Art. 1
Il est institué, auprès de chaque poste diplomatique ou consulaire, une agence comptable spécialement chargée de la perception des droits de chancellerie et du paiement des dépenses de personnel et de fonctionnement du poste. Elle assure, en outre, le paiement des dépenses pour le compte d’autres ministères et le recouvrement de certaines créances de l’Etat, et des collectivités publiques à la demande du Trésor.
L’agent comptable est désigné par arrêté conjoint du Ministre des Affaires étrangères et du Ministre des Finances. Il est responsable devant le trésorier payeur de la régularité de sa gestion financière.
Tous les fonds versés entre ses mains sont réunis dans une seule caisse dont Il est responsable, ainsi que des objets qui lui sont confiés. Il tient une comptabilité deniers et une comptabilité matières.
Art. 2
Le chef de poste est charge, sous sa responsabilité administrative, du contrôle de la gestion financière de sa chancellerie.
Il assure ce contrôle :
- 1° En signant les ordres de paiement ;
- 2° En visant les comptes et états comptables lors de leur envoi à l’administration centrale ;
- 3° En vérifiant en fin de mois et de gestion, et chaque fois qu’Il le juge utile, la caisse (espèces et timbres) et l’existence des dépôts en nature.
Toutefois, les chefs de poste ont la faculté de déléguer, sous leur responsabilité, le contrôle de la gestion financière de leur chancellerie à l’un des agents placés sous leurs ordres, à condition de donner avis de cette délégation au Ministre des Affaires étrangères (Service des affaires administratives et des chancelleries) et au Ministre des Finances.
Art. 3
L’agence comptable est destinée à assurer le paiement des dépenses suivantes :
- 1° Traitements, indemnités et salaires du personnel titulaire, des auxiliaires et du personnel de service ;
- 2° Dépenses de matériel et de fonctionnement du poste ;
- 3° Frais de tournée dans les circonscriptions diplomatiques et consulaires ;
- 4° Indemnités et frais de missions temporaires.
Art. 4
Le montant maximum de la provision consentie aux agents comptables est fixé, pour chaque poste diplomatique ou consulaire, par arrêté du Ministre des Finances sur proposition du Ministre des Affaires étrangères.
Art. 5
Un compte bancaire est ouvert au nom de l’agent comptable de chaque poste diplomatique ou consulaire.
Ce compte est approvisionné par des virements effectués par le Trésor sur mandatement de l’ordonnateur dans les conditions réglementaires.
Art. 6
Les agents comptables sont assujettis à un cautionnement dont le montant est fixé pour chaque poste par arrêté interministériel.
Aucun agent comptable ne peut être installé dans ses fonctions qu’après avoir justifié de la prestation de serment et du versement du cautionnement à la caisse du trésorier - payeur.
La restitution du cautionnement est effectuée sur production d’un certificat de quitus établi par le trésorier-payeur, visé par le chef du Service des affaires administratives au ministère des Affaires étrangères et approuvé par le Ministre des Finances.
Art. 7
Les agents comptables auprès des postes diplomatiques et consulaires sont soumis aux vérifications de leurs supérieurs hiérarchiques, du comptable supérieur de Trésor et de tous les fonctionnaires habilités du ministère des Finances.
Art. 8
Les agents comptables encaissent, à titre de recettes budgétaires :
- 1° Les droits de chancellerie, conformément aux tarifs en vigueur ;
- 2° Les recettes diverses, telles qu’intérêts bancaires, loyers, remboursement de frais, etc.
Les agents comptables encaissent, en outre, à titre de recettes de trésorerie :
- 1° Les recettes pour le compte de l’Etat ou des collectivités ;
- 2° Le montant des dépôts en numéraire.
Art. 9
Les agents comptables effectuent, en plus des dépenses prévues à l’article 3, le paiement des dépenses ci-après :
- 1° Dépenses pour le compte d’autres ministères ;
- 2° Remboursement des dépôts en numéraire.
Art. 10
Les recettes et les dépenses sont effectuées en monnaie locale, à un cours de change déterminé par le Ministre des finances et dénommé « taux de chancellerie ».
Art. 11
Les recettes sont obligatoirement constatées sur des registres de quittance à souche.
Les quittances extraites de ces registres sont remises aux parties versantes.
Celles-ci peuvent se libérer, soit en numéraire, soit par chèque barré à l’ordre de l’agent comptable.
Art. 12
Les dépenses ne peuvent être acquittées qu’au vue d’un ordre de paiement signé du chef de poste.
L’ordre de paiement doit énoncer l’exercice et l’imputation budgétaire, la nature de la dépense et son montant en monnaie locale et en francs CFA, les noms qualité des bénéficiaires et l’indication des pièces justificatives.
Le paiement des dépenses est effectué à la caisse de l’agent comptable soit en espèces, soit par chèque bancaire.
Comptabilité
Art. 13
Les agents comptables tiennent une comptabilité destinée à montrer, à tout moment, la situation de la provision et des recettes, des fonds employés et des fonds disponibles.
Un arrêté du Ministre des Finances fixera les règles relatives à la tenue de la comptabilité deniers et de la comptabilité matières.
Les conditions d’acceptations et de retrait des dépôts en nature seront fixées par arrêté du Ministre des Affaires Etrangères.
Art. 14
Le dernier jour de chaque mois, l’agent comptable arrête sa comptabilité en recettes et en dépenses. Il établit :
- 1° Une copie du livre journal faisant ressortir le détail de solde en caisse ;
- 2° Le compte d’emploi des timbres ;
- 3° Un certificat de concordance du solde en banque.
Ces comptes et relevés certifié par l’agent comptable sont vérifiés et visés par chef de poste.
Ils sont envoyés, sous pli scellé, au plus tard le cinq du mois suivant, avec les pièces justificatives requises, au trésorier payeur. Une copie des relevés et comptes est adressée au Ministère des Affaires Etrangères (Service des affaires administratives).
Art. 15
Les relevés et comptes mensuels sont établis en monnaie locale et en francs CFA.
Art. 16
Les pièces comptables irrégulières ou insuffisamment justifiées sont renvoyées à l’agent comptable pour redressement.
Art. 17
À chaque mutation d’agent comptable, le chef de poste arrête les livres comptables et vérifie la caisse, le stock de timbres et l’existence des dépôts en nature.
En cas de mutation, l’agent comptable établit au jour de sa fin de gestion les comptes et relevés prévus à l’article 14 ainsi que tous autres documents qui lui seraient demandés par l’Administration centrale des finances.
L’agent comptable entrant en service se fait remettre le numéraire figurant en caisse ainsi que les pièces des dépenses payées et non encore justifiées auprès de l’ordonnateur.
La mutation d’agents comptables est constatée par un procès-verbal de passation de service signée par l’agent comptable sortant ou son représentant, par l’agent comptable entrant et par le chef de poste.
Art. 18
Le Ministre des Affaires étrangères et le Ministre des finances sont chargés, chacun en ce qui concerne, de l’exécution du présent décret.
