Décret n° 2023-071 du 19 avril 2023 portant création, organisation et fonctionnement d’un Etablissement public à caractère Administratif dénommé l’Agence Judiciaire de l’Etat (AJE)

Il est créé un Etablissement Public à caractère Administratif dénommé « l’Agence Judiciaire de l’Etat (AJE) ». L’AJE est dotée de la personnalité morale et de l’autonomie financière. Elle est placée sous la tutelle du Ministre chargé des Finances. Le siège de l’Agence Judiciaire de l’Etat est fixé à Nouakchott.

Sans préjudice des dispositions législatives en vigueur, l’Agence Judiciaire de l’Etat a pour mission principale la prévention des contentieux, la prise en charge et le règlement de toutes les affaires contentieuses dans lesquelles l’Etat est partie devant les instances judiciaires ou arbitrales nationales et internationales.

Dans le cadre de la mise en œuvre de sa mission, l’Agence Judiciaire de l’Etat est chargée notamment :

• de centraliser et gérer le contentieux de l’Etat ;
• d’assurer la veille et le suivi des procédures ;
• de recevoir toutes les citations, plaintes et requêtes introductives d’instances visant à faire de l’Etat un créancier ou débiteur devant les tribunaux judiciaires, elle est la seule habilitée à les recevoir sous peine de nullité ;
• d’Initier, de centraliser et superviser les actions à entreprendre ;
• de contractualiser avec les experts tels que les avocats et autres spécialistes du domaine d’intervention de l’Agence ;
• de coordonner le travail des avocats commis pour la défense des intérêts de l’Etat devant les tribunaux de l’ordre judiciaire et veiller à sauvegarder les intérêts de l’Etat et à préserver les deniers publics ;
• de représenter les administrations centrales, les collectivités territoriales ainsi que leurs démembrements en demande, en défense ou en intervention devant les juridictions nationales et internationales ou devant les instances d’arbitrage, de médiation et de conciliation nationales et internationales ;
• de conseiller et d’assister les administrations centrales, les collectivités territoriales ainsi que leurs démembrements, dans l’élaboration des actes juridiques à caractère financier et dans le traitement de toutes affaires juridiques les concernant ;
• d’élaborer et de mettre en œuvre toute proposition de règlement amiable des affaires contentieuses de l’Etat si l’intérêt de l’Etat le recommande ;
• de participer à toutes négociations des contentieux à incidence financière impliquant l’Etat ;
• d’élaborer les actes administratifs relatifs à la constatation, à l’aménagement et à la conservation des créances contentieuses et diverses de l’Etat ;
• de veiller à l’exécution des décisions de justice prononcées à l’encontre ou au bénéfice de l’Etat en collaboration avec les services compétents ;
• de sensibiliser les agents publics sur les enjeux de la gestion des contentieux impliquant l’Etat et leurs conséquences sur le budget de l’Etat et l’économie Nationale.

Au sens des dispositions de l’article 5 de l’Ordonnance n° 90-09 du 04 avril 1990 portant statut des établissements publics et des sociétés à capitaux publics et régissant les relations de ces entités avec l’Etat, l’Agence Judiciaire de l’Etat bénéficie des assouplissements prévus aux articles 11, 15 et 17 ci-après en matière de régime administratif, comptable et financier.

L’Agence Judiciaire de l’Etat est administrée par un organe délibérant et gérée par un organe exécutif.

L’organe délibérant de l’AJE, dénommé « Conseil d’Administration », comprend, outre son Président, les membres suivants :

• un représentant de Premier Ministère ;
• un représentant du Ministère chargé de la Justice ;
• un représentant du Ministère chargé des Affaires Etrangères ;
• un représentant du Ministère chargé de l’Intérieur ;
• un représentant du Ministère chargé des Affaires Economiques ;
• un représentant du Ministère chargé des Finances ;
• un représentant du Secrétariat Général du Gouvernement.

Le Président et les membres du Conseil d’Administration sont nommés par décret pris en Conseil des Ministres sur proposition du Ministre chargé des Finances, pour un mandat de trois ans, renouvelable une fois.

Le Conseil d’Administration peut, en outre, inviter à ses sessions, à titre d’observateur, toute personne dont il juge l’avis, les compétences ou la qualité utile à la discussion des points inscrits à l’ordre du jour.

