Décret n° 2021-044/PR du 29 avril 2021 fixant les modalités d’application de la loi relative au casier judiciaire national automatisé

Le présent décret fixe les modalités d’application de la loi n° 2021-005 du 1er avril 2021 relative au casier judiciaire national automatisé.

Le casier judiciaire national automatisé est géré par un service national placé sous l’autorité du Ministre chargé de la Justice.

Le service national du casier judiciaire relève de la direction des affaires pénales et des grâces. Il comporte un centre national et des centres locaux de traitement. Il est dirigé par le directeur des affaires pénales et des grâces.

Conformément aux dispositions de l’article 28 de la loi n° 2021-005 du 1er avril 2021 relative au casier judiciaire national automatisé, il est établi une interconnexion entre le fichier du casier judiciaire national automatisé et ceux des services de sécurité ainsi que de l’Agence Nationale d’Identification (ANID).

Un arrêté du Ministre chargé de la Justice précise l’organisation et le fonctionnement du service national du casier judiciaire automatisé.

Le fichier national des condamnations est la base de données numérisée des décisions à inscrire au casier judiciaire.

Il est désigné sous l’acronyme « FNC » et est géré par le service national du casier judiciaire automatisé.

Le FNC est régulièrement alimenté par les juridictions et par l’autorité qui assure sa gestion. Celle-ci y fait enregistrer les décisions à inscrire au casier judiciaire qui lui sont communiquées ou transmises par les autorités judiciaires étrangères compétentes, les autorités administratives disciplinaires et les organes disciplinaires des ordres ou organismes professionnels.

Les informations enregistrées au FNC sont portées sur des formulaires appelées « fiches ».

Les bulletins du casier judiciaire sont établis après une recherche automatisée d’informations dans le FNC concernant la personne visée.

La fiche du casier judiciaire est renseignée dans le FNC au nom de toute personne physique ou morale qui a fait l’objet d’une des décisions énumérées aux articles 4 et 6 de la loi n° 2021-005 du 1er avril 2021.

Les informations portent sur :

1) La personne au nom de laquelle elle est établie :

• a) s’agissant des personnes physiques
• numéro d’identification unique (dès sa mise en œuvre) ;
• nom, prénoms, date de naissance, ville et pays de naissance, sexe, nationalité ;
• le cas échéant, surnom ou pseudonyme, changement ou rectification de nom et filiation.
• b) s’agissant des personnes morales : nom ou raison sociale, numéro d’immatriculation, références relatives à son existence légale et à son siège.

2) La procédure :

• mode de saisine de la juridiction de jugement et modalités de signification ou de notification de la décision ;
• le cas échéant, toute information relative à la détention, notamment le mandat de dépôt, le numéro d’écrou, la mise en liberté.

3) La décision à enregistrer :

• références ;
• date et qualification juridique des faits, état de récidive légale le cas échéant, les textes appliqués, et la nature de la sanction ;
• peines ou mesures prononcées à titre principal ou complémentaire, mesures de sûreté éventuelles, contenu de la sanction disciplinaire ;
• le cas échéant, décisions relatives aux modalités d’exécution de la peine.

4) Les voies de recours : date du recours contre la décision initiale.

La fiche constatant l’une des décisions visées par l’article 4 points 1°, 2°, 4° et 5° et l’article 6 points 1° à 3° de la loi n° 2021-005 du 1er avril 2021, est renseignée sans délai par le secrétariat du parquet de la juridiction qui a statué.

Lorsque les cours et tribunaux ont ordonné qu’il sera sursis à l’exécution de la peine, avec ou sans mise à l’épreuve, cette décision est mentionnée sur la fiche constatant la condamnation.

Les décisions disciplinaires prononcées par une autorité judiciaire ou administrative ou par un organisme professionnel sont transmises, dans les quinze jours suivant la date où la décision est devenue définitive.

