Instruction n° 064/2020/CREPMF du 10 décembre 2020 relative aux conditions de traitement des dossiers de demande d’agrément ou d’approbation

La présente Instruction fixe, conformément au principe 29 de l’OICV et aux dispositions règlementaires en vigueur sur le marché financier régional de l’UMOA, les règles en matière de processus d’agrément et d’approbation des acteurs du marché financier régional.

La présente Instruction s’applique aux personnes physiques et morales, à l’exception des Structures Centrales du marché, postulant à la qualité de l’un des acteurs ci-après :

• Société de Gestion et d’Intermédiation (SGI),
• Société de Gestion de Patrimoine (SGP),
• Organisme de Placement Collectif (OPC),
• Société de Gestion d’OPC,
• Banque Teneur de Compte Conservateur (BTCC),
• Apporteur d’Affaires,
• Garant,
• Agence de Notation,
• Listing Sponsor,
• toute autre entité devant être agréée ou approuvée par le Conseil Régional.

Les dossiers d’agrément ou d’approbation sont examinés suivant les quatre étapes ci-après :

• le dépôt du dossier ;
• l’analyse de conformité ;
• l’instruction du dossier ;
• la décision du Conseil Régional.

La clôture d’un dossier peut se faire à chacune des trois étapes précédant la décision du Conseil Régional qui intervient dans un délai maximum de trois mois, à compter de la date de dépôt du dossier.

Le contenu du dossier de demande d’agrément ou d’approbation, pour chaque catégorie d’acteur du marché financier régional, est précisé dans l’Instruction du CREPMF qui lui est applicable.

En outre, une fiche de dépôt spécifique à chaque catégorie d’acteur, dont le modèle est joint en annexe, doit être entièrement renseignée par les personnes habilitées et transmise avec le dossier d’agrément.

La recevabilité du dossier est subordonnée à la transmission au Secrétariat Général du CREPMF, de tous tes documents et informations listés dans les fiches de dépôt évoquées ci-avant. L’examen de la recevabilité du dossier intervient dans un délai de deux jours ouvrés après réception par les services techniques.

Tout dossier incomplet est rejeté.

Après l’examen de la recevabilité du dossier d’agrément ou d’approbation, le Secrétariat Général du CREPMF procède à son analyse de conformité réglementaire. Cette étape consiste essentiellement à s’assurer que les documents et informations reçus satisfont aux exigences légales et réglementaires.

L’analyse de conformité ne peut connaître que deux issues :

• le dossier satisfait aux exigences légales et réglementaires et il est déclaré conforme ;
• le dossier ne satisfait pas à ces exigences, il est déclaré non conforme.

Lorsque l’analyse de conformité réglementaire du dossier révèle des insuffisances, le CREPMF sollicite du requérant, par voie électronique, par courrier postal ou par télécopie, les informations ou documents complémentaires afin de pouvoir débuter l’instruction du dossier.

Le Secrétariat Général du CREPMF dispose d’un délai maximum de dix jours ouvrés pour s’assurer que tous les documents et informations reçus satisfont aux exigences légales et réglementaires.

A l’issue de ce délai et lorsque le dossier est conforme aux exigences légales et réglementaires, le Secrétaire Général du CREPMF adresse au requérant un Avis de conformité du dossier qui comporte la référence attribuée audit dossier.

A défaut, une demande d’informations et/ou documents complémentaires est adressée au requérant. Dans ce cas, l’Avis de conformité n’est adressé au requérant qu’après réception de l’intégralité des documents et/ou informations demandés, dans le délai requis à l’article 13 ci-dessous.

En cas de non-transmission des informations et/ou documents complémentaires sollicités dans le délai maximum de vingt jours ouvrés, à compter de la date transmission de la correspondance du CREPMF, la demande est considérée comme non consistante. Le dossier fait alors l’objet d’une clôture dûment notifiée par correspondance, au requérant par le Secrétariat Général du Conseil Régional.

Toute nouvelle demande devra prendre en compte la correction des insuffisances relevées.