Dans sa mission, le Conseil d’Administration est assisté par un comité restreint dénommé « Comité de Gestion » désigné en son sein et à qui il délègue les pouvoirs nécessaires au contrôle et au suivi permanent de ses délibérations.

Le Secrétariat du Conseil d’Administration est assuré par le Directeur Général ci-après dénommé l’Agent Judiciaire de l’Etat. Toutefois, lorsqu’un membre du Conseil d’Administration perd, en cours de son mandat, la qualité en vertu de laquelle il a été nommé, il est procédé à son remplacement dans les mêmes formes, pour le temps restant du dit mandat.

Au titre de leurs fonctions, le Président et les membres du Conseil d’Administration perçoivent des indemnités ou avantages et jetons de présence conformément à la réglementation en vigueur.

Le Conseil d’Administration est investi de tous les pouvoirs nécessaires pour orienter, impulser et contrôler les activités de l’AJE sous réserve des pouvoirs reconnus par l’article 20 de l’ordonnance n° 90-09 du 04 avril 1990, à l’autorité de tutelle et au Ministre chargé des Finances.

Le conseil d’administration délibère notamment sur :

• le budget annuel, les rectificatifs éventuels du budget annuel et les comptes prévisionnels ;
• le plan d’actions annuel et pluriannuel ;
• les états financiers et compte d’exploitation ;
• le rapport annuel du commissaire aux comptes ;
• l’acceptation ou le refus des dons, legs et subventions ;
• le programme d’investissement et le plan de financement ;
• les conventions liant l’AJE à d’autres institutions ou organismes ;
• l’organigramme, le statut du personnel, la méthode de calcul des salaires des travailleurs, le manuel de procédures et le règlement intérieur ;
• la nomination aux postes de responsabilité et la révocation desdits postes sur proposition du l’Agent Judiciaire de l’Etat ;
• l’acquisition, l’aliénation ou l’échange des biens immobiliers ;
• la création d’antennes.

Le Conseil d’Administration se réunit en session ordinaire au moins quatre fois par an sur convocation de son Président.

La convocation, l’ordre du jour et les documents de travail de la session du Conseil d’Administration sont adressés aux membres au moins huit jours à l’avance pour les conseils d’administration ordinaire. Ce délai peut être ramené à quatre jours en cas d’urgence sur décision du Président. Toutefois, il peut se réunir, en session extraordinaire, chaque fois que cela est nécessaire, sur convocation de son Président ou à la demande de la moitié de ses membres.

Le Conseil d’Administration ne peut valablement délibérer que si la moitié de ses membres assiste à la session. Si le quorum n’est pas atteint, une deuxième session du Conseil d’Administration peut être valablement tenue, à trois jours d’intervalle, sans condition de quorum.

Les délibérations du Conseil d’Administration sont prises à la majorité simple des voix des membres présents. En cas de partage égal des voix, celle du Président est prépondérante.

La présence aux sessions ordinaires du Conseil d’Administration est obligatoire. Si un administrateur s’abstient de se rendre à trois sessions ordinaires consécutives du Conseil d’Administration, son mandat cesse de plein droit, sauf en cas de force majeure, dont la preuve doit être produite au Président ou à l’autorité de tutelle.

Les procès-verbaux des sessions sont signés par le Président, deux membres du Conseil d’Administration, désignés à cet effet, au début de chaque session, et le Secrétaire. Un registre des délibérations sera tenu et devra, avant toute utilisation, être coté et paraphé par le Président du Conseil d’Administration.

Les procès-verbaux des sessions sont transmis à l’autorité de tutelle dans la huitaine qui suit la session correspondante. Sauf opposition dans un délai de quinze jours suivant la date de réception des décisions des autorités de tutelle, les délibérations du Conseil d’Administration deviennent exécutoires.

L’autorité de tutelle exerce par ailleurs le pouvoir d’autorisation, d’approbation, de suspension ou d’annulation. Elles disposent également du pouvoir de substitution dans les conditions prévues à l’article 20 de l’ordonnance n° 90-09 du 04 avril 1990 précitée.

Pour le contrôle et le suivi de ses délibérations, le comité de gestion désigné par le conseil d’administration, conformément à l’article 6 ses membres du présent décret, est composé de quatre membres dont obligatoirement le Président du conseil d’administration, un représentant du Ministère chargé de la Justice et un représentant du Ministère chargé des Finances et le secrétariat du comité est assuré par l’Agent judiciaire de l’Etat.

