Décision n° 10-002/ARMDS-CR du 3 mars 2010 portant modalités de fonctionnement du Comité de règlement des différends de l’Autorité de Régulation des Marchés publics et des Délégations de Service public

La présente décision fixe les modalités de fonctionnement du Comité de Règlement des Différends.

Le Comité de Règlement des Différends (CRD) est composé :

• d’un Président
• et de trois Conseillers, désignés respectivement parmi les membres représentant l’Administration, le Secteur Privé et la Société Civile.

Le secrétariat de séance est assuré par le Secrétaire Exécutif ou son représentant.

Le secrétariat du CRD est placé sous l’autorité administrative du Secrétaire Exécutif.

Il est chargé de l’enregistrement des recours, de la gestion du courrier « arrivée » et « départ » relatif au fonctionnement du CRD, de la notification et de la publication des décisions et avis rendus par le CRD, de la tenue des différents registres et du classement des dossiers.

Aucun Conseiller ne peut être membre d’une formation du CRD s’il détient, directement ou indirectement, des intérêts dans une des entreprises en cause, ou s’il existe un lien de parenté de premier degré ou d’alliance entre lui et une des personnes en cause.

Lorsqu’ils sont désignés pour la constitution d’une formation contentieuse ou disciplinaire, les Conseillers doivent faire connaître les intérêts qu’ils possèdent dans les entreprises en cause, et les liens qu’ils ont avec les personnes physiques concernées, et remplir une déclaration à cet effet.

Les membres du CRD sont tenus à l’obligation de discrétion pendant le déroulement de la procédure, et au secret des délibérations.

Le CRD exerce ses attributions en toute indépendance.

A ce titre, il ne sollicite ni n’accepte d’instructions et n’est soumis à aucune tutelle dans l’accomplissement de ses missions.

L’Etat a l’obligation d’assurer la protection des membres de l’Autorité dans l’exécution de leur mission.

Les institutions et organes de l’Etat et leurs membres ou agents doivent prêter le concours nécessaire aux membres du CRD pour l’accomplissement de leur mission.

Le CRD se réunit soit en Formation contentieuse, soit en Formation disciplinaire.

Les membres de chaque Formation du CRD sont désignés, à l’occasion de chaque affaire, par le Conseil de Régulation, sur proposition de son Président, en tenant compte notamment des dispositions de l’article 10 de la loi n° 08-023 du 23 juillet 2008 relative à l’Autorité de Régulation des Marchés Publics et des Délégations de Service Public, concernant le conflit d’intérêts.

Tout membre du Conseil de Régulation peut siéger indistinctement au sein de ces deux formations.

La présidence de chaque formation du CRD est exercée par le Président du Conseil de Régulation, ou en cas d’empêchement, par tout autre Conseiller désigné à cet effet par le Conseil.

Le CRD, statuant en Formation contentieuse, connaît de toutes les contestations relatives à la passation ou à l’exécution des marchés publics et des délégations de service public.

A ce titre, il reçoit :

• les dénonciations des irrégularités portant sur la passation et l’exécution des marchés publics et délégations de service public ;
• les recours introduits par les candidats et soumissionnaires qui s’estiment lésés contre tout manquement aux règles de passation des marchés publics et des délégations de service public ;
• les recours des autorités contractantes ou délégantes contre les avis, les recommandations ou toute autre décision de la Direction Générale des Marchés Publics prise dans le cadre de la passation des marchés publics ;
• les recours en règlement amiable des différends nés de l’exécution des marchés publics et des délégations de service public.

Lorsqu’il statue en formation contentieuse, le CRD peut se saisir des faits révélés au cours de l’instruction ou des débats et constitutifs des fautes disciplinaires prévues aux articles 118 (Version en vigueur en 2010 : Décret n°2008-485 (non disponible) · voir le texte postérieur) et 119 du Décret n° 08-485/P-RM du 11 août 2008 portant procédures de passation, d’exécution et de règlement des marchés publics et des délégations de service public.

Dans ce cas, le CRD composé des mêmes membres statue en formation disciplinaire.

Tout candidat qui s’estime lésé à l’occasion de la procédure de passation des marchés publics ou des délégations de service public doit, préalablement à la saisine du CRD, introduire un recours gracieux devant l’autorité contractante ou l’autorité délégante, ou devant son représentant.

1° Saisine en matière de règlement amiable

En cas de différends relatifs à l’exécution des marchés publics, l’autorité contractante ou le titulaire du marché peut recourir au Comité de Règlement des Différends.

