Décret n° 2022-127/PR/MEFI du 5 juin 2022 portant Règlement Intérieur de l’ordre des Experts-Comptables de Djibouti

L’OECD est composé de la totalité des membres inscrits à son tableau.

Est régulièrement inscrit à l’Assemblée Générale, le membre à jour de paiement de ses cotisations et assurances professionnelles, ayant déposé son bulletin d’inscription au secrétariat de l’Ordre au plus tard huit jours avant la date de la tenue de l’Assemblée Générale.

L’Assemblée Générale se réunit en session ordinaire au moins deux fois par an : en décembre pour examiner et approuver le budget et dans les quatre mois suivant la clôture de l’exercice pour examiner et approuver les Etats financiers annuels.

Lorsque l’Assemblée se réunit en décembre pour approuver le budget, elle doit également examiner et approuver le plan de développement proposé par le Président de l’Ordre.

La convocation est faite par le Président de l’Assemblée, un mois avant la tenue de l’Assemblée par communiqué de presse ou par lettre individuelle portée dans le lieu d’exercice professionnel et par courriel. La convocation est accompagnée d’un bulletin d’inscription à l’Assemblée Générale.

Lorsque l’Assemblée Générale est élective, sa convocation contient en outre, les précisions suivantes :

• le nombre de sièges à pourvoir ;
• le mode de scrutin ;
• les conditions de dépôt des candidatures.

L’Assemblée Générale ne peut valablement délibérer que si plus de la moitié des membres sont présents.

Si après dépouillement des inscriptions reçues par le bureau du Conseil de l’Ordre, il est constaté que le quorum requis pour la participation des membres n’est pas susceptible d’être atteint sur la base des inscriptions, le Président de l’Assemblée Générale de l’OECD est habilité à reporter la tenue de l’Assemblée dans un délai de quinze jours par communication par voie de presse ou courrier porté et par courriel.

Dans cette hypothèse, aucun quorum n’est exigé.

En plus des attributions décrites à l’article 67 de la loi n° 053/AN/19/8ème L du 04 juillet 2019, l’Assemblée Générale :

• examine et adopte le rapport du Commissaire aux Comptes ;
• examine et adopte le rapport du trésorier sur les états financiers ;
• examine et adopte les rapports des autres membres du Conseil : les trois vice- présidents et le secrétaire général ;
• donne quitus au Conseil de l’Ordre pour de la période écoulée ainsi qu’au Commissaire aux Comptes ;
• examine les propositions du Président et fixe les orientations susceptibles d’assurer le développement de la profession ;
• adopte le budget de l’OECD (investissements et fonctionnement) ;
• examine et Adopte le Code d’Ethique de la profession ainsi que son Règlement Intérieur  ;
• fixe le montant des cotisations professionnelles ;
• adopte les modalités de déroulement d’évaluation de la formation continue des membres ;
• examine et adopte la charte régissant le contrôle qualité ;
• adopte les modalités pour devenir Président d’Honneur de l’OECD.

L’Assemblée Générale ne peut délibérer que sur les questions portées à l’ordre du jour et figurant dans la convocation de la session.

L’autorité de Tutelle et les membres de l’OECD peuvent faire inscrire des sujets à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale. A cet effet, ils sont tenus de les présenter au Président de l’Ordre au moins un mois avant la date prévue de l’Assemblée Générale.

A l’occasion de chaque Assemblée Générale, le Secrétaire Général de l’Ordre dresse une feuille de présence sur laquelle sont portés les noms des participants. Cette feuille est signée par chaque membre de l’Ordre au moment de son entrée dans la salle de réunion.

Le Secrétaire Général s’assure du respect de la règlementation au niveau du quorum et des obligations des membres (Cotisations et assurance professionnelle).

L’Ouverture et la clôture de l’Assemblée est prononcée par le représentant de la Tutelle.

Les travaux de l’Assemblée Générale sont présidés par le Président de l’Assemblée, qui constate le quorum, rappelle les règles de majorité requises pour l’adoption des diverses questions inscrites à l’Ordre du Jour et veille à la bonne tenue et au respect de l’Ordre de Jour.

Un Président d’Honneur le plus âgé de l’OECD s’assure du respect de la règlementation au niveau du quorum et des obligations des membres (Cotisations et assurance professionnelle).

Le procès-verbal est rédigé par le Secrétaire Général. Il indique la date, les heures de l’Assemblée, la composition du bureau de l’Assemblée, le quorum atteint, les questions soumises aux votes et pour chacune d’elles, les résultats du scrutin et les résolutions prises.

Sont annexés au procès-verbal :

• la feuille de présence,
• les bulletins de vote,
• les rapports présentés par les différents organes de l’OECD,
• un exemplaire de la lettre de convocation.

