Instruction n° 18 du 14 mai 2019 relative aux conditions d’agrément des établissements de crédit, de leurs dirigeants et commissaires aux comptes ainsi que de modification de leurs situations statutaires

Toute modification des statuts d’un établissement assujetti est soumise à l’autorisation préalable de la Banque centrale du Congo.

À cette fin, le requérant présente un dossier, accompagné du procès-verbal de la délibération de l’organe compétent en relation avec la requête formulée, faisant apparaître les modifications proposées et l’exposé détaillé des motifs de la décision.

Lorsque deux établissements agréés, ou un établissement agréé et une personne morale non agréée, envisagent une opération de fusion, chacune des entités agréées doit présenter un dossier complet, validé par l’organe délibérant, indiquant les conditions dans lesquelles cette opération interviendra. Le dossier doit comprendre une analyse détaillée relative aux conséquences juridiques, y compris une analyse de conformité, notamment au regard de la législation relative à la prévention du blanchiment des capitaux et du financement du terrorisme, l’impact sur la gouvernante, les modifications de modèle économique, les conséquences sur le dispositif de contrôle interne et de gestion des risques, ainsi que les effets sur la structure financière et la situation prudentielle.

La Banque centrale du Congo, après analyse du dossier comprenant obligatoirement le rapport d’évaluation complète de l’actif, du passif et des engagements hors bilan des deux entités par un commissaire aux comptes agréé ou un auditeur externe accorde, le cas échéant, une autorisation préalable de poursuivre l’opération.

Toute prise de participation d’un établissement assujetti dans une entité immatriculée à l’étranger est soumise à l’autorisation préalable de la Banque centrale du Congo.

À cette fin, le requérant est tenu de transmettre un dossier complet comprenant :

• la description de la logique économique et juridique de l’opération, validée par l’organe délibérant, faisant notamment apparaître l’impact sur la situation financière et prudentielle, sur le profil des risques ainsi que les mesures éventuelles de remédiation ;
• les renseignements détaillés sur l’entité dans laquelle une prise de participation est envisagée, notamment ses statuts, un extrait du registre du commerce datant de moins de trois mois, la liste détaillée de son actionnariat, l’indication de ses propriétaires effectifs avec leurs pièces d’identité, son activité, ses états financiers certifiés couvrant les trois derniers exercices, le cas échéant l’identité de l’autorité de supervision de laquelle elle dépend ;
• le résultat des diligences d’évaluation ;
• la description des dispositions prises pour assurer avec efficacité le contrôle interne de l’entité à savoir le contrôle de premier, deuxième et troisième niveaux ;
• l’analyse du dispositif de lutte contre le blanchiment des capitaux et du financement du terrorisme.

La Banque centrale du Congo peut requérir toute information complémentaire jugée utile.

Toute opération ci-dessous de cession ou d’acquisition d’actifs, de clientèle ou d’activité au-delà des limites fixées par la présente instruction doit faire l’objet d’une autorisation préalable de la Banque centrale du Congo :

• opération concernant les actifs patrimoniaux : montant équivalent à 10 % des fonds propres de catégorie 1 ;
• opération concernant les actifs financiers d’exploitation, l’activité ou la clientèle : montant équivalent à 10 % du total du bilan, qu’il s’agisse des actifs ou passifs financiers, des dépôts ou des crédits concernés.

Les opérations ayant une logique d’ensemble commune doivent être appréciées de manière globalisée.

En-deçà des seuils susvisés, toute opération modifiant significativement le profit d’activité ou de risque notamment en matière de blanchiment des capitaux et de financement du terrorisme, ou les équilibres financiers du requérant doit faire l’objet d’une demande d’autorisation préalable auprès de la Banque centrale du Congo.

Le dossier de demande d’autorisation préalable doit comporter notamment les informations suivantes :

• le procès-verbal notarié de l’organe délibérant ;
• la description de la logique économique de l’opération ;
• la description des conditions juridiques de l’opération ;
• l’analyse de la conformité de l’opération, notamment au regard de la législation relative à la prévention du blanchiment des capitaux et du financement du terrorisme ;
• le rapport d’évaluation de l’actif, du passif ou des éléments de fonds de commerce concernés, établis par un commissaire aux comptes, énumérant les éléments acquis ou cédés, et justifiant leur comptabilisation à la juste valeur ;
• l’évaluation de l’impact de l’opération sur la structure financière, les résultats prévisionnels, la situation prudentielle, la configuration de l’exploitation et le profil de risque ainsi que les mesures conséquentes de gestion des risques.

