Instruction n° 18 du 14 mai 2019 relative aux conditions d’agrément des établissements de crédit, de leurs dirigeants et commissaires aux comptes ainsi que de modification de leurs situations statutaires

La présente instruction a pour objet de définir les conditions requises et la procédure applicable en vue de l’obtention, auprès de la Banque centrale du Congo, de l’agrément des établissements de crédit visés à l’article 2, de leurs dirigeants et commissaires aux comptes ainsi que des autorisations pour la modification des éléments ayant concouru à la délivrance de l’agrément.

Sont assujettis à la présente instruction :

• les banques ;
• les caisses d’épargne ;
• les institutions financières spécialisées ;
• les sociétés financières ;
• les commissaires aux comptes des établissements de crédit.

Au sens de la présente instruction, on entend par :

• Administrateur : membre de l’organe délibérant (conseil d’administration) désigné par l’assemblée générale des actionnaires ;
• Administrateur exécutif : administrateur qui est également membre de l’organe exécutif de l’établissement assujetti ;
• Administrateur non exécutif : administrateur qui n’est pas membre de l’organe exécutif de l’établissement assujetti ;
• Administrateur indépendant : administrateur non-exécutif et non apparenté à l’établissement assujetti. Membre libre d’intérêt du conseil d’administration qui contribue, par sa compétence et sa liberté de jugement, à la capacité du conseil à assurer ses missions. Il doit être dépourvu de liens d’intérêt particuliers d’ordre professionnel (actionnaire significatif, salarié, relation d’affaires, prestataire, etc.) ou personnel avec l’établissement assujetti et ses actionnaires ;
• Comité des risques : comité de gouvernance, émanation de l’organe délibérant créé pour l’assister dans la détermination de l’appétence pour le risque, la surveillance de la mise en œuvre par l’organe exécutif de la déclaration de l’appétence au risque et qui assure la surveillance de la fonction gestion des risques ;
• Organe délibérant : organe chargé, pour le compte des actionnaires, de définir l’orientation stratégique de l’établissement et la surveillance effective de la gestion des activités. Il est constitué sous forme de conseil d’administration ;
• Organe exécutif : organe chargé pour le compte de l’organe délibérant de la gestion courante des activités de l’établissement et du pilotage effectif de la mise en œuvre des objectifs stratégiques et de la politique de risque fixés par l’organe délibérant. Il est constitué sous forme de direction générale, ou de comité de gestion ou de direction ;
• Responsable de fonction sensible : cadre de haut niveau d’un établissement de crédit dont la nomination est soumise à l’agrément de la Banque centrale du Congo, en raison du caractère opérationnel sensible de sa fonction du fait des risques qu’implique son activité.

Doivent faire l’objet d’une demande d’agrément auprès de la Banque centrale du Congo :

• la création d’un établissement de crédit ;
• la participation au capital social d’un établissement de crédit ;
• la nomination des membres de l’organe délibérant ;
• la nomination des membres de l’organe exécutif ;
• la nomination des responsables des fonctions de contrôle interne ;
• la nomination des responsables des autres fonctions sensibles ;
• la nomination des commissaires aux comptes.

Sont tenus de faite l’objet d’une demande d’autorisation préalable :

• les modifications statutaires ;
• les opérations de fusion ;
• la prise de participation, d’échange des titres ou autre opération qui aurait pour effet de concentrer directement ou indirectement, au bénéfice d’une même personne physique ou morale, 20 % au moins des droits de vote ;
• la prise de participation au capital social d’une société immatriculée à l’étranger ;
• la cession de l’ensemble ou, dans les limites fixées par la Banque centrale du Congo, d’une partie des actifs, de la clientèle ou de l’activité ;
• l’opération de placement portant sur des titres émis ou garantis par un État étranger, un organisme international ou une entreprise étrangère ;
• l’ouverture, le transfert ou la fermeture d’une filiale, d’une succursale, d’une agence, d’un guichet ou d’un bureau de représentation sur le territoire national ou à l’étranger ;
• les dérogations aux principes d’organisation du dispositif de contrôle interne ;
• l’externalisation des fonctions de contrôle interne ;
• l’externalisation des autres prestations de services essentiels ;
• les dérogations à l’organisation des comités de gouvernance ;
• toute autre opération entraînant une modification significative de la situation de l’établissement assujetti.

Toute demande d’agrément ou d’autorisation préalable est adressée au gouverneur de la Banque centrale du Congo.

Cette demande est appuyée d’un dossier répondant aux exigences de la présente instruction, accompagné du procès-verbal de la délibération de l’organe compétent en relation avec la requête formulée.

L’ensemble des documents transmis à l’appui du dossier visé à l’alinéa 2 du présent article doit être authentifié par un notaire.

La Banque centrale du Congo notifie au requérant la réception de sa demande d’agrément ou d’autorisation préalable.

Elle l’informe, après examen préliminaire, soit du caractère complet de son dossier, soit de la nécessité de le compléter d’éléments additionnels.

La Banque centrale du Congo rend sa décision dans un délai de 90 jours à compter de la réception de la lettre informant le requérant du caractère complet du dossier.

À l’issue du délai de 90 jours précité, si aucune décision n’a pu intervenir du fait notamment de la complexité, du caractère transfrontalier ou des enjeux d’un dossier, la Banque centrale du Congo informe le requérant que le délai est prorogé pour une nouvelle période de 90 jours.

Lorsqu’une décision implique de recueillir l’avis d’une Autorité de régulation étrangère, le délai du prononcé de la décision de la Banque centrale du Congo est prorogé du temps de réponse observé par ladite autorité.

La Banque centrale du Congo, si elle le juge utile, peut convoquer le ou les représentants du requérant pour un entretien dès l’introduction d’une demande d’agrément ou d’autorisation préalable.

La Banque centrale du Congo, en fonction du profil des risques de l’institution requérante en création ou existante, peut assortir sa décision d’agrément ou d’autorisation préalable de conditions additionnelles, concernant notamment le capital social, les structures de gouvernance ou l’organisation opérationnelle.