Dans ce cas, le Comité de Règlement des Différends a pour mission de rechercher des éléments de droit ou de fait en vue de proposer une solution amiable et équitable aux différends qui lui sont soumis. Il peut entendre les parties. En cas de succès, il constate soit l’abandon des prétentions de l’une ou l’autre partie soit la conclusion d’une transaction.

Le Comité de Règlement des Différends est saisi :

• soit par l’autorité contractante ou l’autorité délégante, de sa propre initiative ou à la demande du titulaire du marché ou de la délégation de service public, au sujet de différends qu’elle juge utile de lui soumettre ;
• soit par le titulaire du marché ou de la délégation de service public, dès lors que la personne responsable du marché ou de la délégation de service public a rejeté une de ces demandes.

La saisine du CRD s’effectue par l’envoi d’un mémoire exposant les motifs de la réclamation et en indiquant le montant, accompagné des pièces contractuelles du marché et de toutes correspondances relatives au litige, adressé au CRD par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou déposé à son secrétariat contre récépissé.

Le secrétariat du CRD informe l’autre partie de la saisine.

Le CRD entend le titulaire du marché et la personne responsable du marché ou leur représentant, qui peuvent se faire assister par toute personne de leur choix. Le Président peut entendre toute personne dont il juge utile de l’audition.

Le CRD, en concertation avec les parties, fixe le calendrier de la procédure de règlement amiable de sorte qu’il s’inscrive dans un délai compatible avec la réglementation.

Les membres du CRD sont libres de rencontrer séparément les parties et de s’entretenir séparément avec elles. A tout moment de la procédure de règlement amiable, le CRD peut proposer qu’une partie fournisse tous les renseignements et pièces complémentaires qu’il juge utiles. Une partie peut également, à tout moment, soumettre au CRD, pour sa considération exclusive, des renseignements et pièces écrits qu’elle spécifie comme confidentiels. Le CRD ne peut, sans l’autorisation écrite de cette partie, divulguer ces renseignements ou pièces à l’autre partie.

Le CRD peut proposer à l’examen des parties les procédures ou moyens qui, compte tenu des particularités du litige et des relations pouvant exister entre les parties, lui paraissent offrir les meilleures chances d’aboutir au règlement le plus efficace, le moins coûteux et le plus fructueux du litige. En particulier, le CRD peut proposer aux parties :

• le recours à une expertise amiable sur certains points techniques sur lesquels l’avis d’un sachant s’avère nécessaire pour permettre de rapprocher les positions des parties ;
• la communication des dernières offres de règlement de chaque partie et, à défaut de règlement amiable et sur la base de ces dernières offres, le recours à un arbitrage dans lequel le rôle du CRD se limite à décider laquelle de ces dernières offres doit prévaloir.

Le CRD notifie son avis dans un délai de quinze jours à compter de la saisine. Ce délai peut être prolongé d’une nouvelle période de quinze jours au maximum par décision motivée du Président. L’avis est notifié à la personne responsable du marché ainsi qu’au titulaire du marché.

Chacune des parties doit faire connaître à l’autre partie et au secrétaire du CRD sa décision sur l’avis proposé par le CRD dans un délai d’un mois suivant la date de notification de celui-ci.

En cas d’accord des parties, la solution proposée doit être appliquée immédiatement.

En cas de désaccord, les parties peuvent saisir la juridiction compétente.

2° Saisine en matière contentieuse

En matière contentieuse, le recours gracieux introduit conformément aux dispositions de l’article 111 (Version en vigueur en 2010 : Décret n°2008-485 (non disponible) · voir le texte postérieur) du Décret n° 08-485/P-RM du 11 août 2008 portant procédures de passation, d’exécution et de règlement des marchés publics et des délégations de service public, emporte suspension de la procédure d’attribution jusqu’à la décision du CRD, en cas de saisine de celui-ci.

Sous peine d’irrecevabilité, le recours devant le CRD sera introduit dans un délai de deux jours ouvrables à compter de la notification de la décision rendue dans le cadre du recours gracieux et faisant grief ou, en l’absence de décision de l’autorité contractante ou de l’autorité hiérarchique, dans les trois jours de sa saisine.

Le mémoire est adressé en quatre exemplaires au Président du Conseil de Régulation, Président du Comité de Règlement des Différends, et doit contenir :

1-a) Pour les personnes physiques, les nom, prénom, profession, domicile, nationalité, date et lieu de naissance, adresse complète (Ville, Rue, Porte, Quartier, BP, Téléphone, email, Fax) du requérant.

