Instruction n° 18 du 14 mai 2019 relative aux conditions d’agrément des établissements de crédit, de leurs dirigeants et commissaires aux comptes ainsi que de modification de leurs situations statutaires

L’agrément en qualité de l’une des catégories d’établissement de crédit est subordonné au respect des exigences des textes légaux et de l’ensemble de la réglementation prudentielle qui lui sont applicables.

La demande d’agrément est appuyée d’un dossier constitué des éléments suivants :

• une lettre de demande d’agrément rédigée en français et adressée au gouverneur de la Banque centrale du Congo ;
• un exemplaire original des statuts notariés du requérant ;
• le procès-verbal de l’assemblée générale constitutive de la nouvelle société et le mandat des représentants des personnes morales, actionnaires, associés ou sociétaires de la société requérante, les habilitant à les représenter à cette assemblée constitutive ;
• le procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire des personnes morales actionnaires, sociétaires les autorisant à prendre part à son capital social ;
• le numéro d’identification nationale et un extrait du registre du commerce et du crédit mobilier du requérant ;
• l’attestation de dépôt, auprès d’une banque locale, du capital social libéré à hauteur d’un montant au moins égal au capital minimum fixé par la Banque centrale du Congo ;
• la liste des actionnaires, associés ou sociétaires et des dirigeants ;
• les éléments permettant d’apprécier l’honorabilité des actionnaires, associés ou sociétaires notamment la déclaration sur l’honneur de la non implication dans les opérations de blanchiment des capitaux et de financement du terrorisme ;
• les éléments permettant d’apprécier l’honorabilité des membres de l’organe délibérant, des dirigeants, des responsables des fonctions de contrôle et d’autres fonctions sensibles notamment l’extrait de casier judiciaire et la déclaration sur l’honneur de la non implication dans les opérations de blanchiment des capitaux et de financement du terrorisme ;
• le curriculum vitae des membres de l’organe délibérant, des dirigeants, des responsables des fonctions de contrôle et d’autres fonctions sensibles ou tout autre élément attestant leurs compétences et expériences professionnelles ;
• les statuts notariés ainsi que les états financiers certifiés des trois derniers exercices comptables des personnes morales actionnaires, associés ou sociétaires ;
• un document de l’autorité de supervision bancaire du pays d’origine ou de résidence, pour les personnes physiques et morales étrangères, attestant la conformité aux conditions d’exercice dans ledit pays ;
• la localisation du siège social, des agences et des autres implantations commerciales ;
• un plan d’affaires sur une période minimum de 3 ans reprenant les éléments suivants :
• le modèle économique envisagé ;
• le plan stratégique comprenant l’indication des partenariats envisagés et les hypothèses de développement commercial, géographique et sectoriel, la typologie des produits et services proposés à la clientèle ainsi que les états financiers prévisionnels réalistes, établis selon les normes comptables en vigueur ;
• les contrats-type des produits et services proposés à la clientèle ;
• les projections réalistes relatives au respect de la réglementation prudentielle à court et moyen termes ;
• le dispositif de gouvernance ;
• le dispositif de contrôle interne et de gestion des risques ;
• le dispositif de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme ;
• l’organisation opérationnelle, notamment l’organigramme, l’adéquation des effectifs, des compétences, des moyens techniques et financiers et des systèmes d’information ;
• les schémas envisagés d’externalisation de prestations de services essentiels ;
• le procès-verbal dûment notarié de la réunion de l’organe délibérant fixant les activités à développer et déterminant la tolérance et la politique d’appétence pour le risque.

La demande d’agrément doit également comprendre un descriptif des modalités du processus de sélection des actionnaires, membres des organes délibérant et exécutifs, responsables des fonctions de contrôles et d’autres fonctions sensibles telles que reprises dans les dispositions des chapitres III, IV et V du présent titre.

Les statuts du requérant doivent permettre d’assurer une gouvernance appropriée, conformément aux instructions 17, 21 et 22 de la Banque centrale du Congo.

Le requérant communique à la Banque centrale du Congo, pour agrément, l’identité de tous ses actionnaires, associés ou sociétaires effectifs.

À cette fin, il transmet à la Banque centrale du Congo l’identité, accompagnée d’une pièce y relative délivrée par l’Administration publique habilitée, des personnes physiques ou morales qui détiennent directement ou indirectement au moins une action du capital social.

