Art. 1
Le présent arrêté définit les modalités de traitement des pièces justificatives de la dépense publique sous format électronique dans le cadre de la dématérialisation de l’ordonnancement.
Art. 2
Le circuit dématérialisé de l’ordonnancement est institué sans préjudice des dispositions réglementaires en vigueur relatives aux pièces justificatives de la dépense publique.
Aucune disposition du présent arrêté ne modifie ni n’altère les exigences législatives et réglementaires relatives aux pièces justificatives édictées par les textes en vigueur.
Art. 3
Les dossiers physiques constitués des pièces justificatives de la dépense publique sont maintenus conformément aux dispositions régissant celles-ci et archivés selon les procédures préexistantes.
Art. 4
Le dossier dématérialisé de l’ordonnancement doit être, en tous points, conforme au dossier physique des pièces justificatives. Les documents du dossier dématérialisé sont présentés sous format PDF signé électroniquement, et sont directement générés par le système de Comptabilité de l’Etat et de gestion intégrée du budget (CEGIB), ou numérisés à partir des documents originaux papier et introduits dans le système.
Art. 5
Tous les documents PDF du dossier dématérialisé doivent être référencés horodatés et électroniquement signés suivant la procédure cryptographique à clés asymétriques au format de la signature avancée.
Art. 6
La Direction de l’informatique financière aura pour charge (i) la génération et le renouvellement des certificats cryptographiques destinés à la signature électronique des documents, (ii) la conservation de ces certificats aux nonnes de sécurité en vigueur, (iii) et la communication des clés publiques générées pour permettre l’authentification, par les parties prenantes, des documents signés.
Art. 7
La Direction de l’informatique financière archivera, sans limitation de durée, l’ensemble des documents soumis à la signature électronique avancée ainsi que tous documents signés par le dispositif informatique dont elle a la responsabilité.
Art. 8
La Direction des systèmes d’information de la Direction générale du trésor et de la comptabilité publique aura pour charge de conserver l’ensemble des documents reçus à travers le processus de l’ordonnancement dématérialisé, sans limitation de durée.
Art. 9
Les archives constituées des dossiers électroniques conservés à la Direction de l’informatique financière d’une part, et ceux conservés par la Direction des systèmes d’information d’autre part, doivent être en tous points conformes entre elles. Ce rapprochement contradictoire est réalisé conjointement par ces deux directions.
Art. 10
A la Direction générale du trésor et de la comptabilité publique, l’archivage constitué des dossiers physiques et des dossiers électroniques doit concorder, en tous points, au délai de réception des dossiers physiques près. Ce rapprochement contradictoire est réalisé conjointement par le service en charge de l’archivage documentaire physique et celui en charge de l’archivage électronique.
Art. 11
La Direction générale du budget en rapport avec les Ministères sectoriels, la Direction générale du contrôle des marchés publics et des opérations budgétaires et la Direction générale du trésor et de la comptabilité publique, établit un rapport trimestriel conjoint sur le fonctionnement du circuit de la dépense publique. Ce rapport sera transmis au Ministre chargé des finances.
Art. 12
Les responsabilités des différents intervenants au sein de la chaine de la dépense sont définies comme suit :
a) Outre les prérogatives et responsabilités qui lui incombent de par les textes en vigueur, le gestionnaire de crédits est tenu de :
- s’assurer de la présence de l’ensemble des pièces justificatives requises par la réglementation en vigueur et de les introduire dans le système ;
- vérifier la conformité des pièces électroniques avec les documents physiques.
b) Outre les prérogatives et responsabilités qui lui incombent de par les textes en vigueur, le contrôleur financier est chargé de :
- vérifier l’existence et le contenu des documents tant sous format papier qu’électronique ;
- s’assurer de la concordance entre le dossier physique et le dossier électronique ;
- apposer son visa électronique après validation des contrôles requis, ou de rejeter le dossier électronique, le cas échéant ;
- enregistrer et conserver les copies des dossiers pour les besoins de rapports et de contrôle notamment ;
- imprimer le document validé et d’apposer sa signature et son cachet.
c) Outre les prérogatives et responsabilités qui lui incombent de par les textes en vigueur, la Direction en charge de l’ordonnancement doit :
- vérifier la présence de l’ensemble des pièces justificatives requises par la réglementation tant dans le dossier physique que dans le dossier électronique ;
- s’assurer de la conformité des documents électroniques avec leurs originaux papiers ;
- enregistrer et conserver les copies des dossiers pour les besoins de rapports et de contrôle notamment ;
- procéder à l’ordonnancement après validation des contrôles précités, ou au rejet des dossiers, le cas échéant.
d) Outre les prérogatives et les responsabilités qui lui incombent de par les textes en vigueur, le comptable public contrôle l’ensemble des dossiers d’ordonnancement qui lui sont assignés. Le contrôle de régularité du Trésor est exercé conformément aux règles et dispositions en vigueur, en s’assurant de la présence dans le système informatique de toutes les pièces justificatives exigées dans leur format électronique signé.
Le comptable public appose son visa sur les dossiers électroniques admis à l’issue de son contrôle et rejette les dossiers erronés ou incomplets. Aucun mandat ne peut être pris en charge sans le visa du comptable.
A l’issue delà période transitoire visée à l’article 13 ci-dessous, le visa du Trésor s’exerce essentiellement sur le dossier électronique, sans préjudice de la conservation des pièces justificatives originales conformément à la réglementation en vigueur.
e) Outre les prérogatives et responsabilités qui leur incombent de par les textes en vigueur, la Direction de l’informatique financière et la Direction des systèmes d’information de la Direction générale du trésor et de la comptabilité publique doivent, chacune en ce qui la concerne, mettre en place les mesures techniques de sécurité nécessaires pour contrer toute intrusion ou tentative d’intrusion dans l’infrastructure informatique.
Art. 13
Il est instauré, à compter de la date d’entrée en vigueur du présent arrêté, une période de transition de six mois durant laquelle :
- le visa du Trésor s’exerce simultanément sur le dossier physique et le dossier électronique ;
- les services du Trésor s’assurent de la parfaite concordance entre les deux supports.
Art. 14
Les structures concernées mettront en place un dispositif de formation et d’encadrement pour assurer la bonne utilisation du système dématérialisé de l’ordonnancement. Les dispositions opérationnelles complémentaires d’ordre fonctionnel, organisationnel ou technique seront adoptées et communiquées par les directions concernées partout où besoin se fera.
Art. 15
Le présent arrêté entre en vigueur à compter de la date de sa signature.
Art. 16
Sont abrogées, toutes dispositions antérieures contraires au présent arrêté.
Art. 17
Le Secrétaire général du Ministère de l’économie et des finances, le Directeur général du budget, le Directeur général du contrôle des marchés publics et des opérations budgétaires, et le Directeur général du Trésor et de la comptabilité publique sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l’exécution du présent arrêté qui sera publié au Journal Officiel de la République du Niger.
