Arrêté n° 7274/2016-MFB du 31 mars 2016 précisant les conditions de mise en œuvre des procédures applicables en passation de marchés publics

Le présent Arrêté précise les conditions de mise en œuvre des procédures de passation de marchés publics en application des dispositions du titre IV du Code des marchés publics. Il est applicable à toutes personnes publiques ou privées gérant ou bénéficiant de fonds public.

L’appel d’offres ouvert constitue le mode de dévolution des marchés publics auquel doivent recourir par principe toutes les autorités contractantes soumis au Code des marchés publics.

Il ne peut être dérogé à l’obligation de mise en œuvre de l’appel d’offres ouvert que dans les cas limitativement énumérés aux articles 21 à 26 de la loi n° 2004-009 du 26 juillet 2004 portant Code des marchés publics et conformément aux procédures définies au présent Arrêté.

Les modalités de mise en œuvre de l’appel d’offres ouvert sont celles prévues aux articles 18 à 20 de la loi n° 2004-009 du 26 juillet 2004 portant Code des marchés publics.

Décompté à partir de la date de la première publication de l’avis spécifique de mise à la concurrence, le délai de remise des offres est de trente jours calendaires au minimum pour l’appel d’offres ouvert national, et de quarante-cinq jours calendaires au minimum pour l’appel d’offres ouvert international.

L’appel d’offres est dit restreint lorsque seuls peuvent remettre des offres les candidats que la Personne Responsable des Marchés Publics a décidé de consulter. L’Autorité Contractante doit au moins consulter trois candidats.

La Personne Responsable des Marchés Publics, après avis préalable et obligatoire de la Commission des Marchés, peut décider de procéder à un appel d’offres restreint uniquement dans l’un des cas limitativement énumérés à l’article 21.II du Code des marchés publics.

La Personne Responsable des Marchés Publics, après évaluation effectuée par la Commission d’appel d’offres, choisit les candidats susceptibles de répondre et de satisfaire à l’objet de l’appel d’offres sur une liste préalablement établie :

• soit à l’issue d’un appel à candidatures préalable dont l’avis contient au minimum les informations sur la nature et l’objet de la prestation, les date et lieu de remise des candidatures et les critères de qualification requis,
• soit à partir d’une base de données préexistante, établie au niveau de l’autorité contractante à partir des listes de prestataires ayant précédemment participé à un appel public à la concurrence concernant des prestations similaires,
• soit parmi les candidats qualifiés lors du premier appel d’offres, si l’objet de l’appel d’offres restreint est de remplacer le titulaire ou prestataire défaillant,
• soit à partir du registre de prestataires tenu par l’Autorité de Régulation des Marchés Publics en vertu de l’article 4 du Décret n° 2005-215 du 03 mai 2005.

Seuls les candidats qui y ont été autorisés, après sélection, sont admis et invités directement par la Personne Responsable des Marchés Publics à présenter une offre. La liste de ces candidats est proposée par la Commission d’appel d’offres.

La Personne Responsable des Marchés Publics envoie simultanément à tous les candidats sélectionnés une lettre d’invitation contenant au minimum les informations ci-après :

• les conditions d’obtention des documents de la consultation. Néanmoins, au cas où l’appel d’offres restreint est motivé par l’urgence avérée, les documents de la consultation complets, dont le Dossier d’appel d’offres, sont adressés directement à chacun des candidats sélectionnés sous plis recommandés avec accusé de réception,
• les date et heure limites de réception des offres, l’adresse à laquelle les offres sont transmises et la langue de rédaction,
• la référence de la publication de l’avis spécifique d’appel public à concurrence, s’il y a lieu,
• la date limite de demande d’éclaircissements aux documents de l’appel d’offres,
• la liste des documents à fournir avec l’offre.

En application de l’article 21.III du Code des marchés publics, lorsque le recours à l’appel d’offres restreint est motivé par le nombre très limité de prestataires susceptibles d’exécuter le marché, la Personne Responsable des Marchés Publics fait en sorte que tous les candidats concernés soient au même niveau d’information et puissent participer sans discrimination à la mise en concurrence. A cet égard, elle est tenue aux obligations et règles de publicité telles que prévues à l’article 15 du Code des marchés publics.

Les candidats consultés peuvent demander par écrit des éclaircissements sur le document de consultation et le dossier d’appel d’offres. La Personne Responsable des Marchés Publics répond par écrit à toutes les demandes d’éclaircissements reçues au plus tard dans le délai indiqué aux Données Particulières de l’Appel d’Offres (DPAO).

