Règlement n° 13/99-UEAC-026-CM-02 du 18 août 1999, portant Règlement Financier du Secrétariat Exécutif de la Communauté

Le système de contrôle interne des organes de la Communauté comprend un service d’audit interne rattaché au Secrétaire Exécutif et un service de contrôle financier.

Le contrôle de toutes les opérations financières des organes de la Communauté est assuré par un Contrôleur financier.

Dans le cadre des dispositions de l’article précédent, le Contrôleur Financier donne, du point de vue financier, son avis motivé sur tous actes susceptibles d’entraîner une incidence budgétaire ou financière.

Son avis doit porter en particulier sur les conséquences financières des actes soumis à son visa.

A cet effet, il reçoit communication en temps opportun de tous projets de décisions d’engagement du personnel, d’actes de dépenses, de conventions, de contrats et de marchés.

Le projet de budget lui est également communiqué pour avis. Il y formule ses observations par écrit.

Le Contrôleur financier exerce son contrôle au moyen du visa qu’il appose sur tous les actes d’engagement financier qui lui sont transmis immédiatement après leur établissement par les services compétents. Il vise également toutes les pièces de liquidation.

Avant d’apposer son visa, le Contrôleur financier examine et s’assure de la régularité de l’imputation budgétaire, de la disponibilité des crédits ouverts au budget, de l’exactitude du calcul de la liquidation de la dépense projetée, ainsi que de l’application et du respect des dispositions réglementaires en vigueur.

En cas de refus de visa, le Contrôleur Financier est tenu d’en informer immédiatement le Secrétaire Exécutif qui prend les dispositions nécessaires à la régularisation de la situation.

En cas de réquisition écrite du Secrétaire Exécutif s fus énoncé à l’alinéa précédent le Contrôleur financier vise l’acte d’engagement et rend compte par écrit au Président du Conseil des Ministres.

Les moyens d’action en matière de personnel et de matériel nécessaires à l’accomplissement de la mission du Contrôleur financier sont prévus aux budget des organes de la Communauté.

En cas d’empêchement pour quelque motif que ce soit, la Contrôleur financier doit notifier, en temps opportun, à l’ordonnateur et à l’Agent Comptable de la Communauté le nom de la personne à qui il a délégué ses pouvoirs.

Le Contrôleur Financier peut, à tout moment, faire un rapport au Secrétaire Exécutif sur la situation financière de la Communauté.

Il doit obligatoirement établir à l’attention du Secrétariat Exécutif un rapport annuel sur la situation financière de la Communauté et sur le contrôle de l’exécution du budget.

Le Contrôleur Financier tient une comptabilité des dépenses engagées au titre de la Gestion par chapitre, par article et par rubrique des dépenses.

Cette comptabilité fait apparaître les montants de - Crédits ouvert au budget, des dépenses engagées, - des crédits rétablis, - des crédits disponibles.

Les avances consenties aux régisseurs des dépenses prévus à l’article sont décrites distinctement dans cette comptabilité en vue de leur régularisation.

La Comptabilité du Contrôleur Financier est tenue à la disposition du Conseil des Ministres et à la Chambre des Comptes de la Cour de Justice de la CEMAC.

Le Secrétaire Exécutif nomme un auditeur interne.

Il est fait obligation à l’auditeur interne de mener et de diriger un programme annuel détaillé et complet de vérification interne ; il analyse, examine et évalue tous les aspects des opérations et activités de la Communauté afin d’établir, en particulier :

• leur conformité avec le Traité et les règles et règlements, procédures et politiques de la Communauté, y compris les directives décisions de la Conférence des Chefs d’Etat. du Conseil des Ministres et les instructions du Secrétaire Exécutif ;
• la conformité des engagements et des dépenses avec les dotations et les autres décisions du Conseil des Ministres ;
• la conformité des transactions financières avec les règles et règlements qui les régissent ;
• l’existence de tous les avoirs de la Communauté où qu’ils se trouvent, leur sécurité et leur utilisation rationnelle ;
• la fiabilité et l’intégrité des documents comptables, financiers, opérationnels et administratifs utilisés par la Communauté dans l’ensemble de ses opérations et activités ;
• la réception, la conservation et la disposition appropriées de tous les fonds et autres ressources financières de la Communauté.

L’auditeur interne formule des recommandations pertinentes pour l’amélioration des systèmes et procédures de contrôle interne et accroissement de l’efficacité administrative, suit de près la mise en œuvre effective de toutes les recommandations des auditeurs externes, de la Chambre des Comptes, et des siennes, qui ont été adoptées.

A la fin du troisième trimestre de chaque exercice financier, l’auditeur interne présente au Secrétariat Exécutif son projet de programme de travail de vérification interne pour l’exercice financier suivant.

Pour concevoir et exécuter son programme annuel de travail, l’auditeur interne :

• procède à l’audit de toutes les activités des organes de la Communauté sous leurs aspects financiers, opérationnels et administratifs, y compris, mais sans que cela s’y limite, la vérification sur le terrain de projets et de programmes financés par la Communauté ;
• suit de près et évalue l’efficacité des mesures prises pour remédier aux faiblesses signalées ;
• apporte le concours qu’il faut aux auditeurs externes et à la Chambre des Comptes au cours de leur vérification sur le terrain de projets et de programmes financés par la Communauté ;
• effectue toute investigation spéciale dans la mesure et au moment où le Secrétaire Exécutif le demande.

Sans préjudice de l’obligation qui lui incombe d’établir des rapports à intervalles réguliers et, si nécessaire, de façon urgente, sur l’exécution de son mandat tel que stipulé dans les articles 60 à 64 du présent règlement financier, l’auditeur interne présente au Secrétariat Exécutif, dans les deux mois suivant la fin de chaque exercice financier, un rapport d’activités sur Inexécution du programme de travail approuvé au titre dudit exercice.

L’auditeur interne a accès à tous les comptes, documents, livres et dossiers détenus ou contrôlés par les organes de la Communauté ou par toute autorité, institution, entreprise ou personne bénéficiaire des opérations de la Communauté, dans la mesure où celle-ci jouit de ce droit d’accès.

Le contrôle juridictionnel est assuré paria Chambre des Comptes de la Cour de justice de la Communauté conformément aux dispositions de la Convention instituant cette Cour.

Les comptes sont soumis chaque année par le Secrétaire Exécutif au contrôle de la Chambre des Comptes, conformément aux règles établies par le statut de celle-ci.

Le contrôle porte notamment sur la régularité et l’efficacité de l’utilisation des ressources de la Communauté.

Le Conseil des Ministres peut recourir à un cabinet d’audit externe. En cas de nécessité, le Conseil peut commettre un cabinet d’audit pour vérifier la sincérité des comptes de l’exercice clos en vue de leur certification éventuelle. Dans une telle hypothèse, ce cabinet fait rapport à la session du Conseil des Ministres consacrée à l’examen des résultats de l’exercice budgétaire clos.

Le Conseil des Ministres peut recourir à un cabinet d’audit externe. En cas de nécessité, le Conseil peut commettre un cabinet d’audit pour vérifier la sincérité des comptes de l’exercice clos en vue de leur certification éventuelle. Dans une telle hypothèse, ce cabinet fait rapport à la session du Conseil des Ministres consacrée à l’examen des résultats de l’exercice budgétaire clos.