Règlement d’exécution n° 004/2020/COM/UEMOA du 17 juin 2020 fixant la responsabilité des comptables des organes de l’Union Economique Monétaire Ouest Africaine (UEMOA)

Le présent Règlement d’exécution définit la portée, les limites et les conditions de mise en œuvre de la responsabilité des Comptables des Organes de l’UEMOA, en application des dispositions de l’article 47 du Règlement financier précité. Il détermine le fait générateur, l’étendue de leurs responsabilités et en fixe les conditions de mise en œuvre.

Est comptable des Organes de l’UEMOA, le fonctionnaire ou le contractuel, régulièrement habilité à effectuer les opérations suivantes telles que prévues à l’article 47 du règlement financier susvisé :

• la prise en charge et le recouvrement des créances,
• la prise en charge et le paiement des dépenses,
• la gestion de la trésorerie,
• la tenue de la comptabilité,
• la conservation des pièces justificatives et des documents comptables,
• le maniement et la garde des fonds et des valeurs.

Avant leur prise de fonction, les Comptables principaux des Organes de l’Union sont astreints à une prestation de serment devant la Cour de Justice de l’UEMOA.

La prestation de serment est faite en audience publique en ces termes : « Je jure et promets de bien et fidèlement remplir mes fonctions de comptable et d’observer les devoirs qu’elles imposent ». Un procès-verbal de la prestation de serment est dressé.

Conformément aux dispositions de l’article 21 du Règlement financier précité, il existe deux catégories de comptables :

• le comptable principal ;
• le comptable des matières.

Les comptables des Organes de l’UEMOA sont personnellement et pécuniairement responsables des opérations qu’ils effectuent et de l’exercice régulier des contrôles qui leur incombent.

La responsabilité personnelle et pécuniaire des comptables des Organes de l’UEMOA peut être mise en jeu non seulement de leur fait personnel mais également du fait d’autrui.

La responsabilité personnelle et pécuniaire des comptables des Organes de l’UEMOA se trouve engagée dans les cas suivants :

• lorsqu’un déficit ou un manquant en deniers ou en valeurs a été constaté ;
• lorsqu’une recette n’a pas été recouvrée conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur ;
• lorsqu’une dépense a été irrégulièrement payée en manquement aux contrôles indiqués à l’article 7 ci-dessous ;
• lorsque par leur faute, les Organes de l’UEMOA ont dû procéder à l’indemnisation d’un autre organisme ou de tout autre tiers.

La responsabilité personnelle et pécuniaire est également mise en jeu en cas de non-respect par les comptables des Organes de l’UEMOA des dispositions de l’article 9 du présent Règlement d’exécution.

Les comptables assurant l’intérim mettent en jeu leurs responsabilités conformément au régime de responsabilité arrêté par le présent Règlement d’exécution.

La responsabilité des comptables des Organes de l’UEMOA concerne :

• l’obligation de recouvrer les recettes ;
• le contrôle qu’ils doivent exercer sur la validité de l’autorisation de percevoir la recette ;
• la mise en recouvrement des créances des Organes de l’Union dans la limite des éléments dont ils disposent ;
• la régularité des réductions et des annulations d’ordres de recettes.

Avant de procéder au paiement de toute dépense, les comptables des Organes de l’UEMOA doivent, au risque d’engager leur responsabilité, procéder à des vérifications et contrôles et s’assurer notamment :

• de la qualité de l’Ordonnateur ;
• de l’intervention des visas règlementaires préalables ;
• de l’application des règles de prescription et de déchéance ;
• de la validité de la dépense attestée par la production des justificatifs de service fait ;
• du caractère libératoire du paiement ;
• de la régularité des pièces justificatives et de l’exactitude des montants et calculs.

Les comptables des Organes de l’UEMOA sont responsables de l’exactitude matérielle des encaissements et des décaissements de fonds et valeurs, ainsi que de tous les mouvements des comptes de disponibilités dont ils ont la charge.

