Décret n° 2002-376 du 22 août 2002 portant organisation et fonctionnement de l’administration départementale

Le préfet est le représentant du pouvoir central dans le département. A ce titre, il est le dépositaire de l’autorité de l’Etat.

Il y est l’unique représentant du Gouvernement et de chacun des Ministres pris individuellement.

Il communique directement avec chacun des Ministres et adresse ampliation de toute correspondance au Ministre chargé de l’administration territoriale qui, de même, reçoit ampliation de toute correspondance adressée au préfet par un Ministre.

Il est l’unique autorité de tutelle des communes.

Il occupe le premier rang dans l’ordre de préséance du département.

Les honneurs militaires lui sont rendus et les marques extérieures de respect ainsi que les avantages matériels attachés à sa fonction lui sont dus conformément aux dispositions réglementaires en vigueur.

La gendarmerie et la police sont placées sous l’autorité du préfet dans leur mission de sécurité et de maintien de l’ordre ainsi que les unités concourants aux secours dans leur mission de protection civile.

Le préfet veille à l’application de la politique de la Nation, déterminée et conduite par le chef du gouvernement.

Il veille à l’application des lois et règlements et apporte son concours à l’exécution des décisions judiciaires.

Il prend par voie réglementaire les mesures propres à assurer la police, le maintien de l’ordre public et la protection civile.

Le préfet ou les préfets concernés prennent, par arrêté, les dispositions qui s’imposent lorsque l’ordre public est menacé dans plusieurs communes limitrophes.

Le préfet est l’ordonnateur secondaire unique du budget national dans son département.

Le préfet est chargé :

• de la tutelle des collectivités territoriales décentralisées ;
• de l’installation des conseils communaux ou municipaux dans les huit jours qui suivent la proclamation des résultats des élections ;
• de la mise en œuvre des projets à caractère départemental ;
• de la supervision, de l’harmonisation et du contrôle de toutes les activités des services techniques déconcentrés du département à l’exception des services cités à l’article 14 ci-dessus.

Il est conseillé dans l’exercice de son rôle de contrôle de tutelle des communes en matière budgétaire par le délégué du contrôleur financier placé auprès de lui.

Le préfet de département préside la Conférence Administrative Départementale et le Conseil Départemental de Concertation et de Coordination.

Le préfet de département apporte son assistance et son concours au maire, dans le cadre de l’élaboration du budget communal.

Le préfet exerce la tutelle sur les communes conformément aux dispositions du titre 5 de la loi n° 97-29 du 15 janvier 1999 portant organisation des communes en République du Bénin.

Le préfet a une mission d’assistance et de conseil à la commune, de soutien des actions de la commune et d’harmonisation de ces dernières avec celles de l’Etat.

Le préfet dispose d’un pouvoir de contrôle de légalité des actes pris par le conseil communal ou municipal et le maire.

A- Les actes soumis au contrôle de légalité de l’autorité de tutelle

Sont obligatoirement soumis à l’approbation préalable du préfet, les actes ci-après des autorités communales :

• 1- le mode de gestion des propriétés communales ;
• 2- la mission à l’étranger du maire et de ses adjoints ;
• 3- les décisions individuelles relatives à la nomination, à l’avancement de grade, aux sanctions soumises à l’avis du conseil de discipline et au licenciement d’agents de la commune ;
• 4- le budget communal et ses modifications en cours d’exercice ;
• 5- les modalités de mise en œuvre des impôts, droits et taxes locaux et la fixation des tarifs et autres ressources non fiscales ainsi que leur modalité de perception ;
• 6- le montant, la durée, la garantie et les modalités d’octroi et de remboursement des emprunts ;
• 7- le montant, la durée, la garantie et les modalités de remboursement des avances et prêts ;
• 8- la dénomination des rues, places et édifices publics ;
• 9- l’élaboration de tous les documents d’urbanisme ;
• 10- les conventions relatives aux marchés publics ainsi que les conventions de concession des services publics locaux à caractère industriel et commercial.

Les délibérations qui ne sont pas soumises au contrôle a priori sont exécutoires quinze jours après leur transmission à l’autorité de tutelle.

