Décret n° 2024-0013 du 17 janvier 2024 relatif à la dématérialisation des procédures de passation, de contrôle et de la régulation des marchés publics

Conformément aux dispositions des articles 47, 48 et 49 de la loi n° 2021-024 du 29 décembre 2021 abrogeant et remplaçant la loi n° 2010-044 du 22 juillet 2010 portant Code des Marchés Publics et des articles 72, 73, 74 et 75 du décret n° 2022-083 du 08 juin 2022, portant application de ladite loi, le présent décret définit les modalités de la dématérialisation des procédures de passation, de contrôle et de la régulation des marchés publics

Les opérations de la gestion des processus d’approbation, de la soumission, de la commande et de la facturation et du paiement : sont effectuées par voie électronique Gestion des processus d’approbation par voie électronique :

• des Plans de Passations des Marchés (PPM) ;
• des Plans Annuel des Achats (PAA) ;
• des dossiers d’appel à la concurrence ;
• des procédures dérogatoires ;
• basique des soumissions ;
• marchés annulés ou rendus infructueux ;
• basique de l’évaluation ;
• des litiges ;
• des exclusions des soumissionnaires ;
• des alertes permettant de signaler le respect des délais réglementaires de traitement des dossiers ;
• paramétrage d’un outil de mesure et d’identification des indicateurs de performance des différents acteurs impliqués dans la commande publique.

Soumission électronique :

• dépôt, le retrait, la modification ou le remplacement des offres et des candidatures des soumissionnaires, par voie électronique, en application de la règlementation en vigueur ;
• présentation des variantes, si elles sont autorisées éventuellement par le DAO, en application de la règlementation en vigueur ;
• définition des modalités techniques de composition et de présentation des plis électroniques exigés ;
• garantie de l’envoi de l’accusé de réception des plis électroniques aux soumissionnaires ;
• refus de dépôt de toute offre hors délai après l’expiration de la date et l’heure limites de dépôt des offres ;
• ouverture des plis et l’évaluation par voie électronique des offres des soumissionnaires ;
• arrêt des résultats de la séance d’ouverture des plis et d’évaluation des offres ;
• demande aux soumissionnaires des éclaircissements sur leurs offres ou propositions, le cas échéant ;
• publication des résultats de la séance d’ouverture des plis et d’évaluation des offres.

Commande électronique :

• préparation, approbation et signature électronique du contrat ;
• gestion des cautions ;
• notification du contrat ;
• entrée en vigueur ;
• gestion et suivi de l’exécution des contrats et leurs éventuelles modifications (avenant), ainsi que les pénalités de retard, les résiliations des contrats et les antécédents de non-exécution ;
• gestion des alertes permettant de signaler le non-respect des délais contractuels.

Facture et paiement par voie électronique :

• établissement et envoi de la facture électronique ;
• gestion des décomptes pour les marchés publics ;
• gestion des procès-verbaux de réception ;
• réquisitions pour bons de commande ;
• réception des bons de commande ;
• rapports de réception ;
• paiement par voie électronique.

Sont fixées par arrêté du Premier Ministre les conditions dans lesquelles sont effectuées par voie électronique les opérations liées :

• à la tenue et l’exploitation de la base de données électroniques des entrepreneurs, fournisseurs et prestataires de services ;
• au dépôt et au retrait des plis et des offres des concurrents par voie électronique ;
• aux conditions et modalités d’ouverture des plis par voie électronique ;
• aux modalités de recours au système d’enchères électroniques inversées pour des achats de fournitures ou de services courants.

La plateforme de dématérialisation des marchés publics est un Système d’Information alimentant un portail web désigné « Portail des Marchés Publics ».

La plateforme présente plusieurs caractéristiques adéquates, notamment en matière d’accessibilité, de traçabilité, de transparence, de confidentialité, d’intégrité, d’interopérabilité et de sécurité, permettant de répondre aux fonctionnalités et aux exigences minimales requises.

A ce titre, la plateforme présente les garanties suivantes :

• préserver l’intégrité des données et la confidentialité des offres et des demandes de participation, objet des communications et échanges d’informations qui sont faites à travers le système ;
• garantir que personne ne peut avoir accès au contenu des offres et des propositions qu’à l’expiration du délai prévu pour l’ouverture des plis ;
• assurer que les outils utilisés pour communiquer ou acheter par ces moyens électroniques, ainsi que leurs caractéristiques techniques ont un caractère non discriminatoire, et sont couramment à la disposition du public et compatibles avec les technologies d’information et de communication généralement utilisées ;
• assurer l’archivage et la traçabilité de l’ensemble des documents et des opérations effectuées tout au long de la procédure ;
• connaitre, par un mécanisme automatique, l’horodatage (année, mois, jour, heure, minute et seconde) de transmission électronique des offres ou propositions par le soumissionnaire ;
• garantir l’authenticité des soumissions, candidatures et autres documents communiqués ou opérations effectuées par le système ;
• mettre en place des mécanismes de retour et d’amélioration continue, y compris des enquêtes régulières auprès des utilisateurs et des audits annuels du système.

