Arrêté n° 024577 du 2 septembre 2022 précisant les modalités d’identification, de déclaration, de conservation et de contrôle des informations sur les bénéficiaires effectifs

Le présent arrêté précise les modalités d’identification, de déclaration, de conservation et de contrôle des informations sur les bénéficiaires effectifs.

Au sens du présent arrêté, les définitions ci-après sont admises :

a) Autorité publique : les autorités, administrations et entités publiques suivantes :

• a) l’administration fiscale ;
• b) la Commission Bancaire de l’Union Monétaire Ouest Africaine ;
• c) l’autorité en charge de l’administration du RCMM ;
• d) le Président du Comité national de l’Initiative pour la transparence dans les industries extractives ;
• e) le Président de l’organe chargé de la lutte contre la fraude ;
• f) l’organe chargé du recouvrement des avoirs criminels ;
• g) le Président de l’organe chargé du traitement de l’Information financière.

b) Bénéficiaires effectifs : la ou les personnes physiques qui exercent en dernier lieu un contrôle effectif sur une personne morale ou une construction juridique. L’expression « exercent en dernier lieu un contrôle effectif » désigne les situations où la propriété ou le contrôle sont exercés par le biais d’une chaîne de propriété ou par toute autre forme de contrôle autre que directe.

c) Construction juridique : ensemble des relations juridiques ou opération par laquelle une ou plusieurs personnes ayant la qualité de constituants transfèrent des biens, des droits ou des sûretés, ou un ensemble de biens, de droits ou de sûretés, présents ou futurs, à une ou plusieurs autres personnes ayant la qualité de fiduciaires ou d’administrateurs qui, les tenant séparés de leur patrimoine propre, agissent dans un but déterminé au profit d’un ou de plusieurs bénéficiaires. Les trusts, les fiducies, et toutes les autres constructions juridiques similaires de droit sénégalais ou étranger constituent des constructions juridiques.

d) Personne morale : les sociétés, les fondations, associations ou toute autre entité ou groupement doté de la personnalité juridique en vertu de la loi. L’État et les collectivités territoriales ne rentrent pas dans la catégorie des personnes morales au sens du présent Arrêté.

e) Registre central des bénéficiaires effectifs : registre tenu par l’Administration fiscale dans lequel sont contenues les informations relatives aux personnes morales et constructions juridiques et à leurs bénéficiaires effectifs.

f) Registre des bénéficiaires effectifs : fichier manuel ou électronique tenu par les personnes morales et les constructions juridiques dans lequel sont conservées les informations sur les bénéficiaires effectifs.

g) Société : personne morale dotée de la personnalité morale formée par des personnes qui mettent en commun des biens, des droits, des capitaux ou des services en vue d’un objet que leurs conventions déterminent.

Les bénéficiaires effectifs sont identifiés de la manière suivante :

1) Dans le cas d’une personne morale, sont considérés comme bénéficiaires effectifs :

• a) les personnes physiques qui, en dernier lieu, détiennent directement ou indirectement une participation de contrôle ; s’agissant des sociétés de capitaux, les personnes physiques qui détiennent, en dernier ressort, directement ou indirectement plus de 25% des parts de capital ou des droits de vote, sont réputées exercer une participation de contrôle ;
• b) si aucune personne physique mentionnée au point (a) n’est identifiée en tant que bénéficiaire effectif, ou s’il existe des doutes sur la qualité de bénéficiaire effectif des personnes identifiées en application du point (a), les personnes physiques qui contrôlent, par tout autre moyen, de fait ou de droit, la personne morale ;
• c) lorsqu’exceptionnellement aucune personne physique mentionnée aux points (a) et (b) n’est identifiée, la personne physique pertinente qui occupe la position de dirigeant principal.

Il est précisé concernant le (a) que le pourcentage de détention des parts du capital ou des droits de votes est ramené à 2 % pour ce qui est des entreprises intervenant dans la chaîne de valeur du secteur extractif, visés par le décret n° 2020-791 du 19 mars 2020 relatif au Registre des bénéficiaires effectifs.

2) Dans le cas d’un trust ou d’une fiducie, sont considérés comme bénéficiaires effectifs toutes les personnes physiques suivantes :

• a) le ou les constituants ou settlor ;
• b) le ou les administrateurs, fiduciaires ou trustees ;
• c) le ou les protecteurs, le cas échéant ;
• d) le ou les bénéficiaires ; et
• e) toute autre personne physique exerçant, directement ou indirectement, de fait ou de droit, un contrôle effectif en dernier ressort sur le trust ou la fiducie.