Les offres sont transmises par tout moyen permettant de déterminer de façon certaine la date et l’heure de leur réception et d’en garantir la confidentialité.

Ainsi, les plis doivent rester cachetés jusqu’au moment de leur ouverture lequel ne doit être inférieur à trente jours calendaires à compter de l’envoi de la lettre d’invitation.

Au cas où tous les candidats consultés font parvenir leurs offres bien avant même la date limite de remise des offres, la Personne Responsable des Marchés Publics, après accord formel des candidats, peut décider d’avancer la date d’ouverture des plis, tout en respectant toutefois un délai minimum de dix jours. Cette décision est notifiée à tous les candidats consultés.

En cas d’urgence avérée ne résultant pas du fait de l’autorité contractante, ce délai peut être ramené à dix jours calendaires.

Les dispositions de l’article 12 et de l’article 18 du Code des marchés publics sont applicables à l’appel d’offres restreint en ce qui concerne l’ouverture des plis, l’examen de la recevabilité des offres, l’élimination des offres non conformes, l’évaluation des offres et leur classement, l’éventuelle demande de complément ou de précision sur l’offre du candidat, le rejet des offres anormalement basses ou anormalement hautes, le choix de l’offre évaluée la moins disante, ainsi que la mise au point éventuelle des composantes du marché.

I- Pour les marchés dont le montant estimé hors toutes taxes sur la valeur ajoutée est inférieur aux seuils fixés par arrêté du Ministre chargé des Finances et du budget, il est procédé à la consultation de fournisseurs, d’entrepreneurs ou de prestataires de service.

A cet effet, la Personne Responsable des Marchés Publics procède à un appel public à la concurrence sous forme d’affichage dans un endroit visible et accessible au public au bureau des services adjudicateurs, au bureau du contrôle financier, au bureau de l’Autorité de Régulation des Marchés Publics et/ou de la Commission des Marchés et au bureau de la Commune concernée.

Toutefois, si la PRMP le juge utile, l’appel public à la concurrence peut être faite sous forme de publicité par voie de presse telle que prévue à l’article 15 du Code des marchés publics.

II- L’avis d’appel à concurrence contient au minimum les informations sur la nature et l’objet des prestations, la date limite et le lieu de remise des offres, la description des éléments qui doivent être inclus dans le prix ainsi que les critères d’évaluation que la Personne Responsable des Marchés Publics souhaite mettre en œuvre.

Dans tous les cas, l’avis d’appel public à la concurrence doit faire l’objet de publication dans le site web de l’Autorité de Régulation des Marchés Publics et celui du Ministère des Finances et du Budget, simultanément à la publication par voie de presse ou à la publication par voie d’affichage susmentionnées.

Il appartient à la Personne Responsable des Marchés Publics d’apporter toutes les justifications nécessaires quant à l’effectivité de l’affichage ainsi que la véracité de la date de sa publication.

III- Le délai de remise des offres est fonction des seuils fixés par arrêté du Ministre chargé des Finances et/ou du Budget, mais ne doit en aucun cas être inférieur à dix jours calendaires. Ce délai prend en compte le délai raisonnable de préparation matérielle des offres par le candidat, ainsi que tout autre délai incompressible tel que le délai réglementaire de réponses à d’éventuelles demandes d’éclaircissements adressés par les candidats ou celui relatif à la visite obligatoire des lieux.

Après analyse, évaluation et comparaison des offres reçues, le marché est attribué à celui ayant offert le prix le plus bas. Le marché est formalisé par la signature d’un acte d’engagement qui tient lieu de contrat entre les deux parties. Au besoin et en fonction de l’importance aussi bien qualitative que quantitative du marché, la Personne Responsable des Marchés Publics peut établir un cahier de prescriptions spéciales conformément aux modèles types réglementaires en vigueur, en précisant la mention « non applicable » pour les dispositions qui ne peuvent pas être appliquées au marché.

Le résultat de l’évaluation et de la comparaison des offres reçues est résumé dans un procès-verbal et dans un rapport d’évaluation des offres établi expressément à cet effet par la Commission d’appel d’offres et conformément au modèle réglementaire en vigueur.

Indépendamment de la publication d’un avis d’attribution au sens de l’article 55 du Code des marchés publics, la Personne Responsable des marchés publics notifie par écrit le résultat de la mise en concurrence à chacun des candidats.