Le Comité de Gestion se réunit une fois tous les mois et autant de fois que nécessaire, sur convocation de son Président. Le Comité de Gestion délibère à la majorité absolue des voix et, en cas d’égalité des voix, celle du président est prépondérante. Les délibérations prises par le Comité de Gestion sur les questions pour lesquelles il a reçu délégation expresse du Conseil d’Administration sont transmises à la tutelle dans les mêmes formes que celles du Conseil d’Administration.

Pour tout ce qui n’est pas prévu aux articles ci-dessus, l’organisation et le fonctionnement du Conseil d’Administration sont régis par les dispositions du décret n° 118-90 du 19 août 1990 fixant la composition, l’organisation et le fonctionnement des organes délibérants des établissements publics et ses modifications.

Sur le fondement de l’article 05 de l’Ordonnance n° 90-09 du 04 avril 1990 précitée, l’Agence Judiciaire de l’Etat est dirigé par le Directeur Général- Agent Judiciaire de l’Etat, Il est nommé par décret pris en conseil de Ministres sur proposition du Ministre des Finances, il est mis fin à ses fonctions dans les mêmes conditions.

L’Agent judiciaire de l’Etat est assisté de deux adjoints, nommés et demis de leurs fonctions par décret pris en conseil des Ministres. L’un des deux adjoints supplée l’Agent Judiciaire de l’Etat en cas d’absence ou d’empêchement, par un acte de délégation de signature émis par l’Agent judiciaire de l’Etat.

Pour l’exercice de ces hautes fonctions judiciaires et mener à bien la mission qui leur est assignée, l’Agent judiciaire de l’Etat et l’un de ses adjoints doivent avoir une qualification juridique supérieure et pour l’autre adjoint une qualification supérieure en sciences économiques et financières. Ils doivent, en outre, être d’une moralité notoire et justifier d’une expérience avérée dans le domaine de leurs compétences respectives.

Les avantages de l’Agent judiciaire de l’Etat et de ses adjoints sont fixés par délibération du conseil d’administration dûment approuvée par l’autorité de tutelle.

Avant d’entrer en fonction, l’Agent Judiciaire de l’Etat, ses adjoints ainsi que les cadres investis des pouvoirs avérés à l’AJE prêtent devant la cour suprême le serment dont la teneur suit :

« Je jure par Allah le Tout Puissant de bien et fidèlement remplir ma fonction, à l’exercer en toute impartialité dans le respect de la Constitution et des lois de la République Islamique de Mauritanie et de garder le secret des délibérations même après la cessation de mes fonctions ».

Sous réserve des pouvoirs reconnus au Conseil d’Administration, au Ministre chargé des Finances, définis par la réglementation en vigueur et le présent décret, l’Agent Judiciaire de l’Etat est investi de tous les pouvoirs nécessaires pour assurer l’organisation, le fonctionnement et la gestion de l’AJE. Il prend toutes décisions ou initiatives utiles à cet effet.

A ce titre, les responsabilités suivantes incombent à l’Agent Judiciaire de l’Etat :

• il représente l’AJE en justice dans ses rapports avec les tiers et dans ses relations avec l’Extérieur ;
• il veille à l’application des Lois et règlements ;
• il œuvre à mettre en place un outil d’expertise performant de conseil juridique et judiciaire, pour vu d’une riche documentation en matière de droit et de jurisprudence ;
• il est tenu de communiquer une situation mensuelle des affaires litigieuses auxquelles l’Etat est partie et un bilan annuel motivé qui fait ressortir le pourcentage des décisions judiciaires en faveur ou non de l’Etat ;
• il est responsable devant le Conseil d’Administration ;
• il est chargé de l’exécution des délibérations du Conseil d’Administration et du Comité de Gestion ;
• il est l’ordonnateur unique du budget de l’AJE ;
• il gère le patrimoine de l’AJE ;
• il signe les contrats et conventions avec les tiers ;
• il procède au recrutement et à la rétribution du personnel suivant les conditions et les modalités prévues par la réglementation en vigueur et fixées par le Conseil d’Administration ;
• il gère le personnel dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur et conformément au statut du personnel ;
• il exerce l’autorité hiérarchique et le pouvoir disciplinaire sur l’ensemble du personnel
• il prépare le plan d’actions annuel et pluriannuel, le budget prévisionnel et veille à la préparation des états financiers, notamment le compte de gestion de l’AJE ;
• l’Agent Judiciaire de l’Etat peut déléguer le pouvoir de signer tous ou certains actes d’ordre administratif à des collaborateurs de son choix.