Lorsque l’une des fonctions mentionnées aux points (a) à (d) est exercée par une personne morale ou une construction juridique, les bénéficiaires effectifs de cette personne morale ou construction juridique doivent être identifiés comme bénéficiaire effectif du trust ou de la fiducie.

Lorsque la ou les personnes physiques qui seront les bénéficiaires du trust ou de la fiducie n’ont pas encore été désignées, la ou les catégories de personnes dans l’intérêt principal de laquelle ou desquelles la construction juridique a été constituée ou opérée doivent être identifiées de sorte que l’identité du ou des bénéficiaires puisse être établie au moment du versement des prestations ou au moment où le ou les bénéficiaires auront l’intention d’exercer les droits acquis.

3) Dans le cas des autres constructions juridiques similaires aux trusts et fiducies, sont considérés comme bénéficiaires effectifs les personnes physiques occupant des positions équivalentes ou similaires à celles mentionnées sous le 2).

Les personnes morales et les constructions juridiques sont tenues d’obtenir et de conserver dans un registre tenu à cet effet les informations adéquates, exactes et actualisées sur leurs bénéficiaires effectifs ainsi que les modalités de détermination des bénéficiaires effectifs et les pièces justificatives obtenues.

1) Tout bénéficiaire effectif d’une personne morale ou construction juridique visée à l’article 4, doit, dans un délai de trente jours à compter de la date à laquelle la personne est devenue bénéficiaire effectif, fournir à la personne morale ou construction juridique les informations et les pièces justificatives nécessaires pour qu’elle puisse satisfaire aux obligations lui incombant en vertu des dispositions du présent arrêté.

2) Toute personne morale ou construction juridique détenant directement ou indirectement une participation dans une personne morale ou dans une construction juridique, ou occupant, une des fonctions visées à l’article 3. (2) dans le cas d’une construction juridique, doit, dans un délai de trente jours à compter de la date à laquelle détient cette participation ou occupe cette fonction, fournir à ladite personne morale ou construction juridique les informations et les pièces justificatives nécessaires pour qu’elle puisse satisfaire aux obligations lui incombant en vertu des dispositions du présent arrêté.

3) Lorsqu’une personne morale ou une construction juridique sait ou a des motifs raisonnables de croire qu’une personne est l’un ou connaît l’un ou plusieurs de ses bénéficiaires effectifs non encore inscrits dans le registre des bénéficiaires effectifs, elle demande par écrit à cette personne de confirmer si elle est l’un ou connaît l’un ou plusieurs de ses bénéficiaires effectifs et, dans l’affirmative, confirmer, corriger, compléter ou fournir les informations prévues à l’article 7 la concernant ou concernant le ou les bénéficiaires effectifs. La personne physique est tenue de répondre dans un délai de trente jours suivant la date de réception de la demande écrite.

4) En cas de changement de bénéficiaires effectifs, les personnes tenues de fournir aux personnes morales et constructions juridiques les informations sur leurs bénéficiaires effectifs et les pièces justificatives doivent fournir lesdites informations et pièces dans un délai de trente jours.

5) Tout manquement à l’obligation de transmission des informations et des pièces justificatives sur les bénéficiaires effectifs doit être déclaré au chef du service des impôts compétents qui prend les mesures adéquates pour appliquer la sanction prévue par l’article 667 III e) et f) du Code Général des Impôts.

6) Les personnes morales ou construction juridiques sont tenues de fournir aux personnes mentionnées à l’article 5 de la loi n° 2018-03 relative à la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme les informations relatives aux bénéficiaires effectifs lorsque celles-ci prennent des mesures de vigilance à l’égard de la clientèle.

Les personnes morales et les constructions juridiques doivent vérifier l’exactitude des informations et les pièces justificatives reçues sur leurs bénéficiaires effectifs avant inscription au registre des bénéficiaires effectifs. Une vérification fiable peut inclure :

• a) La vérification de documents d’identification en cours de validité, délivré par un gouvernement, prouvant la nationalité ou la résidence et portant une photographie ou d’autres garanties similaires, comme une carte d’identité nationale, un passeport ou un permis de conduire ;
• b) La comparaison des informations fournies avec celles d’une base de données publique ou d’une autre source fiable, autre que le Registre central des bénéficiaires effectifs ;
• c) Des rencontres en face à face, des entretiens, des déclarations, des visites à domicile ou des références de relations commerciales antérieures.

