Titre 3 - Dispositions relatives aux opérations comptables et états financiers
Art. 40
Le système comptable de la Communauté comprend une nomenclature budgétaire et une nomenclature comptable. Il repose le cas échéant sur une comptabilité budgétaire et une comptabilité générale telles que définies par le présent règlement financier et tout règlement ultérieur édicté par le conseil des Ministres.
La Comptabilité générale de la Communauté est tenue selon le système centralisateur comprenant un Journal Général, un Grand Livre avec une balance générale et des journaux auxiliaires.
La Comptabilité budgétaire est tenue selon la nomenclature budgétaire commune aux Etats membres de la Communauté.
Cette nomenclature comptable et budgétaire de la Communauté comprend :
- les comptes permettant d’établir le bilan général annuel,
- les comptes distincts pour tout fonds structurel qui pourrait être créé,
- les comptes budgétaires tenus séparément pour chaque budget approuvé par le Conseil des Ministres conformément à la nomenclature arrêtée.
Art. 41
Les comptes et états financiers des organes de la Communauté sont tenus par un service Comptable et financier dirigé par un agent comptable. Il assure notamment la comptabilisation :
- des recettes et des dépenses afférentes aux activités de la Communauté ;
- des biens non fongibles, propriété de la Communauté ;
- et tient une comptabilité matières.
Art. 42
L’Agent Comptable tient la comptabilité conformément aux règles arrêtées par le présent Règlement Financier, et selon les principes du Plan Comptable Général de l’Etat.
Art. 43
En fin de gestion, l’Agent Comptable arrête les comptes de la période en vue d’établir les tableaux de synthèse conformément aux prescriptions du Plan Comptable Général de l’Etat parmi lesquels :
- la balance des comptes ;
- l’état des recettes ;
- l’état des dépenses ;
- l’état des investissements.
Il établit et présente en outre le compte de gestion faisant apparaître :
- le développement clos recettes ;
- le développement des dépenses ;
- le développement des résultats de l’exercice ;
- les états de solde des divers comptes de tiers.
Art. 44
Outre les opérations de recettes et de dépenses, la comptabilité de l’Agent comptable doit décrire les mouvements de fonds ainsi que les opérations internes ou d’ordre sans exception.
Il adresse chaque mois au Secrétaire Exécutif un exemplaire de la balance des comptes du grand livre et lui fournit sur simple demande de sa part, tout autre renseignement d’ordre comptable.
A la fin de la période complémentaire de chaque exercice budgétaire, il produit également un état des restes à recouvrer et des restes à payer.
Il est personnellement et pécuniairement responsable des opérations financières des organes de la Communauté.
L’Agent Comptable peut être secondé par un adjoint.
Art. 45
Les fonds des organes de la Communauté sont déposés par les soins du Secrétariat Exécutif auprès de la BEAC. Leur placement éventuel à court, moyen et long termes, dans les comptes autres que ceux ouverts dans les livres de la BEAC, est ordonné en cas de besoin par le Secrétaire Exécutif.
Les mouvements des fonds opérés dans le cadre des dispositions de l’alinéa précédent sont effectués par l’Agent Comptable sur ordre du Secrétaire Exécutif.
Le Secrétaire Exécutif peut déléguer ses pouvoirs à son Adjoint. Les conditions de délégation des pouvoirs de l’Agent Comptable à son adjoint seront précisées par une décision du Secrétaire Exécutif.
Art. 46
L’installation de l’Agent comptable Communautaire dans ses fonctions ainsi que la passation de service entre les Agents comptables sortant et entrant sont constatée par un procès-verbal dressé et signé contradictoirement par les intéressés.
Lors de son installation, l’agent comptable prête serment devant le Président de la Cour de Justice de la CEMAC.
Art. 47
L’Agent comptable Communautaire est pécuniairement responsable des opérations de paiement, de maniement et de conservation des fonds ainsi que des mouvements de comptes autres que celui visé à l’article 46 du présent règlement, à moins qu’un fait délictueux personnel lui soit reproché.
Sa responsabilité pécuniaire s’étend à toutes les opérations exécutées sous sa propre signature et par délégation, sous celle de ses collaborateurs.
Art. 48
Avant de procéder au paiement de toute dépense ordonnancée, l’Agent Comptable s’assure, notamment :
- de la qualité de l’ordonnateur ;
- de la disponibilité des crédits ;
- de la validité de la créance en ce qui concerne la justification du service fait et la régularité de la liquidation ;
- du visa du Contrôleur Financier ;
- de la correcte imputation de la dépense.
Il sursoit au paiement de la dépense en cas :
- d’absence ou d’insuffisance de crédit ;
- d’absence de justification du service fait ;
- d’opposition dûment signifiée ;
- de contestation relative à la validité de la créance ;
- de prescription quadriennale de la créance ;
- d’erreurs matérielles dans les pièces justificatives ;
- de dépenses engagées au ordonnancées au-delà des dates prévues par le présent règlement financier ;
- de titres de paiement émis par une personne non habilitée du règlement demandé au profit d’une personne autre que le véritable créancier ou son mandataire qualifié.
La suspension de paiement et ses motifs sont immédiatement notifiés au Secrétariat Exécutif qui prend les dispositions nécessaires à la régularisation de la situation.
