Arrêté n° 2017-31979 du 28 décembre 2017 fixant la nomenclature des pièces justificatives des dépenses budgétaires et des dépenses de trésorerie

Le présent Arrêté est pris en application du Décret n° 2016-025 du 19 Janvier 2016 définissant les principes généraux régissant la justification des dépenses publiques. Il fixe la nomenclature des pièces justificatives des dépenses budgétaires et des dépenses de trésorerie.

La nomenclature des pièces justificatives des dépenses publiques fixée par le présent Arrêté est applicable à l’Etat, aux Etablissements Publics à caractère Administratif et aux Collectivités Territoriales Décentralisées à l’exception des Communes Rurales de deuxième catégorie.

Des textes règlementaires spécifiques fixeront la justification des opérations de dépenses des Représentations Diplomatiques et Consulaires de la République de Madagascar à l’étranger, des Communes Rurales de deuxième catégorie et des Etablissements Publics à caractère Industriel et Commercial.

La nomenclature des pièces justificatives des dépenses publiques revêt les caractéristiques ci-après conformément aux dispositions de l’article 3 du Décret n° 2016-025 du 19 janvier 2016 définissant les principes généraux régissant la justification des dépenses publiques :

Neutralité : La nomenclature ne modifie pas les textes en vigueur régissant les opérations de dépenses.

Exhaustivité : Toutes les pièces énumérées dans la nomenclature doivent être intégralement et sans exception produites en justification d’une dépense donnée sous peine d’irrégularité du dossier présenté. Ainsi, les pièces justificatives doivent faire ressortir clairement les deux principaux éléments ci-après :

• le fondement juridique de la dépense matérialisé notamment par un acte administratif, une convention, un contrat, un ordre de mission ; et
• la validité de la créance comportant les éléments de liquidation apposés sur la facture, l’état de décompte ou de toute autre pièce justifiant l’exactitude des calculs de liquidation.

Adaptabilité : Au cas où une dépense n’est pas répertoriée dans la nomenclature ou est classée dans un compte différent de celui utilisé par l’organisme public concerné, il y a lieu de se référer, soit à une dépense similaire répertoriée, soit à la nature précise de la dépense.

Caractère obligatoire : La nomenclature est opposable à toutes les entités publiques ou privées, parties prenantes au processus d’exécution de la dépense publique concernée. L’ajout, la substitution ou la suppression non prévue dans la nomenclature des pièces justificatives ne peut être exécutée que dans la mesure où cette modification ait été effectuée en application d’un acte juridique ou contractuel non susceptible de déroger au Décret n° 2016-025 du 19 Janvier 2016 définissant les principes généraux régissant la justification des dépenses publiques ainsi qu’à ses textes d’application.

Caractère authentique : Les pièces justificatives produites doivent revêtir un caractère authentique. L’acte authentique est un document rédigé conformément aux formalités prescrites par les textes législatifs et règlementaires en vigueur par une autorité publique compétente.

Caractère chronologique : La date apposée sur les pièces justificatives doit respecter la chronologie des évènements se déroulant dans la procédure d’exécution des dépenses publiques.

Les éléments constitutifs d’une créance sur les organismes publics sont : l’engagement juridique matérialisé notamment par un contrat, une convention ou un bon de commande, l’engagement financier (Titre d’Engagement Financier) de l’organisme public envers ses créanciers et la matérialisation de la certification du service fait.

En matière de projets d’investissement public, tout engagement financier d’une dépense suivant un marché ou une convention requiert au préalable le Titre d’Engagement Juridique (Annexe II). Pour les marchés à commande, un certificat de régularité (Annexe III) doit être délivré par le Contrôle Financier lors de l’engagement juridique.

Les documents ci-après ne sont plus à produire à la phase de paiement afin d’éviter la redondance des contrôles opérés en amont de la chaîne de la dépense :

• plan de passation des marchés ;
• avis général de passation des marchés ;
• dossiers d’appel public à concurrence.

L’acquit libératoire est matérialisé par l’apposition des informations suivantes par le créancier de l’organisme public sur les titres de règlement visés « Bon à Payer » par le comptable assignataire :

• lieu et date du règlement ;
• numéro, date et lieu de délivrance de la carte d’identité nationale, ou du passeport, et le cas échéant la date ou le lieu de délivrance du duplicata desdites pièces ; et
• signature du créancier.

Pour le cas de dépenses payées par billetage, les mentions sus-indiquées doivent figurer sur l’état à émarger lors du règlement effectué par le billeteur au profit du bénéficiaire.

En cas de règlement au profit d’un mandataire, les pièces justificatives suivantes sont à produire et à joindre au titre de règlement :

• acte de procuration sous forme d’ordonnance sur requête du Tribunal de première instance ou acte authentique de procuration rédigé par un notaire établi depuis moins d’un an ;
• certificat de vie établi dans le mois de paiement ;
• acte de l’état civil du mandant établi depuis moins de trois mois ;
• copie légalisée de la Carte d’Identité Nationale du mandant et de celle du mandataire.

En ce qui concerne le règlement au profit d’un tiers bénéficiaire de pension d’orphelinat, les pièces justificatives ci-après sont requises à l’appui du titre de règlement :

• certificat de vie de l’orphelin établi par le Chef Fukontany, en présence de deux témoins, délivré dans le mois du paiement ;
• acte de naissance de l’orphelin.

Les pièces justificatives dématérialisées et consultables numériquement sont valides sous réserve de l’application des textes réglementaires relatifs à la traçabilité et à l’authenticité des documents numériques. A cet effet, la production desdites pièces sur support papier ne sont plus requises, s’il peut être établi avec certitude l’authenticité et l’origine des documents en cause.

Les acteurs concernés de la dépense publique sont en droit d’accéder au système d’informations gérant les données numériques.

Les annexes font partie intégrante du présent Arrêté.

En ce qui concerne les entités publiques n’utilisant pas le Plan Comptable des Opérations Publiques, la nomenclature fixée par le présent Arrêté constitue un référentiel indicatif. De par la caractéristique d’adaptabilité des pièces justificatives indiquée à l’article 3 ci-dessus, il est référé à la nature de chaque dépense figurant dans la présente nomenclature mais non à l’intitulé du compte pour établir une correspondance des justifications à produire.

Le présent Arrêté est applicable à partir de l’année 2018.

Le présent Arrêté sera enregistré, et communiqué partout où besoin sera.