Les informations suivantes relatives aux personnes morales et constructions juridiques sont inscrites et conservées dans le registre des bénéficiaires effectifs :

1) Pour les personnes morales :

• a) nom ou raison sociale de la personne morale ;
• b) adresse du siège social ;
• c) les numéros d’immatriculation au Registre de Commerce et de Crédit Mobilier, à la caisse nationale de sécurité sociale et à l’Institut de Prévoyance Retraite du Sénégal ;
• d) numéro d’identification fiscale ;
• e) copie des statuts de la personne morale ;
• f) forme juridique ;
• g) les nom et prénoms, la qualité et l’adresse des dirigeants ou représentants de la personne morale habilités à agir au nom de celle-ci ;
• h) numéro de comptes bancaires détenus au Sénégal et à l’étranger.

2) Pour les constructions juridiques :

• a) les nom et prénom(s) de ou des administrateurs établis au Sénégal ou à l’étranger ;
• b) la (ou les) nationalité(s) ;
• c) la date et lieu de naissance ;
• d) le pays de résidence ;
• e) le numéro d’identification national sénégalais ou, pour les étrangers, numéro de passeport, date et lieu d’émission, et date de validité ;
• f) le numéro d’identification fiscale sénégalais ou étranger ;
• g) l’adresse privée précise ou l’adresse professionnelle précise au Sénégal ou à l’étranger ;
• h) le numéro d’enregistrement du ou des administrateurs établis au Sénégal ;
• i) la date de constitution, la date d’extinction de la construction juridique ;
• j) copie de l’acte de constitution et des actes modificatifs ;
• k) numéro de comptes bancaires détenus au Sénégal et à l’étranger ;
• l) les informations suivantes pour toutes les personnes indiquées dans les documents constitutifs ou modificatifs de la construction juridique :
• i. dans le cas d’une personne physique : nom, prénom(s), nationalité, date de naissance, lieu de naissance, adresse, pays de résidence, numéro d’Identification national ou étranger ;
• ii. dans le cas d’une personne morale : les informations requises au paragraphe 1 ;
• iii. dans le cas d’une construction juridique : les informations requises au paragraphe 2.

Les informations suivantes sur les bénéficiaires effectifs doivent être inscrites et conservées dans le Registre des bénéficiaires effectifs :

• a) le nom et le(s) prénom(s) ;
• b) la (ou les) nationalité(s) ;
• c) la date et lieu de naissance ;
• d) le pays de résidence ;
• e) numéro d’identification national sénégalais ou, pour les étrangers, numéro de passeport, date et lieu d’émission, et date de validité ;
• f) le numéro d’identification fiscale sénégalais ou étranger ;
• g) l’adresse privée précise ou l’adresse professionnelle précise au Sénégal ou à l’étranger ;
• h) la modalité de contrôle exercée, y compris le cas échéant la nature et l’étendue des intérêts détenus ;
• i) la date à laquelle la ou les personnes physiques sont devenues, ou ont cessé d’être, des bénéficiaires effectifs ;
• j) la preuve de la procédure suivie ou des mesures prises pour l’identification des bénéficiaires effectifs.

Par exception aux articles 4 et 8, les sociétés dont les titres sont admis à la négociation sur un marché réglementé au Sénégal ou dans un autre État imposant des obligations reconnues comme équivalentes inscrivent au registre uniquement le nom du marché réglementé sur lequel leurs titres sont admis à la négociation.

Les pièces justificatives à conserver doivent obligatoirement contenir les documents prévus à l’article 15.

Le registre des bénéficiaires effectifs tenu par les personnes morales et les constructions juridiques, ainsi que les pièces justificatives doivent être conservés au Sénégal pendant la durée de vie de la personne morale ou de la construction juridique. En cas de cessation de la personne morale ou de la construction juridique, le registre des bénéficiaires effectifs et les pièces justificatives doivent être conservés dans un délai de dix ans à compter de la date de cessation.

L’obligation de conservation du registre des bénéficiaires effectifs incombe aux dirigeants de la personne morale ou leurs représentants au Sénégal, dans le cadre des personnes morales de droit étranger, et aux administrateurs de la construction juridique. En cas de cessation de leurs fonctions, les administrateurs de constructions juridiques doivent conserver le registre pour une période minimale de dix années suivant l’année de cette cessation.

