Règlement n° 13/99-UEAC-026-CM-02 du 18 août 1999, portant Règlement Financier du Secrétariat Exécutif de la Communauté

Les prévisions budgétaires portent sur les recettes et les dépenses de l’exercice auquel elles se rapportent.

Elles concernent toutes les recettes et toutes les dépenses de tous organes de la Communauté.

L’exercice budgétaire et comptable commence le 1er janvier et s’achève le 31 décembre de chaque année civile.

Le budget des organes de la Communauté est préparé par le Secrétariat Exécutif et soumis à l’approbation du Conseil des Ministres de la Communauté.

Il est obligatoirement équilibré en recettes et en dépenses.

Le projet de budget est accompagné des états financiers retraçant l’exécution du budget de l’année précédente.

Avant sa transmission au Conseil des Ministres, le projet de budget est soumis pour avis au Comité Inter-Etats, conformément à l’article 70 de la Convention régissant l’UEAC.

Le Conseil des Ministres de la Communauté est saisi par le Secrétariat Exécutif du projet de budget, au plus tard le 30 octobre de l’année qui précède son exécution.

Au cas où le budget n’est pas approuvé avant l’ouverture de l’exercice concerné, les opérations de recettes et de dépenses sont temporairement effectuées, par douzièmes successifs sur la base du budget de l’exercice précédent, conformément à l’article 34 de la Convention régissant l’UEAC.

Les responsables de l’exécution du budget sont :

• le Secrétaire Exécutif, Ordonnateur Principal ;
• les ordonnateurs délégués dûment mandatés ;
• l’Agent Comptable, Comptable principal des deniers et valeurs des organes de la Communauté ;
• le Contrôleur Financier.

En application de l’article 33 alinéa 2 de l’additif au Traité instituant la CEMAC, les fonctions d’ordonnateur et celle de comptable sont incompatibles.

L’Ordonnateur, l’Agent Comptable et le Contrôleur doivent être de nationalités différentes.

La période d’engagement des dépenses autres que les dépenses de personnel se termine le 1er décembre de l’année budgétaire.

A la fin de chaque exercice, l’ordonnateur dispose d’une période complémentaire de trois mois pour procéder à l’émission des titres de recette et de paiement correspondant aux recettes constatées et aux services faits pendant l’exercice écoulé.

Le Secrétariat Exécutif établit un rapport d’exécution du budget qu’il soumet à l’approbation du Conseil des Ministres, par le biais du Comité Inter-Etats devant adopter le projet de budget des organes de la Communauté.

La Communauté est dotée de ressources propres qui assurent le financement de son fonctionnement.

Les ressources de la Communauté sont composées de recettes budgétaires et des contributions au fonds de développement.

Les recettes budgétaires sont constituées :

• de contributions des Etats membres ;
• des concours financiers versés par tout Etat tiers et toute organisation nationale ou internationale, ainsi que de tout don ;
• des revenus de certaines prestations des Organes de la Communauté (les produits financiers - le produit de la vente de publication et de biens réformés, recettes diverses- excédents éventuels des gestions précédentes etc.).

Les Contributions des Etats membres se font par :

• le paiement direct des Trésors des Etats membres ;
• les produits des droits de douane institués à cet effet par la Communauté ;
• les produits des droits d’accises ou autres taxes indirectes ;

Le prélèvement sur la part revenant à chaque Etat membre sur le bénéfice distribué par la BEAC.

Le fonds de développement visé clans le présent Règlement est régi par ses statuts propres.

Les modalités d’application des articles 15 et 16 ci-dessus sort fixées par le Conseil des Ministres sur proposition du Secrétaire Exécutif.

Les contributions financières des Etats membre peuvent faire l’objet d’un prélèvement automatique sur le compte ouvert par chaque Trésor National auprès de la BEAC dans les conditions fixées à l’article 31 de l’Additif au Traité.

Le Secrétaire Exécutif liquide les recettes des organes de la Communauté. Dans ce sens, il arrête le montant desdites recettes et émet les titres de perception correspondant qu’il transmet à l’Agent Comptable pour procéder à leur recouvrement.

Le Secrétaire Exécutif tient une comptabilité administrative des recettes.

Le Secrétariat Exécutif veille à ce que les prélèvements tels que prévus à l’article 31 de l’Additif au Traité, soient perçus directement par la Communauté selon des modalités arrêtées par les textes d’application du présent règlement.

