Arrêté n° 00761/A/MINFI/DGI du 14 décembre 2023 précisant les modalités de mise en œuvre de certaines dispositions du décret n° 2023/06801/CAB/PM du 27 septembre 2023 fixant les modalités d’application de l’article L.8 quinquies du Code Général des Impôts relatif à la transparence du bénéficiaire effectif

(1) Le présent arrêté précise les modalités pratiques de mise en œuvre de certaines dispositions du décret n° 2023/06801/CAB/PM du 27 septembre 2023 fixant les modalités d’application de l’Article L8 quinquies du Code Général des Impôts relatif à la transparence du bénéficiaire effectif.

(2) Il précise à cet effet :

• les modalités pratiques de détermination et d’Identification du bénéficiaire effectif ;
• les modalités de tenue du registre interne des bénéficiaires effectifs par les personnes morales et constructions juridiques ;
• la procédure de déclaration des bénéficiaires effectifs auprès de l’administration fiscale ;
• l’organisation et le fonctionnement du registre central des bénéficiaires effectifs ;
• les conditions d’accès au registre central des bénéficiaires effectifs (RCBE).

Les personnes morales et constructions juridiques, même étrangères, doivent identifier leurs bénéficiaires effectifs dès la constitution, ou plus tard lorsqu’elles ont l’information qu’une personne exerce un contrôle effectif sur la personne morale ou la construction juridique.

(1) Les modalités de détermination des bénéficiaires effectifs des personnes morales et constructions juridiques sont celles définies à article 3 du décret n° 2023/06801/CAB/PM du 27 septembre 2023 fixant les modalités d’application de l’article L8 quinquies du Code Général des Impôts relatif à la transparence du bénéficiaire effectif.

(2) Toutefois, s’agissant des sociétés en commandites simple (SCS), sont identifiés comme bénéficiaires effectifs :

• les associés commanditaires personnes physiques qui, soit détiennent directement ou indirectement, conjointement ou non, vingt pourcent ou plus du capital ou des droits de vote de la société, soit exercent, par tout autre moyen, un pouvoir de contrôle sur la société ;
• l’ensemble des associés personnes physiques commandités en vertu du pouvoir de contrôle qu’ils exercent en tant que gérants de la société en commandite simple.

(3) En ce qui concerne les sociétés en non collectifs (SNC), l’ensemble des associés personnes physiques sont identifiées comme bénéficiaires effectifs.

(4) Lorsqu’un associé des entités visées aux alinéas 2 et 3 ci-dessus n’est pas une personne physique mais une personne morale ou une construction juridique, les bénéficiaires effectifs de cette personne morale ou de cette construction juridique sont identifiés comme bénéficiaires effectifs de la SNC ou de la SCS selon le cas.

(1) Pour l’identification de leurs bénéficiaires effectifs, les personnes morales et constructions juridiques doivent désigner un responsable qui en a la charge, ou à défaut, solliciter un prestataire de service pour assurer cette tâche.

(2) Pour les constructions juridiques, ce responsable est, par défaut, l’administrateur de la construction juridique.

(1) Le responsable chargé de l’identification des bénéficiaires effectifs prend les mesures nécessaires pour effectuer cette identification.

(2) La vérification de l’identité d’un bénéficiaire effectif est opérée par la présentation d’un document officiel, original en cours de validité et comportant une photographie, dont il est pris une photocopie. Il s’agit notamment de la Carte Nationale d’Identité (CNI), du passeport, ou à défaut du titre de séjour, du récépissé de dépôt de la CNI, de la carte de séjour et le cas échéant, de la demande d’asile.

(3) L’authenticité du document officiel présenté pour l’identification du bénéficiaire effectif fait l’objet de vérifications, conformément à l’article 12 du Décret n° 2023/06801/CAB/PM du 27 septembre 2023 fixant les modalités d’application de l’article L8 quinquies du Code Général des Impôts relatif à la transparence du bénéficiaire effectif.

(4) Les mentions figurant sur le document officiel d’identification du bénéficiaire effectif à relever et à conserver, comprennent les nom, prénoms, la date et le lieu de naissance de la personne ainsi que la nature, les numéros date et lieu de délivrance du document, ainsi que l’adresse de résidence du bénéficiaire effectif.