Dans le cas des constructions juridiques de droit étranger possédant au Sénégal des biens, droits et participations dont aucun membre n’est établi au Sénégal, l’obligation de conservation du registre des bénéficiaires effectifs incombe au représentant désigné de la construction juridique au Sénégal.

L’Administration fiscale peut, en toute occasion, lors de l’exercice du droit de contrôle, d’enquête ou de communication, consulter le registre des bénéficiaires effectifs tenu par les personnes morales et les constructions juridiques.

Celles-ci doivent fournir à l’administration fiscale, sur simple demande et dans les huit jours de cette demande, les informations et documents visées aux articles 7 et 8 du présent arrêté.

Les personnes morales et les constructions juridiques ou, le cas échéant leurs mandataires, déclarent à l’Administration fiscale les informations relatives à leurs bénéficiaires effectifs :

• a) au moment de la souscription de leur déclaration d’existence, pour les personnes morales soumises à cette obligation en vertu de l’article 633.1 du Code Général des Impôts, ou dans le mois qui suit leur constitution, pour les autres personnes morales et les constructions juridiques ;
• b) lors de leur déclaration annuelle de résultat ou de revenus, pour les personnes morales soumises à l’impôt, ou à la date anniversaire de leur constitution, pour les autres personnes morales et les constructions juridiques ;
• c) dans les quinze jours qui suivent le moment où une personne morale ou une construction juridique a pris connaissance ou aurait dû prendre connaissance de l’événement qui rend nécessaire la modification des informations sur les bénéficiaires effectifs.

Les administrateurs établis au Sénégal de constructions juridiques de droit sénégalais ou étranger requièrent leur enregistrement auprès de l’Administration fiscale dans les vingt jours suivant leur désignation comme administrateur et leur radiation dans le mois qui suit la cessation de leur activité d’administration. Ils sont tenus à cet effet de déclarer à l’administration fiscale :

• a) l’existence, les termes et le contenu des constructions juridiques de ce type qu’elles gèrent ou administrent, y compris à l’étranger, ainsi que l’identité des personnes mentionnées dans la construction juridique ;
• b) l’identité des bénéficiaires effectifs au sens de l’article 3. 2) du présent arrêté.

Dans le cas des constructions juridiques de droit étranger possédant au Sénégal des biens, droits et participations dont aucun membre n’est établi au Sénégal, l’obligation de déclaration incombe à leur représentant désigné au Sénégal.

Les déclarations prévues à l’article 13 sont faites au moyen d’un formulaire prévu fourni par l’administration fiscale.

Les déclarations initiales et les déclarations annuelles contiennent obligatoirement les informations suivantes :

• 1° pour les personnes morales, les informations visées au paragraphe 1, a), b), c), d), f), g), h,), et i) de l’article 7 et à l’article 8 ;
• 2° pour les constructions juridiques, les informations visées au paragraphe 2, a), b), c), d), e) f), g), h,), i), k) et I) de l’article 7 et à l’article 8.

Les déclarations modificatives contiennent obligatoirement, outre les informations d’identification de la personne morale ou construction juridique concernée, les informations sur les changements intervenus.

Les documents suivants sont obligatoirement joints aux déclarations visées aux articles 13 et 14 :

1) Pour les personnes morales :

• a) la copie des statuts de la personne morale ;
• b) l’extrait de l’immatriculation au Registre de Commerce et de Crédit Mobilier à la Caisse nationale de sécurité sociale et à l’Institut de Prévoyance Retraite du Sénégal ;
• c) la copie de l’identification nationale sénégalaise des dirigeants ou représentants de la société habilités à agir au nom de celle-ci ou la copie du passeport, pour les étrangers, en cours de validité ;
• d) un justificatif d’adresse professionnelle de la personne morale datant de moins de trois mois ;
• e) la copie de l’identification nationale sénégalaise ou la copie du passeport, pour les étrangers, de chaque bénéficiaire effectif, en cours de validité ;
• f) un justificatif de domicile au Sénégal ou à l’étranger de chaque bénéficiaire effectif, datant de moins de trois mois ;
• g) la preuve du contrôle exercé par chaque bénéficiaire effectif sur la personne morale ;
• h) la preuve de la nature et de l’étendue des intérêts détenus par chaque bénéficiaire effectif dans la personne morale.

