Décret n° 99-131 du 6 novembre 1999 fixant les procédures de dépôts et de retraits des sommes versées au service des dépôts, les règles de tenue des livres et les modalités de contrôle de la comptabilité des notaires

Le présent décret a pour objet de fixer les procédures de dépôts et des retraits des sommes versées au service des dépôts, les règles de tenue des livres et les modalités de contrôle de la comptabilité des notaires, en application des dispositions de la loi n° 97-019 du 16 juillet 1997 portant statut des notaires notamment en son article 63.

Les notaires ne peuvent conserver en espèces, dans leur étude, pendant plus de deux jours ouvrables, une somme supérieure à un chiffre fixé par arrêté du Ministre de la Justice, sans que cette somme puisse excéder 5 % du montant total des fonds dont Ils sont détenteurs à quelque titre que ce soit.

Les fonds autres que ceux conservés dans la limite prévue à l’alinéa précédent sont déposés dans des comptes à vue ouverts au nom des notaires, dans une banque ou un compte des chèques postaux.

Les notaires doivent également ouvrir, à leur nom un compte à la caisse de dépôts et consignation pour le versement des sommes qu’Ils n’auraient pas remises aux ayants-droits au-delà d’une période de 6 mois, conformément aux dispositions de l’article 61 de la loi n° 97.019 portant statut des notaires.

La caisse des dépôts et consignation tient un compte spécial au nom de chaque notaire déposant. Ce compte est arrêté au 31 décembre de chaque année.

La caisse doit donner à toute époque, communication du compte courant du notaire au Procureur Général près la Cour d’Appel compétente qui le demande.

Un extrait de son compte courant arrêté le 31 décembre précédent est transmis dans les deux premiers mois de l’année à chaque notaire, par l’intermédiaire du Procureur Général près la Cour d’Appel compétente.

Les sommes que les notaires, en vertu de l’article 61 alinéa 2 de la loi n° 97.019 du 16 juillet 1997 portant statut des notaires, versent à la caisse de dépôts et consignation sont reçues, à Nouakchott, par le caissier central du Trésor, et dans les chefs-lieux des autres Wilayas et les moughataas par le trésorier régional ou par le percepteur du Trésor.

Chaque versement est accompagné dès la remise par le déposant au préposé de la caisse des dépôts et consignation d’un bulletin destiné au Procureur Général près la Cour d’Appel compétente et mentionnant l’affaire ou les affaires objet du versement.

Les versements donnent lieu à la délivrance d’un récépissé à talon, établi au nom du notaire déposant.

Les fonds versés par les notaires sont remboursés par la caisse des dépôts et consignation sur la production d’autorisation de paiement délivrée par les notaires et à la suite d’un avis préalable adressé à la caisse.

Les autorisations sont détachées d’un carnet à souche et à talon. Elles y sont comprises entre la souche et le talon.

Une suite continue de numéros est imprimée sur les souches, sur les autorisations et sur les deux parties des talons prévues à l’article 2 ci-après.

Ces autorisations sont délivrées par le notaire titulaire du compte courant. Elles sont quittancées soit par le notaire, soit par son fondé de procuration, soit par la personne dont Il a spécialement accrédite la signature pour un retrait déterminé.

Le notaire qui délivre une autorisation de paiement reproduit à la souche, les indications qui figurent dans cette autorisation. Il y ajoute la mention de l’affaire ou des affaires donnant lieu au retrait.

Le talon de l’autorisation de paiement est divisé horizontalement en deux parties. La première renferme la formule de l’avis préalable à adresser au préposé de la caisse. Celte formule indique si le paiement sera réclamé par le notaire lui-même, par son fondé de pouvoir ou par une tierce personne dont, dans ce cas, elle accrédite la signature.

La seconde partie du talon, dite bulletin de retrait, mentionne la date de l’avis et la somme qu’Il concerne le talon comprenant l’avis et le bulletin de retrait est remis au préposé de la caisse, dans les délais réglementaires, par les soins du notaire qui veut effectuer le retrait.