Le marché de gré à gré est régi par les dispositions de l’article 25 du Code des marchés publics. Pour procéder au marché de gré à gré, la Personne Responsable des Marchés Publics est tenue d’adresser sans délai à la Commission des Marchés de l’Autorité de Régulation des Marchés Publics :

• en première étape : un rapport justificatif portant notamment sur les motifs et les justifications du choix du mode de passation,
• en deuxième étape : le projet de marché accompagné du choix du titulaire et de la justification du montant du marché, sauf pour les marchés passés par les Sociétés d’Etat et par les Établissements publics à caractère Industriel et Commercial lesquels sont systématiquement soumis au contrôle a posteriori.

L’achat direct non soumis à des règles formelles de mise à la concurrence

En application de l’article 3.III du Code des marchés publics, les fournitures, prestations de services et travaux qui ont un coût estimatif inférieur à un montant hors toutes taxes fixé par voie réglementaire, après application du mode de computation des seuils prévus à l’article 14 du Code des marchés publics, sont dispensés de mise en concurrence formelle. À cet effet, la Personne Responsable des Marchés Publics consulte directement et sans formalités de mise en concurrence préalables le prestataire de son choix, sous réserve du respect de l’article 9 du Code des marchés publics.

Le marché est exécuté par simple bon de commande réglementaire accompagné d’un acte d’engagement dont le modèle est donné en annexe.

1) Au sens du présent article, les dépenses visées sont celles concernant l’entretien des bâtiments, à l’exclusion de tous travaux de réhabilitation, l’entretien de véhicules, l’entretien de matériels techniques, l’entretien et réparation des matériels et mobiliers de bureau, l’entretien et réparation des matériels et mobiliers de logement, l’entretien et réparation des matériels et mobiliers scolaires, la maintenance de matériels informatiques ainsi que l’entretien des bâtiments, à l’exclusion de tous travaux de réhabilitation.

2) Les achats afférents à ces dépenses d’entretien peuvent faire l’objet de deux marchés bien distincts :

• i- marché de prestations de service pour l’entretien proprement dit, dont l’appréciation de l’homogénéité se fait exceptionnellement par unité de matière,
• ii- marché de fournitures pour l’achat des pièces, articles et accessoires nécessaires à l’entretien. Dans ce cas, la Personne Responsable des Marchés Publics peut au préalable prendre les mesures qu’elle estime nécessaire en vue de s’assurer de la compatibilité des pièces.

3) Ces besoins peuvent également être confondus en un seul et unique marché qui a pour objet à la fois la prestation des services et la livraison des fournitures. Dans ce cas, en vertu de l’article 2.V du Code des marchés publics, il est un marché de services si la valeur de ceux-ci dépasse celle des produits à fournir, et inversement.

4) Pour les achats récurrents, courants, prévisibles, réguliers ou périodiques et parfaitement programmables, la Personne Responsable des Marchés Publics procède en début d’exercice au regroupement des besoins homogènes et à l’estimation sincère et objective de ses besoins, conformément aux dispositions de l’article 14 du Code des marchés publics concernant le mode de computation des seuils. Dans ces cas, la procédure de passation de marché applicable est celle de droit commun. L’exécution des dépenses peut se faire sur commandes successives, selon la procédure afférente aux marchés à commandes, en fonction du rythme des besoins et/ou du taux de régulation budgétaire. L’achat des pneumatiques, batteries et certaines pièces d’usure pour matériels roulants entre dans cette catégorie.

5) Pour des raisons tenant à des particularités propres à l’achat concerné, à des contraintes liées à des questions de compatibilité de matériels et nécessitant des conditions d’exécution exceptionnelles qui ne sont pas compatibles avec les délais de mise en concurrence ouverte, la Personne Responsable des Marchés Publics, tout en veillant au respect des dispositions des articles 8.I et 9 du Code des marchés publics, peut faire exécuter la prestation par simple bon de commande réglementaire :

• soit avec le représentant agréé du constructeur ou le concessionnaire,
• soit avec le titulaire ayant approvisionné le matériel principal.

Dans ce dernier cas, la Personne Responsable des Marchés Publics doit être en mesure de prouver l’existence du contrat, marché ou tout autre document y tenant lieu, concernant le matériel principal.