Toute participation d’un fonds, d’un consortium, ou d’un holding au capital d’un établissement assujetti requiert la condition résolutoire qu’il accepte, au préalable, que soient soumises au contrôle tant sur pièces que sur place de la Banque centrale du Congo, au titre de ses prérogatives d’Autorité de régulation et de contrôle des institutions financière de la République démocratique du Congo, ses entités liées suivantes :

• les personnes morales qui contrôlent directement ou indirectement l’institution, installées en République démocratique du Congo ou à l’étranger ;
• les filiales de ces personnes morales, installées en République démocratique du Congo ou à l’étranger ;
• toute autre entreprise ou personne morale appartenant au même groupe installée en République démocratique du Congo ou à l’étranger.

La Banque centrale du Congo peut refuser l’agrément lorsque :

• l’exercice de sa mission de surveillance de l’institution requérante est susceptible d’être entravé soit par l’existence de liens de capital ou de contrôle, directs ou indirects, entre l’institution requérante et d’autres personnes physiques ou morales, soit par l’existence de dispositions législatives ou réglementaires d’un État dont relèvent une ou plusieurs de ces personnes ;
• les informations communiquées ne permettent pas d’identifier le ou les propriétaires effectifs jusqu’au niveau le plus élevé de la chaîne de contrôle ou lorsque la structure de l’actionnariat ne fournit pas toutes les garanties de transparence ;
• les personnes installées dans des juridictions à haut risque et non-coopératives au sens du groupe d’action financière Internationale prennent des participations dans une institution financière en République démocratique du Congo.

Le requérant doit posséder un actionnaire, associé ou sociétaire de référence, personne morale, apportant toutes les garanties de renommée, de surface financière et de professionnalisme dans le domaine bancaire et/ou financier. Ce dernier doit être en mesure de faire face à ses obligations de soutien, notamment en cas de difficulté.

L’actionnaire ou l’associé personne morale ou physique détenant une participation supérieure à 50 % du capital de l’établissement, jouissant d’une surface financière adéquate et ne justifiant pas de professionnalisme dans le secteur bancaire et/ou financier, est réputé actionnaire de référence et doit conclure un contrat d’assistance technique avec un partenaire extérieur de renommée internationale œuvrant dans le secteur bancaire et/ou financier. Ce contrat d’assistance doit être conclu pour une durée minimum de dix ans.

Lorsqu’aucun actionnaire ne détient une fraction supérieure à 50 % du capital de l’établissement, le requérant soumet à l’agrément de la Banque centrale du Congo un actionnaire de référence choisi parmi les personnes morales détentrices de son capital social remplissant les conditions reprises à l’alinéa 1er du présent article. Dans ce cas, tous les autres actionnaires sont tenus de lui apporter leur soutien nécessaire au niveau des organes délibérants. En cas de refus par la Banque centrale du Congo d’agréer l’actionnaire désigné, l’agrément de l’établissement requérant ne peut être accordé.

L’actionnaire de référence est notamment tenu de :

• s’impliquer prioritairement, sans préjudice du rôle des autres actionnaires, dans la détermination effective de l’organisation du requérant et dans la surveillance effective de sa gestion, notamment au travers des administrateurs qui le représentent au sein de l’organe délibérant ;
• apporter son soutien opérationnel et financier au requérant afin d’assurer en permanence les moyens de son développement, conformément au plan d’affaires qui a été soumis à la Banque centrale du Congo lors de la demande d’agrément et ultérieurement modifié, le cas échéant ;
• produire tous les éléments permettant d’établir l’adéquation de son expertise dans le domaine financier et bancaire, notamment les informations sur les sociétés bancaires ou financières à la gestion desquelles il a été associé. À défaut, l’actionnaire de référence doit produire les contrats de partenariat avec des entités tierces disposant d’une expertise reconnue au travers desquelles il apportera au requérant le professionnalisme et l’expérience nécessaires ;
• apporter prioritairement son soutien opérationnel et financier du requérant afin de lui assurer la solvabilité, la liquidité et la position de change, notamment en cas de difficulté, sans préjudice de la responsabilité attendue de l’ensemble des actionnaires qui sont également tenus de contribuer à l’effort commun.

Les membres de l’organe délibérant et de l’organe exécutif ainsi que les responsables des fonctions de contrôle et des autres fonctions sensibles doivent présenter toutes les garanties d’honorabilité, de professionnalisme et de compétence nécessaires à l’exercice des missions qui leur sont dévolues, telles que définies dans les instructions 17, 21 et 22 de la Banque centrale du Congo.