Les comptables des Organes de l’UEMOA sont responsables de la conservation des pièces justificatives de recettes et de dépenses. Ils veillent à conserver lesdites pièces dans des conditions les préservant du vol, de la perte, de la dégradation ou de la destruction. Ils ne peuvent s’en dessaisir qu’en les transmettant à la Cour des Comptes de l’UEMOA contre décharge. Les comptables sont tenus d’établir et de conserver les copies des pièces justificatives pendant une période de dix années civiles à compter de l’exercice suivant celui auquel elles se rapportent.

La responsabilité des comptables des Organes de l’UEMOA s’étend à toutes les opérations entrant dans le cadre du poste qu’ils occupent à compter de la date de leur prise de service.

Cette responsabilité s’applique en outre, en ce qui concerne le comptable principal :

• aux actes des comptables de fait s’il a eu connaissance de ces actes et ne les a pas signalés ;
• aux actes des comptables de fait s’il accepte leurs actes.

Elle s’applique à tous les comptables en ce qui concerne les opérations acceptées et centralisées dans leur comptabilité, et des régisseurs, dans la limite des contrôles qu’ils sont tenus d’exercer.

Toute opération effectuée ou toute erreur commise par les agents placés sous leur autorité engage la responsabilité des comptables des Organes de l’UEMOA.

La responsabilité personnelle et pécuniaire des comptables des Organes de l’UEMOA peut être mise en jeu du fait de la gestion de leurs prédécesseurs si les opérations ont été prises en charge sans réserve lors de la remise de service ou si elles n’ont pas été contestées par le comptable entrant, dans un délai de six mois.

Les réserves doivent être formulées par écrit et de façon univoque.

La responsabilité personnelle et pécuniaire des comptables des Organes de l’UEMOA est mise en jeu du fait des mandataires qu’ils ont désignés par écrit, parmi leurs collaborateurs et qui ont la qualité pour agir et signer en leur nom. Cette responsabilité est limitée aux pouvoirs délégués aux mandataires par accréditation.

Les comptables des Organes de l’UEMOA ne sont pas personnellement et pécuniairement responsables des opérations qu’ils ont effectuées sur réquisition de l’Ordonnateur auprès duquel ils sont accrédités sauf dans les conditions suivantes :

• absence de crédits ;
• absence de justification de service fait ;
• défaut de caractère libératoire du règlement ;
• absence de caractère exécutoire des actes pris.

Les comptables principaux ne sont pas personnellement ni pécuniairement responsables des écritures qu’ils centralisent pour ordre.

Erreurs commises dans la détermination de l’assiette ou la liquidation des droits

Sauf cas de mauvaise foi avérée, les comptables chargés du recouvrement des recettes ne peuvent pas être déclarés responsables des erreurs commises par les Ordonnateurs dans la détermination de l’assiette ou la liquidation des droits qu’ils ont été chargés de recouvrer.

Autorités compétentes pour la mise en jeu de la responsabilité des comptables

La responsabilité pécuniaire des comptables des Organes de l’UEMOA est mise en jeu par le Conseil des Ministres de l’UEMOA ou par la Cour des comptes de l’UEMOA par une Décision de mise en débet.

La Décision de mise en débet est de nature administrative ou juridictionnelle.

Les comptables des Organes de l’UEMOA dont la responsabilité est engagée ou mise en jeu ont l’obligation de verser immédiatement dans un délai de sept jours à compter de la date de constatation de la faute, de leurs deniers personnels, une somme égale notamment :

• soit au montant du déficit constaté ;
• soit au montant de la perte de recette subie ;
• soit au montant de l’indemnité mise de leur fait à la charge des Organes de l’UEMOA ;
• soit à la valeur du bien manquant dans le cas où ils tiennent une comptabilité matières.

Les comptables des Organes de l’UEMOA dont la responsabilité personnelle et pécuniaire est mise en jeu, disposent, à partir de la date de la notification de leur décision de mise en débet, d’un délai de trente jours, pendant lequel ils doivent satisfaire à l’ordre de versement ou solliciter auprès du Conseil des Ministres de l’UEMOA, un sursis de versement.

Le délai de trente jours inclut les sept jours ci-dessus cités. Les comptables de l’UEMOA disposent par conséquent de vingt-trois jours pour la réponse du Conseil des Ministres de l’UEMOA à leur demande de sursis.

