Décret n° 0121/PR/MEP du 21 mars 2024 portant organisation de la médiation financière en République Gabonaise

Le présent décret porte organisation de la médiation financière en République Gabonaise.

Le présent décret a pour objet de fixer les règles relatives à la médiation financière.

Ne relèvent pas du champ d’application du présent décret, les cas dans lesquels un juge ou un arbitre, pendant une instance judiciaire ou arbitrale, tente de faciliter un règlement amiable directement avec les parties.

Au sens du présent décret, on entend par :

Autorité monétaire : Ministre chargé de la monnaie et du crédit ;

Médiation financière : processus dans lequel un établissement financier assujetti et son client demandent à un tiers, appelé médiateur, de les aider à parvenir à un règlement amiable d’un litige découlant de leur rapport contractuel ;

Médiateur financier : toute personne habilitée à mener une médiation financière quelle que soit sa profession ;

Établissement assujetti : tout établissement soumis au dispositif de la médiation financière du Comité National Économique et Financier, en abrégé CNEF, notamment les établissements de crédit, de micro finance, de paiement, les compagnies d’assurance et les intermédiaires agréés ;

Consommateur : tout client, personne physique, des établissements soumis au dispositif de la médiation financière du Comité National Économique et Financier ;

Intermédiaire de marché : ensemble des prestataires de services d’investissement du marché financier agréés par la Commission de Surveillance du Marché Financier de l’Afrique Centrale, en abrégé COSUMAF.

Le dispositif de la médiation financière en République Gabonaise est organisé en trois branches ainsi qu’il suit :

• une branche pour les établissements de crédit, de microfinance et de paiement avec un médiateur titulaire et suppléant ;
• une branche pour les compagnies d’assurance avec un médiateur titulaire et suppléant ;
• une branche pour les intermédiaires de marché avec un médiateur titulaire et suppléant.

La médiation financière, pour la branche des établissements de crédit, de microfinance et de paiement, est organisée par le CNEF, sous la supervision de la COBAC.

La médiation financière, pour la branche des compagnies d’assurance, est organisée par le CNEF, sous la supervision de la CIMA.

La médiation financière, pour la branche des intermédiaires de marché, est organisée par le CNEF, sous la supervision de la COSUMAF.

Le recours à la médiation financière est gratuit.

Le recours à la médiation financière est précédé d’une réclamation préalable du consommateur auprès de l’établissement assujetti. En cas de rejet total ou partiel ou d’absence de suite au terme d’un délai de quarante-cinq jours après réception de la réclamation par l’établissement assujetti, le consommateur peut recourir au médiateur.

L’instruction du dossier de la médiation est contradictoire et se fait par écrit.

Les parties ont la faculté de se faire assister ou représenter par toute personne de leur choix y compris pour le client, par des associations de protection des consommateurs.

Les informations relatives à la procédure de médiation financière sont confidentielles, sauf convention contraire des parties, à moins que leur divulgation soit exigée par la loi.

Le médiateur financier, les parties ainsi que toute autre personne assistant à la médiation sont tenus de respecter le caractère confidentiel de la procédure de médiation.

Les personnes citées à l’alinéa ci-dessus sont tenues, avant de prendre part à la procédure de médiation, de signer l’engagement et d’en respecter le caractère confidentiel.

Sauf convention contraire des parties, le médiateur financier, les parties ainsi que toute autre personne avant pris part à la médiation s’interdisent d’invoquer comme preuve dans une procédure judiciaire et arbitrale :

• toute opinion exprimée ou toute suggestion formulée par l’une des parties quant à un éventuel règlement du litige ;
• tout aveu fait par l’une des parties au cours de la procédure de médiation ;
• toute proposition présentée ou toute opinion exprimée par le médiateur ;
• le fait qu’une partie se soit ou non déclarée prête à accepter une proposition de règlement émanant du médiateur ou de l’autre partie.

Les médiateurs sont désignés pour une période de trois ans, renouvelable une fois. La procédure de désignation des médiateurs est fixée par arrêté de l’Autorité monétaire.

Au moment de sa désignation, le médiateur confirme, dans une déclaration sur l’honneur écrite et signée, son indépendance et son impartialité, ainsi que sa disponibilité pour assurer la procédure de médiation.