Le Président d’Honneur de l’OECD le plus âgé contrôle la conformité du procès-verbal de l’Assemblée Générale préparé par le Secrétaire Général.

Le registre des délibérations est tenu à la disposition des membres de l’OECD. Ils peuvent consulter à leurs demandes, ses délibérations au siège de l’OECD.

Le montant alloué aux indemnités de fonction des administrateurs de l’Ordre accordé par l’Assemblée Générale est affecté au minimum aux deux tiers (2/3) au Président de l’Ordre, au Trésorier et au Secrétaire Générale. Le montant de l’indemnité restante est réparti entre les autres membres du Conseil.

Les Vice-présidents sont élus par le Conseil. Ils rendent compte au Président de l’OECD et à l’Assemblée Générale, des travaux réalisés rentrant dans le périmètre de leurs interventions.

Les autres membres titulaires du Bureau du Conseil sont élus par le Conseil.

Les convocations aux réunions du Conseil de l’Ordre sont faites par simple lettre ou par tout autre moyen laissant trace écrite.

En cas d’empêchement du Président, l’un des Vice-présidents procède à cette convocation.

Le Président de l’OECD fixe l’ordre du jour des réunions du Conseil.

Tout membre de l’Ordre peut soumettre au Président un sujet qu’il souhaiterait voir traiter par le Conseil, au moins deux semaines avant la date de la réunion du Conseil.

Le Président de l’OECD préside les réunions du Conseil. A ce titre, il ouvre et clôt la discussion, donne et retire la parole aux orateurs, veille au respect de l’ordre du jour et à la bonne tenue de la réunion, met aux voix les différentes questions portées à l’ordre du jour, après exposé et discussions.

Le Secrétaire général assure le secrétariat des réunions du Conseil de l’Ordre. Il en dresse un projet de compte rendu, soumis au Conseil, à la prochaine réunion, pour adoption.

Le compte rendu adopté est signé par le Secrétaire général et le Président de l’Ordre ou par le Vice-président qui a présidé la réunion du Conseil en l’absence du Président.

Le Secrétaire général présente à l’Assemblée générale ordinaire annuelle un rapport d’activité.

Le Trésorier coordonne l’activité financière et comptable de l’Ordre.

A ce titre, il présente aux réunions du conseil les documents suivants :

• l’état du suivi des encaissements des cotisations et autres recettes relatives aux activités, organisées par l’OECD ;
• les projets de budget et des états financiers ;
• les incidents des paiements des membres et des tiers.

Le Trésorier lance les appels de cotisations des membres et en assure le suivi, il présente un rapport financier à l’Assemblée générale annuelle.

Le vote, lors des délibérations du Conseil de l’Ordre se fait à main levée, à l’exception du vote concernant les attributions des membres du Conseil qui se fait par bulletin secret.

Les membres du Conseil sont astreints :

• au secret le plus absolu sur le déroulement des séances. Seules peuvent être publiées, les décisions prises ainsi que les pièces annexées à ces procès-verbaux. Tout membre ayant violé ce secret peut être traduit devant le Conseil de discipline. Cette sanction n’est pas suspensive des poursuites judiciaires ;
• à l’assiduité : des absences, sans motif valable à trois réunions consécutives du Conseil, régulièrement convoquées, entraînent de plein droit la fin du mandat du membre du Conseil. Le Président de l’Ordre juge de la validité des motifs d’absence ;
• à une participation active aux activités du Conseil de l’OECD.

Les décisions du Conseil de l’Ordre sont immédiatement exécutoires et s’imposent à tous les membres de l’Ordre.

Tout membre de l’Ordre peut se pourvoir contre les décisions administratives du Conseil ne tombant pas dans le champ d’application de l’article 112-2 du Code de procédure civile pour en faire vérifier la légalité, en saisissant le Tribunal Administratif de Première Instance selon les formes de droit commun.

En cas de décès, démission ou cessation de fonction définitive du Président de l’OECD, le Conseil De l’Ordre, dans son entièreté, désigne un ou une remplaçant(e), pour la période allant jusqu’à la fin de son mandat.

En cas de décès, démission ou cessation de fonctions d’un membre titulaire du Conseil, il est remplacé à la prochaine Assemblée par un autre membre.

Le fonctionnement courant du Conseil est assuré par le Président de l’OECD.

Le Conseil administre l’Ordre et veille à la défense des droits moraux et matériels des membres de l’OECD et à la stricte observation de leurs devoirs.