1-b) Pour les personnes morales, leur forme, dénomination, siège social, les nom, prénom et qualité du représentant, le numéro d’immatriculation au Registre du Commerce et le capital social, l’adresse complète (Ville, Rue, Porte, Quartier, BP, Téléphone, email, Fax).

2) L’objet et le fondement légal du recours, ainsi que le grief dont se prévaut le requérant.

3) Un exposé des motifs de la réclamation.

La contestation doit porter notamment sur la décision d’attribuer ou de ne pas attribuer le marché ou la délégation, sur les conditions de publication des avis, les règles relatives à la participation des candidats et aux capacités et garanties exigées, le mode de passation et la procédure de sélection retenue, la conformité des documents d’appel d’offres à la réglementation communautaire, les spécifications techniques retenues, les critères d’évaluation.

Le requérant doit invoquer une violation caractérisée de la réglementation des marchés publics et des délégations de service public.

4) Les renseignements relatifs au recours gracieux et aux décisions subséquentes de l’autorité contractante ou délégante, et de l’autorité hiérarchique s’il y a lieu ;

Le requérant doit joindre au mémoire introductif une copie du recours gracieux ainsi que l’ensemble des pièces qu’il entend soumettre au CRD, à l’appui de sa demande.

La requête ou le mémoire est enregistré au secrétariat du CRD et affecté d’un numéro avec indication du jour de dépôt.

Le requérant est tenu de verser au secrétariat du CRD les frais de recours fixés à la somme de 7500 FCFA. Une quittance lui est alors délivrée.

Les frais sont définitivement acquis à l’ARMDS.

Une copie de la quittance est jointe à la requête ou au mémoire.

La date de saisine du CRD est la date à laquelle la requête est reçue par le secrétariat du CRD.

Le mémoire et les pièces jointes sont immédiatement transmis au Président du CRD qui fixe la composition de la Formation chargée de statuer sur l’affaire, et nomme un rapporteur parmi les conseillers désignés.

Le Président du CRD transmet le dossier au Secrétaire Exécutif pour instruction préliminaire et fixe le délai de l’instruction.

Le Secrétaire Exécutif désigne un agent chargé de mener l’instruction.

L’agent chargé de mener l’instruction invite sans délai toutes les personnes concernées par le recours, à savoir l’autorité contractante et les autres opérateurs économiques, à prendre connaissance du dossier.

Le dossier est mis à la disposition des parties qui peuvent se faire délivrer, à leur frais, copie du mémoire introductif et de toutes les pièces.

La ou les parties défenderesses peuvent produire un mémoire en défense et communiquer au CRD les pièces qui leur paraissent utiles.

Le requérant est invité à prendre connaissance, au secrétariat du CRD, des moyens de défense produits par la ou les parties adverses.

Avant la clôture de l’instruction, l’agent chargé de mener l’instruction peut demander aux parties de fournir toutes informations complémentaires utiles, et recueillir, auprès des autorités administratives ou des opérateurs économiques tous renseignements qui lui paraissent indispensables à la manifestation de la vérité. Il peut entendre des personnes autres que les parties.

Dans le délai fixé par le président, il est dressé un rapport dans lequel l’agent expose les faits, moyens et conclusions des parties, ses conclusions et recommandations en vue du règlement du recours. En annexe au rapport, sont proposés les projets de lettres de notification aux parties.

Après exploitation du rapport, le Président peut, en tant que de besoin, ordonner une instruction complémentaire et fixer le délai de dépôt du rapport qui doit intervenir au plus tard deux jours ouvrables avant la date d’audition des parties.

Lorsque le dossier lui paraît en état d’être examiné par le CRD, le Président communique sans délai le rapport aux membres du CRD et fixe la date de comparution des parties.

Les parties sont invitées par le secrétariat à comparaître, par lettre avec accusé de réception, en séance non publique devant le CRD au siège de l’ARMDS.

La convocation à l’audience est adressée aux parties un jour franc au moins avant la date d’audience. Elle est adressée par lettre recommandée avec avis de réception ou par tout autre moyen permettant d’attester de sa date de réception.

Elles peuvent se faire représenter par toute personne dûment mandatée, et se faire assister d’un avocat qui est habilité à faire des observations.

Le Conseiller rapporteur présente oralement son rapport au CRD, et les parties peuvent, en personne ou par leur mandataire, présenter des observations orales et sommaires à l’appui du mémoire qu’elles auraient préalablement produit.

Le CRD peut entendre toute personne dont l’audition lui paraît utile.

Les déclarations faites au cours de la séance sont consignées par le secrétaire de séance dans un registre tenu à cet effet.

Le Président prononce la clôture des débats et la mise en délibéré de l’affaire, et la décision est rendue dans un délai d’un jour ouvrable.