L’établissement requérant est tenu de soumettre au gouverneur de la Banque centrale du Congo, un dossier de demande d’agrément en faveur de tout membre de l’organe délibérant et de l’organe exécutif ainsi que de tout responsable des fonctions de contrôle interne et autres fonctions sensibles comprenant notamment les éléments suivants :

• le curriculum vitae ;
• les copies certifiées des diplômes obtenus ;
• l’extrait du casier judiciaire datant de moins de trois mois et pour les personnes ayant résidé à l’étranger au cours des trois années précédant la demande d’agrément, un document équivalent, dûment légalisé, délivré par le pays d’accueil ;
• l’attestation de résidence ;
• l’attestation de bonne vie et mœurs ;
• les copies des procès-verbaux notariés des réunions des organes délibérant et exécutif ayant statué sur sa désignation ;
• un document de l’autorité de supervision bancaire du pays d’origine ou de résidence, pour les personnes physiques étrangères, attestant la conformité aux conditions d’agrément dans ledit pays ;
• une déclaration signée sur l’honneur par l’intéressé récapitulant toutes les procédures administratives ou judiciaires en cours ou clôturées, les contentieux en cours ou clôturés auxquels il a été partie, la liste des décisions prises par toute autorité de régulation à son égard, y compris le cas échéant les refus d’adhésion à une organisation professionnelle et l’état des décisions disciplinaires en cours ou clôturées prises à son égard ;
• la rémunération et autres avantages liés à la fonction ;
• tout élément permettant d’attester de sa capacité à exercer les fonctions pour lesquelles l’agrément est sollicité.

La cessation des fonctions des personnes visées par l’article 18 de la présente Instruction doit être communiquée sans délai à la Banque centrale du Congo.

L’établissement transmet le procès-verbal de la réunion de l’organe délibérant approuvant la cessation des fonctions du responsable concerné ainsi que les raisons de cette cessation de fonction. Il informe la Banque centrale du Congo de tout contentieux ultérieur ou antérieur subséquent.

L’exercice de mandat de membres de l’organe délibérant est subordonné à l’agrément préalable de la Banque centrale du Congo.

La durée du mandat des membres de l’organe délibérant et les conditions de renouvellement de celui-ci sont fixées dans l’instruction 21 de la Banque centrale du Congo relative au gouvernement d’entreprise dans les établissements de crédit.

Lorsqu’un membre de l’organe délibérant est une personne morale, les exigences de l’article 18 de la présente instruction s’imposent à la personne physique qui le représente.

Les administrateurs indépendants doivent présenter toutes les garanties d’indépendance par rapport aux actionnaires agréés et aux personnes liées. Ils doivent attester sur l’honneur qu’ils présentent une situation conforme aux exigences de l’Instruction 21 relative à la gouvernance des établissements de crédit.

L’exercice de mandat de membres de l’organe exécutif est subordonné à l’agrément préalable de la Banque centrale du Congo.

Les procès-verbaux dûment notariés de désignation des membres de l’organe exécutif doivent spécifier clairement l’étendue des pouvoirs de chacun d’entre eux, les contrats de travail et les clauses relatives à la rémunération et aux avantages en nature conformément aux dispositions de l’instruction 21 de la Banque centrale du Congo.

La durée et les conditions de renouvellement des membres de l’organe exécutif sont fixées dans l’instruction 21 de la Banque centrale du Congo relative au gouvernement d’entreprise dans les établissements de crédit.

Lors du renouvellement du mandat d’un membre de l’organe exécutif, l’établissement requérant communique à la Banque centrale du Congo notamment le procès-verbal notarié de l’organe délibérant ayant décidé du renouvellement, l’extrait du casier judiciaire datant de moins de trois mois et le rapport d’évaluation du contrat de performance tel que prévu par l’instruction 21 de la Banque centrale du Congo.

Les nominations aux fonctions de responsable du contrôle de deuxième niveau de l’activité opérationnelle, de la conformité, de la gestion des risques et de l’audit interne sont soumises à l’agrément préalable de la Banque centrale du Congo.

Les fonctions de responsable du contrôle permanent de deuxième niveau dans ses trois composantes et celtes de responsable du contrôle périodique de troisième niveau doivent être confiées à des cadres de direction de haut niveau, présentant toutes les garanties de moralité, d’honorabilité, de compétence et d’expérience professionnelle.

Les responsables de la conformité, de la gestion des risques et de l’audit interne doivent posséder un rang hiérarchique immédiatement inférieur à la direction générale.

L’agrément des responsables des fonctions du contrôle interne est subordonné aux conditions suivantes :

• ne pas être apparenté avec l’établissement assujetti, au sens de la réglementation de la Banque centrale du Congo ;
• ne pas se trouver dans le cas de liens d’ascendants et descendants de 1er degré avec les membres des organes délibérant et exécutif, et ne présenter aucun risque de conflit d’intérêt avec ces personnes, ni avec l’établissement assujetti ;
• ne pas être mandataire de l’établissement assujetti, ni d’une entreprise du groupe auquel appartient ledit établissement ;
• ne pas être mandataire social dans une société apparentée à l’établissement assujetti ;
• ne pas être fournisseur de l’établissement assujetti ;
• ne pas avoir été auditeur ou commissaire aux comptes au cours des trois dernières années de plusieurs établissements assujettis de même catégorie dont celui qui le sollicite.