Les bulletins de retrait, séparés des avis, sont mis par la caisse des dépôts et consignation à la disposition du procureur général près la cour d’appel compétente dans les conditions prévues pour les bulletins de versement, à l’article 6 ci-dessus.

Les autorisations de paiement ne mentionnent pas le nom de la personne appelée à les quittancer ; elles se bornent à énoncer que le paiement devra être effectué entre les mains de la partie désignée dans la formule d’avis.

Les autorisations de paiement ne sont valables que pendant les trente jours qui suivent la date où l’avis est parvenu à la caisse des dépôts et consignation. Cette clause est insérée dans le texte des autorisations.

Lorsqu’une autorisation n’est pas présentée dans ce délai de trente jours, l’avis et l’autorisation sont considérés comme nuls. La partie du talon portant avis est renvoyée au notaire.

Le carnet à souche des autorisations de paiement est établi conformément au modèle arrêté par le Trésorier Général. IL est remis par les soins du procureur général près la cour d’appel compétente, au notaire intéressé, qui ne peut être détenteur que d’un seul carnet à la fois.

Le nom du notaire et le numéro de son compte courant sont reproduits à l’encre grasse sur la souche, sur l’autorisation de paiement et sur les deux parties du talon.

Le sceau du procureur général près la cour d’appel compétente est apposé à la souche sur chaque page du carnet.

Le Procureur Général près la cour d’appel compétente fait connaître à la caisse la date de la remise de chaque carnet ainsi que le nombre et la série des numéros des autorisations contenues dans le carnet.

Chaque notaire doit tenir une comptabilité selon les prescriptions du plan comptable mauritanien adaptées aux spécificités de la profession notariale.

Cette comptabilité basée sur le système minimal de trésorerie du plan comptable mauritanien, est destinée à constater l’ensemble des mouvements comptables de toutes natures, effectuées dans le cadre de l’exploitation du notaire et pour le compte de ses clients.

Elle doit être appuyée par la conservation de pièces justificatives, avec classement et numérotations systématiques appropriés.

Les règles concernant la tenue de la comptabilité et des livres des notaires sont applicables aux greffiers en chef exerçant les fonctions notariales suivant l’article 26 de la loi n° 97-019 du 16 juillet 1997 portant statut des notaires.

La comptabilité notariale doit comporter la tenue régulière :

• d’un livre journal de recettes et dépenses ;
• d’un registre des frais d’actes ;
• d’une comptabilité - clients des fonds reçus ;
• d’une comptabilité - clients des valeurs et tire reçus ;
• de carnet de reçus.

Le livre-journal de recettes et dépenses, unique ou dédoublé, doit mentionner, pour par jour, par ordre de date, sans blanc, rature ni reports en marge et selon le plan de comptes de l’office notarial, toutes les opérations constatant notamment les versements de fonds fait au titre des opérations professionnelles ainsi que les opérations portant sur ces versements, qu’elles soient effectuées en espèce, chèques, virement ou autrement.

Il indique notamment :

• 1° le nom des parties ;
• 2° les sommes dont le notaire a été constitué détenteur, les recettes de toute nature et les sorties de fonds ainsi que leurs causes et leurs destinations ;
• 3° la répartition des opérations d’entrée et de sortie de fonds entre la caisse de l’étude et chacun des différents établissements financiers dépositaires.

Il est à l’avance relié et coté sans discontinuité. Il est paraphé par le président du tribunal de la wilaya du lieu de résidence du notaire.

Chaque article porte un numéro d’ordre et un renvoi au folio du grand livre où se trouve reportée soit la recette, soit la dépense.

Le grand-livre de recettes et dépenses indique notamment, pour chaque opération la date, le nom de la partie pour laquelle l’opération est effectuée, le libellé clair et succinct, ainsi que le montant, le mode de règlement, et si Il y a lieu, le numéro du reçu délivré.

