORD est constatée par arrêté du Ministre chargé des affaires maritimes.

Sont abrogées toutes les dispositions antérieures contraires au présent décret.

Le Ministre de l’économie maritime et de la protection côtière et le Ministre de l’économie et des finances sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l’exécution du présent décret qui sera publié au Journal officiel de la République togolaise.