Les arrêtés d’expulsion sont transmis par le Ministre chargé de la sécurité ou toute autre autorité compétente au service national du casier judiciaire automatisé pour le renseignement des fiches.

Le service national du casier judiciaire automatisé, dès qu’il est avisé, enregistre sur les fiches les mentions prescrites aux articles 7, 8 et 9 de la loi n° 2021-005 du 1er avril 2021.

L’avis destiné au service national du casier judiciaire automatisé est rédigé et, sous réserve des dispositions du dernier alinéa, adressé :

• 1° pour les grâces, commutations ou réductions de peines résultant d’un décret de grâce, par le Ministre chargé de la Justice ;
• 2° pour les décisions qui suspendent ou qui ordonnent l’exécution d’une condamnation, par le greffe de la juridiction ou par l’autorité qui les a rendues ;
• 3° pour les arrêts portant réhabilitation, par le greffier de la juridiction qui a statué ;
• 4° pour les décisions rapportant les arrêtés d’expulsion, par le Ministre chargé de la Sécurité ;
• 5° pour les dates de l’expiration des peines privatives de liberté et d’exécution des contraintes judiciaires, par les chefs des établissements pénitentiaires ;
• 6° pour le paiement de l’amende, par la direction générale du Trésor et de la comptabilité publique ;
• 7° pour les décisions visées à l’article 4 point 4° de la loi n° 2021-005 du 1er avril 2021, par le greffier de la juridiction qui a statué après visa du ministère public.

Ces avis sont adressés dans les plus brefs délais au service national du casier judiciaire automatisé sous forme physique ou numérique.

Les fiches du casier judiciaire national automatisé sont supprimées dans les cas prévus par les articles 8 et 10 de la loi n° 2021-005 du 1er avril 2021 ainsi qu’en cas de décès du titulaire de la fiche, d’opposition ou lorsque la Cour suprême annule la décision dans l’intérêt de la loi ou si elle annule une condamnation suite à une demande en révision.

Les suppressions sont faites à la diligence du ministère public ou de toute personne qui y a intérêt.

Lorsque la communication d’avis de condamnation est prévue par des conventions internationales, les copies des fiches sont établies et transmises, par lettre, télécopie ou voie électronique sécurisée, par le service national du casier judiciaire automatisé aux autorités prévues par ces conventions.

Le service national du casier judiciaire automatisé communique au service national chargé des statistiques les informations nécessaires à l’établissement des statistiques judiciaires.

Le service national du casier judiciaire automatisé communique aux organes impliqués dans l’organisation des élections, à leur demande, l’identité des personnes de nationalité togolaise ayant fait l’objet d’une décision entraînant la privation des droits électoraux en précisant, pour chaque cas, la date à laquelle cette incapacité cessera d’avoir effet.

Le service national chargé des statistiques et les organes impliqués dans l’organisation des élections sont informés de toute modification et mise à jour des informations préalablement communiquées.

Pour l’application des articles 13 et 14 ci-dessus, les informations peuvent être communiquées sur support numérique ou par voie électronique sécurisée.

Une copie de chaque fiche relative à une condamnation à une peine privative de liberté prononcée pour crime ou délit est adressée par le greffier de la juridiction qui a prononcé la condamnation au fichier central de la police nationale et de la gendarmerie nationale.

Le bulletin n° 1 du casier judiciaire est délivré à la requête de l’autorité judiciaire. Il est le relevé intégral des fiches du casier judiciaire de la personne dont le bulletin est sollicité.

Le bulletin n° 1 du casier judiciaire est demandé au directeur des affaires pénales et des grâces principalement par soumission d’une requête en ligne ou à défaut, par lettre indiquant l’état-civil de la personne dont le bulletin est sollicité, et précisant l’autorité judiciaire requérante.

La demande en ligne n’est possible qu’à condition de posséder un compte d’accès.