Toute opération de placement portant sur des titres étrangers est soumise à l’autorisation préalable de la Banque centrale du Congo.

Ces opérations ne peuvent être autorisées que pour des titres émis ou garantis par un État étranger, un organisme international ou une entreprise étrangère cotée sur un marché réglementé ou des titres qui présentent les garanties nécessaires de liquidité et de valorisation.

Le dossier de demande d’autorisation doit comporter notamment les informations suivantes :

• le procès-verbal notarié de l’organe délibérant ayant statué sur la question ;
• les caractéristiques de l’opération projetée, à savoir : la nature des titres, la place de cotation, la notice d’émission ou la caractéristique des titres, la liquidité des titres, le volume de l’opération, les modalités de valorisation, l’analyse de conformité, notamment au regard de la législation relative à la prévention du blanchiment des capitaux et du financement du terrorisme ;
• le dispositif de contrôle interne à mettre en place pour la surveillance et la maîtrise des risques de marché.

Toute modification dans la liste des implantations du réseau de succursales ou d’agences d’un établissement assujetti est soumise à l’autorisation préalable de la Banque centrale du Congo.

Ces modifications concernent :

• toute ouverture d’une filiale, d’une succursale, d’une agence ou d’un bureau de représentation à l’étranger ;
• tout transfert d’une filiale, d’une succursale, d’une agence ou d’un bureau de représentation à l’étranger ;
• toute fermeture d’une filiale, d’une succursale, d’une agence ou d’un bureau de représentation à l’étranger.

L’autorisation préalable de la Banque centrale du Congo pour l’ouverture d’une filiale ou d’un bureau de représentation à l’étranger est donnée à l’établissement requérant sous la condition suspensive de l’obtention, dans un délai d’une année, des autorisations nécessaires auprès de l’autorité de supervision du pays d’accueil.

Le dossier de demande d’autorisation préalable assorti des informations relatives aux objectifs visés et aux modalités d’exercice des activités des établissements assujettis doit comporter notamment les éléments suivants :

• le procès-verbal notarié de l’organe délibérant ayant statué sur la question ;
• les états prévisionnels de rentabilité et d’évaluation des actifs et passifs sur une période d’au moins trois ans, notamment au regard de la collecte de dépôts et la distribution de crédits, soutenus par des hypothèses sous‑jacentes ;
• les modalités de prise en compte de la modification du réseau d’implantation de l’établissement assujetti dans la structure de gestion des risques et de contrôle interne.

Tout établissement assujetti peut solliciter, moyennant les conditions cumulatives ci-dessous, une dérogation en vue de fusionner certaines fonctions de contrôle interne de deuxième niveau conformément aux instructions 17 et 22 de la Banque centrale du Congo :

• être de petite taille ;
• ne pas appartenir à un groupe ;
• ne pas être d’importance systémique ;
• avoir un profit des risques faible et exercer des opérations peu complexes.

À cette fin, l’établissement assujetti accompagne la demande d’un dossier complet comportant notamment les documents suivants :

• le procès-verbal notarié de l’organe délibérant ayant statué sur la question ;
• un organigramme faisant apparaître les liens hiérarchiques et fonctionnels ;
• la charte du contrôle interne et les procédures internes relatives au contrôle et aux fonctionnalités des systèmes automatisés de contrôle interne ;
• la fiche de poste, la lettre de mission et/ou le contrat de travail ainsi que le curriculum vitae du responsable des fonctions fusionnées, faisant apparaître leurs diplômes, leurs formations reçues et leur expérience professionnelle.

En cas de changement de titulaire d’un mandat ou d’une fonction soumis à l’agrément ou de modification significative dans la stratégie de tolérance au risque, la politique d’appétence pour le risque ou de périmètre géographique ou fonctionnel des activités exercées, l’établissement assujetti doit solliciter une nouvelle autorisation afin de maintenir éventuellement la fusion des fonctions de contrôle permanent de deuxième niveau.

