Décret n° 2020-093/PR du 12 novembre 2020 portant attributions, organisation et fonctionnement de l’Agence Nationale d’Identification (ANID)

Le présent décret, pris en application de la loi n° 2020-009 du 10 septembre 2020 relative à l’identification biométrique des personnes physiques au Togo, précise les attributions, l’organisation et le fonctionnement de « l’Agence Nationale d’Identification », en abrégé « ANID ».

Conformément à l’article 19 de la loi n° 2020-009 du 10 septembre 2020 relative à l’identification biométrique des personnes physiques au Togo, l’Agence Nationale d’Identification est une personne morale de droit public dotée de la personnalité juridique et de l’autonomie financière et de gestion.

L’Agence Nationale d’Identification est placée sous l’autorité de la Présidence de la République avec la tutelle technique des ministères chargés de l’économie numérique et de la Sécurité.

Le siège social de l’Agence Nationale d’Identification est fixé à Lomé. Il peut être transféré en tout autre endroit du territoire de la République togolaise, par décision du Conseil d’administration.

L’Agent peut être représenté sur le territoire national par des démembrements.

L’Agence Nationale d’Identification est compétente pour réaliser toute activité d’identification conformément aux dispositions de la loi relative à l’identification biométrique des personnes physiques et ses textes d’application.

L’Agence Nationale d’Identification est l’autorité nationale en matière d’identification biométrique des personnes physiques.

Elle concourt de manière significative à la définition de la politique et des orientations stratégiques de l’Etat en matière d’identification biométrique des personnes physiques et est chargée de leur mise en œuvre.

Elle apporte son concours aux services de l’Etat en matière d’identification et d’authentification des personnes physiques.

Elle effectue les missions qui lui sont assignées par l’article 20 de la loi n° 2020-009 du 10 septembre 2020 relative à l’identification biométrique des personnes physiques au Togo et exerce les pouvoirs qui lui sont dévolus par le même article.

Elle s’appuie sur les organismes existants pour mener ses missions d’identification. Elle travaille conformément à la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel.

L’Agence peut passer des marchés publics selon la procédure définie à l’article 37 du décret 2009-277 du 11 novembre 2009 portant Code des marchés publics et des délégations de service public.

L’Agence Nationale d’Identification est dotée :

• d’un conseil d’administration ;
• d’une direction générale.

Le conseil d’administration est compétent pour traiter de toute question relevant de la compétence de l’Agence Nationale d’Identification.

Il est investi des pouvoirs les plus étendus pour agir en toutes circonstances au nom de l’Agence Nationale d’Identification et autoriser tous les actes ou opérations relatifs à sa mission.

Le conseil d’administration est l’organe d’administration de l’Agence Nationale d’Identification. Il élabore les propositions relatives à la politique nationale d’identification biométrique des personnes physiques.

Le conseil d’administration procède aux arbitrages et validations relatifs aux logiciels et investissements importants en matière d’outils, logiciels et d’équipements stratégiques de réalisation des projets d’identification biométrique des personnes physiques.

Le conseil d’administration supervise les activités de l’Agence Nationale d’Identification. A ce titre, il adopte :

• le budget annuel proposé et présenté par le directeur général ;
• le règlement intérieur de l’Agence ;
• le statut du personnel ;
• le rapport annuel d’activités ainsi que les états financiers après examen du rapport du commissaire aux comptes ;
• le manuel de procédures de l’Agence ;
• l’organisation des services de la direction générale.

Le conseil d’administration approuve le plan d’actions annuel et le calendrier d’exécution y relatif.

Le conseil d’administration est composé de cinq membres, dont le président, nommés par décret présidentiel. Les membres du conseil d’administration sont nommés en raison de leurs compétences et expertises.

Le conseil d’administration peut faire appel, à titre consultatif, à toute personne dont la compétence est jugée utile à ses travaux.

La fonction de membre du conseil d’administration est incompatible avec toute activité privée exercée dans le secteur de l’identification biométrique ou dans toute autre activité assimilée, toute détention d’intérêts directs auprès d’un affectataire ou d’un opérateur dans les domaines visés au présent article, notamment le fait d’y détenir des actions ou d’y occuper un poste de dirigeant ou d’administrateur.

Les membres du conseil d’administration sont nommés pour un mandat de trois ans renouvelable une fois.

Le mandat d’un membre du conseil d’administration prend fin en cas de décès, de démission ou d’incapacité à exercer les fonctions. Il est pourvu sans délai à son remplacement dans les mêmes conditions que pour sa nomination, pour le reste du mandat à courir.

Le président du conseil d’administration est chargé de :

• convoquer les réunions du conseil d’administration et assurer la police des débats ;
• veiller à l’exécution des délibérations du conseil d’administration ;
• authentifier les procès-verbaux des séances et signer tous les actes établis ou autorisés par le conseil d’administration.

Les membres du conseil d’administration perçoivent une indemnité dont le montant et les modalités sont fixés par arrêté du Ministre chargé des Finances.

Le conseil d’administration se réunit sur convocation de son président au moins trois fois par an et en tant que de besoin. Il se réunit également à la demande du tiers des membres.