En cas d’urgence déclarée par le Conseil Communal, ce délai est ramené à huit jours.

Le préfet est destinataire des délibérations des conseils communaux et municipaux de son ressort.

B- Le contrôle sur les organes

L’autorité de tutelle est destinataire :

• de la déclaration d’option en cas d’incompatibilité entre le mandat du maire ou de son adjoint et des fonctions auxquelles il est nommé. La déclaration doit être faite dans un délai de huit jours ;
• de la lettre de démission du maire ou de son adjoint.

Le préfet déclare vacant, par un arrêté, le poste du maire ou de l’adjoint au maire, nommé à une fonction incompatible avec son mandat communal, lorsque ce dernier s’abstient de faire une déclaration d’option dans un délai de huit jours.

L’autorité de tutelle reçoit ampliation :

• des actes de nomination du maire ou des adjoints relevant de sa juridiction, à des fonctions non électives ;
• de l’arrêté du maire portant délégation de ses compétences d’officier d’état civil à un fonctionnaire de la mairie au même titre que le procureur de la République territorialement compétent.

L’autorité de tutelle constate ou fait constater :

• le refus de démission du maire ou de ses adjoints dans les cas d’incompatibilité prévus par la loi ;
• les fautes lourdes commises par le maire ou de ses adjoints ;
• la destitution du maire en cas de vote de défiance par le conseil communal.

La procédure de contrôle de tutelle sur les actes

La mise en œuvre de la procédure de tutelle est sous la forme écrite.

Dans le cas de l’assistance conseil, l’intervention verbale de l’autorité de tutelle doit être suivie d’une confirmation écrite.

Le contrôle de tutelle sur les actes des autorités communales ou municipales s’exerce par voie :

• d’approbation ;
• d’annulation ;
• de substitution.

L’approbation intervient dans un délai de quinze jours pour les actes concernant :

• le mode de gestion des propriétés communales ;
• la mission à l’étranger du maire ou de ses adjoints ;
• les actes individuels de nomination, d’avancement de grade, de sanction et de licenciement d’agent de la commune.

L’approbation intervient dans un délai d’un mois pour les actes concernant :

• le budget communal et ses modifications en cours d’exercice ;
• les modalités de mise en œuvre des impôts, droits et taxes locaux, la fixation des tarifs et autres ressources non fiscales, ainsi que leurs modalités de perception ;
• le montant, la durée, la garantie et les modalités de remboursement des emprunts ;
• le montant, la durée, la garantie et les modalités de remboursement des avances et prêts ;
• la dénomination des rues, places et édifices publics.

Le délai d’approbation est de deux mois pour :

• l’élaboration de tous les documents d’urbanisme ;
• les conventions relatives aux marchés publics et les conventions de concession des services locaux à caractère industriel et/ou commercial.

Passé les délais légaux ainsi cités, les actes concernés deviennent exécutoires.

Les délibérations qui ne sont pas soumises à l’approbation préalable deviennent exécutoire 15 jours après leur transmission à l’autorité de tutelle. Ce délai est ramené 8 jours en cas d’urgence déclarée par le conseil communal ou municipal.

Le refus d’approbation de l’autorité de tutelle peut être déféré devant les juridictions compétentes suivant les dispositions de l’article 146 de la loi n° 97-029 du 15 janvier 1999 portant organisation des communes en Républiques du Bénin.

Lorsque le conseil communal ou municipal délibère illégalement, l’autorité de tutelle, par arrêté motivé, constate la nullité des actes concernés et demande au conseil communal de statuer à nouveau en toute légalité.

En cas d’inexécution par les autorités communales ou municipales, des mesures prescrites par les lois et règlements, l’autorité de tutelle, après mise en demeure restée sans suite, se substitue à elles et prend toutes mesures utiles. La mise en demeure est notifiée au maire par écrit.

Procédure de contrôle sur les organes

La déclaration de vacance du poste du maire ou d’un adjoint au maire pour cause de non déclaration d’option dans les délais légaux, est faite par voie d’arrêté de l’autorité de tutelle.

La démission du maire annoncée au conseil communal ou municipal est transmise immédiatement par écrit à l’autorité de tutelle. Elle ne devient effective qu’un mois après cette communication.