Le CRD peut :

• prendre toutes mesures provisoires ayant pour but de corriger la violation alléguée ou d’empêcher que d’autres dommages soient causés aux intérêts concernés, y compris des mesures destinées à suspendre ou à faire suspendre la procédure de passation du marché public ou de la délégation de service public ;
• annuler ou faire annuler les décisions jugées illégales, y compris de supprimer les spécifications techniques, économiques ou financières jugées discriminatoires qui figureraient dans les documents de l’appel à la concurrence, dans les cahiers des charges ou dans tout autre document se rapportant à la procédure de passation du marché ou de la délégation de service public en cause ou de l’exécution de toute décision prise par l’autorité contractante ou délégante ;
• prononcer toutes injonctions qui paraissent nécessaires au respect des règles de publicité et de mise en concurrence.

Le CRD, statuant en Formation disciplinaire, connaît des violations de la réglementation constatées avant, pendant ou après la passation ou l’exécution des marchés publics et des délégations de service public.

Elle est saisie de toute dénonciation constatant des faits susceptibles de caractériser les fautes énumérées à l’article 119 (Version en vigueur en 2010 : Décret n°2008-485 (non disponible) · voir le texte postérieur) du Décret n° 08-485/P-RM du 11 août 2008 portant procédures de passation, d’exécution et de règlement des marchés publics et des délégations de service public.

Sur le fondement des informations recueillies dans l’exercice de sa mission, ou de toute information communiquée par des autorités contractantes, des candidats ou des tiers, le CRD peut s’autosaisir et statuer sur les irrégularités, les fautes et les infractions constatées.

Le secrétariat du CRD reçoit toutes les dénonciations portant sur les violations prévues par l’article 119 (Version en vigueur en 2010 : Décret n°2008-485 (non disponible) · voir le texte postérieur) du Décret n° 08-485/P-RM du 11 août 2008 portant procédures de passation, d’exécution et de règlement des marchés publics et des délégations de service public.

Le Président du Conseil de Régulation peut saisir le CRD des faits révélés par les rapports d’enquête ou d’audit, et qui lui paraissent caractériser les violations visées à l’article précédent.

Le secrétariat du CRD transmet immédiatement les dénonciations au Président qui désigne un Conseiller chargé de conduire la mission d’investigation.

Le Président en avise aussitôt le Secrétaire Exécutif qui désigne les agents à l’effet de

procéder en toute indépendance aux vérifications, auditions et confiscations nécessaires en vue de constater l’exactitude matérielle des faits invoqués.

Les actes d’investigation sont effectués conformément aux dispositions des articles 14 à 17 de la Loi n° 08-023 du 23 juillet 2008 relative à l’Autorité de Régulation des Marchés Publics et des Délégations de Service Public, qui déterminent les prérogatives et obligations de l’Autorité en matière d’enquêtes et de vérifications.

A la fin des investigations, l’équipe d’enquête dresse un rapport qui contient les faits matériels constatés, les personnes en cause et les dispositions légales et réglementaires dont la violation paraît établie, et le transmet au Président du CRD.

Le Président du Conseil désigne, parmi les membres du Conseil, les Conseillers chargés de statuer sur l’affaire et fixe une date pour l’examen du dossier.

Les personnes physiques ou morales mises en cause dans le rapport sont invitées, par le secrétariat du CRD, à comparaître dans un délai de deux jours ouvrables à compter de la réception de la convocation, pour présenter leurs moyens de défense en séance non publique.

A l’ouverture de la séance, le Président procède à la vérification de l’identité des parties et des mandats de représentation.

Il rappelle sommairement les faits de la cause et procède à l’audition des personnes mises en cause.

Les conseillers peuvent interroger les parties à la suite du Président.

Les déclarations faites au cours de la séance sont consignées par le secrétaire de séance dans un registre tenu à cet effet.

Le CRD délibère à huis clos et rend sa décision à la majorité simple, dans un délai de deux jours ouvrables.

Le CRD peut, en application des dispositions de l’article 18 de Loi n° 08-023 du 23 juillet 2008 relative à l’Autorité de Régulation des Marchés Publics et des Délégations de Service Public, prononcer des sanctions à l’encontre des candidats, soumissionnaires, attributaires et titulaires auteurs de violation de la réglementation des marchés publics et délégations de service public, tenir une liste des entreprises suspendues ou exclues de la commande publique et recommander les poursuites judiciaires, le cas échéant.