Des régies de recettes peuvent être créées par décision du Secrétaire Exécutif. Toute décision partant création d’une régie de recettes, doit en même temps, prévoir les règles de son organisation et de son fonctionnement. Elle doit préciser notamment :

• l’objet de la régie ainsi que les produits que le régisseur est habilité à encaisser ;
• les modalités de prise en charge des produits ;
• les modalités de tenue de la comptabilité des produits encaissés ;
• les opérations comptables de fin de mois, c’est-à-dire l’arrêté des divers registres auxiliaires tenus ;
• les opérations de reversement à l’agent comptable des produits encaissés le plafond de la régie ou le montant maximum de l’encaisse que le régisseur est autorisé à garder par dévers lui dans sa caisse.

En conséquence, les conditions de reversement des produits encaissés et de l’arrêt des comptes de la régie en fin d’année seront fixées par un texte d’application.

Les régisseurs de recettes sont nommés par le Secrétaire Exécutif après l’avis de ragent Comptable. Ils sont soumis aux contrôles de ce dernier ainsi qu’aux vérifications de tout corps de contrôle de la Communauté.

Les dépenses de la Communauté sont composées de dépenses de fonctionnement et de dépenses d’investissement.

Les dépenses de fonctionnement sont constituées :

• du remboursement des intérêts de la dette et des commissions ;
• des dépenses relatives aux sessions des organes de la CEMAC ;
• des dépenses de personnel des organes de la Communauté ;
• des biens et services consommée ;
• des transports consommés ;
• des frais de personnel ;
• des autres charges et pertes diverses ;
• des frais financiers.

Les dépenses d’investissement comprennent :

• le remboursement du capital de la dette ;
• les immobilisations ;
• le matériel et mobilier de service ;
• le matériel et mobilier de logement ;
• le matériel de transport ;
• les études et actions communautaires de développement.

Les crédits ouverts au budget sont spécialisés et limitatifs par chapitre et par article. Le chapitre regroupe des dépenses de même nature au de même destination. Chaque article se subdivise en paragraphes et les paragraphes en rubriques.

Les crédits sont limitatifs sauf en ce qui concerne ceux afférents au frais de personnel et à l’amortissement de la dette des organes de la Communauté, auquel cas ils prennent le caractère de crédits évaluatifs.

Au cours de l’exécution du budget, la réparation des crédits peut être modifiée par des transferts et des virements de crédits.

Les transferts de crédits peuvent modifier la détermination du service responsable de l’exécution de la dépense mais ne changent pas la nature de cette dernière. Ils interviennent d’un paragraphe à un autre paragraphe à l’intérieur du même article ou d’article à article à l’intérieur du même chapitre.

Le Secrétaire Exécutif peut procéder à des transferts de crédits d’un paragraphe à un autre à l’intérieur du même article ou d’un article à un autre article à l’intérieur du même chapitre.

Les virements de crédits modifient la nature de la dépense prévue par le budget. Ils interviennent d’un chapitre à un autre chapitre à l’intérieur du même titre. Pour procéder à des virements tais que définis ci-dessus, le Secrétaire Exécutif doit requérir l’autorisation préalable du Conseil des Ministres qui peut dans ce cas, déléguer ses pouvoirs à son Président. Celui-ci rend compte au Conseil à sa plus proche réunion.

Dans les cas visés aux deux alinéas précédents, le Secrétaire Exécutif requiert l’avis préalable du Contrôleur Financier.

En tout état de cause, aucun virement ou transfert ne peut intervenir entre un crédit évaluatif et un crédit limitatif.

Le Secrétaire Exécutif engage et liquide les dépenses du budget et en ordonne le paiement.

L’engagement est l’acte administratif par lequel l’ordonnateur ou l’un de ses délégués, crée ou constate à l’encontre de l’un des organes de la Communauté une obligation dont résultera une dépense.

La liquidation est l’opération qui consiste à constater le service fait et arrêter les droits du créancier.

L’ordonnancement est l’acte administratif par lequel l’ordonnateur principal ou l’un de ses délégués dûment habilité à cet effet donne à l’Agent Comptable, l’ordre de payer une créance engagée et liquidée à la charge de l’un des organes de la Communauté.

L’ordonnancement est matérialisé par l’établissement d’une ordonnance de paiement ou mandat.