6) Les achats ponctuels, imprévus et non programmables, notamment la réparation urgente de matériels ou de véhicules, à l’exclusion de l’entretien normal et périodique susceptible d’être programmé, peuvent être regardés comme des circonstances incompatibles avec les délais normaux de mise en concurrence ouverte, si à la fois :

• les besoins sont consécutifs à la survenance d’un évènement ou d’une circonstance absolument imprévisible, dont la cause est extérieure et ne dépend pas de la volonté de l’autorité contractante,
• la circonstance nécessite une réponse immédiate pour ne pas paralyser le service public, en ce sens qu’il présente une forte probabilité de risques graves si les prestations ne sont pas exécutées immédiatement.

Dans ces cas, la Personne Responsable des Marchés Publics peut faire exécuter la prestation par simple bon de commande réglementaire avec le prestataire ayant proposé le prix le plus bas, factures pro forma ou devis à l’appui, après simple comparaison de prix auprès des prestataires locaux, ou le cas échéant avec le seul prestataire local dûment qualifié.

Il appartient à la Personne Responsable des Marchés Publics de justifier par écrit sa décision de recourir à cette procédure.

7) L’exécution du marché par simple bon de commande réglementaire n’exclut pas l’établissement d’un contrat formel avec le titulaire du marché si cela s’avère nécessaire.

1) Pour les prestations de service d’agence de voyages ou de compagnies de transport aérien ou maritime pour l’achat de titres de transports nationaux, régionaux et internationaux et prestations associées pour les besoins de déplacement des personnes ou de transport de marchandises à la charge de l’Administration, l’Autorité contractante choisit le mode de passation de marché par rapport au montant de l’ensemble des besoins estimés. En fonction de la complexité des prestations à fournir, il est possible de procéder à un appel d’offres ouvert avec pré qualification ou à un appel d’offres ouvert en deux étapes au sens respectivement des articles 19 et 20 du Code des marchés publics.

2) Les procédures de mise en concurrence, d’évaluation de l’offre, du choix de l’offre économiquement la plus avantageuse, et du choix du titulaire du marché obéissent aux dispositions du titre IV du Code des marchés publics.

3) L’exécution du marché se fait ensuite au cas par cas sur commandes ponctuelles auprès du titulaire du marché à chaque survenance des besoins, sans limitation de quantité ni de montant.

4) Il est également possible de procéder au marché à commandes comportant de montants minima et maxima correspondant à des quantités minima et maxima, et qui est exécuté sur commandes successives, conformément aux dispositions de l’article 38 du Code des marchés publics.

5) Lorsque les achats présentent un caractère d’urgence impérieuse ou secret en ce qu’ils relèvent des mesures de sécurité, les dispositions de l’article 18 du présent arrêté leur sont applicables et ce, sans considération de montants ni de seuils.

6) Au besoin, on peut procéder au groupement d’achats publics ou à la cellule d’achats publics tels que définis au Décret n° 2006-349 du 30 mai 2006 portant organisation et fonctionnement des groupements d’achats publics et cellules d’achats publics afin de réduire le coût de transaction et de pouvoir bénéficier d’économie d’échelle.

7) En ce qui concerne spécifiquement les prestations à confier à des agences de voyage, le document de mise en concurrence peut prévoir entre autres les prestations suivantes :

• fournir tous conseils et services utiles au demandeur en vue de la facilitation de son déplacement,
• analyser les demandes, individuelles ou de groupes et établir des devis, pour les transports aériens ou maritimes nationaux, régionaux et internationaux des personnes ou marchandises à la charge de l’Administration,
• indiquer l’ensemble des solutions envisageables, notamment l’éventail des tarifs selon les classes, compagnies de transport, horaires, choix des trajets, correspondances ou escales,
• informer l’Administration des contraintes qui y sont attachées, tels que vols croisés, billets à conditions non remboursables ou non modifiables, prix de groupe et durée de séjour imposée, sur la base des impératifs du demandeur,
• trouver les meilleurs tarifs et privilégier les solutions les moins coûteuses,
• procéder à la réservation des places et à l’émission des billets,
• effectuer les modifications, annulations et remboursements des titres de transport si nécessaire.

Les marchés de prestations intellectuelles obéissent entièrement et exclusivement aux règles et procédures définies à l’article 26 du Code des marchés publics.

Lors de l’établissement de la liste des candidats présélectionnés qui seront invités à remettre leurs propositions, il n’est pas nécessaire de déclarer la procédure infructueuse dès lors qu’il y a au moins deux candidatures recevables. En revanche, la Personne Responsable des Marchés Publics ne peut inviter que les cinq premiers candidats, selon leur ordre de classement, pour la remise des propositions citée ci-dessus.