Le conseil d’administration peut être convoqué par le président à la demande du directeur général.

Le président fixe l’ordre du jour des séances.

En l’absence du président, les membres présents désignent un président de séance.

Le secrétariat des réunions du conseil d’administration est assuré par le directeur général de l’Agence Nationale d’Identification.

Le conseil d’administration ne peut délibérer valablement que si trois au moins de ses membres sont présents ou représentés. Si ce quorum n’est pas atteint, le conseil d’administration est de nouveau convoqué avec le même ordre du jour dans un délai minimum de huit jours et un délai maximum de vingt jours.

Chaque membre dispose d’une voix. Les décisions du conseil d’administration sont prises à la majorité des voix des membres présents. En cas de partage de voix, celle du président est prépondérante.

Les membres du conseil d’administration et toute personne appelée à assister aux réunions sont tenus au secret des délibérations.

Le conseil d’administration peut rendre publiques les résolutions qui présentent un intérêt général, pour autant que leur publication ne porte pas atteinte au secret des affaires.

Les délibérations du conseil d’administration sont constatées par des procès-verbaux signés par le président dont copie est adressée au Président de la République et aux Ministres chargés de l’Economie Numérique et de la Sécurité.

Le directeur général de l’Agence Nationale d’Identification est nommé par décret présidentiel pour un mandat de trois ans renouvelable une fois sur la base de critères d’intégrité morale, de qualification et d’expériences professionnelles dans les domaines juridique, technique ou économique.

Il est révoqué dans les mêmes formes.

Aucun membre en exercice du conseil d’administration ne peut être candidat au poste de directeur général.

En cas de vacance de poste et quelle qu’en soit la cause, le conseil d’administration nomme un directeur général par intérim. La durée de l’intérim ne peut excéder six mois.

Le directeur général est responsable devant le conseil d’administration qui peut prendre des sanctions administratives à son encontre, en cas de faute grave ou de comportement susceptible de nuire à la bonne marche ou à l’image de l’Agence nationale d’identification.

Les fonctions de directeur général de l’Agence Nationale d’Identification sont incompatibles avec toute activité privée exercée dans le secteur de l’identification biométrique ou dans toute autre activité assimilée, toute détention d’intérêts directs auprès d’un affectataire ou d’un opérateur dans les domaines visés au présent article.

Les fonctions du directeur général de l’Agence Nationale d’Identification sont également incompatibles avec tout mandat électif national ou local ou toute charge gouvernementale.

Le directeur général est chargé de toutes les missions confiées à l’Agence Nationale d’Identification et qui ne relèvent pas, de manière spécifique, des attributions du conseil d’administration.

Il assure la direction technique, administrative et financière de l’Agence Nationale d’Identification.

Le directeur général prépare les travaux soumis aux délibérations du conseil d’administration, met en œuvre ses décisions et lui rend compte de l’exécution de celles-ci.

Le directeur général rend régulièrement compte au conseil d’administration.

Le directeur général a qualité pour :

• proposer les réformes juridiques et institutionnelles nécessaires à la mise à niveau de la législation nationale au regard du caractère évolutif des projets d’identification biométrique ;
• négocier et signer, selon les directives générales du conseil d’administration, les accords dans le cadre de la mission de l’Agence Nationale d’Identification ;
• établir tous ordres de recettes ;
• liquider et ordonnancer les dépenses de l’Agence Nationale d’Identification ;
• passer au nom de l’Agence Nationale d’Identification tous actes, contrats, et accords de partenariat ;
• représenter l’Agence Nationale d’Identification en justice ;
• recruter et gérer l’ensemble du personnel de l’Agence Nationale d’Identification ;
• établir le plan d’organisation et de fonctionnement des services de l’Agence Nationale d’Identification ;
• recruter les agents habilités à mener des inspections, enquêtes et audits auprès des organismes d’inscription et des entités requérantes ;
• présider lui-même ou par un représentant désigné, les commissions consultatives de l’Agence Nationale d’Identification mises en place par le conseil d’administration ;
• participer, avec une voix consultative, aux réunions du conseil d’administration dont il assure le secrétariat ;
• préparer le programme final d’activités, élaborer le projet de budget annuel ainsi que le plan d’investissements et en assurer l’exécution après leur adoption par le conseil d’administration ;
• élaborer le rapport annuel de l’Agence Nationale d’Identification qu’il publie après son adoption par le conseil d’administration.

Le directeur général peut également, prendre toutes mesures conservatoires nécessaires en cas d’urgence, à charge pour lui d’en rendre compte, par écrit et sans délai, au conseil d’administration.

La direction générale comprend :

• la direction administrative et financière ;
• la direction des opérations ;
• la direction de la technologie et des innovations technologiques ;
• la direction du marketing et du partenariat.

Les attributions des directions ainsi que leur organisation et fonctionnement sont définies par le conseil d’administration sur proposition du directeur général.

Le personnel de l’Agence Nationale d’Identification est soumis aux textes qui la régissent.

La grille salariale du personnel de l’Agence nationale d’identification est adoptée par le conseil d’administration sur proposition du directeur général. Elle est approuvée par le Ministre chargé des Finances.

