Arrêté n° 26585 du 26 novembre 2024 portant procédure de la médiation financière en République du Congo

Le présent arrêté, pris en application de l’article 13 du décret n° 2024-86 portant institution de la médiation financière en République du Congo, fixe la procédure de la médiation financière en République du Congo.

Les médiateurs peuvent être saisis par toute personne physique ou morale d’un différend à caractère individuel l’opposant à un établissement de crédit, de microfinance, de paiement ou une compagnie d’assurance relevant du champ de supervision de la COBAC ou de la CIMA.

Cette saisine n’est pas recevable si :

• le requérant ne justifie pas avoir tenté, au préalable, de résoudre le litige directement auprès de l’autre partie par une réclamation écrite ;
• le litige a déjà été examiné par un autre médiateur ou par un tribunal arbitral ou une juridiction nationale.

La partie qui souhaite introduire une procédure de médiation financière communique par lettre simple ou par tout moyen laissant trace écrite, y compris par voie électronique aux médiateurs désignés par le CNEF, avec copie à l’autre partie, une demande de médiation datée et signée qui précise la branche de la médiation. Celle-ci est accompagnée :

• des indications de ses noms ou dénomination sociale, adresses ou siège social, numéros de téléphone et adresses électroniques ainsi que des coordonnées de son (ses) représentant(s) ;
• d’une copie de la convention de médiation, s’il en existe ;
• d’une brève description de la nature du litige.

Le médiateur ou son suppléant informe immédiatement par écrit les parties de la réception de la demande de médiation.

Le médiateur ou son suppléant demande aux parties par écrit si elles désirent recourir à la médiation.

Les parties disposent d’un délai de 15 jours pour confirmer ou infirmer le recours à la médiation.

Si à l’expiration de ce délai, il n’y a aucune réponse, il ne peut y avoir médiation.

Le médiateur titulaire est tenu de désigner son suppléant lorsqu’il a connaissance des circonstances susceptibles de faire naître des doutes légitimes sur son impartialité ou son indépendance.

Le médiateur titulaire ou son suppléant est réputé s’être engagé à consacrer à la procédure de médiation le temps nécessaire pour qu’elle puisse être conduite avec célérité.

Les parties peuvent se faire représenter ou assister dans leurs réunions avec le médiateur.

A ce titre, elles communiquent au médiateur, avec copie à l’autre partie, les noms, adresses et qualités de leurs représentants.

Le médiateur ou son suppléant conduit la médiation conformément aux règles prévues par le présent arrêté.

Chaque partie coopère de bonne foi avec le médiateur afin que la procédure de médiation progresse aussi rapidement que possible.

Le médiateur est libre de rencontrer séparément les parties et de s’entretenir avec elles.

Le médiateur peut demander à chaque partie un exposé résumant le fondement du litige, ses intérêts, ses arguments au sujet du litige ainsi que tout autre renseignement et pièce qu’elle estime nécessaire aux fins de la médiation.

A toute étape de la procédure, le médiateur peut demander à l’une ou l’autre partie des renseignements ou pièces complémentaires qu’il juge utiles.

Une partie peut, à toute étape de la procédure, communiquer au médiateur, pour sa considération exclusive, des renseignements et pièces écrits qu’elle considère comme confidentiels.

La durée de la médiation est de trois mois à compter du moment où les deux parties acceptent la procédure. Passé ce délai, la procédure est réputée non concluante.

Toutefois, cette durée peut être prorogée de deux mois par le médiateur en cas de difficulté à résoudre le litige dans le délai imparti. A cet effet, le médiateur notifie aux parties en temps opportun les motifs de cette prorogation. Une copie de cette prorogation est adressée par le médiateur au CNEF, à la COBAC ou à la CIMA.

Le rôle du médiateur est de favoriser le règlement du litige de la manière qu’il estime la plus appropriée. Toutefois, il n’a pas le pouvoir d’imposer un règlement aux parties.

Si le médiateur estime que les questions en litige ne sont pas de nature à être réglées par voie de médiation, il peut proposer à l’examen des parties les procédures ou moyens qui lui paraissent offrir les meilleures chances d’aboutir au règlement le plus efficace, le moins coûteux et le plus fructueux de ces questions.

Le médiateur doit respecter le caractère confidentiel de la procédure de médiation.

Il ne peut utiliser ou révéler à un tiers aucun renseignement concernant cette procédure ou obtenu au cours de celle-ci.

A cet effet, il doit, avant de prendre part à la médiation, signer l’engagement de respecter le caractère confidentiel de la procédure.

Sauf convention contraire des parties, le médiateur s’interdit d’invoquer comme preuve dans une procédure arbitrale ou judiciaire :

• toute opinion exprimée ou toute suggestion formulée par l’une des parties quant à un éventuel règlement du litige ;
• tout aveu fait par l’une des parties au cours de la procédure de médiation ;
• toute proposition présentée ou toute opinion exprimée par le médiateur ;
• le fait qu’une partie se soit ou non déclarée prête à accepter une proposition de règlement émanant du médiateur ou de l’autre partie.

La procédure de médiation prend fin :

• à la signature d’un accord entre les parties réglant une partie ou la totalité des questions en litige entre elles ;
• sur décision du médiateur, si celui-ci estime que la poursuite de la médiation n’est pas de nature à aboutir au règlement du litige ;
• par une déclaration écrite d’une partie renonçant à la médiation, faite à toute étape de la procédure ;
• à l’expiration du délai prévu à l’article 11 du présent arrêté.

A l’issue de la procédure de médiation, sauf sur injonction d’une juridiction nationale ou autorisation écrite des parties, le médiateur ne peut, à aucun autre titre que celui de médiateur, intervenir dans une procédure judiciaire, arbitrale ou autre, en instance ou à venir, liée à la question en litige.

Sauf en cas de faute grave, la responsabilité des médiateurs n’est engagée à l’égard d’aucune partie pour aucun acte ou omission lié à une médiation conduite conformément au décret portant institution de la médiation financière au Congo.

Le Secrétaire Général du CNEF est chargé de la rédaction et de la signature d’une lettre de mission du médiateur financier.

Le présent arrêté sera enregistré et publié au Journal officiel de la République du Congo.