Sur le fondement de l’article 05 de l’Ordonnance n° 90-09 du 04 avril 1990 précitée, le personnel de l’AJE est régi par le statut du personnel, conformément aux dispositions du Code du travail et de la convention collective en vigueur.

Le personnel de l’Agence Judiciaire de l’Etat comprend :

• le personnel recruté par l’Agence Judiciaire de l’Etat ;
• les fonctionnaires détachés auprès de l’Agence Judiciaire de l’Etat.

L’organigramme de l’Agence Judiciaire de l’Etat précise l’organisation de celle-ci. Il est défini par une délibération du Conseil d’Administration dûment approuvée par le Ministre des Finances.

Les ressources de l’AJE sont constituées par :

a) Ressources ordinaires :

Les ressources ordinaires comprennent les subventions et dotations accordées par l’Etat.

b) Ressources extraordinaires. Elles comprennent :

• les rémunérations provenant des expertises et des services rendus aux tiers ;
• les dons et legs ;
• les fonds de concours ;
• toutes subventions provenant de fonds nationaux, régionaux et internationaux.

Les dépenses de l’Agence Judiciaire de l’Etat comprennent :

a) Les dépenses de fonctionnement détaillées conformément au plan comptable de l’Etat.

b) Les dépenses d’investissement, conformément au plan comptable de l’Etat.

Le budget prévisionnel de l’AJE est transmis, après délibération du Conseil d’Administration, au Ministre chargé des Finances pour approbation 30 jours avant le début de l’exercice considéré.

L’exercice budgétaire et comptable de l’AJE commence le 01 Janvier et se termine le 31 Décembre.

La comptabilité de l’Agence Judiciaire de l’Etat est tenue suivant les règles de la comptabilité publique prévues au plan Comptable National par un comptable public nommé par le Ministre des Finances.

Le Ministre chargé des Finances désigne un Commissaire aux Comptes ayant pour mandat de vérifier les livres, les caisses, les portes feuilles et les valeurs de l’AJE et de contrôler la régularité et la sincérité des inventaires, des bilans et des comptes.

A cet effet, il peut opérer à tout moment les vérifications et les contrôles et fait rapport au Conseil d’Administration. S’il le juge opportun, le Commissaire aux Comptes peut demander la convocation d’une session extraordinaire du Conseil d’Administration. Le Commissaire aux Comptes, les inspecteurs des finances et les auditeurs externes sont tenus d’adresser copie de leurs rapports à la Cour des Comptes.

L’inventaire, le bilan et les comptes de chaque exercice doivent être mis à la disposition du Commissaire aux Comptes avant la session du Conseil d’Administration ayant pour objet leur adoption avant la fin du délai de trois mois suivant la clôture de l’exercice.

Le Commissaire aux Comptes établit un rapport dans lequel il rend compte au Ministre chargé des Finances de l’exécution du mandat qui lui est confié et signale, le cas échéant, les irrégularités et inexactitudes qu’il aura relevées. Ce rapport est transmis au Conseil d’Administration de l’AJE qui peut instituer des mécanismes de contrôle interne.

Le Commissaire aux Comptes est convoqué à la session du Conseil d’Administration qui se tient, dans un délai de trois mois suivant la clôture de l’exercice, pour l’approbation des comptes.

Les marchés de l’Agence Judiciaire de l’Etat sont soumis aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur sur les Marchés Publics.

L’Agence Judiciaire de l’Etat est assujettie aux contrôles externes prévus par les dispositions législatives et réglementaires régissant le contrôle des Finances Publiques.

Sont de la compétence de l’Agence Judiciaire de l’Etat (AJE), les dossiers antérieurs à sa création et qui sont dans le domaine de ses attributions conformément aux dispositions du présent décret.

En cas de dissolution de l’AJE, son patrimoine sera dévolu à l’Etat qui exécutera les engagements contractés par celle-ci. La dissolution de l’AJE est décidée dans les mêmes formes que sa création.

Le Ministre des Finances et le Ministre de la Justice sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l’exécution du présent décret qui sera publié au Journal Officiel de la République Islamique de Mauritanie.