La Banque centrale du Congo se réserve le droit de rejeter la demande de fusion. Dans ce cas, un délai maximum de deux ans est accordé à l’établissement assujetti pour se conformer aux dispositions de l’instruction 17 de la Banque centrale du Congo.

La Banque centrale du Congo peut retirer à tout moment une autorisation accordée si les circonstances l’exigent, notamment en cas de modification du profit de risque de l’établissement, de la stratégie de développement du requérant ou de l’environnement juridique ou économique.

En application de l’instruction 17 de la Banque centrale du Congo, le contrôle de premier niveau et le contrôle de la conformité ne peuvent être externalisés.

L’externalisation du contrôle de deuxième niveau de l’activité opérationnelle et de la gestion des risques ne peut intervenir qu’au sein du groupe d’appartenance, après l’accord préalable de la Banque centrale du Congo, sous réserve de la conformité des processus à mettre en œuvre sur place par l’entité requérante, en application des instructions 17 et 22 de la Banque centrale du Congo.

En application de l’instruction 17 de la Banque centrale du Congo, l’externalisation partielle du contrôle de troisième niveau est soumise à l’accord préalable de la Banque centrale du Congo.

L’emploi par la filiale d’une ressource d’audit du groupe d’appartenance à sa propre initiative ou à celle dudit groupe pour la conduite d’une mission ponctuelle, requiert une autorisation préalable de la Banque centrale du Congo.

L’emploi d’une ressource d’audit en dehors du groupe d’appartenance pour la conduite d’une mission ponctuelle requiert une autorisation préalable de la Banque centrale du Congo.

L’établissement assujetti est tenu, à l’appui de la demande d’autorisation pour l’externalisation partielle auprès du groupe d’appartenance de certaines fonctions de contrôle interne de deuxième ou troisième niveaux, de produire tous les éléments démontrant que son organisation respecte l’ensemble des prescriptions y relatives telles que prévues par les instructions 17 et 22 de la Banque centrale du Congo.

L’organisation intra-groupe des fonctions externalisées doit apporter toute garantie s’agissant notamment des exigences suivantes :

• la supervision par une autorité de supervision, dans des conditions au moins équivalentes à celles de la Banque centrale du Congo, du groupe d’appartenance auprès duquel les fonctions de contrôle interne seront externalisées ;
• la capacité du groupe d’appartenance à assurer des missions de contrôle interne et de gestion des risques à distance avec un pilotage partagé avec la filiale agréée en République démocratique du Congo et en respectant les normes en vigueur et les standards de qualité exigés ;
• la capacité du groupe à effectuer des déplacements réguliers au sein de la filiale, en vue de garantir une présence suffisante des contrôleurs internes ou des gestionnaires de risques au regard des activités exercées en République démocratique du Congo ;
• la mise en place d’un système de reporting approprié assurant une remontée d’information adaptée vers le groupe et une restitution d’information à la filiale ;
• l’accès de la Banque centrale du Congo à toutes les informations sur pièces et sur place nécessaires à l’exercice de sa mission, y compris, le cas échéant, au sein du groupe d’appartenance. Les interlocuteurs du groupe d’appartenance responsables de la mise en œuvre des fonctions externalisées doivent se tenir à la disposition de la Banque centrale du Congo par tous moyens et à première demande dans le cadre de sa mission de supervision.

À cette fin, le requérant accompagne sa demande d’un dossier complet comportant notamment les documents suivants :

• le procès-verbal notarié de l’organe délibérant ayant statué sur l’organisation, avec l’exposé détaillé des motifs de la décision ;
• l’organigramme hiérarchique et fonctionnel ;
• la charte du contrôle interne, les procédures internes relatives au contrôle et aux fonctionnalités des systèmes automatisés de contrôle interne ;
• la fiche de poste, la lettre de mission et/ou le contrat de travail, le curriculum vitae du ou des responsables des fonctions externalisées, faisant apparaître leurs diplômes, les formations reçues et l’expérience professionnelle ;
• le contrat d’externalisation ou le contrat de service passé avec le groupe, y compris les clauses particulières détaillées décrivant les moyens de toutes natures mis à disposition, les fonctionnalités des systèmes automatisés de reporting et de contrôle, les modalités de sauvegarde et de confidentialité des données, le mode de calcul des montants facturés et le niveau de qualité contractuellement prévu. En cas de modification de ce contrat, une nouvelle autorisation préalable est sollicitée.