Lorsque le médiateur a connaissance des circonstances susceptibles de faire naître des doutes légitimes sur son impartialité ou son indépendance, il informe les parties de leur droit de s’opposer à la poursuite de sa mission et de la possibilité de poursuivre la médiation avec son suppléant.

La récusation du médiateur après connaissance des circonstances susceptibles de faire naître des doutes légitimes sur son impartialité ou son indépendance peut être évoquée, soit par le médiateur lui-même, soit par les parties ou soit par le CNEF, la COBAC, la CIMA et la COSUMAF, en ce qui concerne leur branche de médiation.

Les modalités de rémunération des médiateurs financiers, ainsi que tous autres avantages financiers ou en nature liés à leur fonction sont fixées par arrêté de l’Autorité monétaire.

Il ne peut être mis fin aux fonctions de médiateur avant l’expiration du mandat qu’en cas d’empêchement constaté par le CNEF ou en cas de manquement grave.

Nul ne peut assurer les fonctions de médiateur financier en République Gabonaise :

• s’il a fait l’objet, notamment d’une condamnation pour vol, abus de confiance, escroquerie, émission de chèque sans provision et toute autre infraction à la réglementation en vigueur ;
• s’il a été condamné en tant que gérant ou dirigeant d’une société en vertu des législations sur la faillite, sauf réhabilitation intervenue en sa faveur ;
• si le système bancaire et financier des États de la CEMAC porte des créances douteuses sur sa signature ;
• s’il occupe un poste de responsabilité dans un établissement de crédit, de microfinance, de paiement, dans une compagnie d’assurance ou s’il est un intermédiaire du marché.

Sauf convention contraire des parties, le médiateur financier ne peut assumer les fonctions d’arbitre ou d’expert dans un différend qui a fait ou qui fait l’objet de la procédure de médiation ou dans un autre différend né du même rapport juridique ou lié à celui-ci.

Le médiateur ne peut être actionnaire, administrateur, dirigeant, employé, commissaire aux comptes de la BEAC, de la COBAC, de la CIMA, de la COSUMAF ou des établissements assujettis au dispositif de médiation financière.

La médiation peut être prévue par les parties dans leur contrat.

La procédure de médiation est déclenchée par la partie la plus diligente.

Dans le cas où la médiation n’est pas prévue dans le contrat, la partie invitée à la médiation dispose d’un délai de quinze jours à compter de la date de réception de l’invitation ou à l’expiration de tout autre délai qui y est spécifié, pour donner sa réponse. L’absence de réponse dans ces délais implique le rejet de la procédure par la partie invitée.

La médiation financière se déroule conformément aux principes généraux de la médiation organisée par le CNEF sous la supervision de la COBAC, de la CIMA et de la COSUMAF.

La durée de la médiation est de trois mois à compter du moment où les deux parties acceptent la procédure. Passé ce délai, la procédure est réputée non-concluante.

Toutefois, cette durée peut être prorogée de deux mois par le médiateur en cas de difficulté à résoudre le litige dans le délai imparti. Les parties sont notifiées en temps opportun des motifs de cette prorogation de durée.

La procédure de médiation financière est fixée par arrêté de l’Autorité monétaire.

Après consultation des parties, le médiateur peut les inviter à désigner un expert en vue de recueillir un avis technique.

Le médiateur est libre de rencontrer ou de s’entretenir avec les parties ensemble ou séparément.

Lorsque le médiateur reçoit de l’une des parties des informations concernant le différend, il est tenu d’en communiquer la teneur à l’autre partie.

La procédure de médiation prend fin par :

• la conclusion d’un accord écrit issu de la médiation signée par les parties ;
• la déclaration écrite du médiateur indiquant, après consultation des parties, que de nouveaux efforts de médiation ne se justifient plus, à la date de la déclaration, ou lorsque l’une des parties ne participe plus aux réunions de médiation malgré des relances du médiateur ;
• la déclaration écrite des parties adressée au médiateur indiquant qu’elles mettent fin à la procédure de médiation, à la date de la déclaration ;
• la déclaration écrite de l’une des parties adressées à l’autre partie ou aux autres parties et au médiateur, indiquant qu’elle met fin à la procédure de médiation, à la date de la déclaration ;
• l’expiration du délai de médiation fixé par les textes en vigueur.

La partie qui entend se prévaloir de la fin de la médiation est tenue d’en apporter la preuve par tout moyen laissant trace écrite.

