Arrêté n° 007/MEF/DE du 28 janvier 2008 portant institution, attributions, organisation et fonctionnement d’une commission d’audit des auditeurs des entreprises publiques, des fonds de l’Etat, des organismes autonomes bénéficiant des subventions de l’Etat et des projets financés par des organismes internationaux dont la gestion incombe à l’Etat

Il est institué une Commission d’audit des auditeurs des comptes des Entreprises publiques, des Fonds de l’Etat, des Organismes autonomes bénéficiant des subventions de l’Etat et de tous projets financés par les Organismes Internationaux dont la gestion incombe à l’Etat quelle qu’en soit la structure d’exécution.

La Commission d’audit des auditeurs des Entreprises ou Organismes visés à l’article 1er du présent arrêté a pour mission de :

• procéder à la nomination des auditeurs ou commissaires aux comptes suite à une consultation à partir de la liste des experts comptables de nationalité togolaise, agrées par la Commission d’Agrément conformément à la procédure d’appel d’offre en vigueur en matière de passation des marchés publics ;
• tenir à jour la liste des experts comptables agréés et leur plan de charges ;
• examiner les rapports des auditeurs ou commissaires aux comptes des Organismes ou Entreprises visés à l’article 1er du présent arrêté ;
• présenter un rapport de suivi des Entreprises ou Organismes concernés au Ministre chargé des finances.

La Commission est composée de quinze membres désignés dans les mêmes conditions, à savoir :

• Président : un représentant du Ministre de l’économie et des finances.
• 1er vice-président : Le Directeur de l’Information, de la Gestion et de l’Audit (DIGA) des entreprises publiques au ministère de l’économie et des finances.
• 2e vice-président : Un magistrat de la Cour d’Appel.

Membres :

• le directeur de l’économie ;
• un cadre supérieur de l’Inspection d’Etat ou d’un organisme dédié ;
• un cadre supérieur ayant une expérience dans le domaine de la gestion et exerçant dans une entreprise publique ou un organisme visé par l’article 1er du présent arrêté ;
• trois cadres supérieurs exerçant la fonction d’auditeur interne ou de contrôleur financier ;
• un représentant de la BCEAO ;
• un représentant du ministère de la santé ;
• un représentant du ministère des enseignements primaire et secondaire, de l’enseignement technique, de la formation professionnelle et de l’alphabétisation ;
• un représentant du ministère du commerce, de l’industrie, de l’artisanat et des petites et moyennes entreprises ;
• un représentant du ministère de l’agriculture, de l’élevage et de la pêche ;
• un représentant du ministère des travaux publics, des transports, de l’urbanisme et de l’habitat.

Le directeur général ou le directeur de l’organisme concerné assiste à la réunion consacrée à l’examen des rapports relatifs à son organisme.

Le président de la Commission peut inviter toute personne, dont il juge le concours utile, à prendre part aux travaux de la Commission ou à assister à ses réunions.

Le secrétariat de la Commission d’audit des auditeurs est assuré par la direction de l’économie.

Pour la désignation des auditeurs et commissaires aux comptes agréés, la Commission doit procéder à une consultation par voie d’appel d’offre auprès de tous les professionnels de nationalité togolaise dont elle détient la liste.

Le choix du ou des professionnels devant exécuter la mission est fait sur la base d’un classement des soumissions en fonction notamment des critères objectifs d’appréciation suivants :

• la structure du cabinet, son expérience et son plan de charges ;
• la composition, la démarche, l’approche et les qualifications de l’équipe intervenante ;
• le temps de travail par intervenant ou par catégorie d’intervenants.

Les désignations visées à l’article précédent doivent être notifiées par la Commission aux organismes concernés, aux soumissionnaires et à l’Ordre National des Experts-Comptables et des Comptables Agréés (ONECCA-TOGO) dans les quinze jours qui suivent la date de délibération de la Commission.

L’audit de l’entreprise ou l’organisme visé à l’article 1er du présent arrêté ne peut être confié à une personne se trouvant notamment dans l’une des incompatibilités définis par l’OHADA.

A l’occasion de chaque consultation, le ou les soumissionnaires doivent établir une déclaration sur l’honneur dans laquelle ils indiquent qu’ils ne se trouvent dans aucun cas d’incompatibilité ou de toute autre situation pouvant entraver leur indépendance lors de la conduite de la mission.

Outre l’obligation de respecter les conditions d’indépendance pesant sur lui ainsi que la mise en œuvre des diligences professionnelles et des normes de révision généralement admises, l’auditeur ou le commissaire aux comptes désigné doit :

• tenir un registre de ses diligences professionnelles. Il porte sur ce registre, pour chaque établissement ou organisme qu’il contrôle, les indications de nature à permettre le contrôle ultérieur des travaux accomplis par lui. Il mentionne leur date, leur durée et s’il a été assisté par des collaborateurs, l’identité de ses collaborateurs avec les mêmes indications pour leurs travaux que pour les siens propres ;
• constituer, pour chaque établissement ou organisme qu’il contrôle, un dossier contenant tous les documents reçus de l’entreprise ou de l’organisme ainsi que les notes et les feuilles de travail établies par lui et par ses collaborateurs au cours de la mission.