2) Pour les constructions juridiques :

• a) la copie de l’acte de constitution de la construction juridique ;
• b) l’extrait de l’enregistrement de l’administrateur établis au Sénégal et, le cas échéant, l’extrait de son immatriculation au Registre de Commerce et de Crédit Mobilier, à la caisse nationale de sécurité sociale et à l’Institut de Prévoyance Retraite du Sénégal ;
• c) la copie de l’identification nationale sénégalaise de ou des administrateurs établis au Sénégal ou la copie du passeport, pour les étrangers, en cours de validité ;
• d) un justificatif d’adresse professionnelle du ou des administrateurs établis au Sénégal, datant de moins de trois mois ;
• e) un justificatif de domicile au Sénégal du ou des administrateurs établis au Sénégal, datant de moins de trois mois ;
• f) la copie de l’identification nationale sénégalaise ou la copie du passeport, pour les étrangers, de chaque bénéficiaire effectif, en cours de validité ;
• g) un justificatif de domicile au Sénégal ou à l’étranger de chaque bénéficiaire effectif, datant de moins de trois mois ;
• h) la preuve de la nature et de l’étendue des intérêts détenus par chaque bénéficiaire effectif dans la construction juridique ;
• i) la preuve du contrôle exercé par chaque bénéficiaire effectif sur la construction juridique.

L’administration fiscale tient un Registre central des bénéficiaires effectifs qui a pour finalités :

• a) la conservation et la mise à disposition des informations sur les bénéficiaires effectifs des personnes morales et constructions juridiques ;
• b) l’enregistrement des administrateurs établis au Sénégal de constructions juridiques de droit sénégalais ou étranger.

Les modalités d’établissement et de fonctionnement du Registre central des bénéficiaires effectifs sont fixées par une note du Directeur général des Impôts et des Domaines.

Aucune déclaration relative aux bénéficiaires effectifs n’est acceptée par l’administration fiscale si elle est incomplète, non conforme aux dispositions légales et réglementaires ou ne correspond pas aux pièces justificatives.

En cas de refus de la déclaration, la personne morale ou la construction juridique concernée ou, le cas échéant, son mandataire, doit régulariser sa déclaration sous 15 jours en complétant, en modifiant ou en fournissant les pièces justificatives requises.

Si la déclaration n’est toujours pas conforme aux dispositions légales et réglementaires ou si les informations ou pièces justificatives manquantes n’ont toujours pas été fournies dans le délai visé ci-dessus, l’administration fiscale notifie par courrier la personne morale ou la construction juridique concernée de son refus d’inscription, qui équivaut à un manquement à l’obligation déclarative prévue au e. et au f. du III de l’article 667 du Code général des Impôts.

Les informations visées à l’article 15 ainsi que les pièces justificatives sont conservées au Registre central des bénéficiaires effectifs pendant dix ans suivant l’année de la radiation de la personne morale, de la construction juridique ou de l’administrateur de la construction juridique du Registre.

L’administration fiscale use des pouvoirs de contrôle qui lui sont dévolus par le Code Général des Impôts pour contrôler le respect des obligations prévues par le présent arrêté.

Toute autorité publique autre que l’administration fiscale qui constate des manquements aux dispositions légales et réglementaires relatives aux bénéficiaires effectifs, en informe l’administration fiscale sous quinze jours.

Dans l’exercice de leurs missions, les autorités publiques définies à l’article 2 ont accès aux informations conservées au registre central des bénéficiaires effectifs.

Les modalités d’accès des autorités publiques et de toute autre personne sont fixées par instruction du Ministre chargé des Finances.

Toute personne disposant d’un accès aux informations du Registre central des bénéficiaires effectifs en application du présent article ainsi que toutes personnes mentionnées à l’article 5 de la loi n° 2018-03 relative à la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme sont tenues d’informer l’administration fiscale dès qu’elles constatent soit l’existence de données erronées ou le défaut de tout ou partie des données au Registre central des bénéficiaires effectifs, soit le défaut d’une inscription, d’une modification ou d’une radiation, dans un délai de trente jours à partir de cette constatation.

Les personnes morales et constructions juridiques disposent d’un délai de six mois après l’entrée en vigueur du présent arrêté pour se conformer à ses dispositions.

Tout manquement aux obligations relatives à l’identification, la conservation, la transmission et la déclaration des renseignements relatifs aux bénéficiaires effectifs des personnes morales et des constructions juridiques est punie conformément aux dispositions du f. du III de l’article 667 du Code général des Impôts.

Le Directeur Général des Impôts et Domaines est chargé de l’exécution du présent arrêté.

Le présent arrêté qui entre en vigueur à compter de sa date de signature sera enregistré et publié au Journal Officiel de République du Sénégal.