À l’appui d’une demande d’agrément, le requérant transmet le procès-verbal de la réunion de l’organe délibérant approuvant la nomination proposée par l’organe exécutif ainsi que le contrat de travail, les éléments de rémunération et les autres éléments requis conformément à la présente instruction.

L’établissement requérant devra, en outre, annexer au dossier, notamment la charte régissant la fonction, la fiche de poste, les procédures internes, les effectifs et les moyens attribués à la fonction ainsi que l’organigramme faisant apparaître le rattachement hiérarchique et fonctionnel, en outre le lien fonctionnel renforcé auprès de l’organe délibérant.

Les nominations aux fonctions sensibles ci-après sont soumises à l’agrément préalable de la Banque centrale du Congo.

Il s’agit notamment de :

• le responsable de la sécurité informatique ;
• le responsable de l’informatique ;
• le responsable de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme ;
• le responsable du crédit ;
• le responsable des finances et de la comptabilité ;
• le responsable de la trésorerie ;
• le responsable des services étrangers ;
• le responsable des paiements en monnaie nationale.

L’exercice de mandat de commissariat aux comptes dans les établissements assujettis et institutions de microfinance est subordonné à l’agrément préalable de la Banque centrale du Congo.

Les commissaires aux comptes des établissements assujettis doivent être soit des personnes physiques soit des personnes morales.

L’agrément des commissaires aux comptes personnes physiques est subordonné aux conditions spécifiques suivantes :

• avoir la nationalité congolaise ;
• être résident en République démocratique du Congo ;
• disposer d’une organisation adéquate à l’exercice des fonctions des commissaires aux comptes ;
• exercer une activité professionnelle indépendante dans le domaine du contrôle comptable.

L’agrément des commissaires aux comptes personnes morales est subordonné aux conditions spécifiques suivantes :

• être de droit congolais et à capital détenu en majorité par des congolais ;
• être constituée conformément au droit congolais sur les sociétés commerciales ;
• être gérée par des nationaux ;
• exercer une activité professionnelle indépendante dans le domaine du contrôle comptable.

Le dossier de demande d’agrément doit être complet et comprendre notamment :

• le justificatif de leur inscription sur la liste de l’Ordre national des experts comptables de la République démocratique du Congo ;
• la description de leur organisation ;
• les preuves d’une expérience minimale de cinq ans en matière d’audit en général, et en audit du secteur bancaire et/ou financier en particulier ;
• les ressources humaines dédiées ainsi que les moyens techniques et matériels ;
• les curricula vitae, dûment datés et signés, du requérant et de chacun de ses collaborateurs susceptibles de prendre part aux travaux de contrôle ;
• une déclaration sur l’honneur conforme aux modèles joints en annexes I et II, datée et signée par le requérant personne physique ou le représentant statutaire de la personne morale par laquelle le signataire atteste, notamment que ni lui ni ses collaborateurs ne tombent pas sous le coup des incompatibilités prévues par les articles 15 et 53 de la loi 003-2002 du 2 février 2002 relative à l’activité et au contrôle des établissements de crédit et l’instruction 19 ;
• une fiche des renseignements, conforme au modèle joint en annexe III, dûment signée par le représentant statutaire de la société ;
• une copie certifiée conforme des statuts de la société mise à jour.

Les commissaires aux comptes agréés sont inscrits sur une liste tenue à jour par la Banque centrale du Congo et publiée au Journal officiel de la République démocratique du Congo.

Les établissements assujettis sont tenus de désigner un commissaire aux comptes, dans les conditions prévues par la loi en vigueur, parmi ceux inscrits sur la liste de la Banque centrale du Congo.

Les établissements assujettis ayant la forme juridique de société anonyme doivent disposer d’un commissaire aux comptes titulaire et d’un suppléant.

Les établissements assujettis sont tenus d’informer la Banque centrale du Congo de la décision de désignation de commissaires aux comptes en transmettant la copie dûment notariée du procès-verbal de l’assemblée générale.

La Banque centrale du Congo peut s’opposer à toute désignation en raison notamment des incompatibilités prévues dans l’instruction 19.

Les établissements assujettis ayant la forme juridique de société anonyme sont tenus de disposer de deux commissaires aux comptes titulaires et de deux suppléants.

Les commissaires aux comptes titulaires et les commissaires aux comptes suppléants ne doivent avoir aucun lien d’intérêt ou de subordination entre eux.