En cas de refus de démission du maire ou d’un adjoint au maire, pour les raisons d’incompatibilité ou d’inéligibilité, de non-conformité aux conditions requises par la loi, l’autorité de tutelle saisit la juridiction administrative compétente.

L’autorité de tutelle est chargée de contrôler la diffusion et l’exécution des lois et règlements par le maire.

En cas de faute lourde du maire ou d’un adjoint au maire telle que définie, à l’article 55 de la loi n° 97-029 du 15 janvier 1999 portant organisation des communes en République du Bénin, l’autorité de tutelle :

• prend l’avis du Conseil Départemental de Concertation et de Coordination ;
• en dresse un rapport au Ministre chargé de l’administration territoriale.

Ce dernier peut prononcer la suspension du maire ou proposer sa révocation en Conseil des Ministres.

L’avis du Conseil Départemental de Concertation et de Coordination n’intervient ou au vu de ses explications écrites.

La suspension est prononcée par arrêté du Ministre chargé de l’administration territoriale.

Elle ne peut excéder deux mois.

Passé ce délai, le Ministre chargé de l’administration territoriale est tenu de rétablir le maire ou son adjoint dans ses fonctions.

La révocation est prononcée par décret pris en conseil des Ministres.

La destitution du maire votée par les conseillers à la majorité des 2/3 est constatée par un arrêté de l’autorité de tutelle.

En cas de menace à l’ordre public dans plusieurs communes limitrophes d’un même département ou de plusieurs départements, l’autorité ou les autorités de tutelle concernées saisissent le Ministre chargé de la Sécurité et le Ministre chargé de la Défense Nationale et prennent les mesures subséquentes, en liaison avec leurs collaborateurs en charge des dispositifs départementaux de sécurité.

L’autorité de tutelle peut prendre, nonobstant les pouvoirs de police administrative dévolus au maire, conformément à l’article 76 de la loi n° 97-029 du 15 janvier 1999 ; toutes mesures visant à assurer l’ordre, la tranquillité, la sûreté et la salubrité publics lorsque ce dernier n’y aurait pas pourvu.

Ces mesures n’interviennent qu’après une mise en demeure restée sans suite.

Dans tous les cas de menaces à l’ordre public dans une commune, l’autorité de tutelle est tenue informée, par le maire et le responsable des forces de sécurité au niveau local, de sa survenance ainsi que de son évolution.

Lorsque les circonstances l’exigent, l’autorité de tutelle, en liaison avec son dispositif départemental de sécurité, prend les mesures qui s’imposent.

L’autorité de tutelle est tenue informée des dates et heures de toute réunion du conseil communal/municipal, trois jours au moins avant la réunion.

L’autorité de tutelle doit effectuer, dans les communes de sa juridiction, au moins une visite annuelle. Au terme de cette visite, rapport en est adressé au Ministre chargé de l’administration territoriale. Copie en est transmise au maire qui en saisit le conseil communal ou municipal pour information et/ou délibération en cas de nécessité.

Les observations du conseil communal ou municipal sont transmises par écrit à l’autorité de tutelle, aux fins des dispositions subséquentes à prendre.

Le Secrétaire Général est chargé, sous l’autorité du Préfet du Département, de l’animation, de la coordination et du contrôle de toutes les activités des services administratifs de la préfecture.

A ce titre, les chefs de service de la Préfecture sont placés sous son autorité directe, quels que soient leurs domaines de compétence, sous réserve des attributions propres au service des chiffres.

Il assure le secrétariat de toutes les commissions départementales.

Il remplace le préfet absent et supplée le préfet empêché.

En cas d’absence du préfet et du secrétaire général du département, le préfet désigne, au sein des chargés de mission, le plus ancien dans le grade le plus élevé pour assurer son intérim.

Dans l’ordre des préséances, le Secrétaire Général a la primauté sur les chargés de mission et les chefs des services déconcentrés.

Le Secrétaire Général de Département bénéficie d’avantages matériels et financiers conformes à sa position au niveau du département : logement, véhicule de fonction, gens de maison, eau, électricité, téléphone, ou indemnité compensatrice, indemnité de fonction etc.

