Arrêté n° 001.25/MEP du 07 janvier 2025 fixant les modalités de la procédure de médiation financière en République Gabonaise

Le présent arrêté, pris en application des dispositions de l’article 23 du décret n° 0121/PR/MEP du 21 mars 2024 susvisé, fixe les modalités de la procédure de la médiation financière en République Gabonaise.

Les médiateurs peuvent être saisis par toute personne physique d’un différend à caractère individuel l’opposant à un établissement de crédit, de microfinance de paiement, une compagnie d’assurance ou un intermédiaire de marchés relevant du champ de supervision de la COBAC, de la CIMA ou de la COSUMAF.

Cette saisine n’est pas recevable si :

• le requérant ne justifie pas avoir tenté, au préalable, de résoudre le litige directement auprès de l’autre partie par une réclamation écrite ;
• le litige a déjà été examiné ou est en cours d’examen par un autre médiateur, une juridiction nationale ou un tribunal arbitral.

La partie qui souhaite introduire une procédure de médiation financière communique par tout moyen laissant trace écrite, y compris par voie électronique aux médiateurs désignés par le CNEF, avec copie à l’autre partie, une demande de médiation datée et signée qui précise la branche de la médiation concernée.

La demande de médiation est accompagnée :

• des indications de ses nom, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique ;
• d’une copie de la convention de médiation, s’il en existe ;
• d’une preuve de la réclamation écrite par laquelle le requérant a tenté, au préalable, de résoudre le litige directement auprès de l’autre partie ;
• d’une description détaillée du litige.

Le médiateur informe immédiatement les parties, par tout moyen laissant trace écrite, de la réception de la demande de médiation.

Le médiateur demande à l’autre partie par écrit si elle accepte la médiation. Cette dernière dispose d’un délai de 15 jours pour confirmer ou infirmer le recours à la médiation.

Si à l’expiration de ce délai, il n’y a aucune réponse, il ne peut y avoir médiation. Le médiateur informe sans délai la partie demanderesse.

Le médiateur est réputé s’être engagé à consacrer à la procédure de médiation le temps nécessaire pour qu’elle puisse être conduite avec célérité.

Si le médiateur estime que les questions en litige ne sont pas de nature à être réglées par voie de médiation, il peut proposer à l’examen des parties les procédures ou moyens qui lui paraissent offrir les meilleures chances d’aboutir au règlement le plus efficace, le moins coûteux et le plus fructueux de leur différend.

Les parties peuvent se faire représenter ou assister par tout conseil de leur choix pendant leurs réunions avec le médiateur.

A cet effet, elles communiquent au médiateur, avec copie à l’autre partie, les noms, adresses et qualités de leurs représentants ou conseils.

Le médiateur conduit la médiation conformément aux règles fixées par le décret n° 0121/PR/MEP du 21 mars 2024 susvisé et le présent arrêté.

Le médiateur peut rencontrer les parties ou s’entretenir avec elles, ensemble ou séparément.

Lorsque le médiateur reçoit de l’une des parties des informations concernant le différend, il est tenu d’en communiquer la teneur à l’autre partie.

Le médiateur peut demander à chaque partie un exposé résumant le fondement du litige, ses intérêts, ses arguments ainsi que tout autre renseignement et pièce qu’elle estime nécessaire aux fins de la médiation.

A toute étape de la procédure, le médiateur peut demander à l’une ou l’autre partie des renseignements ou pièces complémentaires qu’il juge utiles.

Une partie peut, à toute étape de la procédure, communiquer au médiateur, pour sa considération exclusive, des renseignements et pièces écrites qu’elle considère comme confidentiels.

Lorsque le médiateur demande à l’une ou l’autre partie des renseignements ou pièces complémentaires qu’il juge utiles, la partie concernée dispose d’un délai de sept jours pour communiquer ces informations. Passé ce délai, le médiateur se prononce sur les seuls renseignements ou pièces en sa possession.

Chaque partie coopère de bonne foi avec le médiateur.

Le médiateur doit respecter le caractère confidentiel de la procédure de médiation.

Il ne peut utiliser ou révéler à un tiers aucun renseignement concernant cette procédure ou obtenu au cours de celle-ci.

La durée de la médiation est de trois mois à compter du moment où les deux parties acceptent la procédure. Passé ce délai, la procédure est réputée non concluante.

Toutefois, en cas de difficulté à résoudre le litige dans le délai imparti, cette durée peut être prorogée de deux mois avec l’accord des parties. Une copie de cette prorogation est adressée par le médiateur au CNEF, à la COBAC, à la CIMA et à la COSUMAF.

La procédure de médiation prend fin par :

• a) la conclusion d’un accord écrit issu de la médiation signée par les parties et, si celles-ci en font la demande, par le médiateur ;
• b) la déclaration écrite du médiateur indiquant, après consultation des parties, que de nouveaux efforts de médiation ne se justifient plus, à la date de la déclaration, ou lorsque l’une des parties ne participe plus aux réunions de médiation malgré des relances du médiateur ;
• c) la déclaration écrite des parties adressée au médiateur indiquant qu’elles mettent fin à la procédure de médiation, à la date de la déclaration ;
• d) la déclaration écrite de l’une des parties adressées à l’autre partie ou aux autres parties et au médiateur, indiquant qu’elle met fin à la procédure de médiation, à la date de la déclaration ;
• e) l’expiration du délai de médiation fixé par les textes en vigueur.

A l’issue de la procédure de médiation, sauf injonction d’une juridiction nationale ou autorisation écrite des parties, le médiateur ne peut, à aucun autre titre que celui de médiateur, intervenir dans une procédure judiciaire, arbitrale ou autre, en instance ou à venir, liée à la question en litige.

Sauf en cas de faute grave, la responsabilité des médiateurs n’est engagée à l’égard d’aucune partie pour aucun acte ou omission lié à une médiation conduite conformément au décret n° 0121/PR/MEP du 21 mars 2024 susvisé et le présent arrêté.

Le Secrétaire Général du CNEF est chargé de l’application du présent arrêté.

Le présent arrêté sera enregistré, publié au Journal Officiel et communiqué partout où besoin sera.