(5) Le responsable chargé de l’identification des bénéficiaires effectifs doit signaler à la Direction Générale des Impôts le non-respect par le bénéficiaire effectif de son obligation de fournir les informations ou pièces justificatives nécessaires à son identification, ainsi que le refus par toute personne morale ou construction juridique détenant, directement ou indirectement, une participation dans la personne morale concernée ou occupant une position pertinente dans la construction juridique concernée, de fournir les informations et pièces justificatives requises pour l’identification des bénéficiaires effectifs.

(1) Les personnes morales et constructions juridiques doivent conserver des copies des pièces d’identité présentées par le bénéficiaire effectif pour une durée de cinq ans après que la personne concernée ait cessé d’être le bénéficiaire effectif de la personne morale ou de la construction juridique.

(2) Aucune pièce dont la validité est échue ne sera acceptée pour l’identification d’un bénéficiaire effectif. Toutefois, une attestation prouvant la demande de renouvellement du document officiel d’identité pourra être acceptée ; sous réserve que la photographie figurant sur le document expiré soit suffisamment ressemblante.

Sont exclus du champ d’application de l’obligation d’identification et de déclaration des bénéficiaires effectifs, les Etablissements Publics (EP) et les entreprises dont le capital est entièrement détenu par l’Etat du Cameroun ou par les personnes morales de droit public.

Le registre interne des bénéficiaires effectifs est tenu sous forme physique et électronique.

(1) Les personnes morales et les constructions juridiques sont tenues de mettre à jour annuellement, les informations contenues dans le registre interne des bénéficiaires effectifs. Toutefois, en cas de survenance d’un évènement rendant nécessaire ladite mise à jour, elles disposent de trente jours.

(2) Le représentant légal de la personne morale ou l’administrateur de la construction juridique est personnellement responsable de la bonne tenue du registre interne des bénéficiaires effectifs.

(3) Il s’assure de :

• l’authenticité et de la validité des documents et informations collectés par les vérifications nécessaires ;
• la mise à jour des informations et documents collectés sur les bénéficiaires effectifs tout au long de la vie sociale ;
• la notification à l’administration fiscale de tout changement affectant les modalités d’exercice du contrôle de chaque bénéficiaire effectif, ou relatif à leur identité ; notamment en cas de :
• i) changement de répartition du capital social et/ou des droits de vote ;
• ii) changement de situation personnelle du bénéficiaire effectif ;
• iii) changement affectant la société.

En cas de cessation d’activité de la personne morale, le liquidateur ou toute personne ayant le pouvoir d’agir au nom et pour le compte de la personne morale dans sa phase de dissolution doit, en plus du registre interne des bénéficiaires effectifs, conserver les pièces justificatives fournies pour l’identification des bénéficiaires effectifs au Cameroun pour une période de cinq ans.

Les agents des Impôts peuvent effectuer à tout moment un contrôle de la bonne tenue du registre interne des bénéficiaires effectifs par les personnes morales et constructions juridiques. Ils veillent au respect par les personnes morales et constructions juridiques des obligations ci-après :

• obligation d’identifier et de vérifier l’identité du bénéficiaire effectif ;
• obligation de tenir le registre interne des bénéficiaires effectifs ;
• obligation de conserver les informations sur les bénéficiaires effectifs et les pièces justificatives correspondantes ;
• obligation de mettre à jour les éléments d’informations ;
• obligation de déclarer leurs bénéficiaires effectifs auprès de l’administration fiscale.

(1) La déclaration des bénéficiaires effectifs s’effectue par voie électronique à travers le système informatique mis en place par la Direction Générale des Impôts. Elle est accompagnée des documents annexes obligatoires dans les délais prévus. La synthèse des informations est générée en faveur du souscripteur et tient lieu de justificatif de déclaration.

(2) Ce formulaire doit être complété par un intercalaire pour chaque bénéficiaire effectif additionnel.