Dans les communes à statut particulier, il est nommé par décret pris en conseil des Ministres, un haut fonctionnaire chargé de la sécurité, conformément aux dispositions de l’article 32 de la loi n° 98-005 du 15 janvier 1999 portant organisation des communes à statut particulier.

Le haut fonctionnaire chargé de la sécurité assiste le préfet de département en matière de sécurité ; à ce titre :

• il anime et coordonne la prévention de la délinquance et l’insécurité ;
• il prend toutes dispositions nécessaires à la prévention des évènements troublant l’ordre public, ou à y faire face lorsqu’ils intéressent le ressort territorial de sa compétence ;
• il est chargé de l’exécution des délibérations du conseil municipal en matière de sécurité ;
• il a entrée au conseil municipal pour y être entendu, sur sa demande, et pour assister aux délibérations relatives aux affaires relevant de sa compétence.

Le haut fonctionnaire chargé de la sécurité est en outre compétent pour :

• assister et conseiller le préfet du département en matière de sécurité ;
• concevoir, en liaison avec les structures départementales et municipales, avec les diverses structures des forces de sécurité publique, un plan d’organisation de la sécurité dans la commune et veiller à sa mise en œuvre ;
• recueillir, centraliser et exploiter les renseignements généraux aux fins du maintien d’ordre dans la commune, sans préjudice des prérogatives du préfet dans ce domaine :
• assurer la liaison entre le préfet de département et les structures chargées de la sécurité.

Le haut fonctionnaire chargé de la sécurité est le vice-président du dispositif départemental de sécurité.

Le haut fonctionnaire chargé de la sécurité perçoit une indemnité de sujétion et de risque. Il bénéficie en outre d’avantages matériels et financiers conformes à sa position au niveau du département : logement, véhicule de fonction, eau, électricité, téléphone, ou indemnité compensatrice, indemnité de fonction, etc.

En cas d’absence ou d’empêchement du haut fonctionnaire chargé de la sécurité, son intérim est assuré par le directeur départemental de la police nationale, soit par le commandant de compagnie de gendarmerie, désigné par un arrêté du préfet de département.

Conformément aux dispositions de l’article 141 de la loi n° 97-029 du 15 janvier 1999 portant organisation des communes en Républiques du Bénin, le préfet de département est assisté de collaborateurs appartenant au corps des Administrateurs Civils et siégeant au chef-lieu du département.

Ils sont appelés « chargés de mission ».

Le nombre des chargés de mission ne doit excéder trois par département. Il varie en fonction du nombre de communes ou de l’étendue du territoire du département.

Les chargés de mission exercent pour le compte du préfet le pouvoir de tutelle dans un ressort territorial regroupant au plus trois communes.

Ils collaborent avec le préfet dans l’exercice de ses fonctions de coordination des services déconcentrés de l’Etat.

Sous le contrôle du préfet, le chargé de mission, dans les communes dont il a la charge :

• assure la représentation territoriale de l’Etat ;
• veille au respect des lois et règlements ;
• concourt au maintien de la sécurité et de l’ordre public ;
• anime et coordonne l’action des services déconcentrés de l’Etat dans la mise en œuvre des politiques nationales en matière d’aménagement du territoire ;
• participe à l’exercice du contrôle administratif, du contrôle de tutelle et conseille les responsables et les membres des organes communaux.

Les rapports de tournée des chargés de mission sont adressés directement au préfet de département qui en discute en conseil hebdomadaire du cabinet préfectoral et les exploite en collaboration avec le secrétaire général du département.

Les chargés de mission sont nommés en conseil des Ministres parmi les administrateurs civils sur proposition du Ministre chargé de l’administration territoriale.

Ils reçoivent ampliation des correspondances adressées par les services déconcentrés de l’Etat au niveau local à leurs supérieurs hiérarchiques départementaux. De même, ils sont tenus informés des correspondances que les supérieurs hiérarchiques départementaux adressent à leurs représentants locaux.

Ils proposent à la signature du préfet les notations et appréciations annuelles statutaires des représentants locaux des services déconcentrés de l’Etat.