Les notaires tiennent des registres de frais d’actes sous forme de répertoires et colonnes sur lesquels Ils inscrivent, jour par jour sans blanc ni interligne et par ordre du numéro, sous le nom du client débiteur, le détail des frais et honoraires de chaque acte.

Les répertoires sont cotés et paraphés par le président du tribunal de la wilaya de leur résidence.

La comptabilité-clients des fonds reçus est retracée dans un grand livre des comptes - clients qui reprend les écritures du livre journal.

Le grand livre des comptes contient le compte de chaque client par le relevé de toutes les recettes et dépenses effectuées pour lui.

Il peut être tenu sur feuilles mobiles ou par tout procédé informatique approprié.

Le livre des dépôts de titres et valeurs ou livre journal des valeurs enregistre jour par jour, par ordre de date sans blanc., ratures ni transport en marge, pour tous les déposants, les entrées et sorties de titres et valeurs au porteur ou nominatifs.

Il comporte l’indication des noms et adresses des clients, des causes des dépôts, ainsi que les numéros et matricules des titres et valeurs en dépôt.

Les écritures du livre-journal des valeurs sont portées sur un grand livre sous forme de relevés, au nom de chaque client, de toutes les entrées et sorties de valeurs et titres reçus à l’occasion de l’exercice de l’activité professionnelle.

Des balances trimestrielles sont établies, aux 31 mars, 30 juin, 30 septembre et 31 décembre de chaque année.

Chaque notaire est tenu, pour toutes les sommes par lui encaissées et pour toutes les valeurs déposées en son étude, de délivrer un reçu extrait d’un carnet à souches.

Le reçu doit comporter au moins la date, le nom du notaire, le nom et l’adresse de la partie versante, le montant et la cause du versement ou de la remise ainsi que pour les fonds, le mode de versement.

Les carnets de reçus doivent porter en imprimés au talon et aux reçus, des numéros d’ordre. Ils doivent être cotés et paraphés par le président du tribunal de la wilaya du lieu de résidence du notaire.

Les reçus doivent être utilisés dans l’ordre numérique. Un double de chaque reçu délivré doit être conservé, liassé ou attaché à une souche.

Le reçu doit mentionner le numéro du carnet dont Il est extrait.

Dans les locaux affectés à la réception de la clientèle, Il doit être apposé, en évidence et dans des caractères très apparents une affiche comportant :

• 1° Les prescriptions suivantes « tous les versements de fonds et remises de titres ou valeurs fait à un notaire donnent lieu à la délivrance d’un reçu ».
• 2° La liste des mentions devant figurer sur le reçu.

le Procureur Général près la Cour d’Appel est charge de vérifier si la comptabilité est sincère, régulière et conforme aux énonciations de leurs registres.

Il doit, une fois au moins l’an, procéder à la vérification de la comptabilité de chaque étude relevant de son ressort.

Pour exercer ce contrôle, Il peut déléguer ses substituts, les procureurs de la République de son ressort ou leurs substituts.

Le notaire est tenu de présenter, à son étude au Procureur Général ou au magistrat délégué et à l’expert-comptable qui les assiste les livres et les pièces justificatives de sa comptabilité.

Le Procureur Général ou le magistrat délégué appose son visa sur les registres avec l’indication du jour de la vérification. Le magistrat délégué transmet sans délai au Procureur Général, le compte rendu des opérations constatant, pour chaque étude, les résultats de la vérification accompagnés de son avis motivé. Il doit l’aviser des faits de la gestion du notaire, susceptibles de recevoir une qualification pénale.

Les modalités de contrôle visées par le présent chapitre sont indépendantes des autres procédures de représentation et de contrôle prévues par le titre IV - enregistrement et timbres du Code général des impôts.

Le Ministre de la Justice et le Ministre des Finances sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l’exécution du présent décret qui sera publié au Journal Officiel.