Arrêté interministériel n° 00820/CAB.MIN/MINES/01/2021 et 003/CAB.MIN/AFF.SOC.A.H.SN/2021 du 21 décembre 2021 portant approbation du Manuel des procédures de gestion de la dotation de 0,3 % minimum du chiffre d’affaires pour contribution aux projets de développement communautaire dans le secteur minier

Conformément aux articles 258 bis et 285 octies de la loi 007-2002 du 11 juillet 2002 portant Code minier, telle que modifiée et complétée par la loi 18-001 du 9 mars 2018 et aux articles 414 sexies et 414 septies du décret 038/2003 du 26 mars 2003 portant Règlement minier, tel que modifié et complété par le décret 18/024 du 8 juillet 2018 ainsi qu’à l’arrêté interministériel 00820/CAB.MIN/MINES/01/2021 et 003/CAB.MIN/AFF.SOC.AH.SN/2021 du 21 décembre 2021 portant approbation du Manuel de procédures fixant les modalités de gestion de la dotation de 0,3 % minimum du chiffre d’affaires pour contribution aux projets de développement communautaire par les titulaires des droits miniers d’exploitation ou d’autorisation d’exploitation des carrières permanentes, l’organisme spécialisé est l’entité juridique chargée de gérer ladite dotation, un seul à mettre en place pour chaque projet minier.

La gestion de la dotation de 0,3 % minimum du chiffre d’affaires pour contribution aux projets de développement communautaire par les titulaires des droits miniers d’exploitation ou d’autorisation d’exploitation des carrières permanentes, est placée sous la supervision d’un comité de supervision, d’orientation, de suivi et de contrôle.

Le siège de l’organisme chargé de la gestion de la dotation est établi au siège du projet minier concerné.

Ce siège peut être transféré en toute autre localité habitée par les communautés directement affectées se trouvant dans le rayon d’activités du projet minier, par décision de l’organisme, après avis préalable du comité de supervision, d’orientation, de suivi et de contrôle.

Conformément aux articles 258 bis et 285 octies de la loi 007-2002 du 11 juillet 2002 portant Code minier, telle que modifiée et complétée par la loi 18-001 du 9 mars 2018 et aux articles 414 sexies et 414 septies du décret 038/2003 du 26 mars 2003 portant Règlement minier, tel que modifié et complété par le décret 18/024 du 8 juillet 2018 ainsi qu’à l’arrêté interministériel 00820/CAB.MIN/MINES/01/2021 et 003/CAB.MIN/AFF.SOC.AH.SN/2021 du 21 décembre 2021 portant approbation du Manuel de procédures fixant les modalités de gestion de la dotation de 0,3 % minimum du chiffre d’affaires pour contribution aux projets de développement communautaire par les titulaires des droits miniers d’exploitation ou d’autorisation d’exploitation des carrières permanentes, l’organisme spécialisé est l’entité juridique chargée de gérer ladite dotation, un seul à mettre en place pour chaque projet minier.

La gestion de la dotation de 0,3 % minimum du chiffre d’affaires pour contribution aux projets de développement communautaire par les titulaires des droits miniers d’exploitation ou d’autorisation d’exploitation des carrières permanentes, est placée sous la supervision d’un comité de supervision, d’orientation, de suivi et de contrôle.

Le siège de l’organisme chargé de la gestion de la dotation est établi au siège du projet minier concerné.

Ce siège peut être transféré en toute autre localité habitée par les communautés directement affectées se trouvant dans le rayon d’activités du projet minier, par décision de l’organisme, après avis préalable du comité de supervision, d’orientation, de suivi et de contrôle.

La dotation a pour objet la réalisation des projets de développement communautaire, notamment dans les domaines ci-après :

• le développement durable concernant notamment le secteur agro-alimentaire ;
• l’accès aux services sociaux de incluant la construction des infrastructures sociales et communautaires (écoles, centres de santé, logement, routes, etc.) ainsi que la construction des infrastructures de production d’énergie électrique et de desserte en eau potable ;
• les infrastructures économiques et culturelles ;
• le développement du capital humain et l’encadrement de la jeunesse ;
• le transfert des compétences.

Le comité de supervision, d’orientation, de suivi et de contrôle de la gestion de la dotation de 0,3 % minimum du chiffre d’affaires pour contribution aux projets de développement communautaire, ci-après dénommé « comité de supervision », est co-présidé par les Ministres nationaux ayant respectivement les mines et les affaires sociales dans leurs attributions.

En plus de deux Ministres, ce comité est composé de :

• un haut expert de la CTCPM ;
• un haut expert du FNPSS.

En cas de besoin, le comité peut requérir l’expertise d’un haut responsable de la Chambre des mines.

Ce comité bénéficie de l’appui d’un secrétariat technique composé de six membres, à raison de :

• deux délégués de la CTCPM ;
• deux délégués du FNPSS ;
• deux délégués de la DPEM.