La décision du CRD est prononcée dans les délais ci-après :

• Recours sur une procédure de passation de marché par un soumissionnaire ou une personne intéressée à la procédure : le CRD dispose de sept jours ouvrables à compter de la date de réception du recours pour prononcer éventuellement la suspension ;
• Dénonciation sur une procédure de passation de marché par une personne non directement intéressée à la procédure : le CRD n’est soumis à aucun délai, sauf à respecter le principe du contradictoire et à statuer dans un délai raisonnable.
• Solution amiable dans le cadre de l’exécution de marchés : le CRD dispose de quinze jours à compter de la réception de la demande pour statuer. Ce délai peut être prorogé de 15 jours supplémentaires.
• Dénonciation d’irrégularités dans le cadre de l’exécution d’un marché : le CRD dispose de 15 jours à compter de la réception de la demande pour statuer. Ce délai peut être prorogé de 15 jours supplémentaires.

Dès réception de la requête, le Président notifie copie du dossier à chacun des membres du CRD.

Le CRD délibère à huis clos et rend sa décision à la majorité simple.

Chaque Conseiller dispose d’une voix.

La décision est rendue à la majorité simple des voix.

Si après deux votes aucune majorité ne s’est dégagée, la voix du Président est prépondérante.

Le président dirige les débats.

Les déclarations faites au cours de la séance sont consignées par le secrétaire de séance dans un registre tenu à cet effet.

Le secrétaire de séance est chargé de conserver la minute des décisions et d’en délivrer expédition.

Les décisions du CRD sont motivées. Elles visent les dispositions dont elles font application.

La minute de la décision est signée par le président et le secrétaire de séance.

Le Secrétaire Exécutif notifie dans un délai de deux jours par lettre recommandée avec accusé de réception ou par voie administrative, les décisions aux parties.

Les décisions sont insérées sur les portails Web des marchés publics et de l’ARMDS dans un délai de cinq jours à compter de leur signature. Elles font également objet de publication dans le bulletin de l’ARMDS.

Toute personne associée y compris les parties, leurs représentants et conseillers, tout expert indépendant et toute autre personne assistant aux réunions entre les parties aux procédures devant le CRD, notamment la procédure de règlement amiable, doit respecter le caractère confidentiel des propos et actes qui y sont tenus.

Il est interdit, à moins que les parties n’en décident autrement, d’utiliser ou de révéler à un tiers les renseignements obtenus au cours de ces procédures.

Toute personne autre que les membres du CRD et les personnels de l’ARMDS associée aux procédures devant le CRD signe, avant de prendre part à ladite procédure, l’engagement d’en respecter le caractère confidentiel.

Sauf convention contraire des parties, toute personne autre que les membres du CRD et les personnels de l’ARMDS associée aux procédures devant le CRD doit, à la clôture de celles-ci, restituer tout exposé, document ou autre pièce à la partie qui l’a fourni, sans en conserver de copie. Toute note prise par une personne autre que les membres du CRD et les personnels de l’ARMDS concernant les réunions entre les parties et le CRD doit être détruite à la clôture de la procédure concernée.

Sauf convention contraire des parties, le CRD et les parties s’interdisent d’invoquer comme preuve ou d’aucune autre manière dans une procédure judiciaire ou arbitrale :

• toute opinion exprimée ou toute suggestion formulée par l’une des parties quant à un éventuel règlement du litige ;
• tout aveu fait par l’une des parties au cours de la procédure de règlement amiable ;
• toute proposition présentée ou toute opinion exprimée par le CRD ;
• le fait qu’une partie se soit ou non déclarée prête à accepter une proposition de règlement émanant du CRD ou de l’autre partie.
• Sauf sur injonction d’un tribunal ou autorisation écrite des parties, le CRD ne peut, à aucun autre titre que celui de médiateur, intervenir dans une procédure judiciaire, arbitrale ou autre, instance ou à venir, liée à la question en litige.

Les parties conviennent qu’aucune déclaration ou observation, écrite ou orale, formulée ou utilisée par eux ou leurs représentants dans les préparatifs de la procédure de règlement amiable ou au cours de la procédure ne pourra fonder une action en diffamation de quelque sorte que ce soit ou autre action analogue et que le présent article du règlement pourra être invoqué comme fin de non-recevoir.

Les décisions rendues par le CRD sont susceptibles de recours dans un délai de trois jours ouvrables conformément aux dispositions de l’article 26 de la loi n° 08-023 du 23 juillet 2008 relative à l’Autorité de Régulation des Marchés Publics et des Délégations de Service Public.

Le recours n’est pas suspensif.

La présente décision sera enregistrée et communiquée partout où besoin sera.