Si, à l’issue de la médiation, les parties concluent un accord écrit réglant leur différend, cet accord a force obligatoire et les lie. L’accord issu de la médiation est susceptible exécutoire forcée.

A la requête conjointe des parties, l’accord de médiation peut être déposé au rang des minutes d’un notaire avec reconnaissance d’écritures et de signatures. Le notaire en délivre, à la requête de la partie intéressée, une grosse ou une copie exécutoire.

A la requête conjointe des parties ou, à défaut, à la requête de la partie la plus diligente, l’accord de médiation peut également être soumis à l’homologation ou à l’exequatur de la juridiction compétente.

Le juge statue par ordonnance. Il ne peut modifier les termes de l’accord issu de la médiation. La juridiction compétente se limite à vérifier l’authenticité de l’accord de médiation et fait droit à la demande dans un délai maximum de quinze jours ouvrables à compter du dépôt de la demande. A défaut de décision dans le délai de quinze jours, l’accord de médiation bénéficie automatiquement de l’homologation ou de l’exequatur.

Toutefois, l’homologation ou l’exequatur peut être refusé si l’accord de médiation est contraire à l’ordre public.

La médiation financière est organisée par le CNEF sous l’égide de la COBAC, de la CIMA et de la COSUMAF.

À ce titre :

• 1° le CNEF :
• met à la disposition des médiateurs les moyens financiers nécessaires à l’accomplissement de leurs missions ;
• met à la disposition du public la liste actualisée des médiateurs des trois branches ;
• met à la disposition du public la liste actualisée des établissements financiers avant adhéré au dispositif de la médiation financière au Gabon ;
• évalue régulièrement les médiateurs afin de vérifier qu’ils répondent aux conditions et exigences de qualité propres à l’exercice de la mission de médiateur. S’il estime qu’un médiateur ne satisfait plus à ces exigences, le CNEF l’en informe, par décision motivée mentionnant les manquements constatés, en lui demandant de se mettre en conformité dans un délai de trois mois à compter de la date de sa décision. A l’expiration de ce délai, et en cas de persistance des manquements, le CNEF statue sur la révocation du médiateur. Toutefois, cette révocation par le CNEF n’intervient qu’après avis de la COBAC, de la CIMA ou de la COSUMAF ;
• publie un rapport sur l’évolution et le fonctionnement de la médiation financière et le communique à la Présidence de la République, au Parlement, à la COBAC, à la CIMA, à la COSUMAF et sur son site Internet. Ce rapport recense les bonnes pratiques en matière de médiation financière, les dysfonctionnements des processus de médiation financière et les recommandations en vue d’améliorer le fonctionnement de la médiation financière et l’efficacité des médiateurs.
• 2° la COBAC, la CIMA et la COSUMAF :
• approuvent l’ensemble des règles de procédures proposées par les médiateurs financiers, pour la branche de la médiation soumise à leur supervision, en application du présent décret ;
• les médiateurs de chaque branche sont saisis par la COBAC, la CIMA ou la COSUMAF de tout manquement ou mauvaise pratique porté à leur connaissance ;
• la COBAC, la CIMA et la COSUMAF s’assurent régulièrement, chacun en ce qui le concerne, que les médiateurs répondent aux conditions d’exercice de leur mission. Si un médiateur ne satisfait plus aux exigences pour accomplir sa mission ou en cas de manquement aux règles régissant la médiation, la COBAC, la CIMA ou la COSUMAF peuvent demander au CNEF de procéder à leur remplacement.

Les médiateurs de chaque branche communiquent tous les six mois au CNEF un rapport établissant le bilan de leurs activités.

Le rapport cité à l’alinéa ci-dessus contient les informations suivantes :

• le nombre de litiges dont les médiateurs ont été saisis et leur objet ;
• les questions les plus fréquemment rencontrées dans les litiges qui leur sont soumis et leurs recommandations afin de les éviter ;
• le pourcentage des médiations interrompues et les causes principales de cette interruption ;
• la durée moyenne nécessaire à la résolution des litiges ;
• le pourcentage des médiations exécutées.

Ce rapport est rendu public.

Des textes réglementaires déterminent en tant que de besoin les dispositions de toute nature nécessaires à l’application du présent décret.

Le présent décret sera enregistré, publié au Journal Officiel et communiqué partout où besoin sera.