La demande d’autorisation préalable afin d’employer soit un auditeur interne du groupe, soit un auditeur en dehors du groupe pour réaliser une mission ponctuelle de contrôle de troisième niveau, doit comprendre notamment les éléments suivants :

• les termes de référence de la mission faisant apparaître le périmètre et les objectifs ;
• le contrat, la convention ou le cahier des charges avec l’audit interne du groupe ou le prestataire d’audit externe, faisant apparaître les délais de réalisation de la mission, les moyens mis en œuvre, les modalités de reporting, de suivi et de mise en œuvre des recommandations ainsi que les standards de qualité sur lesquels l’auditeur s’engage ;
• le curriculum vitae du ou des auditeurs appelés à réaliser la mission, y compris les diplômes obtenus, les formations suivies et l’expérience professionnelle dans le domaine de l’audit et dans les activités auditées.

Conformément à l’instruction 22 de la Banque centrale du Congo, l’externalisation des autres prestations de services essentiels requiert l’accord préalable de la Banque centrale du Congo.

Le dossier de demande d’externalisation d’une activité ou d’une prestation de services essentiels comporte notamment les informations suivantes :

• les caractéristiques et le champ exact des activités ou prestations qui seront externalisées ;
• les dispositions prises pour mesurer et surveiller les risques, liés aux activités ou aux prestations qui seront externalisées ;
• le dispositif de contrôle interne mis en œuvre pour contrôler ces risques ;
• la justification du coût des prestations à facturer à l’établissement assujetti comprenant notamment les modalités de calcul des montants et de gestion des incidents ainsi que le niveau de qualité contractuellement prévu ;
• le projet de contrat d’externalisation par l’établissement assujetti, lequel doit prévoir, pour les besoins de la supervision prudentielle, l’accès direct et sans entrave de la Banque centrale du Congo aux prestataires de service, dans les conditions qu’elle définit. L’établissement doit faire en sorte que cette capacité de la Banque centrale du Congo à accéder au prestataire soit effective ;
• le contrat doit également prévoir les dispositions nécessaires au respect de l’ensemble des obligations résultant des articles suivants.

L’ensemble des dispositions ci-dessus s’applique à toute forme d’externalisation de prestations de services essentiels, y compris au sein du groupe d’appartenance.

Tout changement significatif dans les caractéristiques du schéma et des modalités d’externalisation doit faire l’objet d’une nouvelle demande d’autorisation préalable.

En application de l’Instruction 21 de la Banque centrale du Congo, à titre dérogatoire, et uniquement dans les établissements de très petite taille dans lesquels les fonctions de contrôle de deuxième niveau de gestion des risques et de contrôle de la conformité peuvent être fusionnées, l’organe délibérant peut également décider de la fusion du comité des risques et du comité d’éthique et de conformité, sous réserve de l’accord préalable de la Banque centrale du Congo.

En application de l’instruction 21 de la Banque centrale du Congo, l’organe délibérant peut décider de regrouper sous l’égide d’un comité unique les deux comités en charge respectivement des nominations (dit « comité des ressources humaines ») et des rémunérations. Il peut également décider que les fonctions de ces comités seront directement conservées sous la responsabilité directe de l’organe délibérant. Le choix d’organisation retenu, s’il n’aboutit pas à la création de ces deux comités, est soumis préalablement à l’accord de la Banque centrale du Congo.

L’établissement requérant joint à sa demande d’autorisation préalable notamment les documents suivants :

• le procès-verbal notarié de l’organe délibérant ayant statué sur la question de l’organisation, avec l’exposé détaillé des motifs de la décision ;
• l’organigramme des comités de gouvernance, accompagnée de leur composition et du curriculum vitae de leurs membres ;
• les règlements internes des comités de gouvernance.