La plateforme doit permettre d’assurer aux parties prenantes des marchés publics la dématérialisation au minimum des fonctions suivantes :

A - Aux Autorités Contractantes de :

• élaborer et transmettre le projet de Plan Prévisionnel de Passation des Marchés à la Commission de Passation des Marchés Publics (CPMP) compétente, pour approbation ;
• publier les plans prévisionnels et avis généraux de passation de marchés ;
• éditer et transmettre les dossiers d’appel à concurrence de consultation dans le cadre des procédures ouvertes à la CPMP compétente pour approbation et autorisation de lancement ;
• publier des avis d’appel à la concurrence et leurs éventuelles modifications après approbation par la CPMP compétente ;
• élaborer et publier le Plan Annuel des Achats (PAA) ;
• transmettre à la CPMP compétente, pour avis les projets d’avenants, remise des pénalités, marchés passés sur appel d’offres restreint, consultation simplifiée ou par entente directe, ou sur la base de dossiers d’appel d’offres types autres que ceux approuvés par l’ARMP ou le bailleur de fonds concerné ;
• transmettre les remises de pénalités à la CNCMP pour avis.

B - Aux Commissions de Passation des Marchés Publics de :

• approuver le projet de Plan Prévisionnel de Passation des Marchés Publics (CPMP) ;
• approuver les dossiers d’appel d’offres, de consultation, d’accord-cadre et des spécifications techniques et termes de référence ;
• lancer les appels à la concurrence ;
• procéder à l’ouverture, au dépouillement et à l’évaluation des offres avec l’assistance de la Sous-commission d’analyse des offres ;
• procéder à l’attribution provisoire et définitive des marchés ;
• procéder à l’examen des projets de contrats et projets d’avenants ;
• établir un rapport spécial de justification relatif à toute procédure dérogatoire, dont l’entente directe, qui est soumise à l’avis de la CNCMP ;
• assurer la bonne tenue des statistiques, du registre de suivi des marchés et des archives des marchés publics relevant de sa compétence ;
• rédiger des rapports sur la passation des marchés pour l’Autorité Contractante et assurer leur transmission à la CNCMP et à l’ARMP ;
• tenir une base de données des marchés examinés par les sous-commissions d’analyse ;
• tenir une base de données des procès-verbaux des réunions, suivant un modèle mis à disposition par l’ARMP, dont les extraits sont régulièrement transmis à cette dernière ;
• déclarer la procédure infructueuse ou l’annuler suivant les dispositions réglementaires en vigueur ;
• transmettre une déclaration de procédure infructueuse ou d’annulation de marché passé par mode dérogatoire à la CNCMP pour avis ;

C - Aux candidats et soumissionnaires de :

• consulter et télécharger les documents de concurrence (Dossier d’Appel d’Offre, Termes De Référence ;
• déposer, retirer, modifier ou remplacer les offres ou candidatures, par voie électronique, conformément à la réglementation en vigueur ;
• compléter les dossiers ou rectifier les erreurs matérielles éventuelles à la demande de la CPMP ;
• procéder au dépôt et l’envoi, par voie électronique, des factures et autres documents nécessaires au paiement ;
• effectuer des échanges sous forme électronique avec les maîtres d’ouvrage durant la phase d’exécution des marchés.

D - A la Commission Nationale de Contrôle des Marchés Publics de :

• émettre un avis sur les plans prévisionnels de passation de marchés ;
• rendre des avis, sur les procédures dérogatoires, telles que le recours à l’entente directe, les appels d’offres restreints,, les consultations simplifiées ou sur les marchés établis sur la base de dossiers d’appels d’offres types autres que ceux approuvés par l’ARMP ou le bailleur de fonds concerné ;
• émettre un avis sur tous les projets d’avenants ;
• rendre des avis sur le recours à la procédure de la consultation simplifiée ;
• assurer le suivi de l’exécution des contrats ;
• émettre un avis sur les remises de pénalités ;
• émettre un avis sur toute décision rendant une procédure infructueuse ;
• émettre un avis sur toute demande de dérogation à une short liste inférieure à 5 ;
• émettre un avis sur toute demande de réduction de délais.

E - A l’Autorité de Régulation des Marchés Publics de :

• garantir l’utilisation des documents types, manuels de procédures et guides d’évaluation dans le domaine des marchés publics ;
• collecter et centraliser toutes les données relatives aux marchés publics, en vue de l’élaboration du rapport annuel des statistiques sur l’attribution, l’exécution et le contrôle des marchés publics ;
• diffuser les sanctions d’exclusion temporaire ou définitive des entreprises ;
• recevoir les recours exercés par les candidats ou soumissionnaires ;
• se saisir d’office des violations de la règlementation en matière de marchés publics ;
• assurer la diffusion et la diffusion en ligne de tous les documents relatifs aux marchés publics dont la publication est obligatoire.

La plateforme doit permettre aux acteurs autorisés d’accéder aux documents et aux données dans un format ouvert ou format fermé.

La plateforme de dématérialisation des marchés publics enregistre systématiquement les offres techniques et financières des candidats ainsi que leurs données personnelles conformément aux dispositions de la loi n° 2017-020 du 22 juillet 2017 portant sur la protection des données à caractère personnel.

L’hébergement de la plateforme est assuré par le Ministère en charge du numérique. Il doit dans ce cadre :

• veiller au respect des règles techniques d’utilisation de la plateforme ;
• assurer la sécurité technique et cryptographique de la plateforme ;
• assurer la maintenance de la plateforme.

Les conditions d’utilisation de la plateforme, les modalités de traitement et d’exploitation des banques de données électroniques sur la plateforme de dématérialisation seront définies par arrêté du Premier Ministre.

Les Ministres en charge de l’Economie, des Finances et du Numérique sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l’exécution du présent décret qui sera publié au Journal Officiel de la République Islamique de Mauritanie.