Le paiement est l’acte par lequel les organes de la Communauté se libèrent de leurs dettes. Il est matérialisé par la remise d’espèces ou de chèques à tirer sur un compte courant postal ou bancaire, par l’émission de mandat carte postale ou par tout autre moyen légalement prévu et autorisé par les instances supérieures de la Communauté.

Aucune dépense ne peut faire l’objet de paiement si elle n’a été au préalable engagée, liquidée et ordonnancée par le Secrétaire Exécutif.

Le Secrétaire Exécutif tient une comptabilité des dépenses engagées faisant notamment apparaître :

• le montant des crédits ouverts au budget ;
• éventuellement le montant des augmentations et diminutions de crédits autorisées par les transferts et virements prévus à l’article 26 du présent règlement financier ;
• éventuellement, le montant des crédits rétablis pour tenir compte du coût réel d’une dépense engagée ;
• le montant des crédits engagés ;
• le montant des crédits disponibles.

Les responsables des autres organes de la Communauté sont ordonnateurs délégués des crédits qui leur sont alloués dans le budget de la Communauté. Des comptables secondaires et des contrôleurs financiers délégués chargés de gérer et de contrôler les services financiers de leurs organes respectifs sont nommés par le Secrétaire Exécutif après avis respectivement de l’Agent Comptable en sa qualité de comptable assignataire et du contrôleur financier des organes de la Communauté.

La liquidation des dépenses est effectuée d’office pour ce qui concerne les dépenses de salaire du personnel et sur requête des créanciers accompagnée des pièces justificatives requises pour les autres dépenses.

L’ordonnancement de la dépense est effectué par f émission d’un titre de paiement numéroté suivant un ordre chronologique énonçant ; l’exercice, l’imputation de la dépense, son objet, les noms, prénoms, adresse du créancier et sa raison sociale, la référence de son compte bancaire ou postal, le mode de règlement et la date d’émission du titre.

Sont jointes au titre de paiement, la certification de l’exécution des services ou des livraisons de marchandises concernées ainsi que les pièces justificatives correspondantes.

Le titre de paiement et la certification du service fait sont signés par le Secrétaire Exécutif ou son délégué. Les pièces justificatives sont visées par lui ou son délégué.

Tout achat inférieur ou égal à deux cent mille FCFA peut faire l’objet d’un simple bon de commande.

Tout achat supérieur à 200.000 FCFA est inférieur 5.000.000 FCFA doit faire l’objet d’une consultation restreinte entre trois fournisseurs au moins.

Les travaux, fournitures de biens au de services d’un montant égal ou supérieur à cinq millions FCFA font obligatoirement l’objet d’un appel d’offres.

Toutefois, le Président du Conseil des Ministres peut autoriser sur rapport du Secrétaire Exécutif à traiter de gré à gré dans les cas énumérés ci-après :

• 1° lorsque les travaux, fournitures ou services ne peuvent, en cas d’urgence, subir les délais des procédures d’appel à la concurrence ;
• 2° lorsqu’en raison des nécessités techniques ou de situation de fait ou de droit, l’exécution de la prestation ne peut être assurée que par un entrepreneur ou un fournisseur déterminé ;
• 3° lorsque les recours aux appels d’offres sont restés infructueux après au moins deux tentatives.

Toute dépense qui n’aura pas été ordonnancée dans un délai de 4 ans est prescrite au profit de la Communauté. Les modalités de prescriptions seront fixées par un texte d’application du présent règlement financier.

Des caisses d’avance peuvent être crées par décision du Secrétaire Exécutif. Toute décision instituant une régie d’avances doit préciser :

• la nature des dépenses payables sur les fonds de la Caisse ;
• le plafond de l’avance consentie pour alimenter la Caisse ;
• le montant maximum d’une dépense s’il s’agit de caisse de menues dépenses ;
• le chapitre, l’article et le paragraphe d’imputation ;
• les délais d’apurement des dépenses effectuées ;
• les conditions de la première alimentation et de réapprovisionnement de la Caisse et celles relatives à l’arrêt des opérations la concernant, en fin d’année, seront fixées par un texte d’application du présent règlement financier.

Les gestionnaires des caisses d’avarices sont nommés par le Secrétaire Exécutif après l’avis de l’Agent Comptable, lis sont soumis aux contrôles de ce dernier ainsi qu’aux vérifications, de tout corps de contrôle de la Communauté.

Les règles de fonctionnement des caisses d’avances sont fixées par les décisions portant création desdites régies conformément aux dispositions de l’article 34 ci-dessus et du présent article.