Les dossiers et les documents établis en application de cet article doivent être conservés durant dix ans.

Les auditeurs ou commissaires aux comptes désignés en vertu des dispositions du présent arrêté s’assurent de manière permanente de la fiabilité du système de contrôle interne et procèdent annuellement aux investigations nécessaires en vue d’apprécier notamment les procédures administratives, financières et comptables en vigueur au sein de l’entreprise ou de l’organisme.

Les modalités d’établissement des budgets de fonctionnement et d’investissement ainsi que celles afférentes à la passation des marchés font obligatoirement partie des procédures à examiner. Les remarques, observations et conclusions de l’auditeur ou du commissaire aux comptes relatives au contrôle interne et aux procédures doivent être consignées dans un rapport distinct à adresser au Conseil d’Administration de l’entreprise ou de l’organisme un mois au plus tard après la fin de chaque exercice.

Les états financiers arrêtés par les directions générales et examinés par les Conseils d’Administration des entreprises et des organismes visés à l’article 1er du présent arrêté ainsi que les rapports de gestion de ces derniers sont mis à la disposition des auditeurs désignés trois mois après la fin de l’exercice.

Les auditeurs ou les commissaires aux comptes s’assurent que les bilans et comptes de résultat ainsi que les documents qui leur sont annexés sont réguliers et sincères.

Les auditeurs ou les commissaires aux comptes désignés conformément aux dispositions du présent arrêté doivent adresser puis présenter, devant le Conseil d’Administration de l’entreprise ou de l’organisme, leurs rapports sur les états financiers. Chaque rapport doit être adressé au Conseil d’Administration de l’entreprise ou de l’organisme concerné quinze jours au moins avant la date prévu pour l’approbation des comptes annuels.

Le Conseil d’Administration de chaque entreprise ou organisme visé à l’article 1er du présent arrêté doit approuver le bilan et les comptes de gestion et de résultats ainsi que les documents qui leur sont annexés dans les délais fixés par la législation en vigueur sur présentation des rapports de l’auditeur ou du commissaire aux comptes désignés conformément aux dispositions du présent arrêté.

Les rapports des auditeurs ou des commissaires aux comptes sont transmis à la Commission d’audit et au ministère chargé des finances dans les quinze jours qui suivent leur examen par le Conseil d’Administration. Tout rapport transmis doit être accompagné de l’extrait du procès-verbal du Conseil d’Administration s’y rapportant et les tableaux synoptiques des points de contrôle interne et de révision des comptes conformes aux modèles annexes au présent arrêté.

La Commission examine les rapports de révision des comptes des entreprises ou des organismes visés à l’article 1er du présent arrêté et les questions relatives à l’audit des comptes.

Le secrétariat de la Commission, sur la base du programme de vérification arrêté, convoque les responsables des entreprises ou des organismes concernés et les membres de la Commission, quinze jours au moins avant la date prévue pour la réunion projetée.

Compte tenu des procédures d’examen qu’elle arrête, la Commission d’audit tient un registre de ses réunions et fait état de ses conclusions et suggestions dans un rapport qu’elle établit pour chaque entreprise ou organisme examiné, auquel elle annexe les tableaux synoptiques y afférents.

Ce rapport vise à inciter les auditeurs à mieux accomplir leurs diligences sous peine de sanctions en cas d’observation de fautes graves ou de rapports de complaisance pour couvrir la mauvaise gestion des dirigeants.

La sanction va de l’avertissement à la radiation de l’auditeur ou du Commissaire aux comptes de la liste des experts comptables agréés par le Ministre chargé des finances.

Le rapport de la Commission d’audit vise à inciter les responsables des entreprises ou des organismes à améliorer les moyens de maîtrise de fonctionnement de leurs entités. Les remarques et recommandations qu’il comporte doivent servir de référence pour les décisions de l’Etat dans ses rapports avec l’entreprise ou organisme et/ou être communiquées au Conseil d’Administration pour qu’il prenne les décisions qui s’imposent.

Le compte-rendu établi par la Commission est approuvé par les membres au début de la réunion qui suit son élaboration.

Il est adressé dans les quinze jours suivant cette réunion aux départements et organismes représentés au sein de la Commission puis au Ministre chargé des finances en vue de prendre les mesures qui s’imposent.

Les missions visées à l’article 2 du présent arrêté seront exécutées à compter des exercices clos au 31 décembre 2008. Les désignations y afférentes doivent intervenir six mois au plus tard après la publication du présent arrêté.

Le présent arrêté qui prend effet à partir de sa date de signature et qui concerne les exercices clos au 31 décembre 2008 annule toutes dispositions antérieures.

Le directeur de l’économie est chargé de l’exécution du présent arrêté qui sera publié au journal officiel de la République togolaise.