Le secrétariat technique est placé sous la coordination d’un secrétaire, délégué du ministère des Mines (DPEM), assisté d’un secrétaire adjoint, délégué du ministère des Affaires sociales (FNPSS).

Dans le cadre du contrôle externe, le comité de supervision recourt, en sus des services visés à l’article 4 à tout autre service étatique spécialisé.

La mission de contrôle externe est soit programmée, soit ponctuelle. Elle est diligentée par le Ministre ayant les mines dans ses attributions, après concertation avec le Ministre ayant les affaires sociales dans ses attributions. En cas de mission ponctuelle, l’initiative peut provenir de l’un d’entre eux.

Le comité de supervision peut, en outre, recourir à un cabinet d’audit spécialisé dans le domaine des projets. Ceci se fait par appel d’offre public conformément à la législation en la matière.

Le comité de supervision a comme attributions, notamment :

• assurer le pilotage politique pour la mobilisation des ressources de la dotation de 0,3 % minimum du chiffre d’affaires ;
• donner les orientations et les directives pour la réalisation des projets de développement communautaire ;
• assurer le suivi et le contrôle de la gestion de la dotation.

Le comité de supervision se réunit en session ordinaire deux fois par an sous la direction conjointe des Ministres ayant les mines et les affaires sociales dans leurs attributions et en session extraordinaire chaque fois que les circonstances l’exigent.

La convocation de la session ordinaire est faite par le Ministre ayant les mines dans ses attributions après concertation avec le Ministre ayant les affaires sociales dans ses attributions.

La convocation de la session extraordinaire est faite à la diligence de l’un d’entre eux.

L’organisme spécialisé est l’organe local de décision. Il est composé de douze membres répartis comme suit :

• deux représentants de l’autorité administrative locale ;
• deux représentants du Fonds national de promotion et de service social ;
• deux représentants de la Direction de protection de l’environnement minier ;
• deux représentants du titulaire du droit minier ;
• deux représentants des communautés locales ;
• deux représentants des organisations communautaires de base.

Ils sont désignés par leurs structures respectives, pour un mandat de deux ans renouvelables une seule fois.

L’organisme spécialisé est dirigé par un bureau constitué de :

• un président ;
• un secrétaire rapporteur ; et
• un trésorier.

Le mandat des membres du bureau de l’organisme spécialisé est d’une année et il est exercé de manière rotative par les délégués des trois composantes, à savoir le représentant de l’État, le représentant de l’entreprise et le représentant des communautés locales.

L’organisme spécialisé a notamment pour missions de :

• élaborer son règlement intérieur ;
• contrôler la gestion assurée par l’unité d’exécution de projets ;
• recruter les membres du personnel-clé de l’UEP par la procédure d’appel d’offres public ;
• sanctionner les membres fautifs de l’unité d’exécution de projets conformément au règlement intérieur ;
• émettre un avis de non-objection sur les décaissements des fonds suivant la fourchette déterminée par le règlement intérieur ;
• rendre compte de sa gestion à la fin de chaque trimestre au comité de supervision, d’orientation, de suivi et de contrôle ;
• contrôler le niveau d’exécution des travaux d’infrastructures réalisés par les entreprises en charge ;
• informer le comité de supervision, d’orientation, de suivi et de contrôle de sa gestion ;
• approuver le plan de trésorerie ;
• s’assurer de la mobilisation des fonds de la dotation auprès des entreprises minières ;
• définir et approuver les critères d’éligibilité des projets de développement communautaire ;
• approuver le plan de travail et budget annuel (PTBA), les termes de référence et le budget des projets élaborés et proposés par l’unité d’exécution des projets (UEP) ;
• faciliter l’harmonisation avec les initiatives des réalisations des projets similaires existants au niveau local ;
• élaborer et mettre en œuvre les plans de passation des marchés publics ; et
• assurer le suivi des fonds mis à la disposition des projets et capitaliser les résultats.

L’organisme spécialisé se réunit une fois par trimestre en session ordinaire. Il peut se réunir en session extraordinaire en cas de nécessité.

Les sessions ordinaires et extraordinaires sont convoquées par son président ou par son remplaçant.

Les deux représentants des communautés locales siégeant au sein de l’organisme spécialisé ainsi que ceux des organisations communautaires de base sont désignés par leurs pairs, sur base des critères de probité, compétences et moralité.

L’organisme spécialisé met en place une unité d’exécution des projets composée d’un personnel-clé et d’un personnel d’appoint, recrute par appel d’offres publics.

Le personnel-clé est recruté directement par l’organisme spécialisé.

Parmi les membres du personnel-clé de l’unité d’exécution des projets, le chargé des finances est recruté par appel d’offres, sur base des termes de référence proposés par le titulaire concerné par la dotation et approuves par l’organisme.