La grille salariale est révisée dans les mêmes conditions.

L’Agence Nationale d’Identification peut employer des fonctionnaires en position de détachement et/ou recruter des agents contractuels.

Les fonctionnaires et agents de l’Etat en position de détachement auprès de l’Agence Nationale d’Identification, sont sous la responsabilité de la direction générale et soumis pendant toute la durée de leur détachement aux textes régissant l’Agence Nationale d’Identification et aux statuts de la fonction publique.

Le personnel de l’Agence nationale d’identification, y compris les membres du conseil d’administration, a l’obligation de réserve et de respect du secret professionnel pour les faits, actes et renseignements dont ils ont pu avoir connaissance du fait de leurs fonctions. Ils sont tenus au respect strict du secret d’Etat. Toute violation de ce secret les expose aux sanctions pénales prévues par les lois en vigueur.

Le directeur général s’assure par la mise en place d’une charte et l’adhésion à celle-ci, que l’ensemble du personnel de l’Agence Nationale d’Identification respecte l’obligation de réserve et le secret professionnel.

Le personnel de l’Agence chargé d’effectuer des opérations de collecte, d’exploitation et de stockage des données d’identification, est assermenté. Il prête serment devant la Cour d’appel en ces termes : « Je jure de remplir avec conscience, probité et loyalisme, mes fonctions en me conformant à la loi, tout en observant les devoirs et les réserves qu’elles m’imposent. Je m’engage à garder scrupuleusement en tout temps, en tout lieu et en toute circonstance, le secret des informations dont j’aurai connaissance dans l’exercice de mes fonctions. En cas de parjure, que je subisse la rigueur de la loi ».

L’Agence Nationale d’Identification peut faire appel, avec l’accord des Ministres concernés, aux services de l’Etat dont le concours lui paraît nécessaire à l’accomplissement de sa mission.

Le conseil d’administration adopte tous les trois ans un plan stratégique qui définit la stratégie à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs assignés à l’Agence Nationale d’Identification.

Le directeur général de l’Agence prépare le budget de l’exercice et le soumet au conseil d’administration pour adoption au moins un mois avant le début de l’exercice.

Le budget de l’Agence est adopté par le conseil d’administration.

Le directeur général est chargé de l’exécution du budget. Il engage les dépenses et rend compte au conseil d’administration à mi-exercice ainsi qu’à la fin de l’exercice.

Les ressources de l’Agence Nationale d’Identification sont constituées par :

• une dotation budgétaire de l’Etat ;
• les contreparties financières des services et prestations de l’Agence nationale d’identification ;
• des ressources mises à sa disposition par les partenaires au développement en vertu de conventions et accords conclus par l’Etat ;
• les emprunts ;
• les dons et legs.

Les charges de l’Agence sont constituées par :

• les dépenses de fonctionnement de l’Agence ;
• les dépenses d’investissement ;
• les dépenses liées à la mise en œuvre des politiques d’identification biométrique des personnes physiques ;
• les remboursements d’emprunts.

La gestion financière et comptable de l’Agence est soumise aux règles de la comptabilité publique.

Le recouvrement des recettes et le paiement des dépenses ordonnancées sont exécutés par un agent comptable nommé par le Ministre chargé des Finances.

L’agent comptable exécute également toutes les opérations de trésorerie de l’Agence.

L’agent comptable, chef des services de la comptabilité, a la qualité de comptable principal et est, à ce titre, justiciable devant la Cour des comptes. Il produit un compte de gestion à la fin de chaque exercice.

L’exercice budgétaire de l’Agence coïncide avec l’année civile.

A la clôture de chaque exercice comptable, le conseil d’administration adopte dans un délai maximal de quatre mois à compter de la date de clôture de l’exercice, les comptes soumis par le directeur général accompagnés de son rapport de gestion et le cas échéant, du rapport du commissaire aux comptes.

Les excédents comptables sont affectés en réserves. Le conseil d’administration peut décider de la création de réserves spéciales, notamment en vue d’assurer le financement des investissements de l’Agence.

L’Agence peut s’adjoindre les services d’un commissaire aux comptes pour le contrôle et la certification de ses comptes.

Le commissaire aux comptes est nommé conformément à la réglementation en vigueur pour un mandat de trois ans renouvelable une fois. Toutefois, en cas de faute grave ou d’empêchement constaté, le commissaire aux comptes peut être relevé de ses fonctions, avant l’expiration de son mandat. Il est soumis aux incompatibilités prévues par les lois et règlements en vigueur.

Il remet son rapport au conseil d’administration dans un délai de trente jours à compter de la date de remise des états financiers par l’Agence Nationale d’Identification.

La rémunération du commissaire aux comptes est fixée conformément à la réglementation en vigueur.

Les comptes et la gestion de l’Agence sont soumis au contrôle des organes et corps de contrôle de l’Etat.

Le Ministre de l’Economie Numérique et de la Transformation Digitale, le Ministre de la Sécurité et de la Protection Civile et le Ministre de l’Economie et des Finances, sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l’exécution du présent décret qui sera publié au Journal Officiel de la République Togolaise.