Si la personne dont le bulletin est demandé, est une personne morale, la requête doit comporter l’indication de sa dénomination, de son immatriculation à un système national d’identification des personnes morales ainsi que les références relatives à son existence légale et à son siège.

Lorsqu’il n’existe pas de fiches au casier judiciaire de la personne dont le bulletin est sollicité, le bulletin n° 1 porte la mention « néant ».

Le bulletin n° 1 du casier judiciaire est transmis à l’autorité judiciaire requérante par tout moyen sécurisé.

Le bulletin n° 2 du casier judiciaire est délivré aux administrations, organismes et structures énumérés aux articles 22 à 24 de la loi n° 2021-005 du 1er avril 2021.

Le bulletin n° 2 d’une personne physique ou d’une personne morale est le relevé des fiches du casier judiciaire qui leur sont applicables conformément aux dispositions des articles 7, 15, 16 et 18 de la loi n° 2021-005 du 1er avril 2021.

Le bulletin n° 2 est demandé au directeur des affaires pénales et des grâces principalement par soumission d’une requête en ligne ou à défaut, par lettre indiquant l’état-civil de la personne dont le bulletin est sollicité, et précisant l’autorité administrative requérante ainsi que le motif de la demande.

La demande en ligne n’est possible qu’à condition de posséder un compte d’accès.

Si la personne dont le bulletin est demandé est une personne morale, la requête doit comporter l’indication de sa dénomination, de son immatriculation à un système national d’identification des personnes morales ainsi que les références relatives à son existence légale et à son siège.

Lorsqu’il n’existe pas de fiches au casier judiciaire de la personne dont le bulletin est sollicité, le bulletin n° 2 porte la mention « néant ».

Le bulletin n° 2 du casier judiciaire est transmis à l’autorité requérante par tout moyen sécurisé.

Le bulletin n° 3 d’une personne physique ou d’une personne morale est le relevé des fiches du casier judiciaire qui leur sont applicables conformément aux dispositions de l’article 25 de la loi n° 2021-005 du 1er avril 2021.

Le bulletin n° 3 peut être demandé par la personne qu’il concerne au directeur des affaires pénales et des grâces.

La demande, qui précise l’état-civil de l’intéressé, est faite en ligne. Il y est joint un document d’identité.

La demande peut également être faite par l’intéressé dans un centre de traitement du service national du casier judiciaire.

Lorsqu’il n’existe pas au casier judiciaire de fiche ou lorsque les mentions que portent les fiches ne doivent pas être inscrites sur le bulletin n° 3, celui-ci porte la mention « néant ».

La délivrance du bulletin n° 3 est faite par remise en mains propres au demandeur ou à son mandataire, dans tout centre de traitement ou lieu précisé par arrêté du Ministre chargé de la Justice, qu’il aura indiqué.

Il est établi à la demande des étrangers résidents au Togo, une attestation de condamnation ou de non condamnation par les juridictions togolaises.

La demande adressée au directeur des affaires pénales et des grâces, est faite en ligne. Il y est joint un document d’identité.

La demande peut également être faite par l’intéressé dans un centre de traitement du service national du casier judiciaire.

Les bulletins du casier judiciaire sont établis conformément aux modèles définis par arrêté du Ministre chargé de la Justice.

Ils sont établis sur support papier et portent la signature électronique manuscrite du directeur des affaires pénales et des grâces.

Les frais de délivrance des bulletins du casier judiciaire et des attestations de condamnation ou de non condamnation sont fixés par un arrêté conjoint du Ministre chargé de la Justice et du Ministre chargé des Finances.

Lorsque des frais de délivrance sont requis, ils sont payés par voie électronique lors de la soumission de la demande.

Les ressources financières nécessaires au fonctionnement du service national du casier judiciaire automatisé sont prises en compte par le budget de l’Etat.

Le Garde des Sceaux, Ministre de la Justice et de la Législation est chargé de l’exécution du présent décret qui sera publié au Journal Officiel de la République Togolaise.