En application de l’article 26, paragraphe II du Code des marchés publics, les prestations inférieures à un seuil fixé par voie réglementaire sont dispensées de formalités de publicité. À cet effet, la Personne Responsable des Marchés Publics peut procéder à un appel à manifestation d’intérêts par simple voie d’affichage de dix jours au minimum.

Les procédures de remise et d’ouverture de proposition sont celles applicables aux appels d’offres restreints énumérées aux articles 9 et 12 du présent arrêté.

1) En application de l’article 17 in fine du Code des marchés publics, la Personne Responsable des Marchés Publics peut, à tout moment et pour des motifs d’intérêt général, déclarer sans suite une procédure de passation de marchés si elle n’entend pas la mener jusqu’à son terme. La déclaration sans suite d’une procédure, sous forme de décision réglementaire, s’effectue dans les conditions suivantes :

• elle ne doit en aucun cas intervenir après la signature du marché,
• indépendamment de l’affichage ou de toute autre forme réglementaire de publicité, la décision est notifiée individuellement à tous les candidats et précise notamment les motifs d’intérêt général ayant conduit la Personne Responsable des Marchés Publics à abandonner la procédure,
• la décision d’attribution ne confère à l’attributaire aucun droit à la conclusion du contrat, il ne peut en conséquence se prévaloir d’aucun droit à la signature du marché et, de ce fait, n’est pas fondé à demander une indemnité au titre du préjudice subi du fait de la non signature ou de l’inexécution du marché. Cependant, à sa demande, l’attributaire du marché peut prétendre au droit en remboursement des frais engagés pour la constitution du dossier de son offre, à condition qu’il s’engage formellement à ne pas se porter candidat pour la seconde procédure de passation de marché lancée à la suite de la première procédure abandonnée,
• la déclaration sans suite n’engendre aucune conséquence sur la relance d’une nouvelle procédure de passation de marché. Ainsi, cette nouvelle procédure doit être menée selon les règles normales prévues par le Code des marchés publics.

2) La faculté réglementaire d’arrêter la procédure avant son terme ne doit pas être utilisée par la Personne Responsable des Marchés Publics pour contourner les exigences du Code des marchés Publics.

1) Sur décision formelle de la Personne Responsable des Marchés Publics, et après avis conforme de la Commission d’appel d’offres, toutes procédures de passation de marchés peuvent être déclarées infructueuses dans l’une des conditions ci-après :

• lorsque aucune offre n’a été remise à l’expiration de la date limite de remise des offres ;
• lorsque l’examen des offres laisse apparaître qu’aucune d’entre elles n’est recevable ni acceptable ;
• lorsque, dans le cadre d’un marché de prestations intellectuelles, aucune ou une seule proposition est recevable ;
• lorsque, dans le cadre d’un appel d’offres restreint, une seule offre a été remise.

2) Une offre ou une proposition est dite irrecevable dans l’un des cas suivants :

• elle n’est pas conforme pour l’essentiel au Dossier d’Appel d’Offres ou au Dossier de consultation,
• elle ne remplit pas les conditions stipulées dans le dossier d’appel d’offres ou dans le Dossier de consultation,
• elle est incomplète au sens qu’elle ne contient pas toutes les pièces ou renseignements requis par les documents de la consultation,
• elle n’atteint pas la note technique minimum requise, en cas de marché de prestations intellectuelles,
• elle est inappropriée en ce sens qu’elle n’a aucun rapport avec le besoin de l’acheteur public.

3) Une offre ou une proposition est dite inacceptable dans l’un des cas suivants :

• elle est jugée anormalement haute ou anormalement basse,
• les crédits budgétaires alloués au marché sont insuffisants et ne permettent pas à l’autorité contractante de le financer,
• les conditions d’exécution du marché méconnaissent ou entrent en contradiction avec la législation ou la réglementation en vigueur, qu’elle soit sociale, économique, budgétaire, fiscale, douanière, et autres.

4) La décision de déclarer une procédure infructueuse ne doit pas intervenir après la décision d’attribution de marché.

5) Les modalités de mise en œuvre des présentes dispositions sont celles prévues à l’article 22 du Code des marchés publics.

En tant que de besoin, des textes réglementaires préciseront ou compléteront les dispositions du présent Arrêté.

Le présent Arrêté est publié au Journal Officiel de la République de Madagascar et sera enregistré et communiqué partout où besoin sera.