(1) Dès réception de la déclaration en ligne de la personne morale ou construction juridique, une vérification formelle est effectuée par les services de la Direction Générale des Impôts au préalable, pour s’assurer que les informations relatives au bénéficiaire effectif sont complètes et conformes aux dispositions légales et aux pièces justificatives fournies.

(2) La vérification visée à l’alinéa 1 ci-dessus porte également sur la forme de la déclaration et les pièces justificatives en annexe.

(3) La vérification formelle peut aboutir à l’acceptation ou au rejet de la déclaration. Dans les deux cas, l’Administration fiscale notifie par correspondance l’acceptation ou le rejet de la déclaration. En cas de rejet, le souscripteur doit modifier sa déclaration en y apportant les éléments correctifs conformément à la réglementation en vigueur.

(4) Après la première étape de vérification formelle, une vérification au fond a posteriori est effectuée. Elle peut aboutir à une demande au souscripteur de modifier sa déclaration initiale en y apportant des éléments correctifs conformément à la règlementation en vigueur.

(1) La Direction Générale des Impôts est chargée de la tenue du RCBE.

(2) Le RCBE centralise l’ensemble des déclarations sur les bénéficiaires effectifs souscrites par les personnes morales et constructions juridiques.

(1) Le RCBE est tenu à travers une plateforme électronique dédiée.

(2) La gestion du RCBE est assurée par la structure en charge de l’échange international des renseignements à la Direction Générale des Impôts.

A ce titre, elle :

• s’assure que les informations et documents correspondants fournis dans les déclarations des entités sont complets et conformes aux dispositions législatives et réglementaires ;
• veille au respect par les personnes morales et constructions juridiques, de leurs Obligations en matière de bénéficiaire effectif ; et en fait le rapport annuel au Ministre en charge des Finances ;
• assure la vérification, la validation et le suivi des déclarations sur les bénéficiaires effectifs ;
• négocie des protocoles d’accord, de collaboration et d’échange de données avec les autorités visées à l’article 27 alinéa 1 du décret n° 2023/06801/CAB/PM du 27 septembre 2023 fixant les modalités d’application de l’Article L8 quinquies du Code Général des Impôts relative à la transparence du bénéficiaire effectif.

Le RCBE est tenu conformément à la réglementation sur la protection des données à caractère personnel.

(1) L’accès au RCBE est limité aux autorités et organismes habilités en vertu de l’article 27 du décret n° 2023/06801/CAB/PM du 27 septembre 2023 fixant les modalités d’application de l’article L8 quinquies du Code Général des Impôts relatif à la transparence du bénéficiaire effectif.

(2) Les autorités et organismes habilités peuvent consulter et télécharger les pièces jointes annexées à la déclaration des bénéficiaires effectifs en se connectant directement à la plateforme de la Direction Générale des Impôts.

(3) Les autorités et organismes habilités disposent de comptes utilisateurs et de mots de passe attribués par la Direction Générale des Impôts.

(4) Les entités suscitées devront notifier à l’Administration fiscale la structure technique désignée pour la gestion des accès au RCBE.

(5) Les autorités et organismes habilités sont tenus de notifier à la Direction Générale des Impôts toutes les incohérences constatées lors de l’exploitation des informations contenues dans le RCBE.

Les autorités et organismes habilités sont tenus de respecter les règles de confidentialité définies dans le cadre de protocole d’accord avec la Direction Générale des Impôts.

Les autorités et organismes habilités doivent notifier à l’administration fiscale les incohérences constatées entre les informations dont ils disposent et celles déclarées au RCBE.

La gestion des accès au RCBE est assurée par la Division en charge de l’informatique de la Direction Générale des Impôts.

Les sociétés inactives sont également soumises à toutes les obligations en matière de bénéficiaire effectif.

Une circulaire du Directeur Général des Impôts précise en cas de besoin, les modalités pratiques de mise en œuvre des obligations des personnes morales et constructions juridiques en matière de bénéficiaire effectif prescrites par le présent arrêté.

Le Directeur Général des Impôts est chargé de l’application du présent arrêté qui sera enregistré et publié suivant la procédure d’urgence, puis inséré au Journal Officiel en Français et en Anglais.