La phase d’instruction du dossier consiste :

• à effectuer toutes les analyses de risques du dossier, en vue de l’élaboration des fiches idoines ;
• à élaborer la note de présentation et constituer le fond du dossier, en vue de son inscription à une session du Conseil Régional.

Le délai maximal d’instruction du dossier est de vingt jours ouvrés, à compter de la fin de la phase précédente, matérialisée par l’avis de conformité.

Le délai de vingt jours susvisés est suspendu en cas de demande de documents et/ou d’informations complémentaires prévue à l’article 12 ci-dessus.

Dès réception de l’intégralité des documents et/ou informations demandés, le CREPMF en accuse réception. Cet accusé de réception mentionne la nouvelle date d’expiration du délai d’instruction du dossier.

En vue d’une meilleure compréhension du dossier qui lui est soumis, le Secrétariat Général peut à cette étape, recourir à des entretiens avec les requérants. Ces entretiens peuvent se faire en présentiel au siège du Conseil Régional ou à distance par tout moyen de communication.

Ces entretiens sont facultatifs avec les Sociétés de Gestion gérant des Organismes de Placement Collectif (OPC) déjà agréés.

Le Secrétariat Général du CREPMF peut requérir des requérants tout document et/ou toute autre information permettant de s’assurer de la capacité du requérant à exercer pleinement les activités pour lesquelles il sollicite l’agrément ou l’approbation.

Par ailleurs, la demande d’informations et/ou de documents peut provenir des Structure Centrales dans le cadre de leur avis technique à émettre lors des demandes d’agrément en qualité de Société de Gestion et d’Intermédiation (SGI) ou de Banque Teneur de Compte Conservateur (BTCC). Il en est de même de la demande d’informations auprès d’autres Structures.

Dans ces cas, le délai d’instruction est suspendu et ne recommence à courir qu’à partir de la réception par le CREPMF des compléments d’informations et/ou documents réclamés.

En cas de non-transmission par le requérant des informations et/ou documents complémentaires sollicités par le CREPMF dans un délai maximum de vingt jours ouvrés, la demande est clôturée. Cette clôture est dûment motivée et notifiée au requérant.

Toute nouvelle demande devra prendre en compte la correction des insuffisances relevées.

Le Conseil Régional dispose d’un délai maximum de trois mois à compter du dépôt de la demande pour se prononcer sur la demande d’agrément et rendre sa décision.

La présentation aux instances décisionnelles du CREPMF d’un dossier de demande d’agrément ou d’approbation ayant fait l’objet d’une instruction, conduit à l’une des décisions ci-après :

• soit un agrément ou une approbation. Dans ce cas, un courrier de notification, auquel est jointe la décision signée du Président du Conseil Régional, est adressé au requérant ;
• soit un ajournement pour compléments d’informations. Cet ajournement est notifié au requérant qui dispose d’un délai de deux mois à compter de la date de la transmission de la notification, pour fournir les compléments d’informations demandés, en vue de l’approfondissement de l’instruction et d’une prochaine présentation du dossier aux instances décisionnelles du CREPMF ;
• soit un rejet d’agrément ou un refus d’approbation. S’agissant de cette décision, le CREPMF adresse au requérant un courrier de notification mentionnant les raisons du rejet ou du refus.

Tout dossier ayant fait l’objet d’une décision de rejet du CREPMF est automatiquement clôturé auprès du CREPMF.

De même, la non-transmission, dans le délai indiqué à l’article 14 ci-dessus, des compléments d’informations demandés à l’issue d’une décision d’ajournement du CREPMF entraine automatiquement la clôture du dossier auprès du CREPMF.

Un dossier rejeté deux fois de suite ne peut faire l’objet de nouvelle présentation au CREPMF qu’à l’expiration d’un délai d’un an qui court à compter de la date de la deuxième décision de rejet.

La présente Instruction, qui sera publiée partout où besoin sera, abroge toutes dispositions antérieures et contraires.