Le personnel-clé de l’UEP est composé de :

• un chef de projet (CP) ;
• un superviseur technique et administratif (STA) ;
• un responsable financier (RF) ;
• un comptable ;
• un secrétaire permanent de la cellule de gestion des projets et des marchés publics (SP) ; et
• un auditeur interne.

Le personnel d’appoint est recruté par l’UEP selon le besoin du projet à réaliser.

À l’exception du responsable financier, les autres membres de l’unité d’exécution de projets sont recrutés sur base des compétences avérées en matière de développement communautaire selon la procédure fixée dans les termes de référence de recrutement approuvés par les Ministres ayant respectivement dans leurs attributions les mines et les affaires sociales. Ils sont liés à l’organisme par un contrat de travail et rémunérés suivant le barème approuvé par ce dernier.

Les membres de l’UEP sont évalués et cotés par l’organisme pour ce qui est du personnel-clé et par l’unité d’exécution de projets pour le personnel d’appoint.

La perte de qualité par les membres de l’organisme spécialisé et de l’unité d’exécution de projets peut résulter :

• du décès ;
• de la démission ;
• de la fermeture du projet minier ;
• de l’arrivée à terme du mandat des membres du conseil d’administration de l’entreprise ;
• de la révocation pour le cas du personnel recrute ;
• du retrait du mandat par la structure qui a désigné le mandataire ; et
• de tout autre acte réputé répréhensible par la loi, et dûment constaté par le comité de supervision, d’orientation, de suivi et de contrôle.

La quotité de 10 % allouée au fonctionnement des organes est repartie à raison de :

• 4 % pour le comité de supervision, d’orientation, de suivi et de contrôle ;
• 6 % pour l’organisme spécialisé et de l’unité d’exécution des projets.

L’organisme spécialisé fixe, par décision, la rémunération du personnel-clé de l’UEP. II approuve les propositions de ladite UEP en ce qui concerne la rémunération de son personnel d’appoint.

Le comité de supervision, d’orientation, de suivi et de contrôle exerce ses activités sur toute l’étendue de la République démocratique du Congo, et ce durant toute la vie des projets miniers en phase d’exploitation.

L’organisme spécialisé exerce ses activités dans les limites du rayon d’action de l’entreprise et de l’entité territoriale décentralisée impactée par le projet, suivant les conclusions de l’étude d’impact environnemental et social (EIES) et du plan de gestion environnemental et social (PGES), et ce durant toute l’existence de la dotation.

Toutefois, lorsque certains projets miniers impactent les populations en dehors des limites du rayon d’action du centre administratif de l’entité territoriale décentralisée directement concernée par le projet minier, les activités de l’organisme concerne peuvent s’étendre en dehors de ces limites.

L’unité d’exécution des projets, (UEP) exerce ses activités dans le rayon de l’entité territoriale décentralisée directement concernée par le projet minier auprès duquel elle est rattachée.

Les ressources des structures chargées de la supervision et de la gestion de la dotation proviennent de la quotité de la dotation de 0,3 % minimum du chiffre d’affaires pour contribution aux projets de développement communautaire.

L’organisme spécialisé est l’autorité contractante des marches publics passes découlant de l’utilisation de la dotation.

Il est institué au sein de l’organisme spécialisé une cellule de gestion des projets et des marchés publics dont le fonctionnement est organisé conformément à la loi 10-010 du 27 avril 2010 relative aux marchés publics et à ses mesures d’application.

La cellule de gestion des projets et de passations des marchés publics (CGPMP) de l’organisme est composé d’une commission de passation des marchés publics et d’un secrétariat permanent.

La commission de passation des marchés publics de la CGPMP est dirigée par le président de l’organisme spécialisé en fonction qui en assume le rôle de personne responsable des marchés (PRM).

Le secrétariat permanent de la CGPMP est dirigé par un secrétaire permanent qui fait partie du personnel-clé de l’unité d’exécution des projets.

Le gouverneur de province est l’autorité approbatrice des marchés publics passés par l’organisme spécialisé.

Dans le cas des chefferies ou secteurs, l’organisme spécialisé sollicite du gouverneur, la délégation de pouvoir de son autorité approbatrice au profit de l’administrateur du territoire du ressort de l’ETD concernée, et ce conformément à la législation en vigueur en la matière.

Le présent règlement intérieur-type est un document modèle devant régir l’organisation et le fonctionnement de toutes les structures chargées de la supervision et de la gestion de la dotation de 0,3 % minimum du chiffre d’affaires pour contribution aux projets de développement communautaire.

Les représentants des entités énumérées à l’article 414 sexies du règlement minier, signent le règlement intérieur de l’organisme spécialisé dans les six mois à compter de la date de l’entrée en production du titulaire de droit minier ou de carrières permanentes d’exploitation.

Pour les projets miniers en cours de production commerciale, leurs titulaires disposent d’un délai de 3 mois pour se conformer au Manuel à compter de son approbation.