En outre, il :

• recouvre les cotisations professionnelles ;
• supervise le travail des commissions techniques ;
• autorise le Président de l’OECD à ester en justice et à se porter partie civile le cas échéant ;
• anime la Communication institutionnelle pour faire connaître auprès du public et des autorités, les activités des membres et l’éthique des membres de l’Ordre ;
• délibère sur les affaires soumises à son examen par les pouvoirs publics ou par les organismes professionnels ;
• soumet également aux pouvoirs publics, toute proposition ou étude relative à l’organisation de la profession des experts-comptables libéraux ;
• contribue autant que possible à la promotion de l’enseignement de comptabilité et de l’audit dans les établissements scolaires, universitaires et professionnels.

Le Conseil peut effectuer ou autoriser toute publicité collective qu’il juge utile pour la profession.

Le Conseil publie au minimum une fois par trimestre :

• le tableau de l’OECD auquel il assure une large diffusion, y compris sur internet ;
• les sanctions prononcées au sein de la profession.

Par ailleurs, il tient à jour sur son site internet la liste des membres inscrits au tableau et à jour de leurs obligations professionnelles.

L’OECD fonctionne avec autant de Commissions Techniques qu’il juge nécessaire. Les trois Vice-présidents sont chargés respectivement :

• des Normes professionnelles ;
• de la formation continue et diplômant pour les personnes désirant devenir membre actif de l’OECD ;
• de la discipline et du Tableau.

Le Président de l’OECD est chargé de la Commission des Membres.

Les Commissions Techniques peuvent faire appel à la participation de membres de l’OECD.

Le Président de l’Ordre transmet sans délai le dossier de demande d’inscription au tableau à la Commission de Discipline et du Tableau pour examen.

Celle-ci effectue les vérifications nécessaires, notamment sur la véracité des documents et les conditions d’exercices des titulaires de diplômes étrangers, dans un délai qui ne peut excéder un mois.

La Commission de Discipline et du Tableau adresse un rapport d’examen du dossier au Conseil de l’Ordre.

Le candidat de nationalité djiboutienne qui ne remplit pas les conditions pour exercer en tant qu’expert-comptable libéral dans le pays où il a obtenu son diplôme doit effectuer en République de Djibouti, un stage professionnel rémunéré auprès d’un membre de l’Ordre.

Ce stage de trois ans porte principalement sur l’exercice du métier et l’apprentissage des normes locales, notamment le droit des sociétés et le droit fiscal. Ce stage est réalisé auprès d’un membre de l’Ordre pouvant émettre des opinions indépendantes sur les états financiers.

Pendant la période de stage, le stagiaire ne peut émettre d’opinion indépendante sur les comptes des entreprises et des organisations.

Chaque année, à la date anniversaire du début de son stage, le postulant dresse un rapport qui est apprécié par son maître de stage avant d’être adressé au Président du Conseil de l’Ordre.

Au bout de la période de trois années de stage, le Conseil de l’OECD délivre une autorisation d’inscription si le stagiaire a accompli toutes ses obligations professionnelles.

Les cotisations professionnelles doivent être réglées dans un délai de deux mois à dater de l’appel à cotisation du Trésorier.

Les ressources et les dépenses font l’objet d’un budget annuel, adopté par l’Assemblée générale ordinaire annuelle.

La procédure budgétaire est ainsi fixée :

• le 1er septembre de chaque année, le Président publie une note circulaire qui indique les objectifs du prochain exercice ;
• sur la base de ces objectifs, les différents services et commissions s’organisent pour produire leurs projets de budgets et les transmettre au Trésorier, pour la consolidation du budget de l’OECD ;
• le budget, ainsi consolidé est transmis au Conseil de l’Ordre, pour examen et approbation et transmission à l’Assemblée générale, avant le 20 novembre l’année en cours ;
• l’Assemblée adopte ensuite le budget et le rend exécutoire ;
• le budget est ensuite notifié par le Président de l’OECD aux différents responsables des services administratifs et des commissions techniques.

Le suivi d’exécution du budget impose à chaque responsable de produire trimestriellement un état des recettes et des dépenses, et au Trésorier de réunir les autres responsables pour analyser et commenter le niveau d’exécution budgétaire.

Quand il est nécessaire d’exercer des poursuites, le Trésorier doit, avant de les commencer, en référer au Président de l’OECD.

Le Trésorier assure le suivi d’exécution du budget. A ce titre, Il présente, trimestriellement, un état d’exécution du budget au Conseil. Il présente également, à l’Assemblée générale annuelle, un rapport financier.

Le Trésorier établit les états financiers de synthèse dans les deux mois de la clôture d’exercice.

Ils doivent être audités par le Commissaire aux comptes, avant d’être présentés à l’Assemblée générale annuelle, pour approbation.