Passé ce délai de trente jours, le sursis de remboursement demandé est réputé non accordé.

Les comptables des Organes de l’UEMOA dont la responsabilité personnelle et pécuniaire est mise en jeu, sont admis à présenter une demande en décharge de responsabilité au Conseil des Ministres de l’UEMOA, en invoquant un cas de force majeure.

Les circonstances de force majeure qui ouvrent droit à la décharge de responsabilité, sont constituées par tout événement imprévisible, irrésistible, indépendant de la volonté des comptables.

Les circonstances de force majeure sont, notamment le vol à main armée, la destruction des fonds, valeurs ou pièces justificatives par incendie ou inondation. L’instruction de la demande comporte l’avis du supérieur hiérarchique lorsqu’il s’agit d’un débet administratif.

La décharge de responsabilité est accordée par décision du Conseil des Ministres de l’UEMOA. Elle peut être totale ou partielle.

Les comptables des Organes de l’UEMOA dont la responsabilité pécuniaire est mise en jeu peuvent introduire une demande de remise gracieuse auprès du Conseil des Ministres de l’UEMOA. Celle-ci peut être introduite, soit immédiatement après la mise en jeu de leur responsabilité, soit après le rejet total ou partiel de la décharge de responsabilité.

La remise gracieuse se fonde plus sur la situation personnelle du débiteur.

La remise gracieuse est accordée par décision du Conseil des Ministres de l’UEMOA, soit après avis du Président de la Commission, soit après celui de la Cour des Comptes de l’UEMOA.

Les garanties ci-après sont prévues dans le cadre de la responsabilité personnelle et pécuniaire des comptables des Organes de l’UEMOA notamment :

• la constitution de cautionnement ;
• le privilège de l’UEMOA sur les biens meubles ;
• l’obtention d’une caution mutuelle d’une association de cautionnement mutuel ;
• le droit d’hypothèque légale sur les immeubles.

Les cautionnements fournis par les comptables sont affectés prioritairement à la garantie des condamnations prononcées à leur encontre par suite de faute commise dans l’exercice de leurs fonctions.

Les privilèges de l’UEMOA sont reconnus sur tous les biens meubles des comptables de l’Union.

Les prélèvements en numéraire et en valeur pour réaliser la caution sont effectués à la diligence des Organes de l’UEMOA.

Dans le cas de caution solidaire fournie notamment par une association de cautionnement mutuel ou une société d’assurance, celle-ci est invitée à verser le montant des débets prononcés à la charge de ses adhérents.

L’Union jouit d’hypothèque légale grevant :

• les immeubles des comptables leur appartenant avant leur nomination ;
• les immeubles acquis à titre onéreux ou autrement depuis leur nomination ;
• les immeubles acquis à titre onéreux et depuis cette nomination par leurs conjoints, même séparés de biens, sauf s’il est justifié que les deniers employés à leur acquisition appartenaient en propre à ceux-ci.

En contrepartie de la responsabilité pécuniaire qui leur est imposée, les comptables des Organes de l’UEMOA perçoivent une indemnité de responsabilité. Le montant de cette indemnité est fixé par Décision du Président de la Commission.

Les garanties constituées par les comptables des Organes de l’UEMOA ne peuvent être libérées qu’au vu d’un quitus délivré par le Conseil des Ministres sur la base d’un rapport de la Cour des Comptes de l’UEMOA.

Ce quitus délivré en fin de carrière, n’est acquis au comptable principal qu’aux conditions suivantes :

• il est réputé déchargé au titre du dernier exercice de sa gestion ;
• aucune charge provisoire ou définitive n’existe ou ne subsiste à son encontre pour l’ensemble de sa gestion.

Le quitus permet uniquement la libération des garanties, mais n’entrave pas l’action en responsabilité en l’encontre du comptable dont le délai de prescription est de trois ans à compter du jour de la découverte du fait dommageable.

Le Commissaire chargé du Département des Services Administratifs et Financiers assure l’application et le suivi du présent Règlement d’exécution.

Le présent Règlement d’exécution qui entre en vigueur à compter de sa signature sera publié au Bulletin Officiel de l’Union.